OCR-Texterkennung

Durchsuchbare, maschinenlesbare Texte in Ihrem Dokument

✓ Durchsuchbare PDF/A-Dateien

✓ Auch für bereits gescannte Dateien

✓ DSGVO-konforme Verarbeitung

Jetzt anfragen

Zu den Scan-Infos

Was ist OCR-Texterkennung?

OCR (Optical Character Recognition, deutsch: optische Zeichenerkennung) ist eine Software-Technik, die Buchstaben, Ziffern und Satzzeichen in einem gescannten Bild erkennt und in maschinenlesbaren Text umwandelt. Das Ergebnis ist ein PDF, in dem Sie nach Begriffen suchen und Text markieren oder kopieren können.

Ein Scan allein ist zunächst nur ein Foto Ihrer Seite. Erst die Texterkennung macht aus diesem Bild ein Dokument, mit dem Sie arbeiten können. Bei ScanProfi buchen Sie die OCR-Texterkennung als Zusatzleistung zu Ihrem Scanauftrag. Wir statten aber auch Dateien, die Sie bereits selbst gescannt haben, nachträglich damit aus.

Bild-PDF oder durchsuchbares PDF: Der Unterschied

Auf den ersten Blick sehen beide Dateien identisch aus. Die OCR-Software legt den erkannten Text als unsichtbare Ebene hinter das Scanbild. Das Erscheinungsbild Ihres Dokuments bleibt also unverändert, doch erst die Textebene macht den Inhalt auffindbar.

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So funktioniert die OCR-Texterkennung

Vom Papier zum durchsuchbaren Dokument sind es vier Schritte. Wir übernehmen sie für Sie, vom Scan bis zur fertigen Datei.

  • 1
    ScannenIhre Unterlagen werden von uns mit professioneller Scantechnik per Einzugsscanner, Auflagescanner oder Buchscanner digitalisiert.
  • 2
    BildaufbereitungDie Software richtet schiefe Seiten aus und optimiert Kontrast und Schärfe. Je klarer die Zeichen, desto zuverlässiger die Erkennung.
  • 3
    ZeichenerkennungDie OCR-Software erfasst Buchstaben, Ziffern und Wörter und wandelt diese in maschinenlesbare, bearbeitbare Daten um.
  • 4
    Ausgabe als PDF/ADie Ausgabe Ihrer Datei erfolgt in PDF/A. DIe Datei ist nun durchsuchbar und für die Langzeitarchivierung geeignet.

Mehr zu unseren Scanverfahren finden Sie unter Verfügbare Technologien.

Unterschiede zwischen OCR- und ICR-Technologie

Neben OCR taucht häufig der Begriff ICR (Intelligent Character Recognition, deutsch: intelligente Zeichenerkennung) auf. Beide Verfahren wandeln Zeichen in digitalen Text um, sind aber für unterschiedliche Vorlagen gemacht.

Merkmal OCR ICR
Bedeutung Optical Character Recognition
(optische Zeichenerkennung) 		Intelligent Character Recognition
(intelligente Zeichenerkennung)
Erkennt Gedruckte und maschinengeschriebene Texte sowie
gleichmäßige Druckbuchstaben 		Handschriftliche Einträge mit individuellen Schreibweisen
Verfahren Abgleich mit bekannten Schriftarten und Zeichenformen Lernende Verfahren, die auf unterschiedliche Handschriften
trainiert werden
Typischer Einsatz Akten, Rechnungen, Verträge, Bücher, Pläne Formulare, Fragebögen, Antwortkarten
Verlässlichkeit Bei guter Vorlagenqualität sehr hoch Stark abhängig von der Schreibweise, meist mit manueller Nachkontrolle
Bei ScanProfi Standardverfahren Nicht als eigene Leistung angeboten

Und was gilt für handschriftliche Unterlagen?

Wir setzen auf OCR. Handschriftliche Einträge in klaren Druckbuchstaben, etwa ausgefüllte Formularfelder oder Notizen, erkennt unsere OCR in der Regel zuverlässig. Für Schreibschrift bieten wir bewusst keine Texterkennung an, da die Ergebnisse zu stark schwanken.

Digitalisieren können Sie handschriftliche Unterlagen bei uns trotzdem: als hochwertigen Scan mit originalgetreuer Wiedergabe, nur ohne durchsuchbaren Text.

OCR-Texterkennung bei ScanProfi

Ob Papierakte oder bereits eingescannte Datei: Wir machen Ihre Unterlagen durchsuchbar, auch bei großen Beständen.

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Scannen mit OCR-Texterkennung

Sie senden uns Ihre Papierunterlagen, wir scannen sie und statten sie direkt mit Texterkennung aus. Die OCR buchen Sie als Zusatzleistung zu Ihrem Scanauftrag.

