ablagesystem-buero-beispiel

Ablagesystem im Büro und Privat – Schnell und einfach mehr Ordnung!

Ein effizientes Ablagesystem im Büro reduziert Stress. Sie finden Ihre Dokumente und Papiere, ohne lange zu suchen und können deutlich erfolgreicher arbeiten. Das richtige Ablagesystem für Ihr Büro erfordert anfangs vielleicht eine Eingewöhnungsphase und eine kleine Umstrukturierung Ihrer Arbeitsweise , schenkt Ihnen im Endeffekt aber sehr viel Zeit.

Unterschiedliche Varianten für ein Ablagesystem im Büro und Privat

Ein Überblick zum Ablagesystem im Büro:

Ablagesystem im Büro & Privat BeispielEinsatz
alphabetischKunze, ThomasMitarbeiter bis mittlere Betriebsgröße
numerisch001Rechnungsnummer, Personalnummer
alphanumerischKU-001Warengruppen, Kundennummern
chronologisch2018-12-17Steuerbescheide, Gehaltsabrechnungen, Lieferzeiten
StichwörterVertrag-KunzeWarengruppenlisten
geografischKölnLieferadressen
Farben, SymboleRot (=dringend)Kennzeichnung von Terminen, Vorgängen, Gruppen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein Ablagesystem im Büro zu kennzeichnen. Im Folgenden lernen Sie die beliebtesten Varianten näher kennen.

Alphabetisches Ablagesystem im Büro

Das alphabetische Ablagesystem wird im Büro sehr häufig genutzt. Dabei sortieren Sie die Dokumente nach Namen, also in der Regel nach den Anfangsbuchstaben des Nachnamens. Bei einer überschaubaren Zahl von Mitarbeitern oder Kunden ist das am einfachsten.

Unbedingt darauf achten, dass bei häufig verkommenden Nachnamen das Ablagesystem erweitert wird (z.B. durch Vornamen, Geburtsdatum etc.)

Allerdings hat das System einige Tücken. Häufige Nachnamen lassen sich nur mit Vornamen und selbst dann nicht immer eindeutig zuordnen. Sie müssen also Geburtsdatum oder andere Angaben für eine eindeutige Zuordnung nutzen, damit das Ablagesystem im Büro weiterhin erfolgreich funktioniert.

Eine weitere Stolperfalle sind Umlaute, Akzente oder andere Sonderzeichen in Buchstaben. Wie gehen Sie mit ä, ü, ö oder “ß” um? Wo sortieren Sie Namen mit Sonderzeichen ein? Wichtig ist eine einheitliche Regelung bei einem Ablagesystem im Büro, die alle Mitarbeiter kennen und anwenden.

Numerische Ablagesystem im Büro

Wenn Sie mit einer großen Anzahl von Kunden, Mitarbeitern oder Projekten arbeiten, ist ein Ablagesystem für das Büro, das auf Nummern beruht, sinnvoll. Wenn Sie im Versandhandel arbeiten, ist das das typische Ablagesystem im Büro. Jeder Bestellung und/oder jedem Kunden weisen Sie eine Nummer zu. So können Sie jede Bestellung eindeutig identifizieren und einem Kunden zuordnen.

Sie können das numerische Ablagesystem im Büro mit aufsteigenden oder absteigenden Nummern betreiben. Wenn Sie sich für eine Variante entschieden haben, wissen Sie genau, an welcher Stelle Sie nach einem bestimmten Dokument suchen müssen.

  • effizientes Ablagesystem für viele Kunden, Bestellungen etc.
  • mit anderen Ablagesystemen einfach kombinieren
  • selbsterklärendes Ablagesystem

Das numerische Ablagesystem hat im Büro den Vorteil einer eindeutigen Zuordnung und die Möglichkeit von Querverbindungen. Da die Nummerierungen in der Regel vom Computer generiert werden, eignet sich dieses Ablagesystem für papierlose Büros. Querverbindungen zu Kundennummern, Bestellungen, Rechnungen oder Mahnungen finden Sie leicht.

Allerdings benötigen Sie diese Querverbindungen immer. Hat ein Kunde die Bestellnummer oder ein Mitarbeiter die Personalnummer nicht zur Hand, müssen Sie einen alternativen Weg nutzen, um zur gewünschten Information zu gelangen. Mit einer geeigneten Software ist das in der Regel kein Problem. In einem Ordner allerdings schon. Als Ordnungssystem für Papier ist das numerische Ablagesystem für das Büro außerdem zeitaufwendiger in der Suche, weil das menschliche Gehirn reine Zahlenfolgen schwieriger zuordnen kann als Buchstaben oder eine Kombination aus Buchstaben und Zahlen.

