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Scan-Software & Scan Programm

Sollen Dokumente digitalisiert werden, müssen sie gescannt werden. Damit sämtliche gescannten Dokumente anschließend gut lesbar und vor allem vollständig digitalisiert sind, verlangt das Scannen Routine und Disziplin. Gleichzeitig gilt es, diese Arbeit effizient, fehlerfrei und schnell durchzuführen.

Scan-Software hilft bei der Digitalisierung der Dokumente: Jeder Scanner hat sein spezielles Scan-Programm. Sollen nicht nur gelegentlich einzelne Dokumente gescannt werden, sondern die gesamten Unterlagen eines Unternehmens, ist ein professioneller Einsatz eines entsprechenden Scan-Programm mit Management- und Archivfunktionen sinnvoll. Nur dann lassen sich die anfallenden Massen an Dokumenten scannen und verarbeiten.

Scan-Software: Erklärung

Damit die Hardware scannen und Papier digitalisieren kann, braucht sie das entsprechende Scan-Programm, die Scan-Software. Auch wenn sich die Kamera des Smartphones ebenfalls zum Scannen eignet, ist das eher eine schnelle Notlösung, mit der sich eine Visitenkarte oder die Rechnung im Restaurant digitalisieren lässt.

Es gibt eine ganze Reihe Drucker, mit denen sich auch Dokumente scannen lassen und die mit der entsprechenden Scan-Software ausgestattet sind. Gestartet werden diese über das Scan-Programm am Computer. Allerdings haben diese einfachen Multifunktionsgeräte ihre Nachteile:

Ihnen fehlt ein automatischer Dokumenteneinzug, sie sind langsam und manchmal eher umständlich zu bedienen. Ein reiner Dokumentenscanner ist dagegen etwas teurer, verfügt jedoch über einen Dokumenteneinzug, die entsprechende Scan-Software und scannt Dokumente schnell und gut.

Was ermöglicht eine Scan-Software?

Scan-Software: der Prozess

Die Scan-Software nutzt beim Scannen die Reflexionen: Das Dokument, welches gescannt werden soll, wird von einem hellen Licht angestrahlt. Je nach Helligkeit wird unterschiedlich viel Licht reflektiert und auf eine Linse geleitet. Diese strahlt wiederum auf einen Halbleiter, der das Licht in elektrische Stromstärken und schließlich Binärcodes wandelt. Bei Farbscannern ist jeder Sensor für eine bestimmte Farbe zuständig und misst deren Intensität.

Von der Scan-Software des Scanners hängt die Qualität des Scans ab. Standard ist ein Programm zur Bearbeitung von Bildern. Wer dagegen Dokumente mit Texten scannen will, sollte eine entsprechende Texterkennungs-Software als Scan-Programm nutzen. Wollen sie Bilder scannen, ist es hilfreich, wenn die Scan-Software diese auch verwalten kann.

Bietet das Scan-Programm neben der Vorschau auch ein Histogramm, lässt sich damit die Qualität des Scans gut beurteilen und gegebenenfalls mit der Scan-Software gleich nachjustieren.

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Scan-Software: was ist scannen?

Ein Scanner, auf deutsch “Abtaster”, ist ein Gerät, mit dem sich Bilddaten digitalisieren und aufnehmen lassen. Das können sowohl Texte oder Fotos sein, auch Strichcodes werden mit der Hilfe eines Scanners und der entsprechenden Scan-Softwaregelesen. Nach ihrer Bauform werden die Scanner als Hand-, Stift, Dia-, Film-, Einzug- oder Flachbettscanner bezeichnet und sind mit dem jeweils benötigten Scan-Programm ausgestattet.

Das Scannen selbst funktioniert in sämtlichen Geräten gleich: Eine Vorlage wird be- oder durchleuchtet. Dabei wandelt ein sogenanntes CCD-Element (Charge Coupled Device) die Stärke des Lichtes in elektrische Signale um und ein Wandler sorgt dafür, dass diese in die Form der Binärdaten gebracht werden, die vom Computer schließlich verarbeitet werden können. Wird ein Dokument oder ein Bild gescannt, entsteht aus der Vorlage dank der Scan-Software ein sogenanntes Pixelbild.

Mit Hilfe der entsprechenden Scan-Software lassen sich diese dann bearbeiten, korrigieren und speichern. Soll Text nicht nur als Bild, sondern als tatsächlich editierbarer Text nach dem Scannen erkennbar sein, muss zusätzlich sogenannte OCR-Texterkennung (optical character recognition) als Scan-Software vorhanden sein.