✓ Für Akten, Ordner, Rechnungen, Bücher und Pläne

✓ Ausgabe als durchsuchbare PDF/A-Datei

✓ Transparente Aufpreise gemäß Preisliste

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OCR für bereits gescannte Dateien

Sie haben Ihre Unterlagen schon eingescannt, können aber nicht darin suchen? Wir versehen Ihre vorhandenen Scans nachträglich mit einer Texterkennung.

✓ Übergabe: Datenträger/verschlüsselte Übertragung

✓ Auch für mehrere Tausend Dateien geeignet

✓ Rückgabe als durchsuchbare PDF/A-Dateien

Einsatzbereiche und Preise

Die OCR-Texterkennung lässt sich zu fast jedem Scanauftrag für Printmedien dazubuchen. Den Aufpreis sehen Sie vorab.

OCR-Texterkennung-Einsatzbereiche-und-Preise-Ordner

Ordner

2,00 €

pro Ordner

Ordner digitalisieren

OCR-Texterkennung-Einsatzbereiche-und-Preise-Bücher

Bücher

0,03 €

pro Seite

Bücher digitalisieren

OCR-Texterkennung-Einsatzbereiche-und-Preise-Pläne-Zeichnungen-Großformate

Pläne und Großformate

3,50 €

pro Stück

Großformate scannen

OCR-Texterkennung-Einsatzbereiche-und-Preise-Akten-Dokumente

Akten und Dokumente

Auf Anfrage

individuelles Angebot

Dokumente digitalisieren

OCR-Texterkennung-Einsatzbereiche-und-Preise-Belege-Rechnungen

Rechnungen und Belege

Auf Anfrage

individuelles Angebot

Rechnungen digitalisieren

OCR-Texterkennung-Einsatzbereiche-und-Preise-Bereits-gescannte-Dateien

Bereits gescannte Dateien

Auf Anfrage

abhängig von Menge und Dateiformat

Angebot anfragen

Preise inkl. MwSt. als Aufpreis zum jeweiligen Scanpreis. Alle Konditionen finden Sie in unserer Preisübersicht.

Was OCR leisten kann und wo ihre Grenzen liegen

Damit Sie wissen, was Sie erwartet: Die Qualität der Texterkennung hängt vor allem von Schrift und Zustand der Vorlage ab.

Zuverlässig erkannt

✓ Gedruckte und maschinengeschriebene Texte

✓ Handschrift in klaren Druckbuchstaben

✓ Gängige Schriftarten in lateinischer Schrift

✓ Zahlreiche Sprachen, Dokumentsprache stellen wir ein

Nicht oder nur eingeschränkt möglich

✗ Handschrift in Schreibschrift

✗ Altdeutsche Schriften wie Fraktur, Kurrent oder Sütterlin

✗ Arabische und vergleichbare Schriftsysteme

⚠ Stark verblasste, verschmutzte oder beschädigte Vorlagen

OCR-Texterkennung-Was-OCR-leisten-kann-gut-zu-wissen

Gut zu wissen: Auch Unterlagen, deren Schrift die OCR nicht lesen kann, digitalisieren wir in voller Scanqualität. Die Texterkennung ist ein zusätzlicher Nutzen, keine Voraussetzung. Maßgeblich bleibt immer das Scanbild. Einzelne Erkennungsfehler in der Textebene sind auch bei guten Vorlagen möglich.

Sind Sie unsicher, ob sich Ihre Unterlagen eignen? Fragen Sie uns – wir prüfen es gern vorab.

OCR selbst machen oder machen lassen?

Für einzelne PDFs reicht oft ein Programm am eigenen Rechner. Bei größeren Beständen oder sensiblen Unterlagen lohnt sich der Vergleich.

Kriterium Kostenlose Online-Tools Eigene OCR-Software ScanProfi
Geeignet für Einzelne Dateien Regelmäßige, überschaubare Mengen Große Bestände, Papier und Dateien
Scannen Selbst Selbst Übernehmen wir
Kosten Kostenlos, oft mit Datei- oder Seitenlimit Lizenzkosten und Arbeitszeit Fester Aufpreis pro Ordner, Seite oder Plan
Datenschutz Upload auf Server Dritter Lokale Verarbeitung DSGVO-konform, mit Vertraulichkeitserklärung
Archivformat PDF/A Nur teilweise Je nach Programm Standard

Erfahrung mit großen Namen

Wir haben bereits diese bekannten Unternehmen und noch viele mehr erfolgreich auf ihrem Weg zur Digitalisierung begleitet

OCR-Texterkennung Kooperationen

Automatisierte Indexierung mit Barcodes

Automatisierte Indexierung ist eine geeignete Methode, um Ordnung in Ihre Dateien und Dokumente zu bringen. Mit Barcodes teilen wir Ihren Scanbestand schon beim Scannen automatisch in einzelne Vorgänge auf, zum Beispiel nach Kunde, Fall oder Jahrgang. Die automatisierte Indexierung ist bei uns kostenlos.

