Wie scannt man? – Schritt-für-Schritt-Anleitung

Wie scannt man Dokumente oder alte Erinnerungsfotos? Ob wichtige Unterlagen oder vergilbte Fotos, mit einem Scanner oder sogar mit dem Smartphone lassen sich Dokumente ganz einfach in digitale Dateien verwandeln. In diesem Beitrag erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie richtig scannen, welche Geräte und Programme sich dafür eignen und worauf Sie achten sollten.

Definition: Wie scannt man?

Beim Scannen wird ein analoges Dokument, zum Beispiel ein Foto, ein Brief oder eine Rechnung, mithilfe eines Scanners oder einer App digital erfasst. Dabei entsteht eine Datei, die Sie am Computer oder Smartphone speichern, bearbeiten oder versenden können.

Das Scannen ersetzt das Kopieren auf Papier durch eine digitale Kopie, die dauerhaft gesichert, einfach archiviert und bei Bedarf weiterverwendet werden kann.

Welche Geräte eignen sich zum Scannen?

Zum Scannen stehen Ihnen heute mehrere Gerätetypen zur Verfügung, vom klassischen Scanner bis hin zur praktischen App auf dem Smartphone. Je nachdem, was und wie oft Sie scannen möchten, bietet sich eine andere Lösung an.

Die folgende Übersicht zeigt die Vorteile der einzelnen Geräte:

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung dazu, wie man scannt:

• Vorbereitung: Legen Sie das Dokument oder Foto glatt auf eine saubere, trockene Oberfläche. Entfernen Sie Staub oder Knicke, um ein sauberes Scanergebnis zu erzielen. Öffnen Sie das Scannerprogramm oder Ihre Scan-App.
• Positionieren: Platzieren Sie das Papier mit der bedruckten Seite nach unten auf dem Vorlagenglas, möglichst gerade, an den Markierungen ausgerichtet. Beim Handy achten Sie auf ausreichend Licht und halten Sie das Gerät parallel über das Dokument.
• Einstellung wählen: Wählen Sie Auflösung, Farbmodus (Farbe, Graustufen oder Schwarzweiß) und Dateiformat (PDF oder JPEG) passend zum Einsatzzweck. Für Texte empfehlen sich 300 DPI, für Fotos 600 DPI oder mehr.
• Scan starten: Starten Sie den Scanvorgang per Knopfdruck am Gerät, in der Software oder in der App. Kontrollieren Sie anschließend das Ergebnis in der Vorschau, bei Bedarf neu positionieren oder nachjustieren.
• Speichern und benennen: Speichern Sie die Datei unter einem verständlichen Namen, z. B. „Lebenslauf_Mustermann_2025.pdf“. Legen Sie einen gut auffindbaren Speicherort fest, z. B. in einem Ordner „Scans“ oder direkt auf dem Desktop.

Die richtigen Scan-Einstellungen

Nicht jeder Scan ist gleich. Je nachdem, ob Sie ein Foto, ein Dokument oder eine Grafik digitalisieren möchten, und ob das Ergebnis gedruckt, verschickt oder archiviert werden soll, unterscheiden sich die idealen Einstellungen.

Drei wichtige Einstellungen im Überblick:

• Auflösung: Auf Mac-Rechnern wird die Bildauflösung in DPI (Dot per Inch) angegeben, auf Windows-Rechnern oft in Pixeln pro Fläche. Grundsätzlich gilt: Je höher die DPI-Zahl, desto detailreicher das Scanergebnis, aber auch die Dateigröße wird größer.
• Farbmodus: Möchten Sie das Scanergebnis später ausdrucken, wählen Sie CMYK. Soll es nur digital gespeichert oder verschickt werden, reicht der Farbmodus RGB.
• Dateiformat und Qualität: Achten Sie auf ein gängiges Format wie PDF oder JPEG. Für Texte empfiehlt sich PDF, für Fotos meist JPEG. Die Qualität hängt von Auflösung, Farbmodus und Scanner-Einstellungen ab.

Nachfolgend finden Sie typische Scan-Situationen, mit Empfehlungen für die passenden Einstellungen.

Häufige Spezialfälle beim Scannen

Neben klassischen Dokumenten und Fotos gibt es einige Situationen, bei denen das Scannen besondere Anforderungen stellt. Hier finden Sie kompakte Tipps für typische Sonderfälle:

Wenn Sie keinen geeigneten Scanner besitzen oder große Mengen an Dokumenten scannen und digitalisieren möchten, können Sie den Scan auch bequem an einen Scandienstleister wie ScanProfi abgeben. Dort werden Ihre Dokumente professionell eingescannt, nach Wunsch als mehrseitige PDF, mit OCR Texterkennung oder zur digitalen Archivierung aufbereitet, ideal für Bewerbungen, Archive oder Erinnerungsfotos.

Scannen mit Software oder App

Egal ob auf dem Computer oder mit dem Smartphone für das Scannen stehen viele Programme und Apps zur Verfügung. Manche sind bereits vorinstalliert, andere bieten zusätzliche Funktionen wie Texterkennung oder Stapelverarbeitung. Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Scan-Programme, sortiert nach Gerätetyp und Einsatzzweck:

Nach dem Scannen lässt sich die Qualität eines Bildes häufig noch verbessern: Farben optimieren, Flecken entfernen oder die Datei verkleinern. Dafür können Sie folgende kostenfreie Programme nutzen:

Wie scannt man mit verschiedenen Geräten?

Je nachdem, ob Sie mit einem Marken-Gerät, einem Multifunktionsdrucker oder einem vernetzten Kopierer scannen, unterscheidet sich der Ablauf leicht. Im Folgenden finden Sie die häufigsten Marken.

Tipps für ein besseres Scan-Ergebnis

Mit ein paar einfachen Maßnahmen können Sie die Qualität Ihrer Scans deutlich verbessern, ganz unabhängig vom Gerät:

• Dokument richtig platzieren: Legen Sie das Papier möglichst gerade und plan auf das Vorlagenglas. Nutzen Sie die Markierungen am Rand zur Orientierung. Bei Fotos empfiehlt sich ein kleiner Abstand zum Rand des Glases, um Schatten zu vermeiden.
• Auf Staub und Fingerabdrücke achten: Reinigen Sie die Glasplatte regelmäßig mit einem weichen, fusselfreien Tuch. Auch das Original sollte sauber und frei von Knicken sein, das verhindert unscharfe Stellen und Schlieren im Scan.
• Für gute Lichtverhältnisse sorgen (bei Handy-Scans): Wenn Sie mit dem Smartphone scannen, achten Sie auf ausreichend, gleichmäßiges Licht, idealerweise Tageslicht. Vermeiden Sie Schatten oder Spiegelungen durch direkte Lichtquellen.
• Den richtigen Kontrast wählen: Für Texte und Belege lohnt sich ein hoher Kontrast oder der Schwarzweiß-Modus, besonders, wenn Sie später eine Texterkennung (OCR) verwenden möchten. Farbige Inhalte sollten in Graustufen oder Farbe gescannt werden, um Details zu erhalten.
• Scans nachbearbeiten: Kleine Fehler lassen sich mit einem Bildbearbeitungsprogramm leicht korrigieren: zuschneiden, Helligkeit anpassen oder Flecken entfernen. Für PDF-Dateien gibt es auch kostenlose Tools, um Seiten zu drehen oder zu sortieren.
• Mehrere Seiten zusammenführen: Wenn Sie ein mehrseitiges Dokument scannen, speichern Sie es als eine einzige PDF-Datei. Viele Scanner-Programme und Apps bieten dafür eine „Mehrseiten-PDF“-Funktion. Alternativ helfen Tools wie Adobe Scan, NAPS2 oder PDF24.

Häufige Probleme beim Scannen & Lösungen

Manchmal klappt das Scannen nicht auf Anhieb. Hier finden Sie typische Probleme und was Sie dagegen tun können:

Mehrere Seiten als PDF scannen

Mit diesen Schritten geht das Scannen von mehreren Seiten in einer einzigen Datei ganz einfach:

1. Mehrseitiges PDF aktivieren: Wählen Sie in Ihrer Scan-Software das Format „PDF (mehrseitig)“ oder eine ähnliche Option wie „Alle Seiten in einer Datei speichern“.
2. Seiten einzeln scannen oder Einzug nutzen: Legen Sie jede Seite nacheinander auf den Scanner oder verwenden Sie ein Gerät mit automatischem Einzug, wenn Sie viele Blätter haben.
3. Speichern: Klicken Sie nach dem letzten Scan auf „Fertigstellen“ oder „PDF speichern“ – fertig ist Ihr zusammenhängendes Dokument.

Scannen mit dem Handy

Wenn sie unterwegs oder zu Hause ohne Scanner scannen möchten, geht das problemlos mit dem Smartphone und einer passenden App. Beliebte Scan-Apps für Android und iOS sind:

So funktioniert das Scannen mit dem Handy: Öffnen Sie die App → fotografieren Sie das Dokument → speichern Sie es als PDF oder Bild.

Achten Sie dabei auf gutes Licht und eine stabile Hand, so bleibt der Scan scharf und lesbar.