Scan-Software: warum wird gescannt?

Werden Bilder oder Dokumente gescannt, können sie virtuell auf dem Computer archiviert werden. Damit wird nicht nur Platz gespart, sondern auch Zeit. Sind ältere Dokumente digital erfasst, lassen sie sich per Suchfunktion viel komfortabler nach Stichworten durchsuchen als jeder Papierausdruck. Soll das Konzept papierloses Büro in einem Unternehmen eingerichtet werden, müssen zunächst sämtliche Akten und Dokumente gescannt und somit digitalisiert werden.

Damit ist die Archivierung viel einfacher, sämtliche Daten und Notizen sind einfacher aufzufinden und die Kommunikation wird schneller. Lässt sich nicht nur aus dem Büro sondern auch von unterwegs auf sämtliche Daten zugreifen, gestaltet sich die Arbeit wesentlich flexibler. Das funktioniert vor allem dort, wo die Daten in der sogenannten Cloud zugänglich für alle diejenigen sind, die hierfür eine Berechtigung haben.

Längst werden viele Rechnungen nicht mehr per Post, sondern per E-Mail geschickt. Werden auch die noch auf Papier gedruckten Rechnungen gescannt, können diese mit der entsprechenden Software einfacher verarbeitet werden. Dank des Scannens wird gerade für die Dokumente, die für eine lange Zeit aufbewahrt werden müssen, kein physischer Platz mehr benötigt.

Scan-Software: Vorteile beim Scannen

Sind Fotos und Dokumente mit Hilfe von Scanner und Scan-Software gescannt, liegen sie in digitaler Form vor. Damit sind sie schneller verfügbar. Doch die Schnelligkeit ist nicht der einzige Vorteil beim Scannen: Ab diesem Zeitpunkt können sämtliche Dateien, Fotos und Dokumente sofort an jeden gewünschten Empfänger geschickt werden. Diese Barrierefreiheit ist einer der größten Vorteile der digitalen Welt.
Die Vorteile des Scannens als Übersicht:

  • Einfache Bearbeitung: Sind Bilder und Dokumente gescannt, können sie einfach bearbeitet werden. Texte werden eingescannt und dabei von der Scan-Software und der OCR-Texterkennung erfasst. Anschließend lassen sie sich genauso einfach bearbeiten wie direkt am Computer geschriebene Texte.
  • Dokumentenmanagement: Wer sich vor dem Scannen eine sinnvolle und logische Struktur der Ordner überlegt, hat sein Dokumentenmanagement schnell im Griff. Werden dann die Dokumente und Papiere gescannt, sind sie wesentlich einfacher und übersichtlicher aufbewahrt.
  • Unterschiedliche Scanner: Es gibt eine große Vielfalt an unterschiedlichen Scannern. Sollen ausschließlich Dokumente gescannt werden? Oder soll die Dia-Sammlung mit einem Diascanner digitalisiert werden? Die verschiedenen Scanner lassen sich entsprechend zielgerichtet einsetzen. Auch die Scan-Software kann so ausgewählt werden, dass sie die Aufgaben entsprechend unterstützt.
  • Scanner sind komfortabel: Das liegt nicht nur an ihrer hochwertigen und ausgereiften Scan-Software, sondern an ihrer Vielfalt an Funktionen.
  • Scannen spart Zeit: Es ist effizient und erleichtert den Umgang mit Daten ungemein.

Scan-Software: benötige ich bestimmte Hardware dazu?

Die Hardware zum Scannen ist der sogenannte Scanner, der in der Regel mit der entsprechenden Scan-Software ausgerüstet ist. Mitte der 90er Jahre gab es zunächst den Handscanner. Mit diesem konnten etwa zehn Zentimeter breite Streifen erfasst werden.

Doch schon Ende der 90er Jahre kam der Flachbettscanner auf den Markt. Mit einem einfachen Flachbett-Scanner und dem zugehörigen Scan-Programm lassen sich Grafiken, Dokumente, Fotos und ähnliche Dinge scannen und als Kopie im Computer speichern. Ein moderner Scanner nutzt CCD-Sensoren (Charged Couled Device) zum Scannen, gekoppelt mit der entsprechenden Scan-Software. Ist der Scanner lediglich mit einem einzigen CCD-Sensor und dem Scan-Programmausgestattet, kann er nur Dokumente und Fotos in Schwarz/Weiß scannen.

