Index
Rechnungen scannen
Digitalisieren von Rechnungen für Buchhalter,
Wirtschaftsprüfer und Steuerberater
Belegaufbereitung
Barcode-Erkennung
Profi-Beratung
Unsere zufriedenen Kunden
Warum ScanProfi?
Datenschutz
Der Schutz sensibler Rechnungsdaten hat für uns oberste Priorität. Daher haben wir mit dem ScanLOCK©-Prozess ein ausgefeiltes Sicherheitssystem entwickelt, das Ihre vertraulichen Finanzdokumente zuverlässig schützt und höchste Sicherheitsstandards gewährleistet.
Archivieren
Ob durchsuchbare Rechnungen dank modernster OCR- und ICR-Technologie oder eine strukturierte und sichere Archivierung Ihrer Rechnungen, bei ScanProfi setzen wir neueste Technologien ein, um die optimale Lösung für Sie und Ihre individuellen Anforderungen zu bieten.
Aktenvernichtung
Als Kunde profitieren Sie von unserem vollen Service, der Ihnen ein effizientes Datenmanagement über unser Kundenportal ermöglicht. So behalten Sie Ihre Rechnungen jederzeit im Blick. Sobald Sie uns kontaktieren, erstellen wir Ihnen ein kostenloses Angebot, das genau auf Ihre Wünsche abgestimmt ist.
Ihre Vorteile
Moderne Scantechnik
Dank unserer leistungsstarken Scanner digitalisieren wir Rechnungen in hoher Qualität mit bis zu 400 dpi. Durch modernste ICR- und OCR-Technologien erfassen wir selbst handgeschriebene Texte präzise, sodass die Daten einfach weiterverarbeitet werden können.
Datensicherheit
Wir schützen Ihre Rechnungen gemäß den Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes mit unserer sicheren ScanLOCK©-Technologie. Nach der Archivierung bieten wir nach Wunsch eine Vernichtung mit modernsten REISSWOLF-Aktenvernichtern an.
Persönliche Beratung
Wir entwickeln individuelle Lösungen für Sie und Ihr Unternehmen. Gerne beraten wir Sie telefonisch oder per Mail zu Ihren spezifischen Anforderungen und der optimalen Digitalisierungsstrategie für Ihr Unternehmen.
Häufig gestellte Fragen
Vorteile eines digitalen Archivs für Ihre Rechnungen:
- Recherche nach Informationen im Unternehmen beschleunigen
- Zeit sparen und dadurch Kerngeschäft stärken
- Dank Vernetzung & Datenmanagement für effizientere Arbeitsprozesse sorgen
- Rechnungen scannen & digitalisieren und dadurch Platz & Kosten sparen
Wir verstehen, wie sensible die Rechnungen sind, die Sie bei uns scannen und digitalisieren lassen möchten. Deswegen ist es uns sehr wichtig, dass Sie wissen, dass Ihre Rechnungen bei uns in guten Händen sind.
Damit wir das gewährleisten können, verwenden wir den ScanLOCK©-Prozess, der aus diesen vier Elementen besteht:
- Vertraulichkeitserklärung
- Archivierung nach ISO 9001
- Aktenvernichtung nach BDSG
- Lokale Datenumgebung
Mithilfe der OCR-, auch optische Texterkennung genannt und ICR-Technologie, intelligente Zeichenerkennung, können Ihre eingescannten Rechnungen auf Wörter, Nummern, Barcodes und alle buchungsrelevanten Rechnungsinformationen ausgelesen werden. So können Sie Ihr digitales Rechnungsarchiv in Sekundenschnelle auf das gewünschte Suchkriterium hin durchsuchen. Lästiges Blättern in Rechnungsordnern gehört der Vergangenheit an. Ihre Daten bekommen durch das Anbinden von OCR und ICR eine höhere Wertigkeit, da sie nun zeitlos konserviert, sowie digital auslesbar sind, Ihnen wertvollen Raum zurückgeben und Sie Zeit für lästiges Suchen sparen. Die OCR/ICR-Technologie kann auf alle gängigen Daten, wie PDF, PNG, JPEG, TIFF, GIF u. v. m. angewendet werden.
Allerdings lassen die meisten Firmen Ihre Rechnungen als PDF-Dateien digitalisieren. Mit einem Datenmanagementsystem (DMS) können Sie Ihre digitalisierten Rechnungen ablegen und archivieren. Zudem können Sie ein neues digitales Verzeichnis bzw. einen Index für Ihre Rechnungen anlegen – nach Rechnungsnummer, Kundennummer, Datum oder anderen gewünschten Kriterien. Wir helfen Ihnen dabei, ein DMS aufzubauen. Wir empfehlen für die digitale Datenverwaltung die Softwarelösungen von ELO oder Docuware. Sie können aber auch mittels einer neu angelegten Ordnerstruktur und Ihrer zusammengefassten PDF-Dateien ein kostengünstiges digitales Archiv für Ihre Rechnungen aufbauen.
Das Scannen und Digitalisieren von Rechnungen ist interessant für Sie, wenn …
- Platz in Ihrem Unternehmen besser genutzt werden soll
- der Suchaufwand bei Daten unternehmensintern reduziert werden soll
- Sie für Ihr Unternehmen ein papierloses Büro anstreben
- Sie Lagerkosten reduzieren möchten
- Sie Ihr Unternehmen digitalisieren möchten
Lassen Sie sich gerne von uns telefonisch beraten.
So erreichen Sie uns:
