Elektronische Archivierung für Unternehmen
Haben Sie Fragen rund um das Thema elektronische Archivierung? Wir geben hier die nötigen Antworten dazu.
Wir informieren Sie eingehend über die Struktur und den Aufbau der elektronischen Archivierung und ihre Vorteile und erhalten sie eine optimale Dokumentenverwaltung. Die elektronische Archivierung beinhaltet oftmals eine Software, über die wir Sie informieren möchten. Darüberhinaus den Nutzung für die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und für die Übersicht der verschiedenen buchungsrelevanten Dokumente.
Wir helfen Ihnen und Ihrem Unternehmen bei der Digitalisierung, durch die für Sie passende elektronische Archivierung. Wir arbeiten leistungsorientiert und professionell, um Ihre Unterlagen und Dokumente so optimal wie möglich zu Archivieren.
Der ScanProfi Service
- Angebot (Standard): Ordner scannen & digitalisieren (Abholservice & Zurücklieferung)
- OCR-Service: Dokumente für elektronische Archivierung umwandeln & OCR/ICR-Software zur Datenbearbeitung
- Premium-Service inkl. Transport: Akten scannen & digitalisieren & die Aktenvernichtung der Ordner nach fertiger elektronischer Archivierung bzw. Rücktransport
Kompetente Beratung
Individuelle Scan-Lösungen
Professionelle Digitalisierung
Auf einen Blick
Sind Sie vielleicht noch unsicher, ob Sie eine elektronische Archivierung wünsche oder haben zwar schon einmal den Begriff gehört, aber haben keine konkreten Vorstellungen? Wir informieren Sie professionell über das ganze Thema und erläutern unseren kundenorientierten Service.
In der nahe stehenden Tabelle finden Sie ganz kompakt die ersten Grundinformationen, die wir näher erläutern.
| Elektronische Archivierung & die beliebtesten Varianten | • Ordnerstruktur für eine elektronische Archivierung • Softwarelösung mit DMS |
| Elektronische Archivierung mit einem Intranet oder externen Server? | Beides hat seine Vor- und Nachteile! • Das Intranet ist deutlich sicherer vor unbefugten Zugriff - schwächelt jedoch in der Mobilität • externe Server mit Internetzugriff können unkompliziert unterwegs geöffnet werden. Das macht jedoch Angriffe für Hacker einfacher! |
| Wofür die elektronische Archivierung nutzen? | • alle steuerrechtlichen Unterlagen • Dokumente mit langer Aufbewahrungsfrist • um vernetzt zwischen verschiedenen Niederlassungen zeitsparender zu arbeiten |
Elektronische Archivierung
Die elektronische Archivierung & ihre Vorteile
Die elektronische Archivierung und damit das papierlose Büro bietet sehr viele Vorteile. Einerseits ist es selbstverständlich der Raum der gewonnen wird, wenn eine elektronische Archivierung etabliert ist und die echten Akten und Ordner verschwinden dürfen. Darüberhinaus ist es auch Zeit, die Sie und Ihre Mitarbeiter gewinnen, weil eine elektronische Archivierung gleichzeitig eine Suchfunktion für Dokumente und Unterlagen in sich birgt. Wenn Ihr Unternehmen mehr als eine Niederlassung hat, können darüberhinaus alle gleichzeitig auf die Dokumente zugreifen. Das alles führt dazu, dass Sie effektiver und damit produktiver Arbeiten können!
Die elektronische Archivierung und die wichtigsten Vorteile für Sie im Überblick:
• es wird Raum geschaffen
• minimaler Suchaufwand durch elektronische Archivierung
• Schutz vor Umwelteinflüssen
• verschiedene Zugriffe erlauben & so effektiver mit Niederlassungen zusammenarbeiten
• übersichtliche Struktur für alle Mitarbeiter
Aufbau & Struktur für eine optimale elektronische Archivierung
Das richtige Speichermedium und die Größe des Speicherplatzes für eine elektronische Archivierung hängt ganz stark mit der Größe Ihres Unternehmens und den Daten- bzw. Dokumentenumfang ab bei ihrer Dokumentenverwaltung. Bei einem Start-Up oder kleineren Unternehmen reichen möglicherweise noch Festplatten (intern oder extern) für eine optimale elektronische Archivierung.
Bei mittelständischen Unternehmen hingegen, müssen meist mehrere Mitarbeiter auf Daten und Dokumente zugreifen können. Hier zu wird in den meisten Unternehmen eine ERP-Software verwendet. Ist das der Fall ist die Schaltung bzw. Integration eines eigenen Servers oder eines Intranets die gängige Vorgehensweise. Wir empfehlen Ihnen das elektronische Archivierung auf einen internen Server zu platzieren, der wiederum vor dem Einwirken von außen geschützt ist.