Merke: Für eine optimale Nutzung des numerischen Ablagesystems sollten Sie am besten eine passende Software verwenden.

 Ablagesystem Büro: Chronologisch

● nach Terminen sortiert
● Zeiteinheiten (Tag, Monat, Jahr)
● kaufmännische vs. behördliche Ordnung

Sind Termine der wichtigste Faktor eines Dokuments, ist das chronologische Ablagesystem für das Büro bestens geeignet. Die Termine können Sie je nach Bedarf nach Tagen, Wochen, Monaten oder Jahren sortieren und zusammenfassen. Die Reihenfolge der Sortierung kann in zwei Richtungen erfolgen: Das neueste Dokument liegt oben (kaufmännische Ordnung, typisch für Rechnungen) oder das neueste Dokument liegt unten (Behördenordnung, typisch für Personalakten).

Ablagesystem im Büro nach Farben, Symbolen, Piktogrammen

● Ampel-System (Rot, Gelb, Grün)
● einfache grafische Darstellungen
● ergänzendes Ablagesystem zu einem anderen Ablagesystem

Auch dieses Ablagesystem ist im Büro eine Ergänzung zu anderen Ordnungssystemen. Die Zuordnung müssen Sie für alle deutlich erkennbar machen (zum Beispiel: Gelb = Termin für alle Mitarbeiter, Grün = Termin für Abteilung XY). Insbesondere bei vielen Faktoren in Ihrem Ablagesystem kann es zu Verwirrungen kommen, durch z.B. eine wachsende Anzahl an Farben. Überlegen Sie gut ob ein nach Farben sortiertes Ablagesystem Sinn macht. Das Ampel-System (Rot, Gelb, Grün) ist beispielsweise sehr übersichtlich und für jeden sofort verständlich. Dieses Ablagesystem können Sie dann sehr einfach auch z.B. auf Ihr Email-Fach (z.B. Dringlichkeit bei der Bearbeitung von E-Mails) übertragen.

Ablagesystem Büro: Geografisches & (Gebiets-)

● ergänzendes Ablagesystem
● Ablagesysteme nach PLZ
● wenn Absatzgebiete besonders relevant sind

Arbeiten Sie in bestimmten Gebieten, können Sie mit dem geografischen Ablagesystem in Ihrem Büro Ordnung schaffen. Sie können zunächst Länder als erstes Ablagesystem wählen und anschließenden nach z.B. Bundesgebieten sortieren. Haben Sie Verkaufsgebiete in verschiedenen Städten, können Sie diese einfach zuordnen. Mit einer Kombination von anderen Ablagesystemen erreichen Sie eine genaue Kategorisierung. Seien Sie aber vorsichtig und kombinieren Sie nicht zu viele Ablagesysteme miteinander. Das Ablagesystem soll Ihnen die Arbeit erleichtern und nicht zusätzliche Arbeit schaffen. Das geografische Ablagesystem ist für sich allerdings sehr selbsterklärend und kann anderen schnell adaptiert werden.

Die 3 W’s für das perfekt Ablagesystem im Büro & Privat

Wo?

Einerseits müssen Sie entscheiden, wo Sie ein Ablagesystem etablieren wollen. Ein Ablagesystem im Büro hat ganz andere Anforderungen zu erfüllen, als ein Ablagesystem im privaten Haushalt. Andererseits ist das oberste Ziel eines Ablagesystems anhand einer logischen Struktur Ordnung für Dokumente in Papierform oder digitaler Form zu schaffen. Das Ablagesystem muss Dokumente so ordnen, dass Sie genau wissen, wo Sie etwas finden und wo Sie Neues einsortieren.

Wer?

Welches Ablagesystem im Büro & Privat genutzt wird, hängt davon ab, wie viele Personen auf das Ablagesystem im Büro zugreifen und wie groß der Dokumentenumfang ist. Ein Ablagesystem für das Büro sollte immer zu Ihnen (und Ihren Mitarbeitern) passen. Darüberhinaus sollten Sie die Entscheidungsgewalt über das Ablagesystem im Büro auf wenige Mitarbeiter reduzieren. So garantieren Sie, dass ein Ablagesystem im Büro einheitlich geführt wird.

Was?

