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Dokumentenmanagement – Erklärung | Software | Vorteile

In Zeiten der Digitalisierung macht diese auch vor der Archivierung der Dokumente in Unternehmen und im Privathaushalt keinen Halt. Denn digitales Dokumentenmanagement ist umweltschonend, effizient und übersichtlich. Zudem werden Sie durch das digitale Dokumentenmanagement und die damit einhergehende Automatisierung zeitlich entlastet.

Dokumentenmanagement – Erklärung

Ein Dokumentenmanagement System kümmert sich um die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten sowie die Archivierung von Dokumenten in einer Datenbank. Darüber hinaus findet eine Automatisierung der Ein- und Ausgabe sowie Verteilung der Dokumente an andere Personen statt. Beim digitalen Dokumentenmanagement können einzelne Dokumente oder Begriffe via Suchfunktion gesucht und gefunden werden.

Infolgedessen gehört das Durchforsten staubiger Akten und Dokumentenstapel der Vergangenheit an. Da die meisten Dokumente und Informationen heute ohnehin schon in elektronischer Form vorliegen, vereinfacht digitales Dokumentenmanagement die Erfassung und langfristige Aufbewahrung. Aber auch Dokumente wie zum Beispiel Briefe und Rechnungen können via Dokumentenscanner erfasst und in das Dokumentenmanagement System integriert werden.

Grundsätzlich können vier unterschiedliche Funktionen unterschieden werden:

Die Erfassung
Zunächst erfolgt die Erfassung der Dokumente. Elektronisch bereits vorhandene Dokumente können automatisch erfasst werden, während Dokumente in Papierform manuell via Dokumentenscanner in das digitale Programm integriert werden müssen.
Die Verteilung
Anschließend kann der Transport der Dokumente vollständig digital auf dem elektronischem Weg erfolgen. Anhand vorgegebener Faktoren schickt das Programm den jeweiligen Abteilungen, Teams und Ansprechpartnern die benötigten Dokumente. Somit ist sicher, dass in Ihrem Unternehmen die zuständigen Arbeitnehmer stets auf die wichtigen Dokumente zugreifen können.
Die Bearbeitung
Die Mitarbeiter haben die Möglichkeit, das Dokument zu bearbeiten. Trotz allem können andere berechtigte Mitarbeiter das Dokument weiternutzen, sodass der Arbeitsfluss nicht gestört wird.
Die Archivierung
Die meisten Programme ermöglichen zudem eine Archivierung der Dokumente auf einem schreibgeschützten Speicher. Dies sorgt dafür, dass stets ein Exemplar der entscheidenden Dokumente für etwaige Prüfungen oder Rechtsstreite existent ist.

Dokumentenmanagement im Unternehmen

Sie und Ihr Unternehmen profitieren in vielfältiger Art und Weise von der Umstellung auf ein digitales System für Dokumentenmanagement. Fortan können Sie weltweit auf alle gespeicherten Dokumente zugreifen und sind nicht mehr davon abhängig, wo sich die Archive mit den jeweiligen Dokumentenordnern befinden. Digitales Dokumentenmanagement wirkt sich also positiv auf die Effizienz und Produktivität Ihres Unternehmens aus.

Darüber hinaus werden auch die Mitarbeiter fortan motivierter und zufriedener sein, da eine zeitaufwändige und somit kostenintensive Suche nach den benötigten Dokumenten der Vergangenheit angehört.

Mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System wird der Suchaufwand deutlich reduziert und Zeit effektiv eingespart. Das alles dank einer übersichtlichen Sortierung. Darüber hinaus ist auch der Platzbedarf im Unternehmen deutlich geringer. Etwaige Lagerräume für die Aufbewahrung der Akten werden nicht mehr benötigt, sodass die Miete sinnvoller investiert werden kann.

Die Umstellung auf ein digitales System für das Dokumentenmanagement hat zur Folge, dass nach der Etablierung keinerlei Platz mehr für die Aktenaufbewahrung benötigt wird. Die wichtigen Dokumente befinden sich auf den Servern Ihres Unternehmens oder externen Speichermöglichkeiten. Ein weiteres Argument für die Nutzung digitaler Managementmöglichkeiten ist die Umweltfreundlichkeit.

Natürliche Ressourcen werden effektiv geschont, da die Papierverschwendung der Vergangenheit angehört. Wenn Sie und Ihr Unternehmen auf Nachhaltigkeit und Umweltschutz Wert legen, geht fortan kein Weg an der Nutzung von digitalem Dokumentenmanagement vorbei. Zusammenfassend sind vor allem

  • Umweltschutz und Nachhaltigkeit,
  • der geringe Platzbedarf,
  • mehr Effizienz durch zeitsparendes Suchen
  • sowie eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit

unwiderlegbare Gründe für die Einführung von einem digitalen Dokumentenmanagement System.