Dieses Einwirken von außen auf die elektronische Archivierung bedeut, dass z.B. ein Login durch das Internet nicht möglich ist, weil der Server in einem internen Netzwerk integriert wird. Das bedeutet zwar, dass Sie unterwegs nicht auf die Dokumente in die elektronische Archivierung zugreifen können, Ihre Daten aber bedeutet sicherer vor unbefugten Zugriff sind.
Datenmanagementsysteme für die elektronische Archivierung
Entscheiden Sie sich für die elektronische Archivierung, ist der nächste Schritt meistens die Anschaffung eines Datenmanagementsystems (DMS). Bei kleineren Datenbeständen reicht oft eine durchdachte Ordnerstruktur aus, wenn die Daten jedoch mehr werden und unterschiedliche Personen darauf zugreifen sollen lässt sich am besten mit einem DMS Ordnung halten.
Unter anderem haben Sie diese Vorteile bei der Verwendung eines DMS:
- Einfache interne Informationsweitergabe
- Beschleunigung von Arbeitsprozessen
- Zeitersparnis bei der Durchsicht des elektronischen Archivs
- Elektronische Archivierung ist platzsparend
Technischer Überblick
| Datenschutz | Gesichert durch ScanLOCK© & Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes und den Bestimmungen nach GOBS/GoBIT und GDPdU |
| Formate die Scanbar sind | Kleinformat • Vom Kassenbeleg – DIN A3, Großformat (Pläne, etc) • Bis 1 Meter Breite Scanmöglichkeiten: • Duplex (beidseitig) • Simplex (einseitig) |
| Technologien zur Scanbearbeitung | • OCR-Technologie = optische Texterkennung von maschinellen Schriftstücken • ICR-Technologie = optische Erkennung von Text (bei Handschrift) |
| Auflösung bei der elektronischen Archivierung Ordnern | • Standard: 200-300 dpi (erfolgt nach Absprache) • oder ein Upgrade auf 600 dpi |
| Möglichkeiten der elektronischen Archivierung | • elektronische Archivierung von Akten, Dokumenten, Belegen & Datenträgern • elektronische Archivierung von Akten nach Datenschutz • Einlagerung, sichere Aufbewahrung, & digitale Verwaltung bei der elektronischen Archivierung der Ordner |
| Dateiformate & Farben (Ausgabe) | Formate: PDF-A, JPEG, TIFF in: Farbe, schwarz-, weiß, Graustufen |
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Wir setzen uns umgehend mit lhnen in Verbindung und bieten Ihnen eine individuelle Beratung!
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Jetzt unverbindlich anfragenGesetzliche Aufbewahrungsfristen von Unterlagen
Jedes Unternehmen und jeder Selbstständiger muss die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen beachten. Das sind z. B. Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine, Buchungsbelege wie Rechnungen, Kontoauszüge, Quittungen, Lohn-und Gehaltslisten und Auftragszettel.
Hier finden Sie eine wichtige Übersicht zu den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und den jeweiligen Dokumenten:
| Dokument | Aufbewahrungsfrist in Jahren |
| Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben | 6 |
| Anwesenheitsliste (Stempelkarten), soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich | 10 |
| Bankauszüge, Bankbelege | 10 |
| Bilanzen | 10 |
| E-Mails (falls steuer relevant) | 10 |
| Frachtbriefe | 10 |
| Versand- und Frachtunterlagen | 10 |
| Geschäftsbriefe | 6 |
| Lieferscheine (bei Buchungsunterlagen) | 10 |
| Rechnungen und Rechnungsunterlagen | 10 |
Achtung: Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen müssen unbedingt eingehalten werden, anderenfalls kann größere Geldstrafe drohen. Die elektronische Archivierung erlaubt es digitale Versionen der jeweiligen Dokumente bequem zu speichern und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist schnell wieder zu entsorgen.
Ablauf der Digitalisierung
Schritt 1: Angebot
Bevor wir mit dem Aufbau einer elektronischen Archivierung beginnen, führen wir ein intensives Beratungsgespräch mit Ihnen. Dann erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot.
Schritt 2: Abholung
Wenn wir die perfekte Lösung für die elektronische Archivierung gefunden haben, lassen wir Ihre Unterlagen abholen. Die Dokumente werden in besonders sicheren Behältern transportiert. Anschließend können die Dokumente wieder zu Ihnen befördert, oder vernichtet werden.
Schritt 3: Vorbereitung zum Scannen
Unsere Mitarbeiter bereiten Ihre Dokumente für die elektronische Archivierung vor. Sie entfernen alle Tackernadeln, Folien und Post-its.