Alle anfallenden Dokumente in Ihrem Unternehmen oder zu Hause sortieren Sie in das Ablagesystem für das Büro in festgelegter Form und behalten so den Überblick über alle Dokumente, die sie ansehen, aufbewahren (speichern) oder bearbeiten müssen. Jedes Dokument hat einen anderen Informationsgehalt und dieser bestimmt Ihr perfektes Ablagesystem für das Büro. Rechnungen sollten z.B. nach einem anderen Ablagesystem sortiert werden als private Urlaubsfotos oder Firmenunterlagen.

Ablagesystem im Büro & Privat – die Vorteile einer geordneten Ablage

Mit einem Ablagesystem im Büro oder Privat vereinfachen Sie mehrere Arbeitsschritte auf einmal. Treffen neue Dokumente ein, wissen Sie, wohin diese sortiert werden. Suchen Sie bestimmte Dokumente, können Sie diese leicht und schnell finden.Diese weiteren Vorteilen einer geordneten Ablage und dem richtigen Ablagesystem im Büro sollten Sie überzeugen:

  • weniger Stress
  • höhere Produktivität
  • Kostenersparnis
  • größere Motivation
  • Zeitersparnis
  • bessere Übersicht
  • Verfügbarkeit von Informationen
  • bessere Arbeitsatmosphäre

Wissen Sie, wohin Sie eintreffende Dokumente in das Ablagesystem im Büro sortieren, wird Ihr Schreibtisch oder Ihre Wohnung nicht nur aufgeräumter, Sie behalten auch immer den Überblick und können so schneller Entscheidungen treffen, ob beispielsweise ein aktuelles Angebot für Sie interessant ist.

Denn mit einem Ablagesystem im Büro können Sie ganz einfach nachsehen und vergleichen. Sie können effizienter arbeiten, weil Sie weniger Zeit mit der Suche nach Dokumenten verbringen. Damit sparen Sie gleichzeitig Kosten, denn die Verwaltung von Aktenbergen, die unsortiert auf dem Schreibtisch oder im Schrank liegen, ist ein hoher Zeitaufwand.

Digitales Ablagesystem im Büro

Wichtige Informationen erreichen Sie nicht nur per Brief, sondern auch digital. Emails, Angebote, Rechnungen oder Kontoauszüge speichern Sie auf dem Computer, um später darauf zurückgreifen zu können. Ein digitales Ablagesystem im Büro schafft die nötige Übersicht, ähnlich wie in analoger Form, damit Sie Dokumente schnell und effektiv ablegen und finden können. Auch hier ist es wichtig, dass ein einheitliches Ablagesystem im Büro etabliert wird, damit alle Mitarbeiter auf Daten zugreifen können, die sie benötigen.

Weiterhin ist es möglich, Dokumente in Papierform zu digitalisieren und auf dem Computer zu archivieren. Sie können alle Dokumente in einem Ablagesystem für das Büro digital archivieren, einige müssen Sie zusätzlich in Papierform aufbewahren.

Ablagesystem im Büro & Privat BeispielEinsatz
alphabetischKunze, ThomasMitarbeiter bis mittlere Betriebsgröße
numerisch001Rechnungsnummer, Personalnummer
alphanumerischKU-001Warengruppen, Kundennummern
chronologisch2018-12-17Steuerbescheide, Gehaltsabrechnungen, Lieferzeiten
StichwörterVertrag-KunzeWarengruppenlisten
geografischKölnLieferadressen
Farben, SymboleRot (=dringend)Kennzeichnung von Terminen, Vorgängen, Gruppen

Digitales Ablagesystems im Büro und Ihre Vorteile!

Wenn Sie Ihre analogen Dokumente in einem digitalen Ablagesystem im Büro archivieren wollen, benötigen Sie weniger Platz in ihren Büroräumen für die Archivierung.

Viele Dokumente können Sie nach der Digitalisierung und einer Sicherungskopie der digitalen Daten in einem Aktenschredder vernichten. Die Ordnerschränke werden kleiner oder zumindest deutlich weniger wachsen, wenn Sie die Archivierung auf ein digitales Ablagesystem im Büro umstellen.

ablagesystem-buero-beispiel-varianten

Durch geeignete Verschlagwortung finden Sie gesuchte Dokumente am Computer schneller als wenn Sie zum Aktenschrank oder ins Archiv laufen müssen, den Ordner suchen, ihn aufschlagen und das bestimmte Dokument finden müssen.

