Immer mehr Unternehmen digitalisieren ihre Arbeitsprozesse, um effizienter, flexibler und zukunftsfähig zu bleiben. Der Digital Workplace bildet dabei das digitale Rückgrat für moderne Zusammenarbeit. Wer erfolgreich digitalisieren möchte, kommt an einem professionell geplanten Digital Workplace nicht vorbei. In diesem Artikel erfahren Sie, was dahintersteckt, worauf es ankommt und wie Unternehmen vorgehen können.

Definition: Digital Workplace

Ein Digital Workplace bezeichnet eine digital unterstützte Arbeitsumgebung, in der Mitarbeitende orts- und zeitunabhängig auf alle relevanten Informationen, Tools und Kommunikationsmittel zugreifen können. Er kombiniert Anwendungen wie E-Mail, Kalender, Projektmanagement, Dokumentenmanagement und Kollaborationssoftware zu einer integrierten digitalen Plattform.

Im Unterschied zum Homeoffice, das lediglich den Arbeitsort beschreibt, ist der Digital Workplace unabhängig vom physischen Arbeitsplatz. Anders als ein Intranet, das meist nur Informationen bereitstellt, ermöglicht der Digital Workplace aktives Arbeiten. Und während ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) sich ausschließlich auf die Verwaltung digitaler Dokumente konzentriert, umfasst der Digital Workplace sämtliche Prozesse und Werkzeuge des digitalen Arbeitens.

Für Unternehmen sind insbesondere folgende Anforderungen entscheidend:

• IT-Sicherheit und Datenschutz (z.B. DSGVO-Konformität)
• Nahtlose Integration bestehender Systeme (z.B. ERP, CRM, DMS)
• Compliance mit gesetzlichen und unternehmensinternen Richtlinien
• Effizienzsteigerung durch automatisierte Workflows und zentrale Zugänglichkeit

Digital Workplace vs. Digital Workspace

Die Begriffe Digital Workplace und Digital Workspace werden häufig synonym verwendet, bezeichnen aber unterschiedliche Ebenen der digitalen Arbeitswelt.

Während der Digital Workspace bei der Auswahl der Softwarelösungen und Benutzeroberflächen im Fokus steht, betrifft der Digital Workplace die übergeordnete digitale Strategie, inklusive IT-Architektur, Mitarbeiterführung und Change-Management.

Nutzen, Bedarf & Potenzial prüfen

Ein Digital Workplace kann Unternehmen helfen, effizienter, flexibler und zukunftssicherer zu arbeiten. Doch nicht jede Organisation profitiert im gleichen Maß. Deshalb lohnt es sich, Bedarf und Potenzial vorab zu analysieren, insbesondere mit Blick auf die eigenen Strukturen, Prozesse und Ziele.

Typische Nutzen im Überblick

Die Studienergebnisse zeigen klar den Mehrwert digitaler Arbeitsumgebungen. Hier die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:

In Zeiten hybrider Arbeitsmodelle und stetig wachsender Datenmengen ist der Digital Workplace mehr als nur eine Option, denn er wird zur Voraussetzung für wettbewerbsfähiges Arbeiten. Digitale Dokumente sind dabei der Schlüssel: Sie bilden die Grundlage für automatisierte Workflows, revisionssichere Ablagen und standortübergreifende Zusammenarbeit. Genau hier unterstützt ScanProfi mit professioneller Dokumentendigitalisierung.

Selbsttest: Ist Ihr Unternehmen bereit für einen Digital Workplace?

Ob sich die Einführung eines Digital Workplace in Ihrem Unternehmen wirklich lohnt, lässt sich mit wenigen gezielten Fragen klären. Beantworten Sie die folgenden Fragen mit „Ja“ oder „Nein“:

• Gibt es wiederkehrende Prozesse, die manuell abgewickelt werden?
• Gibt es häufige Medienbrüche zwischen analogen und digitalen Prozessen?
• Müssen Informationen oft mehrfach abgelegt oder manuell übertragen werden?
• Sind wichtige Informationen und Dokumente aktuell nur in Papierform verfügbar?
• Nutzen verschiedene Abteilungen unterschiedliche Tools ohne zentrale Plattform?
• Arbeiten Ihre Teams regelmäßig von verschiedenen Standorten oder im Homeoffice?