Dokumentenmanagement privat

dokumentenmanagement-privat

Doch nicht nur für den gewerblichen Gebrauch eignet sich das digitale Dokumentenmanagement. Auch als umweltbewusster Verbraucher können Sie auf ein digitales Dokumentenmanagement zurückgreifen. Denn Umweltschutz und Nachhaltigkeit sorgen auch im privaten Bereich dafür, dass die unendliche Papierverschwendung von Gestern ist. Täglich, wöchentlich und erst recht monatlich treffen eine schier unermessliche Zahl an Briefen bei Ihnen Zuhause ein.

Ob Rechnungen, Briefe der Versicherungen oder die Gehaltsabrechnungen – all das muss aufbewahrt werden. Wenn allerdings einer dieser Briefe erneut benötigt wird, beginnt oftmals die große Suche. Mit digitalem Dokumentenmanagement ist zeitaufwändiges Suchen passé. Direkt nach der Eingabe eines geeigneten Suchbegriffs können Sie auf das gewünschte Dokument zugreifen und dieses ggf. auch ausdrucken.

Eine übersichtliche Sortierung ist deutlich einfacher, zu bewerkstelligen als in Papierform. Darüber hinaus können Sie auch unterwegs auf die Dokumente zugreifen, falls Sie zum Beispiel auf einer Geschäftsreise private Dinge erledigen wollen. Hierfür wird noch nicht einmal mehr ein PC benötigt. Selbst mit Smartphone oder Tablet ist dies möglich. Zudem erfolgt die Sicherung der Dokumente online.

Dies minimiert das Risiko eines vollständigen Verlustes der Dokumente zum Beispiel durch eine Naturkatastrophe oder einen Brand. Die Dokumente befinden sich beim digitalen Dokumentenmanagement auf einem Server, sodass kein Brand die Dokumente vernichten kann.

Dokumentenmanagement: Vor- und Nachteile

Bei der Gegenüberstellung von der konventionellen, analogen Verwaltung von Dokumenten und dem digitalen Dokumentenmanagement von heute und morgen, fallen unweigerlich einige Vorteile ins Auge.

Digitales Dokumentenmanagement

Vorteile - Digitales Dokumentenmanagement:Nachteile - Digitales Dokumentenmanagement:
• weniger Kosten aufgrund von geringem Platzbedarf • Abhängigkeit von Strom, Software etc.
• übersichtliche Darstellung
• umweltschonendes und nachhaltiges Dokumentenmanagement
• Zugriff von überall auf die Dokumente
• hohe Datensicherheit durch Speicherung auf Servern oder in einer Cloud
• geringerer Zeitaufwand durch eingesparte Tätigkeiten wie Lochen, Einordnen und Abheften
• keine Gefahr eines Verschleißes der Daten
• hohe Revisionssicherheit durch begrenzten Zugang auf bestimmte Daten
• Weiterleitung deutlich einfacher auf dem elektronischen Weg

Analoges Dokumentenmanagement

Vorteile - Analoges Dokumentenmanagement:Nachteile - Analoges Dokumentenmanagement:
• Stift und Papier sind jederzeit und überall verfügbar• hoher Platzbedarf und hohe Lagerkosten
• umweltbelastender, hoher Papierverbrauch
• Dokumente nur an einem Ort verfügbar
• Gefahr der irreversiblen Zerstörung durch Brand, Naturkatastrophe oder Diebstahl
• Papier verbleicht mit der Zeit
• Akten müssen erst zu einem anderen Nutzer gebracht werden

Dokumentenmanagement: Software im Vergleich

Auf dem IT-Markt gibt es eine große Auswahl an verschiedener Software, die allesamt effizientes und komfortables Datenmanagement bezwecken. Die diversen Programme helfen Ihnen bei der übersichtlichen Aufbewahrung und Sortierung von Dokumenten in Ihrem Unternehmen oder Privathaushalt. Im Nachfolgenden sollen exemplarisch einige Dokumentenmanagement Programme und ihre Vorzüge dargestellt werden:

AMAGNO:

✔ flexibles Preismodell
automatische E-Mail und Anhang Erfassung

✖mobile Kompatibilität

Mit Amagno können Sie die Abläufe im Dokumentenmanagement automatisieren. Dank einem flexiblen Preismodell können Sie je nach Ihrem persönlichen Bedarf und Ihren Präferenzen die geeignete Version auswählen. Bei der mobilen Kompatibilität besteht momentan noch Verbesserungsbedarf.

Amagno bietet Ihnen allerdings eine automatische E-Mail- und Anhang-Erfassung an. Darüber hinaus können Papierdokumente einfach via Scan importiert werden. Zahlreiche weitere Funktionen wie die automatische Dokumentenklassifikation oder eine automatische Indizierung runden die Software erfolgreich ab.

Doxis4:

✔ hohe Datensicherheit

✖ kein gemeinsames Bearbeiten an einem

Die Dokumentenmanagement Software Doxis4 bietet Ihnen einen enormen Umfang an vielfältigen Funktionen. Zudem steht das Programm für eine hohe Datensicherheit, sodass der Verlust Ihrer Daten nahezu unmöglich ist. Der Schutz Ihrer Daten wird jederzeit mit Doxis4 gewährleistet. Allerdings ist es nicht möglich, dass verschiedene Nutzer ein Dokument gemeinsam bearbeiten.