Ein Farbscanner verfügt dagegen über drei unterschiedliche CCD-Sensoren. Diese schlüsseln die Lichtfarben in die drei Töne Rot, Grün und Blau auf und das Scan-Programm sorgt dafür, dass schließlich alles korrekt im Computer digitalisiert und gespeichert wird.
Jeder Scanner verfügt über seine ganz speziellen technischen Eigenschaften:

Geschwindigkeit:Diese gibt an, wie lange der Scanner für eine DIN A4 oder DIN A3 Seite benötigt
Farbtiefe:Diese gibt an, wie viele Details aus der Vorlage übertragen werden. Je höher die mögliche Auflösung ist, desto hochwertiger wird das Ergebnis
Papierformat:Das Papierformat des Scanners bestimmt die maximale Größe der Dokumente, die gescannt werden können
Maximale Papierstärke: So dick darf das Papier maximal sein, wenn es mit Hilfe des automatischen Einzugs verarbeitet werden soll
Duplex:Ist ein Scanner duplexfähig, kann er beide Seiten eines Dokumentes gleichzeitig scannen

Welcher der auf dem Markt befindlichen Scanner für die entsprechenden Aufgaben geeignet ist, hängt von eben diesen Aufgaben ab. Jeder Scanner ist mit einem Scan-Programm ausgestattet und wird mit der entsprechenden Scan-Software geliefert.

Soll nur ein relativ kleiner Anteil an Dokumenten gescannt werden, ist sicherlich ein einfaches Gerät ausreichend. Für größere Dokumente oder zum Einscannen ganzer Archive ist ein entsprechend größerer Scanner sinnvoll. Auch dieser wird mit dem für seinen Betrieb nötigen Scan-Programm und der Scan-Software geliefert.

Scan-Software: Unterschiede kostenfreie und kostenpflichtige Scan Programme

Viele Drucker und Multifunktionsgeräte lassen sich gleichzeitig als Scanner nutzen und brauchen dafür ein Scan-Programm oder spezielle Scan-Software. Oft eignet sich die Scan-Software, die vom Hersteller des Druckers mitgeliefert wird, jedoch nur zum einfachen Drucken und Scannen. Wollen Sie Dokumente nach dem Scannen als PDF wandeln, brauchen Sie dafür die richtige Scan-Software. Viele Scan-Software erhalten Sie als sogenannte Freeware.

Dazu gehört beispielsweise das Scan-Programm WinScan2PDF oder die Scan-Software NAPS2. Beide Arten an Scan-Software sind für Windows geeignet und enthalten eine automatische Texterkennung. Mit dem Scan-Programm VueScan können Sie zusätzlich Ausschnitte beim Einscannen wählen oder die Farben des Scans direkt anpassen. Mit Hilfe der Scan-Software iCopy können Sie direkt von Ihren Scans Fotokopien anfertigen.

Neben der Vielfalt an kostenloser Scan-Software gibt es auch kostenpflichtige Scan-Software. Diese lohnt sich vor allem dann, wenn große Mengen an Dokumenten gescannt und mit einem Dokumentenmanagement bearbeitet werden sollen. Für viele Bereiche gibt es ganz spezifische Scan-Software, welche davon sinnvoll ist, hängt vor allem davon ab, was und wie viel gescannt und digitalisiert werden soll.

Scan-Software: Dienstleister vs. Privat

Müssen größere Datenmengen gescannt und mit der Scan-Software aufbereitet werden, ist dafür eine Menge Zeit erforderlich. Je nachdem, wie viele Belege täglich anfallen, muss mit einigen Stunden an organisatorischer Arbeit gerechnet werden. Dabei braucht der eigentliche Scan mit der Scan-Software nicht die meiste Zeit: Müssen die Belege und Dokumente für den Scan vorbereitet werden, dauert das.

Dazu gehört das Entfernen der Heftklammern, aber auch das Sortieren und das Aufkleben der Quittungen und Bons. Wird diese Arbeit an einen Dienstleister abgegeben, können Sie sich auf Ihre eigentliche Arbeit konzentrieren. Ein Dienstleister hat nicht nur die nötige Hardware zum schnellen Scannen und das dabei nötige Scan-Programm, er verfügt auch über die dazu nötige Scan-Software.

Werden Belege, Dokumente und Buchungsunterlagen übergeben, können diese schnell und zuverlässig mit der Scan-Software gescannt und digital in der gewünschten Qualität zur Verfügung gestellt werden. Wir sorgen dafür, dass Sie Ihre Unterlagen fristgerecht beispielsweise an Ihren Steuerberater weiterreichen können und benutzen die entsprechende Scan-Software.