Eine sinnvolle Ordnerstruktur für das Ablagesystem im Büro lässt Sie digitale Dokumente schnell finden.Suchen Sie bestimmte Dokumente, zum Beispiel für die Steuererklärung, können Sie mit intelligenten Suchfunktion alle nötigen Dokumente effizient und wesentlich schneller als in Papierform zusammentragen.

Welches digitale Ablagesystem im Büro passt zu Ihnen?

Damit das digitale Ablagesystem im Büro für Sie Vorteile bietet, ist die richtige Struktur entscheidend, denn die Flut digitaler Daten ist enorm. Etablieren Sie deshalb ein Ablagesystem in Ihrem Büro, auf das alle Mitarbeite zugreifen können und ein Ablagesystem das von jedem verinnerlicht wird. Nutzen Sie eine Struktur, die die wesentlichen Merkmale Ihres Unternehmens abbildet.

Digitales Ablagesystem im Büro – die richtige Ordnerstruktur

Sie können die Ordnerstruktur aus der analogen Archivierung auf das digitale Ablagesystem im Büro übertragen. Das hat den Vorteil, dass Mitarbeiter diese Struktur bereits kennen und Sie Dokumente digital und analog direkt übernehmen können. Je nach Größe des Unternehmens legen Sie eine übergeordnete Struktur beispielsweise dieser Art an:

Ordnerstruktur Variante A:Ordnerstruktur Variante B:
PersönlichPersonal
• neue Mitarbeiter
• aktuelle Mitarbeiter
• alte Mitarbeiter
Abteilung XKunden
Abteilung XZulieferer
Abteilung XTechnik
Abteilung XVertrieb
Projekte
• neue Mitarbeiter
• aktuelle Mitarbeiter
• alte Mitarbeiter
Buchführung
etc.Strategie

Legen Sie fest, welcher Mitarbeiter Zugriff auf welche Ordner im Ablagesystem im Büro bekommt. Das verhindert, dass Daten aus Versehen im falschen Ordner landen.

Digitale Ablagesystem im Büro – Dateien richtig benennen & sortieren

Stellen Sie klare Richtlinien auf, in welcher Form Dateien benannt und in welchem Format sie gespeichert werden. Dieses muss auch nach einigen Jahren noch lesbar sein. Legen Sie für das digitale Ablagesystem im Büro eine einheitliche Struktur fest, das umfasst auch Groß- und Kleinschreibung und Trennstriche.

Eine mögliche Struktur für das digitale Ablagesystem im Büro ist die Sortierung nach Eingangsdatum, am besten in umgekehrter Reihenfolge, also Jahr – Monat – Tag (2018-06-16). Der Monat sollte immer zweistellig eingegeben werden, damit der Computer die Daten richtig sortiert. Anschließend können Sie die Datei benennen, so dass am Ende der Name etwa so aussieht: 2018-06-16-RechnungFirmaX.pdf.

Sortieren Sie diese Datei in den entsprechenden Ordner im digitalen Ablagesystem im Büro ein. Eine Ablage auf dem Desktop ist in zweifacher Hinsicht ungünstig: Andere Mitarbeiter können in der Regel nicht darauf zugreifen und die Übersicht auf dem Desktop ist schnell dahin.

Digitales Ablagesystem im Büro & hilfreiche Programme

Wenn Sie Ihre Dokumente in einem digitalen Ablagesystem im Büro speichern wollen, müssen Sie Dokumente scannen. Ein Scanner, der zuverlässig einzelne Seiten aus einem Stapel einzieht und scannt, erspart Ihnen viel Zeit. Es gibt Scanner, die Duplex scannen (also Vorder- und Rückseite gleichzeitig) und die leere Seiten erkennen und automatisch löschen.

Eine Schrifterkennungssoftware (OCR-Software) scannt die Dokumente nicht nur als Bild, sondern liest auch den Text aus. Mit der Suchfunktion können Sie bestimmte Textpassagen (zum Beispiel Hersteller, Schlagworte, Kunden) finden. Das kann hilfreich sein, wenn Sie öfter mit großen Mengen von Text arbeiten und im Ablagesystem im Büro speichern wollen.

Sie können Ihre Akten und Dokumente von Serviceunternehmen scannen und archivieren lassen. Das erleichtert Ihnen nicht nur Arbeit, Sie können auch sicherstellen, dass die Archivierung in ein digitales Ablagesystem im Büro rechtskonform einhergeht. Das Archivieren muss revisionssicher erfolgen und bestimmte gesetzliche Vorschriften erfüllen.