Digitales Dokumentenmanagement
Wir leben im Informationszeitalter, indem die Flut an Informationen, Dokumenten und Daten stetig wächst. Während Archivräumlichkeiten früher meist ausgereicht haben, um relevante Dokumente zu verwalten, gilt die physische Verwaltung von Akten inzwischen als veraltet. Digitales Dokumentenmanagement heißt das Zauberwort im 21. Jahrhundert, welches Unternehmen eine effiziente, schnelle und optimierte Verwaltung von Daten erlaubt.
Digitales Dokumentenmanagement – Die wichtigsten Fragen & Antworten
Das Dokumentenmanagement umfasst die Erstellung und Bearbeitung, die intelligente Verteilung, die Ein- und Ausgabe sowie Archivierung von und Suche nach Dokumenten. Hauptziele: Verkürzte Durchlaufzeiten, schnellere Bereitstellung von benötigten Informationen und erhöhte Arbeitsproduktivität.
Alle eingehenden Dokumente werden von DMS in einem zentralen, für alle über das Netzwerk erreichbaren Archiv gespeichert. Metadaten der Dokumente und Dateien werden in einer Wissensdatenbank hinterlegt.
Digitalisierte Daten haben einige Vorteile gegenüber analogen Daten in Papierform. Sie lassen sich einfach verschicken, transportieren und sichern. Außerdem benötigen Dokumente in Papierform jede Menge Platz. Bei großen Dokumentenbeständen macht sich das schnell bemerkbar.
Selbstverständlich lassen sich digitale Dokumente schnell wieder in Papierform zurück überführen. Drucken Sie die benötigten Dokumente einfach aus, falls Sie sie für eine Konferenz oder einen bestimmten Anlass benötigen.
Digitales Dokumentenmanagement – Erklärung
In Unternehmen muss eine Vielzahl an Dokumenten verwaltet werden. Ob Rechnungen, Bestellungen, Lieferpapiere, Verträge, Artikellisten, Tabellen, Protokolle, Broschüren, Belege oder Präsentationen – die Daten- und Dokumentenflut ist gerade in den letzten Jahren sprunghaft angestiegen. Hinzu kommen verschiedene Formen von Dokumenten – es gibt sowohl analoge (in Papierform) als auch digitale Dokumente (in den unterschiedlichsten Dateiformaten und Versionen). Die Digitalisierung schreitet unterdessen immer weiter voran und bringt ganz neue Anforderungen für das Informationsmanagement mit sich – ganz unabhängig von der Größe des jeweiligen Unternehmens. Diese Masse an Dokumenten muss natürlich ordentlich und gesetzeskonform abgelegt werden. Doch wie wird man dieser Flut an Dateien Herr, ohne dabei den Überblick zu verlieren?
Für die Dokumentenverwaltung ist ein effizientes Dokumentenmanagement essenziell. Zum Dokumentenmanagement gehören die Erstellung und Bearbeitung, eine smarte Verteilung, die Ein- und Ausgabe und die Archivierung von und die Suche nach Dokumenten. Um die wachsende Dokumentenflut in den nächsten Jahren in den Griff zu bekommen, empfiehlt sich digitales Dokumentenmanagement. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wird durch eine Software unterstützt. Elektronische und digitalisierte geschäftsrelevante Dokumente werden in diesem System mittels Datenbank verwaltet. Dokumente jeglicher Art und aus verschiedensten Quellen werden zentral abgespeichert. Digitales Dokumentenmanagement organisiert und koordiniert die Erstellung, Überarbeitung, Überwachung und Verteilung von Dokumenten über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg. Die digitale Archivierung bildet das Herzstück von DMS.
Die 6 wichtigsten Gründe für digitales Dokumentenmanagement
Wir leben in Zeiten des digitalen Wandels. Zahlreiche Veränderungen gehen mit der Digitalisierung 4.0 einher. So nimmt beispielsweise die Dokumenten- und Datenflut im Informationszeitalter immer weiter zu. Herkömmliche Datenablage reicht längst nicht mehr aus, um dieser Flut Herr zu werden. Analoge Datenablage führt häufig ins Chaos und schadet den Unternehmen mehr, als es nützt. Wenn Sie nicht bereits auf digitales Dokumentenmanagement umgestiegen sind, sprechen zahlreiche überzeugende Gründe dafür. Das sind die 6 wichtigsten Gründe für digitales Dokumentenmanagement:
1. Sie sparen wertvolle Zeit
Alle geschäftsrelevanten elektronischen Dokumente werden durch digitales Dokumentenmanagement zentral gespeichert und verwaltet. Sie müssen einfach nur ein bestimmtes Schlagwort in der Volltextsuche eingeben sowie die Filter- und Sortierungsmöglichkeiten nutzen und schon ist jedes Dokument sofort auffindbar und verfügbar. Ganz unabhängig vom jeweiligen Format, der Datenquelle, der verwendeten Hardware oder dem Aufenthaltsort des Mitarbeiters. Schluss mit dem zeitraubenden und nervenaufreibenden Durchsuchen von Aktenschränken und physischen Ordnern!