Ergebnis:

➜ Bereits zwei bis drei Ja-Antworten deuten darauf hin, dass ein Digital Workplace deutlichen Mehrwert bieten kann.

Anforderungen

Bevor ein Digital Workplace erfolgreich eingeführt werden kann, sollten bestimmte Voraussetzungen im Unternehmen erfüllt sein. Diese betreffen nicht nur die technische Infrastruktur, sondern auch die organisatorische und kulturelle Ausgangslage. Wer hier frühzeitig die richtigen Weichen stellt, verhindert spätere Umsetzungsprobleme.

Technologische Grundlagen

Ein Digital Workplace benötigt eine belastbare technische Basis. Dazu zählen:

• Eine stabile Internetverbindung und sichere Netzwerkstruktur
• Kompatible Endgeräte und IT-Standards, z. B. für mobiles Arbeiten
• Offene Schnittstellen zur Integration bestehender Systeme (ERP, DMS, CRM)
• Cloudfähigkeit, um ortsunabhängige Zugriffe und skalierbare Dienste zu ermöglichen

Organisatorische Voraussetzungen

Auch intern muss das Unternehmen auf den digitalen Wandel vorbereitet sein:

• Ressourcen für Schulung, Betreuung und Support
• Eine strukturierte Datenarchitektur und klare Verantwortlichkeiten
• IT-Kompetenz in relevanten Abteilungen oder Zugriff auf externe Beratung
• Digitale Reife, ergo erste Erfahrungen mit digitalen Tools und standardisierte Prozesse

Digital Readiness Check

Ein kurzer Selbstcheck zeigt, ob Ihr Unternehmen bereit für den nächsten Schritt ist:

✅ Unterstützt die Geschäftsführung aktiv digitale Projekte?

✅ Ist die Internetverbindung unternehmensweit stabil und sicher?

✅ Haben Ihre Teams Zugriff auf mobile Geräte mit sicheren Zugriffsrechten?

✅ Gibt es ein internes Verständnis dafür, warum Digitalisierung notwendig ist?

✅ Bestehen klare Verantwortlichkeiten für Datenpflege und Systemadministration?

✅ Gibt es bereits digitale Tools im Einsatz, z. B. Cloudspeicher oder Kollaborationssoftware?

Ergebnis:

➜ Je mehr Punkte Sie mit „Ja“ beantworten können, desto besser sind die Voraussetzungen für einen erfolgreichen Start in den Digital Workplace.

Vorteile & Nutzen

Ein gut implementierter Digital Workplace bringt zahlreiche Vorteile mit sich, sowohl auf operativer als auch auf strategischer Ebene. Unternehmen profitieren von effizienteren Prozessen, besserer Zusammenarbeit und höherer Anpassungsfähigkeit an sich wandelnde Anforderungen.

Nachteile & Herausforderungen

Trotz zahlreicher Vorteile ist die Einführung eines Digital Workplace kein Selbstläufer. Unternehmen stehen vor verschiedenen technologischen, organisatorischen und kulturellen Herausforderungen. Wer diese frühzeitig erkennt und aktiv adressiert, kann Stolpersteine minimieren und Akzeptanz fördern.

Anleitung zur Einführung

Die Einführung eines Digital Workplace ist kein reines IT-Projekt, denn sie erfordert strategische Planung, klare Verantwortlichkeiten und die Einbindung aller relevanten Akteure. Im Folgenden finden Sie eine bewährte Schritt-für-Schritt-Anleitung mit praktischen Tipps für Entscheider.

