Kostenlose Beratung
0800 – 888 24 00
Inhaltsverzeichnis
Unser Archivierungsservice auf einen Blick
✓ Durchsuchbare PDF/A-Dateien
✓ Automatische Indexierung & Sortierung
✓ Übergabe per SFTP oder Datenträger
Erfahrung mit großen Namen
Warum sich ein digitales Archiv lohnt
Platz & Lager-
kosten sparen
Aus Regalmetern werden Gigabytes. Frei werdende Flächen lassen sich als Büro nutzen oder externe Archivmieten entfallen.
Dokumente in
Sekunden finden
Dank OCR-Texterkennung durchsuchen Sie sekundenschnell Ihr gesamtes Archiv nach Rechnungsnummern oder Begriffen.
Zugriff an jedem Standort
Niederlassungen und Abteilungen greifen gleichzeitig über Ihre eigenen Zugriffsrechte auf dieselben Unterlagen zu.
Schutz
vor Verlust
Papier verbrennt, vergilbt oder geht verloren. Digitale Bestände lassen sich sichern und bei Bedarf jederzeit wiederherstellen.
Unser Archivierungsservice im Überblick
Sortierung nach Ihrer Struktur
Ordnerstruktur und Dateibenennung legen wir gemeinsam mit Ihnen fest, zum Beispiel nach Kunde, Jahr oder Dokumentart.
OCR-Texterkennung
Jede Seite wird per OCR durchsuchbar gemacht und als PDF/A gespeichert, dem Standardformat für die Langzeitarchivierung.
Automatische Indexierung
Barcodes trennen Ihre Unterlagen automatisch in einzelne Dokumente. So erhalten Sie statt eines Endlos-PDFs sauber getrennte Dateien.
Professionelles Scannen
Akten, Ordner und Belege bis DIN A3 sowie Pläne und Großformate bis 110 cm Breite, mit Vorbereitung wie Entklammern und Sortieren.
So erhalten Sie Ihr digitales Archiv
Persönlicher SFTP-Zugang zu unserer Cloud
Externe Festplatte (1 TB)
USB-Stick
DVD
Und die Originale? Wir senden Ihre Unterlagen zurück oder lassen sie über unseren Partner REISSWOLF datenschutzkonform nach ISO/IEC 21964 (früher DIN 66399) vernichten. Mehr dazu unter Aktenvernichtung.
In fünf Schritten zum digitalen Archiv
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1Beratung & AngebotWir klären Menge, Formate, Ordnerstruktur und Übergabeweg und erstellen Ihr individuelles Angebot.
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2Sicherer TransportIhre Unterlagen kommen per Versand zu uns und sind durch unser Sicherheitskonzept ScanLOCK© geschützt.
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3Vorbereitung & ScanWir entklammern, sortieren und scannen Ihre Dokumente in der vereinbarten Qualität.
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4OCR & IndexierungTexterkennung, automatische Dokumententrennung, Benennung und Sortierung nach Ihrer Struktur.
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5Übergabe & OriginaleSie erhalten Ihr Archiv per SFTP oder Datenträger. Die Originale senden wir zurück oder lassen sie vernichten.
Alle Details zum Prozess: Scan-Prozess & Ablauf
Diese Unterlagen archivieren wir für Sie
Preise inkl. MwSt. als Aufpreis zum jeweiligen Scanpreis. Alle Konditionen finden Sie in unserer Preisübersicht.
Wo wird das digitale Archiv gespeichert?
| Netzlaufwerk / NAS | Archiv- oder DMS-Software | Cloud-Archiv | |
|---|---|---|---|
| Geeignet für | Kleine Betriebe, überschaubare Bestände | Mittelstand und große Unternehmen | Mehrere Standorte, mobiles Arbeiten |
| Suche | Volltextsuche über das Betriebssystem | Volltext und Indexfelder | Volltext, je nach Anbieter auch Indexfelder |
| Revisionssicherheit | Nur mit zusätzlichen Maßnahmen | In der Regel integriert | Abhängig vom Anbieter |
| Aufwand | Gering | Einführung und Lizenzen | Laufende Gebühren |
So sieht ein gut strukturiertes digitales Archiv aus
Noch offene Fragen?
Digitale Archivierung (auch elektronische Archivierung oder Dokumentenarchivierung) bezeichnet die langfristige, geordnete und unveränderbare Aufbewahrung von Dokumenten in elektronischer Form. Papierunterlagen werden dazu gescannt, per Texterkennung durchsuchbar gemacht, mit Suchmerkmalen (Indexdaten) versehen und so abgelegt, dass sie über die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar und auffindbar bleiben.
ScanProfi übernimmt Scan, OCR-Texterkennung, Indexierung, Sortierung und die sichere Übergabe Ihrer Daten. Unsere Arbeitsweise orientiert sich dabei an den Anforderungen der GoBD. Die ordnungsgemäße Aufbewahrung, die Verfahrensdokumentation und die revisionssichere Speicherung liegen in der Verantwortung Ihres Unternehmens. Stimmen Sie das Vorgehen am besten vorab mit Ihrer Steuerberatung ab.
Standard für die Archivierung ist ein durchsuchbares PDF/A. Dieses Format ist für die Langzeitarchivierung ausgelegt und lässt sich auch in vielen Jahren noch zuverlässig öffnen.
Barcodes markieren, wo ein Dokument endet und das nächste beginnt. Unsere Software trennt die Scans daran automatisch in einzelne Dateien und legt sie in der vereinbarten Struktur ab. Mehr zum Thema: Indexierung.
Vom Transport bis zur Übergabe schützt unser Sicherheitskonzept ScanLOCK© Ihre Unterlagen und Daten. Alle Maßnahmen im Detail: Datenschutz & Sicherheit.
Lassen Sie sich gerne von uns telefonisch beraten.
So erreichen Sie uns:
Kundenservice
WhatsApp
(Montag - Donnerstag: 08:00 Uhr - 16:00 Uhr)
(Freitag: 08:00 Uhr - 14:00 Uhr)
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Kostenlose Telefon-Hotline
(Montag - Donnerstag: 08:00 Uhr - 16:00 Uhr)
(Freitag: 08:00 Uhr - 14:00 Uhr)
(Freitag: 08:00 Uhr - 14:00 Uhr)
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