Elektronische Archivierung für Unternehmen

Haben Sie Fragen rund um das Thema elektronische Archivierung? Wir geben hier die nötigen Antworten dazu.

Wir informieren Sie eingehend über die Struktur und den Aufbau der elektronischen Archivierung und ihre Vorteile und erhalten sie eine optimale Dokumentenverwaltung. Die elektronische Archivierung beinhaltet oftmals eine Software, über die wir Sie informieren möchten. Darüberhinaus den Nutzung für die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und für die Übersicht der verschiedenen buchungsrelevanten Dokumente.

Wir helfen Ihnen und Ihrem Unternehmen bei der Digitalisierung, durch die für Sie passende elektronische Archivierung. Wir arbeiten leistungsorientiert und professionell, um Ihre Unterlagen und Dokumente so optimal wie möglich zu Archivieren.

Kostenlose Profi-Beratung
Christian Hörl - ScanProfi

Christian Hörl
Geschäftsführer


0800 – 888 24 00
anfrage@scan-profi.de
Mo.-Fr. 9:00-17:00 Uhr

Elektronische Archivierung mit ScanProfi: Ihre Vorteile

  • professionelle Beratung
  • die beste Lösung auf Ihr Unternehmen angepasst
  • hohe Datensicherheit
  • Support durch das ScanProfi-Team
  • Geschulte Mitarbeiter
  • faire Preise
  • Zeit

Elektronische Archivierung – das Wichtigste auf einen Blick

Sind Sie vielleicht noch unsicher, ob Sie eine elektronische Archivierung wünsche oder haben zwar schon einmal den Begriff gehört, aber haben keine konkreten Vorstellungen? Wir informieren Sie professionell über das ganze Thema und erläutern unseren kundenorientierten Service.

In der nahe stehenden Tabelle finden Sie ganz kompakt die ersten Grundinformationen, die wir näher erläutern.

elektronische Archivierung & die beliebtesten Varianten• Ordnerstruktur für eine elektronische Archivierung
• Softwarelösung mit DMS
elektronische Archivierung mit einem Intranet oder externen Server?Beides hat seine Vor- und Nachteile!

• Das Intranet ist deutlich sicherer vor unbefugten Zugriff - schwächelt jedoch in der Mobilität

• externe Server mit Internetzugriff können unkompliziert unterwegs geöffnet werden. Das macht jedoch Angriffe für Hacker einfacher!
Wofür die elektronische Archivierung nutzen?• alle steuerrechtlichen Unterlagen
• Dokumente mit langer Aufbewahrungsfrist
• um vernetzt zwischen verschiedenen Niederlassungen zeitsparender zu arbeiten

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Elektronische Archivierung ist für Sie interessant, wenn Sie:

  • wieder mehr Platz benötigen
  • Kosten beim Lagern sparen möchten
  • Ein papierloses Büro Ihr Wunsch ist
  • weniger Suchen wollen
  • eine Digitalisierung des Unternehmens Ihr Ziel ist

Aufbau & Struktur für eine optimale elektronische Archivierung

Das richtige Speichermedium und die Größe des Speicherplatzes für eine elektronische Archivierung hängt ganz stark mit der Größe Ihres Unternehmens und den Daten- bzw. Dokumentenumfang ab bei ihrer Dokumentenverwaltung. Bei einem Start-Up oder kleineren Unternehmen reichen möglicherweise noch Festplatten (intern oder extern) für eine optimale elektronische Archivierung.

Bei mittelständischen Unternehmen hingegen, müssen meist mehrere Mitarbeiter auf Daten und Dokumente zugreifen können. Hier zu wird betrüblicherweise eine ERP-Software verwendet. Ist das der Fall ist die Schaltung bzw. Integration eines eigenen Servers oder eines Intranets die gängige Vorgehensweise. Wir empfehlen Ihnen das elektronische Archivierung auf einen internen Server zu platzieren, der wiederum vor dem Einwirken von außen geschützt ist.

Dieses Einwirken von außen auf die elektronische Archivierung bedeut, dass z.B. ein Login durch das Internet nicht möglich ist, weil der Server in einem internen Netzwerk integriert wird. Das bedeutet zwar, dass Sie unterwegs nicht auf die Dokumente in die elektronische Archivierung zugreifen können, Ihre Daten aber bedeutet sicherer vor unbefugten Zugriff sind.

Ist Ihnen die Mobilität bei elektronischen Archivierung, aber besonders wichtig, müssen Sie bei der Auswahl einer passenden digitalen Software besonders auf dieses Kriterium achten. Eine gute Mobilität ist aber oft gar nicht so wichtig, da sich oftmals ältere Dokumente in der elektronischen Archivierung befinden, die zwar die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beinhalten, jedoch so gut wie nie tatsächlich benötigt werden. Man muss also die Priorität entweder bei der Sicherheit oder der Mobilität der Dokumente und Daten setzen. Egal wofür Sie sich vorrangig entscheiden: Backups und Kopien zur Sicherheit, sollten immer gemacht werden!

