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Rechnungen scannen und digitalisieren lassen

Sparen Sie Raum und wertvolle Zeit, die beim Suchen Ihrer Rechnungen verloren geht. Durch modernes Scannen und digitales Archivieren Ihrer Rechnungen können Sie sich wieder voll und ganz Ihrem Kerngeschäft widmen, während Ihre Rechnungen digital und zeitlos konserviert sind.

Unser Scanservice stimmt sich ganz auf Ihre individuellen Anforderungen ab und zeigt Ihnen, wie Sie Ihre Rechnungen in einem Datenmanagementsystem ablegen und in Sekundenschnelle finden können. Durch unsere Hochleistungsscanner, werden Ihre Rechnungen per OCR/ICR-Technologie ausgelesen und alle buchungsrelevanten Rechnungsdaten wie Kundennummern, Positionsdaten und Barcodes erfasst. Bauen Sie Ihr eigenes elektronisches Archiv auf und lassen Sie von uns Ihre Rechnungen nach höchsten Datenschutzrichtlinien digitalisieren.

Ihre Vorteile

Scantechnik Rechnungen scannen

Hochmoderne Scantechnik

Datensicherheit Rechnungen scannen digitalisieren

Höchste Datensicherheit durch ScanLOCK©

Beratung Rechnungen digitalisieren

Individuelle Beratung

Service-Angebot

Leistungen:

ScanLOCK

Belegaufbereitung

Profi-Beratung

Scan in S/W

Auflösung bis 300 dpi

Speichern auf DVD/USB

PDF-A, JPEG, TIFF

Unser BASIC Paket zum Scannen und Digitalisieren von Rechnungen

Einfaches Scannen und Digitalisieren von Rechnungen

Im BASIC Paket bieten wir den Standard-Service zum Scannen und Digitalisieren Ihrer Rechnungen. Mit dabei ist selbstverständlich eine umfassende Beratung zu Ihrem persönlichen Fall, ebenso wie unser spezial Sicherheitsverfahren zum Scannen – dem ScanLOCK.

Gescannt werden Ihre Rechnungen beim BASIC Paket in schwarz-weiß und mit einer Auflösung bis zu 300 dpi. Die gescannten Rechnungen können als PDF-A, TIFF, JPEG auf einem USB-Stick oder einer DVD gespeichert werden. Dazu kommt beim BASIC Paket noch eine Belegaufbereitung dazu.

Die BASIC-Leistungen sind in jedem unserer anderen Paketen mitinbegriffen.

Unsere Empfehlung: Das Basic-Paket eignet sich für kleinere Unternehmen, die Ihre Rechnungen und sonstigen Belege digital aufbewahren möchten, allerdings nicht konstant damit arbeiten müssen.

Leistungen:

BASIC-Paket inklusive

OCR-Texterkennung

Scan in Farbe

Barcode-Erkennung

Akten-Vernichtung

Unser ADVANCED Paket mit OCR-Service beim Scannen & Digitalisieren

Scannen & Digitalisieren von Rechnungen PLUS OCR-/ICR-Technologie zur Datenbearbeitung und Texterkennung

Das ADVANCED Paket ist eine Erweiterung des Basic-Pakets und bietet Ihnen zum Beispiel die Möglichkeit Ihre Rechnungen nach dem Scannen und Digitalisieren farbig zu speichern.

Der essentiellste Unterschied zum Basic-Paket ist allerdings, dass beim Scannen und Digitalisieren der Rechnungen die sogenannte OCR-Texterkennung verwendet wird. Die Schrift auf Ihrer Rechnung wird dabei automatisch erkannt und verarbeitet damit sie später digital ausgelesen werden kann. Zusätzlich können Sie beim Scannen einen Barcode in Ihre digitalen Rechnungen speichern lassen. So können Sie auch nach dem Scannen und Digitalisieren mit Ihren Rechnungen arbeiten.

Im ADVANCED Paket inklusive ist die ordnungsgemäße Aktenvernichtung enthalten.

Unsere Empfehlung: Wenn Sie die Rechnungen nicht nur Archivieren wollen, sondern auch schnell und einfach darauf zugreifen wollen, empfehlen wir das ADVANCED-Paket.