OCR-Texterkennung-automatisierte-Indexierung-sauber-zugeordnet

Barcode setzen

Ein Barcode auf einem Trennblatt oder Aufkleber markiert den Beginn eines neuen Vorgangs.

OCR-Texterkennung-automatisierte-Indexierung-automatisch-trennen

Automatisch trennen

Beim Scannen erkennt die Software jeden Barcode und trennt den Seitenstrom an genau dieser Stelle.

OCR-Texterkennung-automatisierte-Indexierung-Barcode-setzen

Sauber zugeordnet

Jeder Abschnitt wird als eigene Datei gespeichert und dem hinterlegten Vorgang zugeordnet.

Sollen Dokumente nach weiteren Kriterien wie Datum oder Aktenzeichen erfasst werden, ergänzen wir die automatisierte auf Wunsch durch eine manuelle Indexierung.

Datenschutz bei der Texterkennung

Durchsuchbare Dokumente sind wertvoll, auch für Unbefugte. Deshalb verarbeiten wir Ihre Unterlagen nach den Vorgaben der DSGVO und unserem Sicherheitskonzept ScanLOCK©.

OCR-Texterkennung-Datenschutz-Vertraulichkeitserklärung

Vertraulichkeits-
­erklärung

OCR-Texterkennung-Datenschutz-abgesicherte-Umgebung

Abgesicherte Umgebung

OCR-Texterkennung-Datenschutz-verschlüsselte-Übertragung

Verschlüsselte Übertragung

OCR-Texterkennung-Datenschutz-Vernichtung

Sichere Vernichtung

Alle Details: Datenschutz & Sicherheit · Aktenvernichtung

Noch offene Fragen?

Wie bietet ScanProfi OCR-Software an?

ScanProfi bietet die Texterkennung als Dienstleistung an. Sie buchen die OCR als Zusatzleistung zu Ihrem Scanauftrag, wir scannen Ihre Unterlagen mit unserer Profisoftware und geben sie Ihnen als durchsuchbare PDF/A-Dateien zurück. Dasselbe gilt für Dateien, die Sie bereits selbst eingescannt haben: Auch diese statten wir nachträglich mit einer Texterkennung aus. Eine eigene Lizenz brauchen Sie dafür nicht.

Was sind die Vorteile beim OCR-Scannen vom Profi?

  • Sie selbst haben so gut wie keine Arbeit. Es müssen lediglich die zu scannenden Unterlagen zusammengestellt werden, den Rest übernimmt der Profi.
  • Sie sparen sich die Ausgaben für eine professionelle OCR-Software, die mehrere tausend Euro beträgt
  • Qualitativ hochwertiges Ergebnis, mit dem Sie direkt arbeiten können
  • Geschulte Mitarbeiter, die Ihnen bei allen Fragen weiterhelfen können
  • Auch Dokumente, Belege oder Zeichnungen in schwierigen Formaten können gescannt werden

Wie wird der Datenschutz gewährleistet?

ScanProfi richtet sich bei jeden Arbeitsschritt nach den Vorgaben des Sicherheitsverfahren ScanLOCK©.

Der ScanLOCK©-Prozess im Überblick

1. Unterzeichnung einer Vertraulichkeitserklärung zur Diskretion

2. Modernstem Sicherheitskonzept ISO 9001 zur Archivierung

3. Barrierefreiheit als Digitalisierungsgrundlage

4. Abgesicherte lokale Datenumgebung beim Digitalisieren

5. OCR-Technologie zur digitalen Texterkennung

6. Vernichtung der Akten streng nach Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

Somit sind Ihre sensiblen Daten bei jedem Arbeitsschritt sicher vor Missbrauch durch Dritte.

Was ist OCR-Texterkennung?

OCR steht für Optical Character Recognition, auf Deutsch optische Zeichenerkennung. Die Software erkennt Buchstaben, Ziffern und Satzzeichen in einem gescannten Bild und wandelt sie in maschinenlesbaren Text um. So entsteht ein PDF, in dem Sie suchen und Text kopieren können.

Können Sie bereits gescannte PDFs nachträglich durchsuchbar machen?

Ja. Sie stellen uns Ihre Dateien auf einem Datenträger oder per verschlüsselter Übertragung bereit. Wir versehen sie mit einer Texterkennung und geben sie Ihnen als durchsuchbare PDF/A-Dateien zurück. Den Preis erfahren Sie in einem individuellen Angebot.

Lassen Sie sich gerne von uns telefonisch beraten.
So erreichen Sie uns:
anfrage@scan-profi.de
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