Der ScanProfi Service für eine elektronische Archivierung im Überblick

Starten Sie mit ScanProfi in das digitale Zeitalter!

Wir schaffen Ihnen neuen Raum und sichern Ihre Daten.

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Elektronische Archivierung mit einer Softwarelösung

Wir empfehlen drei unterschiedliche Möglichkeiten, wenn Sie in Ihrem Unternehmen eine elektronische Archivierung etablieren möchten. Jede Variante bietet Ihnen gewisse Vor- und Nachteile die Sie mit einander vergleichen müssen. Berücksichtigen Sie vor allem die Notwendigkeit dieser Lösungen für die optimale digitale Archivierung und die Größe Ihres Unternehmens. Eine kostspielige und komplexe Software wird in einem kleinen Unternehmen meistens nicht gebraucht. Eine oder mehre Festplatten oder ein Server, inklusive eines durchgängigen Ablagesystem im Büro (z.B. gewöhnliche Ordnerstruktur), könnte bereits ausreichen. Bei einer größeren Firma sollten Sie auf jeden Fall eine Softwarelösung präferieren.

Verschiedene Ansätze für die optimale elektronische Archivierung

1. Herkömmliche Ordnerstruktur (Jahr, Kunde und Dokumentenart)

2.  ELO hat die richtige Softwarelösung mit einem Datenmanagmentsystem (DMS) für unterschiedliche Unternehmensgrößen. Der Firma ELO können Sie vertrauen, wenn Sie ein elektronische Archivierung für Ihre Dokumentenverwaltung wünschen.

3. Das Unternehmen DocuWare bietet ein gesamtes Paket für den Aufbau einer elektronischen Archivierung. DocuWare verfügt über einen hervorragenden Kunden-Support der Sie begleitet bis die elektronische Archivierung implementiert ist.

Elektronische Archivierung – Technischer Überblick

DatenschutzGesichert durch ScanLOCK©
& Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes und den Bestimmungen nach GOBS/GoBIT und GDPdU
Formate die Scanbar sindKleinformat
• Vom Kassenbeleg – DIN A3
Großformat (Pläne, etc)
• Bis 1 Meter Breite

Scanmöglichkeiten:
• Duplex (beidseitig)
• Simplex (einseitig)
Technologien zur Scanbearbeitung• OCR- Technologie = optische Texterkennung von maschinellen Schriftstücken
• ICR- Technologie = optische Erkennung von Text (bei Handschrift)
Auflösung bei der elektronischen Archivierung Ordnern• Standard: 200-300 dpi (erfolgt nach Absprache)
• oder ein Upgrade auf 600 dpi
Möglichkeiten der elektronischen Archivierung• elektronische Archivierung von Akten, Dokumenten, Belegen & Datenträgern
• elektronische Archivierung von Akten nach Datenschutz
• Einlagerung, sichere Aufbewahrung, & digitale Verwaltung bei der elektronischen Archivierung der Ordner
Dateiformate & Farben (Ausgabe)Formate: PDF-A, JPEG, TIFF
in: Farbe, schwarz-,weiß,Graustufen
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Die elektronische Archivierung & ihre Vorteile

Die elektronische Archivierung und damit das papierlose Büro bietet sehr viele Vorteile. Einerseits ist es selbstverständlich der Raum der gewonnen wird, wenn eine elektronische Archivierung etabliert ist und die echten Akten und Ordner verschwinden dürfen. Darüberhinaus ist es auch Zeit, die Sie und Ihre Mitarbeiter gewinnen, weil eine elektronische Archivierung gleichzeitig eine Suchfunktion für Dokumente und Unterlagen in sich birgt. Wenn Ihr Unternehmen mehr als eine Niederlassung hat, können darüberhinaus alle gleichzeitig auf die Dokumente zugreifen. Das alles führt dazu, dass Sie effektiver und damit produktiver Arbeiten können!