Zusatzleistungen:

BASIC-Paket inklusive

ADVANCED-Paket inklusive

Scan in Farbe

Auflösung bis 400 dpi

Abholung der Rechnung

Rücksortierung

Vernichtung / Rücktransport

Manuelle Indexierung

Unser PREMIUM Paket inkl. Transport für Ihre Rechnungen

Scannen & Digitalisieren von Rechnungen PLUS Abholung, Vernichtung Ihrer Rechnungen nach dem Scannen & Digitalisieren oder Rücktransport

In unserem PREMIUM-Paket ist der Rundum-Service beim Scannen und Digitalisieren Ihrer Rechnungen enthalten. Sowohl die Leistungen des Basic- und Advanced-Pakets sind enthalten, zusätzlich können Sie ihre Rechnungen in einer Auflösung von 400 dpi digitalisieren lassen und eine manuelle Indexierung der Rechnungen veranlassen. Außerdem können Sie Ihre Dokumente per Download erhalten und nicht per physischen Datenträger.

Am ausschlaggebendsten beim PREMIUM Paket ist die Transport-Option: Wir holen Ihre Rechnung bei Ihnen im Unternehmen ab und transportieren sie nach Scannen und Digitalisieren entweder zurück zu Ihnen oder vernichten Sie ordnungsgemäß.

Unsere Empfehlung: Haben Sie eine große Menge an Rechnungen zu scannen und digitalisieren, ist die Wahl des PREMIUM-Pakets mit der Transportoption zu überlegen.

Individuelle Anfrage stellen

Wir gehen gerne individuell auf Ihre Wünsche beim Scannen und Digitalisieren Ihrer Rechnungen ein. Erhalten Sie ein individuelles Angebot von uns, dass zu Ihren Anforderungen passt.

Nehmen Sie gerne Kontakt über unser Anfrageformular auf und unsere geschulten Mitarbeiter betreuen Sie gerne.

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Sie haben Fragen oder möchten ein unverbindliches Angebot?

Wir setzen uns umgehend mit lhnen in Verbindung und bieten Ihnen eine individuelle Beratung!

Kompetente Beratung
Individuelle Scan-Lösungen
Professionelle Digitalisierung

Allgemeine Scan-Infos

Scanbare Formate• Kleinformat: Vom Kassenbeleg – DIN A3
• Großformat (Pläne, etc): Bis 1 Meter Breite

• Scanmöglichkeiten:
Simplex (einseitig), Duplex (beidseitig)
DatenschutzDatensicherheit mit ScanLOCK© & Vorgaben nach Bundesdatenschutzgesetzes und GOBS/GoBIT und GDPdU
Auflösung beim Scannen & Digitalisieren von RechnungenStandardmäßig 200-300 dpi (nach Absprache), Upgrade auf 600 dpi möglich
Ausgabe Dateiformate & Farben• in folgenden Dateiformaten: PDF-A, JPEG, TIFF
• in folgenden Farben: Schwarz-Weiß, Farbe, Graustufen
Technologien zur ScanbearbeitungOCR-Technologie / ICR-Technologie zur optischen Texterkennung
Möglichkeiten der Archivierung• Archivierung von Dokumenten, Rechnungen, Belegen & Datenträgern
• Einlagerung, sichere Aufbewahrung, & digitale Verwaltung bei der Archivierung Ihrer Rechnungen
• Aktenarchivierung nach Datenschutz

Ablauf

Schritt 1: Angebot
Zu Beginn nehmen wir Ihre Anforderungen auf und stimmen unseren Scanservice auf Ihre Gegebenheiten und Wünsche ab. Dies können Sie über unser Digitalisierungsangebot einreichen oder Sie nehmen direkt per Telefon mit uns Kontakt auf. Geht es um umfangreiche Scanaufträge, so besuchen wir Sie vor Ort und nehmen Ihr Archiv an Rechnungen genauer unter die Lupe.

Schritt 2: Abholung
Nachdem wir unseren Scanservice auf Sie abgestimmt haben, holen wir Ihre Rechnungen in speziellen Aktenbehältern bei Ihnen ab und stellen Ihnen diese im Anschluss an das Scannen und Digitalisieren wieder zur Verfügung.

Schritt 3: Vorbereitung zum Scannen
Sobald Ihre Rechnungsdokumente bei uns eingetroffen sind, werden sie von unserem sehr gut geschulten Personal für den Scan vorbereitet. Das bedeutet, dass Ihre Rechnungen von Tackernadeln, Büroklammern, Klarsichtfolien, Post-its und angebrachten Notizen befreit werden.

Schritt 4: Scannen & Digitalisieren Ihrer Rechnungen
Nachdem Ihre Dokumente barrierefrei für unsere Scanner vorbereitet sind erfolgt der wichtigste Teil, nämlich das Scannen Ihrer Rechnungen. Wir digitalisieren Ihre Rechnungen mit einer Auflösung zwischen 50 – 600 dpi (300 dpi sind Standard). Sie erhalten Ihre eingescannten Dokumente in allen gängigen Formaten wie PDF, JPEG, JPG, TIFF, GIF, PNG und vielen anderen mehr.