➜ Eine erfolgreiche Einführung gelingt nicht mit der „großen Lösung von heute auf morgen“, sondern durch ein strukturiertes Vorgehen in Etappen mit realistischen Zielen, klaren Verantwortlichkeiten und kontinuierlichem Lernen.

Zentrale Komponenten

Ein Digital Workplace besteht aus mehreren zentralen Bausteinen, die je nach Unternehmensstruktur und Zielsetzung individuell zusammenspielen. Damit die digitale Arbeitsumgebung reibungslos funktioniert, müssen sowohl die technologischen Grundlagen als auch organisatorische Rahmenbedingungen stimmen.

Technologische Bausteine

Die technologische Infrastruktur ist das Rückgrat eines funktionierenden Digital Workplace. Zu den wichtigsten Elementen gehören:

Organisatorische Komponenten

Technik allein reicht nicht; organisatorische Voraussetzungen entscheiden maßgeblich über den Erfolg:

Checkliste zur Auswahl eines Anbieters

Ein Digital Workplace ist nur so gut wie die Systeme, auf denen er basiert. Die Auswahl der richtigen Softwarelösungen und Dienstleister entscheidet maßgeblich über Effizienz, Nutzerakzeptanz und Zukunftsfähigkeit. Die folgende Checkliste hilft Ihnen dabei, die wichtigsten Kriterien im Blick zu behalten.

☐ Nutzerfreundlichkeit:

Ist die Bedienung intuitiv? Gibt es ein klares, konsistentes Design?

☐ Integrationsfähigkeit:

Können bestehende Systeme (z. B. ERP, DMS, CRM) problemlos angebunden werden?

☐ Support, Schulung & Beratung:

Bietet der Anbieter technische Unterstützung, Schulungen oder individuelle Beratung?

☐ Branchenkenntnis & Referenzen:

Hat der Anbieter Erfahrung in Ihrer Branche? Gibt es aussagekräftige Kundenbeispiele?

☐ Datenschutz & Zertifizierungen:

Ist der Anbieter DSGVO-konform? Verfügt er über relevante Zertifizierungen wie ISO 27001?

☐ Skalierbarkeit & Zukunftsfähigkeit:

Lässt sich die Lösung bei Bedarf erweitern, z. B. bei Wachstum oder neuen Anforderungen?

➜ Erstellen Sie ein konkretes Anforderungsprofil für Ihr Unternehmen und gleichen Sie es systematisch mit dieser Liste ab. So finden Sie nicht nur eine technisch passende Lösung, sondern auch einen Partner, der Ihr Geschäftsmodell versteht.

Best Practices & Branchenbeispiele

Die erfolgreiche Umsetzung eines Digital Workplace hängt nicht nur von der Technik ab, sondern vor allem davon, wie sie ins Unternehmen eingeführt wird. Die folgenden Best Practices haben sich in der Praxis bewährt und bieten Orientierung für eine reibungslose Einführung.

Aktuelle Trends & Entwicklungen

Der Digital Workplace entwickelt sich stetig weiter. Die folgenden Trends zeigen, welche Entwicklungen derzeit besonders relevant sind und worauf Organisationen bei der Weiterentwicklung ihrer digitalen Arbeitsumgebungen achten sollten.

Zukunftsausblick: Wohin entwickelt sich der Digital Workplace?

Der Digital Workplace wird sich in den nächsten Jahren von einem reinen Infrastrukturthema hin zu einem zentralen Treiber für Mitarbeiterbindung, Prozessintelligenz und Innovationsfähigkeit entwickeln. KI-gestützte Unterstützung, adaptive Benutzeroberflächen, nahtlose Integration externer Partner und intelligente Steuerung von Arbeitslasten werden dabei eine immer größere Rolle spielen.

Unternehmen, die heute in die richtigen Strukturen investieren, sichern sich langfristig nicht nur Effizienzgewinne, sondern auch Vorteile im Wettbewerb um Talente und Kunden.