Texterkennung PDF – Definition, Prozess & Vorteile

Dokumente einzuscannen, ist in der heutigen Zeit alltäglich geworden. Im Privaten werden viele Unterlagen als einfache Bilddateien eingescannt. In den meisten Fällen ist es jedoch hilfreich, wenn der Text nicht als bloße Farbpunkte auf einem Hintergrund abgebildet wird, sondern die Zeichen und Buchstaben auch als solche erkannt werden. Hierzu wird eine OCR-Software verwendet, um die Texterkennung in PDF-Dateien möglich zu machen.

Definition: Texterkennung PDF

Texterkennung einer PDF wird über eine OCR-Software (Optical Character Recognition) umgesetzt. Dabei erkennt der Scanner, genauer gesagt das dazugehörige Programm, die Buchstaben, Zahlen und Zeichen auf dem zu scannenden Dokument und wandelt diese in digital lesbaren Text um. Auch bereits digitalisierten Dokumenten, welche keine Texterkennung besitzen, kann diese hinzugefügt werden.

Prozess

Der Prozess der Texterkennung in PDFs basiert auf KI (künstlicher Intelligenz). Von PDF-Unterlagen bis zu mobilen gescannten Daten – der Einsatz der OCR-Technik zum Aufbau des strukturierten digitalen Archivs verläuft grundsätzlich in folgenden Schritten:

1. • 1. Scannen
        Der erste Schritt, wenn ein Papierdokument vorliegt, ist, dieses einzuscannen. Dafür eignet sich jeder gewöhnliche Scanner, da die Software lediglich mit der eingescannten Datei arbeitet. Je besser die Qualität und der Kontrast, desto einfacher kann das Programm im Nachhinein mit der Datei arbeiten.
     2. Layoutanalyse
        Zur Vorbereitung für das OCR-Programm muss der Scan entsprechend vorbereitet werden. Hierfür wird, falls notwendig, der Kontrast zwischen dem Text und dem Hintergrund angepasst. Im Zoning werden dann verschiedene Abschnitte des Textes als solche gekennzeichnet, etwa Überschriften, Absätze oder Tabellen.
     3. Segmentierung
        In diesem Schritt werden Text und Grafiken Zeile für Zeile voneinander getrennt, um dem Programm zu zeigen, welche Teile schriftlichen Inhalt enthalten und welche lediglich Bildmaterial darstellen. Sowohl Schritt 2 als auch Schritt 3 werden oft schon vom Programm selbst durchgeführt.
     4. Zeichenerkennung
        Die Zeichenerkennung ist der entscheidende Schritt, in welchem die Software jedes einzelne Zeichen mit einer Datenbank abgleicht. Hierbei spielen Höhe, Breite, aber auch die Schriftart und weitere Konfigurationen wie kursiv, fett oder unterstrichen eine Rolle.
     5. Überprüfung
        Gängige OCR-Programme beinhalten für die Nachbearbeitung eine ICR-Software (Intelligent Character Recognition), welche den übersetzten Text auf Kontext überprüft. Es kann nämlich passieren, dass die OCR-Software bestimmte Zeichen verwechselt, beispielsweise „O“ und „0“, oder „B“ und „8“, oder auch „I“ und „l“.
     6. Codierung
        Der letzte Schritt passt nun noch das Dateiformat an. Aus dem vorherigen Pixelformat kann somit ein editierbares Word-, Excel- oder PDF-Format entstehen.

Handschriftliche Dokumente

Auch handschriftlich verfasste Texte können mithilfe einer OCR-Software in digitale Texte umgewandelt werden. Es gibt hierfür verschiedene Apps und Programme, welche dies ermöglichen. Dies geht oft direkt durch den digitalen Scan und benötigt kein vor gescanntes Dokument. Wichtig hierbei ist nur, dass die Handschrift leserlich gestaltet ist, oder, in einem aufwendigeren Prozess, spezifische Handschriften in die Datenbank der KI eingebettet werden. Eine durchschnittlich leserliche Handschrift sollte jedoch von der Software erkannt werden.

Anwendungsbereiche

Die Texterkennung in PDFs hat zahlreiche Anwendungsbereiche, sowohl im geschäftlichen Umfeld als auch im privaten Bereich. Geschäftlich sind einige Anwendungen, etwa der Übergang zur digitalen Personalakte oder das Archivieren von Dokumenten, Ordnern, Plänen und vielen weiteren Unterlagen. Im privaten Bereich wird die Texterkennung hauptsächlich für Briefe, Rechnungen oder Texte auf Fotos verwendet.

Wichtig zu berücksichtigen sind hierbei die Aufbewahrungsfristen für Unternehmen und Privatpersonen. Einige Unterlagen müssen verpflichtend oder sind empfohlen, über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren.

Vorteile

Digitales Dokumentenmanagement, ermöglicht durch die OCR-Texterkennung, bietet einige Vorteile, sowohl privat als auch geschäftlich.

• Ermöglicht die Suche nach bestimmten Dokumenten oder Textpassagen
• Reduzierung manueller Fehler beim Abtippen
• Auswertbare Dateien für die Verarbeitung in Datenbanken und internen Systemen
• Vereinfachte Verwaltung von Daten
• Effizienz und Geschwindigkeit im Vergleich zur manuell erstellten Kopie
• Grundlage der allgemeinen Digitalisierung in Unternehmen

ScanService

Unerheblich, ob für Privatpersonen oder Unternehmen: Wenn es um große Mengen an Dokumenten geht, eignet sich oft ein Scanservice für die Digitalisierung. ScanProfi bietet kompetente Unterstützung beim Scannen und Digitalisieren von Dokumenten, Rechnungen und anderen Unterlagen, mit Abholung oder selbst geliefert. Wenn Sie oder Ihr Unternehmen Unterstützung beim Digitalisieren Ihrer Dokumente benötigen, wenden Sie sich gerne über unser Anfrageformular an uns.

Zusammenfassung

Die Texterkennung in PDFs ist ein hilfreiches Tool zur Arbeit mit Dokumenten. Im Laufe der Digitalisierung werden viele Unterlagen nicht mehr in Papierform aufbewahrt und das Scannen spart hierbei nicht nur Platz, sondern auch Arbeit. In einem KI-gestützten Prozess erkennt die OCR-Software die Zeichen und Buchstaben auf einem Dokument und wandelt diese in editierbaren Text um. Dies reduziert nicht nur die Fehlerquote beim Abtippen physischer Dokumente, wie es vorher üblich war, sondern ermöglicht im gleichen Schritt auch noch die Suche innerhalb eines Textes und erleichtert somit die Verwaltung.