Optional – Schritt 5: Texterkennung mit OCR/ICR-Technologie, Sortieren & Indizieren Ihrer Daten 
Während des Einscannens werden Ihre digitalen Belege mit der OCR/ICR-Technologie versehen, damit Ihre Rechnungen im Anschluss digital auf Wörter, Nummern oder Barcodes durchsuchbar sind.

Schritt 6: Zusendung Ihrer Daten
Nach der Digitalisierung stellen wir Ihre Daten auf einem gewünschten Datenträger wie USB-Stick, DVD oder per verschlüsselten Download zur Verfügung. Sie können Ihre digitalisierten Rechnungen von uns aber auch direkt in Ihr DMS einspeisen lassen.

Schritt 7: Vernichtung oder Rücktransport Ihrer Rechnungen
Sie können aber auch Ihre Rechnungen im Anschluss fachgerecht vernichten lassen und erhalten ein Vernichtungszertifikat oder zu Ihrem Archiv zurücktransportieren lassen.

Kundenbeispiel

Frau Müller (Name geändert) ist Abteilungsleiterin im Einkauf und möchte Ihr Rechnungsarchiv optimieren. Alle bisher nicht digitalisierten Rechnungen aus den letzten zehn Jahren sollen in das bereits vorhandene Datenmanagementsystem eingespeist werden. Bei der Recherche nach einem passenden Anbieter für die Digitalisierung ist Frau Müller auf ScanProfi gestoßen.

Nach einer ausführlichen Beratung zum Scannen und Digitalisieren der Rechnungen war klar, dass die Rechnungen abgeholt werden sollen und mit der OCR-Technologie gescannt und digitalisiert werden. Ist die Digitalisierung abgeschlossen, sollen die Rechnungen fachgerecht vernichtet werden und die gescannten Rechnungen per Download zur Verfügung gestellt werden.

Warum Scan-Profi

Rechnungen scannen

Der Profi für den Mittelstand beim Scannen und Digitalisieren Ihrer Rechnungen

Unser Unternehmen hat sich über die letzten 10 Jahre zum Profi für das Scannen und Digitalisieren von Rechnungen für Großkonzerne und mittelständische Firmen entwickelt. Wir haben uns in diesem Prozess stets an die Wünsche und Anforderungen unserer Kunden angepasst und unseren Maschinenpark stetig erweitert. Wir stimmen uns gerne mit Ihnen persönlich auf Ihre Scananforderung ab oder besuchen Sie bei umfangreichen Aufträgen auch vor Ort, um Ihnen einen, auf Sie zugeschnittenen, Scan-Service anbieten zu können.

Nutzen Sie noch heute die Möglichkeit, sich beraten zu lassen und wir kümmern uns schnellstmöglich um Ihre Wünsche! Die Digitalisierung Ihrer Rechnungen beschleunigt die Abläufe in Ihrem Unternehmen und das standortunabhängig. Mit unserer Erfahrung beim Scannen und Digitalisieren von Rechnungen beschleunigen wir Ihre Arbeitsprozesse und Ihr Unternehmen kann sein komplettes Potential ausschöpfen. Wir scannen Ihre Rechnungen in Berlin, München, Köln, Hamburg und deutschlandweit.

Unsere Expertise ist das Digitalisieren und Scannen von Rechnungen

Unser Ziel ist es, Ihre Rechnungen professionell und schnellstmöglich einzuscannen und zu digitalisieren. Hierbei sicheren wir Ihre wertvollen Rechnungen digital und geben Ihnen kostbaren Raum zurück. Die Rechnungen können dabei im DIN-A4 oder DIN-A5-Format vorliegen oder lose Kassenbons sein. Unsere Hochleistungsscanner können Ihre Dokumente bis zum DIN-A3-Format digitalisieren. Sind Ihre Rechnungen an anderen Unterlagen angeheftet oder angetackert, so entfernen wir diese und bereiten Ihre Rechnungen professionell zum Scannen vor. Darüber hinaus digitalisieren wir auch Belege oder komplette Ordner und Aktenmappen sowie alle Arten von Akten oder auch Dokumenten.

Rechnungen digitalisieren lassen

Starten Sie mit ScanProfi in das digitale Zeitalter!

Wir schaffen Ihnen neuen Raum und sichern Ihre Daten.