Alfresco:

✔ kostenlose Software
✔ Zugriff auch vom Tablet & Smartphone

✖ kein Support bei der kostenlosen Variante

Alfresco ist eine kostenlose Software, die dem Dokumentenmanagement dient. Vielfältige Funktionen stehen Ihnen bei der Community Edition kostenlos zur Verfügung. Darüber hinaus können Sie auch via Smartphone und Tablet auf die gesamten gespeicherten Dokumente zugreifen. Bei der kostenlosen Version gibt es allerdings keinen Support durch kompetente Techniker, sodass Sie auch bei Problemen selbstständig mit der Software arbeiten und diese lösen müssen.

DocuWare:

✔ entspricht gesetzlichen Vorgaben

Die Software DocuWare steht für gesetzeskonforme Archivierung, die sämtlichen gesetzlichen Vorgaben entspricht. Die erstmalige Integration in Ihren Betrieb ist problemlos und schnell möglich. Anschließend automatisiert die Software das Dokumentenmanagement. Sie profitieren bei DocuWare von einer automatischen Erfassung der E-Mails und Anhängen sowie der Direktarchivierung aus Ihrem Büro. Aus diesen Gründen haben Sie eine große Zeitersparnis und einen deutlich geringeren Arbeitsaufwand.

eco DMS:

✔ für Unternehmen & Privatkunden
✔ nur bei Inanspruchnahme des Supports muss man zahlen

Das Dokumentenmanagement Programm ecoDMS ist eine plattformübergreifende Lösung, die sich sowohl für gewerbliche Kunden als auch Privatanwender eignet. Die preiswerte Software funktioniert plattformübergreifend. Kunden bezahlen hier erst, falls der Support notwendig wird. Sie können mit eco DMS die vorhandenen Dokumente via Scan in das Dokumentenmanagement System integrieren.

E-Mails und Anhänge werden nach Etablierung des Dokumentenmanagement Systems automatisch erfasst, sodass die Zeitersparnis immens ist.

TMS Archiv:

✔ über den Browser möglich, somit auch von jedem Gerät aus

✖ wenige Features, eher für den Privatanwender

Das TMS Archiv ist eine Datenschutzmanagement Lösung, die online erhältlich ist. Aus diesem Grund muss hierbei keinerlei Software auf Ihrem PC installiert werden, da der Zugriff über Browser mit jedem Gerät möglich ist. Die Benutzerverwaltung erfolgt komfortabel und ein übersichtliches Dokumentenmanagement ist die Folge. Allerdings ist das Online TMS Archiv eine einfach konzipierte Lösung mit wenigen weiteren Features, sodass sich diese Lösung vornehmlich an Privatanwender richtet.

Dokumentenmanagement: Open Source Software

Bei der vielfältigen Auswahl an Software für das Dokumentenmanagement ist Open Source Software eine Art von Programmen, deren Quellcode offen und frei für Jedermann zugänglich ist. Dies bietet dem Nutzer einige Vorteile gegenüber anderen Dokumentenmanagement Softwarelösungen. Denn wenn Sie über Programmierkenntnisse verfügen bzw. IT-Spezialisten im Unternehmen haben, kann das Programm für Dokumentenmanagement ganz nach Ihren Bedürfnissen konfiguriert werden.

Teilweise müssen Sie eine Gebühr für den Quellcode zahlen, teilweise gibt es die Open Source Software mitsamt Quellcode kostenlos. Nach der Modifizierung und der individuellen Optimierung des Programms kann die Software für Dokumentenmanagement auch weiterverbreitet werden. Bei einer Open Source Software profitieren Sie infolgedessen von der Flexibilität, da Sie die Funktionen optimieren können. Aus diesem Grund ist die Gefahr einer Fehlinvestition deutlich geringer.

Darüber hinaus besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit der Kompatibilität mit anderen Systemen, da offene Standards und Schnittstellen zu einer Open Source Lösung für Dokumentenmanagement gehören.

Dokumentenmanagement: Fazit

Thema:Fakten:
Dokumentenmanagement-Erklärung: Erfassung und Archivierung von Dokumenten im Privathaushalt oder Unternehmen
Dokumentenmanagement: Software: Digitales Dokumentenmanagement mit einer Software zur vereinfachten und standardisierten digitalen Erfassung von Papierdokumenten und eingehenden elektronischen Dokumenten
Dokumentenmanagement privat:Digitales Dokumentenmanagement zur vereinfachten Erfassung von Rechnungen und anderen wichtigen Briefen
Dokumentenmanagement für Unternehmen: Erfassung sämtlicher für das Unternehmen relevanter Dokumente und Archivierung
Dokumentenmanagement: Vorteile: Umweltschutz, Nachhaltigkeit, Platzersparnis, Datensicherheit, Übersichtlichkeit, Revisionssicherheit, einfacher Zugriff und komfortable Weiterleitung