2. Materialverbrauch und -kosten sinken
Papierberge, die sich stapeln, verbrauchen Platz. Das ständige Wechseln von Druckertonern kostet viel Geld. Digitales Dokumentenmanagement reduziert diesen Papier- und Druckertonerverbrauch erheblich. DMS spart Geld und leistet darüber hinaus einen wichtigen Beitrag zur Nachhaltigkeit.
3. Sie gewinnen neuen Platz
Physische Archive gehören mit DMS der Vergangenheit an. Alle Dokumente des Unternehmens haben im virtuellen Aktenschrank Platz. Die Kosten für Archivräumlichkeiten können auf diese Weise eingespart werden. Sie können die neu gewonnen Räumlichkeiten allerdings auch für andere, kreative Zwecke nutzen.
4. DMS fördert Zusammenarbeit und Transparenz
Das gleichzeitige Aufrufen/Bearbeiten/Teilen von Dokumenten stellt mit DMS kein Problem mehr dar. Mit Hilfe der Dokumentenhistorie erhalten Mitarbeiter Einblick, wer wann an welchem Dokument gearbeitet hat und welche Dinge geändert wurden. Dokumente können nicht mehr verloren gehen. Außerdem gewährleistet digitales Dokumentenmanagement Transparenz und erleichtert die Zusammenarbeit unter den Mitarbeitern erheblich.
5. Erhöhte Kundenzufriedenheit
Digitales Dokumentenmanagement erhöht die Kundenzufriedenheit. Die Wahrscheinlichkeit, dass bei der Bearbeitung eines Auftrages etwas vergessen wird, etwas nicht dokumentiert oder ein Fehler gemacht wird, verringert sich erheblich. Durch automatisiertes Versenden von Wiedervorlageterminen und Fristen an den richtigen Bearbeiter werden unnötige Verzögerungen/Missverständnisse etc. vermieden. Alle Dokumente können von den Mitarbeitern außerdem unverzüglich zu einem Auftrag aufgerufen werden. So können Sie dem Kunden leichter Auskunft über den aktuellen Bearbeitungsstand geben. Ein schnellerer und besserer Kundenservice wird durch digitales Dokumentenmanagement gewährleistet.
6. Vereinfachte Betriebsprüfung durch digitales Dokumentenmanagement
Digitales Dokumentenmanagement erleichtert es den Mitarbeitern, rasch auf relevante Dokumente zuzugreifen. Der Prüfer vom Finanzamt hat so direkten Zugriff auf alle benötigten Daten. Die Einhaltung der GoBD-Vorschriften wird durch die Verfahrensdokumentation für die Rechnungsbearbeitung und -archivierung zuverlässig und einfach nachgewiesen. Der Prüfprozess wird erheblich verkürzt und erleichtert.
Die richtige Dokumentenmanagement Software
Für digitales Dokumentenmanagement sprechen viele überzeugende Gründe. Eine DMS-Software muss allerdings auch gewisse Anforderungen erfüllen, um dem Unternehmen auch wirklich einen Mehrwert zu liefern. Zu den wichtigsten Anforderungen zählen:
| Intuitive Bedienbarkeit |
| Geringer Suchaufwand |
| Unkomplizierte Erfassung von Belegen |
| Übersichtliche, zentrale & sichere Ablage von Dokumenten |
| Einbezug von Geschäftsprozessen |
| Standortübergreifender Zugriff auf Dokumente |
| GoBD-konforme Aufbewahrung |
Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements
Die digitale Verwaltung von Dokumenten mittels DMS bringt zahlreiche Vorteile mit sich:
| Rascher Zugriff auf Informationen in der Wissensdatenbank | Weniger Dokumentenverlust |
| Optimierung von Arbeits- und Dokumentenprozessen | Wegfall von Verteilerkopien |
| Erhöhte Transparenz durch verbesserte Controllingmöglichkeiten | Kostenreduktion |
| Verbesserter Kundenservice | Weniger Platzbedarf |
| Höhere Qualität der Vorgangsbearbeitung | Entlastung von E-Mail-Systemen |
| Fehlerminimierung | Vereinfachte Einhaltung von GoBD, DSGVO, HIPAA u.a. |
| Höhere Dokumentensicherheit | Mehr Transparenz |
| Verbesserte Zusammenarbeit unter den Mitarbeitern | Steigerung der Mitarbeitermotivation |
Zusammenfassung
Digitales Dokumentenmanagement bringt zahlreiche Vorteile mit sich. DMS ermöglicht einen schnellen Zugriff auf Informationen und speichert relevante Daten zentral und sicher ab. Die Transparenz wird durch digitales Dokumentenmanagement erhöht. Mitarbeiter können jederzeit einsehen, wer wie wann an einem bestimmten Dokument gearbeitet hat. Die Zusammenarbeit unter den Mitarbeitern wird durch digitales Dokumentenmanagement erheblich erleichtert. Außerdem können Mitarbeiter völlig flexibel und ortsunabhängig auf benötigte Daten zugreifen. Doch nicht nur die Mitarbeitermotivation und Zusammenarbeit wird gefördert – auch der Kundenservice wird durch digitales Dokumentenmanagement optimiert. Steigen Sie jetzt auf digitales Dokumentenmanagement um. So bleiben Sie wettbewerbsfähig und genießen zahlreiche Vorteile.