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Häufig gestellte Fragen zum Scannen und Digitalisieren von Dokumenten

Leichtes Suchen und Finden Ihrer eingescannten und digitalisierten Rechnungen durch modernste OCR- und ICR-Verfahren

Mithilfe der OCR (Optical Character Recognition-) Technologie, auch optische OCR-Texterkennung genannt und ICR (Intelligent Charakter Recognition-), intelligente Zeichenerkennung, können Ihre eingescannten Rechnungen auf Wörter, Nummern, Barcodes und alle buchungsrelevanten Rechnungsinformationen ausgelesen werden. So können Sie Ihr digitales Rechnungsarchiv in Sekundenschnelle auf das gewünschte Suchkriterium hin durchsuchen. Lästiges Blättern in Rechnungsordnern gehört der Vergangenheit an. Ihre Daten bekommen durch das Anbinden von OCR und ICR eine höhere Wertigkeit, da sie nun zeitlos konserviert, sowie digital auslesbar sind, Ihnen wertvollen Raum zurückgeben und Sie Zeit für lästiges Suchen sparen. Die OCR/ICR-Technologie kann auf alle gängigen Daten, wie PDF, PNG, JPEG, TIFF, GIF u. v. m. angewendet werden.

Allerdings lassen die meisten Firmen Ihre Rechnungen als PDF-Dateien digitalisieren. Mit einem Datenmanagementsystem (DMS) können Sie Ihre digitalisierten Rechnungen ablegen und archivieren. Zudem können Sie ein neues digitales Verzeichnis bzw. einen Index für Ihre Rechnungen anlegen – nach Rechnungsnummer, Kundennummer, Datum oder anderen gewünschten Kriterien. Wir helfen Ihnen dabei, ein DMS aufzubauen. Wir empfehlen für die digitale Datenverwaltung die Softwarelösungen von ELO oder Docuware. Sie können aber auch mittels einer neu angelegten Ordnerstruktur und Ihrer zusammengefassten PDF-Dateien ein kostengünstiges digitales Archiv für Ihre Rechnungen aufbauen.

Höchster Datenschutz nach gesetzlichen Richtlinien für die Digitalisierung Ihrer Rechnungen

Unser hervorragend geschultes Personal digitalisiert Ihre Rechnungen streng nach den Richtlinien des Bundesdatenschutzgesetzes, indem sie sich an die Bestimmungen gemäß GDPdU und GOBS/GoBIT halten. So genießen Sie höchste Diskretion und Sicherheit für Ihre Rechnungen.

Wir verfügen über ein geschütztes IT-System, welches durch mehrere Firewalls vor äußeren Zugriffen abgesichert ist. Ihre Rechnungen sind bei uns in sicheren Händen und wir garantieren Ihnen höchste Sicherheit für Ihre vertraulichen Daten. Datenschutz hat für ScanProfi höchste Priorität und wird über den ScanLOCK©-Prozess sichergestellt!

Professionelle Technik für das Scannen und Digitalisieren Ihrer Rechnungen

Mit unseren Hochleistungsscannern werden Ihre Rechnungen mit einer Auflösung bis zu 600 dpi gescannt und digitalisiert. Sie können hierbei zwischen originalgetreuer Farbe oder Schwarz/Weiß wählen. Standardmäßig scannen wir Ihre Rechnungen mit 300 dpi Auflösung, um einerseits eine gute Scanqualität zu gewährleisten, aber auch, um für eine Datengröße zu sorgen, die nicht den Rahmen Ihres Datenträgers bzw. Servers sprengt. Auf Wunsch passen wir jedoch die Auflösung Ihren Anforderungen an. Ihre Rechnungen können auch beidseitig bedruckt sein, da wir stets im Duplexverfahren einscannen.

Das Scannen und Digitalisieren von Rechnungen ist interessant für Sie, wenn…

  • Platz in Ihrem Unternehmen besser genutzt werden soll
  • der Suchaufwand bei Daten unternehmensintern reduziert werden soll
  • Sie für Ihr Unternehmen ein papierloses Büro anstreben
  • Sie Lagerkosten reduzieren möchten
  • Sie Ihr Unternehmen digitalisieren möchten

Vorteile eines digitalen Archivs für Ihre Rechnungen:

  • Recherche nach Informationen im Unternehmen beschleunigen
  • Zeit sparen und dadurch Kerngeschäft stärken
  • Dank Vernetzung & Datenmanagement für effizientere Arbeitsprozesse sorgen
  • Rechnungen scannen & digitalisieren und dadurch Platz & Kosten sparen
Kostenlose Profi-Beratung
Christian Hörl - ScanProfi

Christian Hörl
Geschäftsführer


0800 – 888 24 00
[email protected]
Mo.-Fr. 9:00-17:00 Uhr

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