Schritt 4. Scannen & Digitalisieren Ihrer Ordner
Unsere Hochleistungsscanner scannen in der Standardauflösung (300 dpi) Ihre Dokumente ein. Sie können aber auch die Auflösung von 50-600 dpi wählen, wenn Sie es vorab kommunizieren. Die Dokumente für Ihre elektronische Archivierung erhalten Sie in allen Formaten (PDF, JPG, JPEG, PNG, TIFF, etc.)
Optional – Schritt 5. OCR/ICR-Technologie, Sortierung & Indizieren Ihrer Dokumente
Wir können optional Ihre Dateien mit der OCR/ICR Technologie ausstatten. Das ermöglicht Ihnen eine Volltextsuche in dem Dokument, das Teil Ihrer elektronischen Archivierung wird.
Schritt 6. Zusendung Ihrer Daten
Die Dateien können Sie per DVD, USB-Stick oder mit Hilfe eines verschlüsselten Downloads erhalten. Haben Sie schon ein Portal für Ihr persönliches DMS, können wir Ihnen die Dokumente auch direkt auf den Server laden.
Optional – Schritt 7. Vernichtung oder Rücktransport Ihrer Ordner
Dokumente die bereits Bestandteil der elektronischen Archivierung sind, können entsorgt werden. Auf Wunsch übernehmen wir das für Sie oder bringen Sie zurück zu Ihnen.
FAQ zur elektronische Archivierung
Elektronische Archivierung ist für Sie interessant, wenn Sie:
- wieder mehr Platz benötigen
- Kosten beim Lagern sparen möchten
- ein papierloses Büro wünschen
- weniger Suchen wollen
- eine Digitalisierung des Unternehmens Ihr Ziel ist
Elektronische Archivierung mit einer Softwarelösung
Wir empfehlen drei unterschiedliche Möglichkeiten, wenn Sie in Ihrem Unternehmen eine elektronische Archivierung etablieren möchten. Jede Variante bietet Ihnen gewisse Vor- und Nachteile die Sie mit einander vergleichen müssen. Berücksichtigen Sie vor allem die Notwendigkeit dieser Lösungen für die optimale digitale Archivierung und die Größe Ihres Unternehmens. Eine kostspielige und komplexe Software wird in einem kleinen Unternehmen meistens nicht gebraucht. Eine oder mehre Festplatten oder ein Server, inklusive eines durchgängigen Ablagesystem im Büro (z. B. gewöhnliche Ordnerstruktur), könnte bereits ausreichen. Bei einer größeren Firma sollten Sie auf jeden Fall eine Softwarelösung präferieren.
Verschiedene Ansätze für die optimale elektronische Archivierung
1. Herkömmliche Ordnerstruktur (Jahr, Kunde und Dokumentenart)
2. ELO hat die richtige Softwarelösung mit einem Datenmanagmentsystem (DMS) für unterschiedliche Unternehmensgrößen. Der Firma ELO können Sie vertrauen, wenn Sie ein elektronische Archivierung für Ihre Dokumentenverwaltung wünschen.
3. Das Unternehmen DocuWare bietet ein gesamtes Paket für den Aufbau einer elektronischen Archivierung. DocuWare verfügt über einen hervorragenden Kunden-Support der Sie begleitet bis die elektronische Archivierung implementiert ist.
Empfehlungen der Struktur für die digitale Archivierung
- Struktur nach Kundennamen anlegen
- Struktur nach Datum anlegen
- Struktur nach Barcodes und Nummern anlegen
Im Endeffekt muss man sich für eine der Hauptstrukturen bei der Dokumentenverwaltung, die mit den anderen Punkten kombiniert wird, entscheiden. Sprich, es wird zum Beispiel ein Kunde Namens Müller angelegt, dieser wird in Jahresarchive aufgeteilt. In jedem Jahresarchiv gibt es die Unterordner Lieferscheine, Verträge, Rechnungen etc., wo die entsprechenden Dokumente gefunden werden.
Um die Suche im digitalen Archiv erheblich zu erleichtern, ist es wichtig, alle eingescannten Akten u. Dokumente oder Rechnungen u. Belege mit der OCR Software & ICR-Technologie zu versehen, um diese dadurch mit einer digitalen Texterkennung, Schrifterkennung und Zeichenerkennung auszustatten. So kann innerhalb weniger Sekunden in allen digitalisieren Dokumenten (PDF, TIFF, PNG, GIF, u. v. m.) des digitalen Archivs nach einem Begriff oder einer Nummer gesucht werden.
Elektronische Archivierung mit ScanProfi: Ihre Vorteile
- professionelle Beratung
- die beste Lösung auf Ihr Unternehmen angepasst
- hohe Datensicherheit
- Support durch das ScanProfi-Team
- geschulte Mitarbeiter
- faire Preise
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Kostenlose Profi-Beratung
Christian Hörl
Geschäftsführer
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