Die elektronische Archivierung und die wichtigsten Vorteile für Sie im Überblick:

• es wird Raum geschaffen
• minimaler Suchaufwand durch elektronische Archivierung
• Schutz vor Umwelteinflüssen
• verschiedene Zugriffe erlauben & so effektiver mit Niederlassungen zusammenarbeiten
• übersichtliche Struktur für alle Mitarbeiter

Unser Service für die elektronische Archivierung Ihrer Dokumente

Unsere Schritte für Ihre elektronische Archivierung

Schritte Vorgang bei Ihrer elektronischen Archivierung
Schritt 1: AngebotBevor wir mit dem Aufbau einer elektronischen Archivierung beginnen, führen wir ein intensives Beratungsgespräch mit Ihnen. Dann erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot.
Schritt 2: AbholungWenn wir die perfekte Lösung für die elektronische Archivierung gefunden haben, lassen wir Ihre Unterlagen abholen. Die Dokumente werden in besonders sicheren Behältern transportiert. Anschließend können die Dokumente wieder zu Ihnen befördert, oder vernichtet werden.
Schritt 3: Vorbereitung zum ScannenUnsere Mitarbeiter bereiten Ihre Dokumente für die elektronische Archivierung vor. Sie entfernen alle Tackernadeln, Folien und Post-its.
Schritt 4: Scannen & Digitalisieren Ihrer OrdnerUnsere Hochleistungsscanner scannen in der Standardauflösung (300 dpi?) Ihre Dokumente ein. Sie können aber auch die Auflösung von 50-600 dpi wählen, wenn Sie es vorab kommunizieren. Die Dokumente für Ihre elektronische Archivierung erhalten Sie in allen Formaten (PDF, JPG, JPEG, PNG, TIFF, etc.)
Zusätzlich 5: Texterkennung mit OCR/ICR-Technologie, Sortieren & Indizieren Ihrer DatenWir können optional Ihre Dateien mit der OCR/ICR Technologie ausstatten. Das ermöglicht Ihnen eine Volltextsuche in dem Dokument, das Teil Ihrer elektronischen Archivierung wird.
Schritt 6: Zusendung Ihrer DatenDie Dateien können Sie per DVD, USB-Stick oder mit Hilfe eines verschlüsselten Downloards erhalten. Haben Sie schon ein Portal für Ihr persönliches DMS, können wir Ihnen die Dokumente auch direkt auf den Server laden.
Zusätzlich7: Vernichtung oder Rücktransport Ihrer OrdnerDokumente die bereits Bestandteil der elektronischen Archivierung sind, können entsorgt werden. Auf Wunsch übernehmen wir das für Sie oder bringen Sie zurück zu Ihnen.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen von Dokumenten & elektronische Archivierung

Jedes Unternehmen und jeder Selbstständiger muss die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen beachten. Das sind z.B. Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine, Buchungsbelege wie Rechnungen, Kontoauszüge, Quittungen, Lohn-und Gehaltslisten und Auftragszettel.

Hier finden Sie eine wichtige Übersicht zu den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und den jeweiligen Dokumenten:

Dokument Aufbewahrungsfrist in Jahren
Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben 6
Anwesenheitsliste (Stempelkarten), soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich 10
Bankauszüge, Bankbelege 10
Bilanzen 10
E-Mails (falls steuer relevant) 10
Frachtbriefe 10
Versand- und Frachtunterlagen 10
Geschäftsbriefe 6
Lieferscheine (bei Buchungsunterlagen) 10
Rechnungen und Rechnungsunterlagen 10

!Achtung: Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen müssen unbedingt eingehalten werden, anderenfalls kann größere Geldstrafe drohen. Die elektronische Archivierung erlaubt es digitale Versionen der jeweiligen Dokumente bequem zu speichern und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist schnell wieder zu entsorgen.

Mit Datenmanagementsystem bei der elektronischen Archivierung profitieren:

  • Schneller Informationen innerhalb des Unternehmens verfügbar machen
  • Vernetzung führt zu besseren Arbeitsprozessen
  • Zeitersparnis durch bessere Übersicht
  • Platzersparnis durch elektronische Archivierung der Dokumente

Empfehlungen der Struktur für das elektronische Archiv

  • Struktur nach Kundennamen anlegen
  • Struktur nach Datum anlegen
  • Struktur nach Barcodes und Nummern anlegen

Im Endeffekt muss man sich für eine der Hauptstrukturen, die mit den anderen Punkten kombiniert wird, entscheiden. Sprich, es wird zum Beispiel ein Kunde Namens Müller angelegt, dieser wird in Jahresarchive aufgeteilt. In jedem Jahresarchiv gibt es die Unterordner Lieferscheine, Verträge, Rechnungen etc., wo die entsprechenden Dokumente gefunden werden. Diese einfache Dokumentenverwaltung kann bereits einiges bewirken.

Um die Suche im elektronischen Archiv erheblich zu erleichtern, ist es wichtig, alle eingescannten Akten u. Dokumente oder Rechnungen u. Belege mit der OCR/ICR- Technologie zu versehen, um diese dadurch mit einer digitalen Texterkennung, Schrifterkennung und Zeichenerkennung auszustatten. So kann innerhalb weniger Sekunden in allen digitalisieren Dokumenten (PDF, TIFF, PNG, GIF, u. v. m.) des Archivs nach einem Begriff oder einer Nummer gesucht werden.

Starten Sie mit ScanProfi in das digitale Zeitalter!

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