Dokumente vom Profi scannen und digitalisieren lassen!

Reduzieren Sie Ihre Kosten und sparen Sie Platz durch modernes und elektronisches Archivieren Ihrer Dokumente. Überlassen Sie uns das Scannen und Digitalisieren Ihrer Dokumente und konzentrieren Sie sich ganz auf Ihr Kerngeschäft. Bei uns sind Ihre Dokumente in professionellen Händen. Wir analysieren Ihren Scan- und Digitalisierungsbedarf kompetent und stimmen uns auf Ihre individuellen Anforderungen ab.

Dabei arbeiten wir mit modernster Digitalisierungstechnik und stets gut geschultem Personal. Finden Sie nach unserem Scanservice Ihre digitalisierten Daten in Sekundenschnelle per OCR/ICR-Technologie und verschwenden Sie keine Zeit mehr für das Suchen von diversen Dokumenten. Wir arbeiten nach höchsten Datenschutzrichtlinien und verwalten Ihre Unterlagen streng geschützt und sicher.

Kostenlose Profi-Beratung
Christian Hörl - ScanProfi

Christian Hörl
Geschäftsführer


0800 – 888 24 00
anfrage@scan-profi.de
Mo.-Fr. 9:00-17:00 Uhr

Die Digitalisierungs-PAKETE für Ihre Dokumente

Von der Profi-Beratung bis zur professionellen Aktenvernichtung

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  • Daten per Download
  • Scan in Farbe
  • Barcode-Erkennung
  • OCR-Texterkennung
  • Akten-Vernichtung
  • Manuelle Indexierung
  • Rücksortierung
  • Abholung -und Rücktransport

Dokumente scannen & digitalisieren mit ScanProfi: Ihre Vorteile

  • hochmoderne Scantechnik
  • originalgetreue Farben & Abbildungen
  • Auflösung von 200 dpi bis 600 dpi, je nach Wunsch
  • Professionelle Mitarbeiter
  • Höchste Datensicherheit durch ScanLOCK©
  • TOP Scan-Service nach Ihren individuellen Wünschen

Die 7 Ablauf-Schritte beim Scannen und Digitalisieren Ihrer Dokumente

1. Analyse der individuellen Scan- und Digitalisierungsanforderung

2. Abholung oder Versand der Dokumente

3. Vorbereitung der Dokumente auf das Scannen

4. Scannen der Dokumente mit Hochleistungsscannern

5. Aufspielen von OCR/ICR der digitalisierten Daten mit spezieller Software

6. Bereitstellung bzw. Einspeisung der digitalisierten Dokumente

7. Fachgerechte Vernichtung der alten Dokumente in Papierform oder Rücktransport Ihrer Dokumente

Das Wichtigste zum Scannen & Digitalisieren Ihrer Dokumente auf einen Blick

Scanbare FormateScanmöglichkeiten:
• Simplex (einseitig)
• Duplex (beidseitig)
Kleinformat:
• Vom Kassenbeleg – DIN A3
Großformat (Pläne, etc):
• Bis 1 Meter Breite
Ausgabe Dateiformate & FarbenDateiformate: PDF-A, JPEG, TIFF
Farben: Farbe, Graustufen, schwarz-weiß
Auflösung beim Scannen & Digitalisieren von Dokumenten• Standard: 200-300 dpi (nach Absprache)
• Upgrade auf 600 dpi
Technologien zur Scanbearbeitung• OCR- Technologie = optische Texterkennung von maschinellen Schriftstücken
• ICR- Technologie = intelligente Texterkennung von handschriftlichen Texten
DatenschutzGesichert durch ScanLOCK©
& Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes und den Bestimmungen gemäß GOBS/GoBIT und GDPdU
Möglichkeiten der Archivierung• Archivierung von Akten, Dokumenten, Belegen & Datenträgern
• Aktenarchivierung nach höchstem Datenschutz
• Einlagerung, sichere Aufbewahrung, & digitale Verwaltung bei der Archivierung Ihrer Dokumente
Dokumente scannen digitalisieren lassen

Das Scannen und Digitalisieren von Dokumenten ist für Sie interessant, wenn Sie…

  • verfügbaren Platz besser nutzen möchten
  • Kosten beim Archivieren & Lagern sparen wollen
  • Ihr Unternehmen digitalisieren möchten
  • Ihr Unternehmen ein papierloses Büro werden soll
  • den Suchaufwand bei Daten minimieren möchten

Ihr Experte für den Mittelstand und Konzerne beim Scannen und Digitalisieren von Dokumenten

ScanProfi hat sich über die Jahre zum Experten für das Scannen und Digitalisieren von Dokumenten für den Mittelstand und Großkonzerne entwickelt. Dies gelang durch die stetige Anpassung an individuelle Kundenwünsche und dauerhafte Investitionen in modernste Scan- und Digitalisierungstechnik. Wir kommen Sie gerne persönlich besuchen, um unseren Scanservice ganz auf Ihr Unternehmen anzupassen. Haben Sie noch kein Datenmanagementsystem (DMS) für Ihre Dokumente? Wir beraten Sie gerne, welche Softwarelösung am besten zu Ihrem Unternehmen passt und zeigen Ihnen die Vorteile des schnellen Suchens per Indizierung und Volltextsuche der digitalisierten Dokumente (meist im PDF-Format).

Lassen Sie sich heute noch beraten, wir kümmern uns schnellstmöglich um Ihre Wünsche! Wir beschleunigen Ihre Verfügbarkeit an wichtigen Informationen, innerhalb Ihrer Abteilungen oder konzernübergreifend – und das standortunabhängig! Durch unsere Expertise beim Scannen und Digitalisieren Ihrer Dokumente sorgen wir für Sie die Effizienz Ihrer Arbeitsprozesse und entfalten das komplette Potenzial Ihres Unternehmens. Wir scannen Ihre  Dokumente in Berlin, Hamburg, München, Köln, Essen, Duisburg, Bochum, Aachen, Münster, Mainz, Frankfurt, Dresden und deutschlandweit.

Der ScanProfi Service zum Scannen & Digitalisieren von Dokumenten im Überblick

  • Standard-Angebot: Scannen & Digitalisieren von Dokumenten
  • OCR-Service: Scannen & Digitalisieren von Dokumenten PLUS OCR-/ICR-Technologie zur Datenbearbeitung und Texterkennung
  • Premium-Service mit Transport: Scannen & Digitalisieren von Dokumenten PLUS Abholung, Vernichtung Ihrer Dokumente nach dem Scannen & Digitalisieren oder Rücktransport

Starten Sie mit ScanProfi in das digitale Zeitalter!

Wir schaffen Ihnen neuen Raum und sichern Ihre Daten.

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Dokumente scannen

Unsere Kernkompetenz ist das Scannen und Digitalisieren Ihrer Dokumente und Unterlagen

Wir haben uns darauf spezialisiert, Ihre Dokumente schnellstmöglich und professionell zu scannen und zu digitalisieren. Dabei schaffen wir Ihnen wertvollen Platz und sichern Ihre Unterlagen digital. Zu Dokumenten zählen zum Beispiel ausgedruckter Mail- und Schriftverkehr, Rechnungen, Lieferscheine und Belege, Eingangsrechnungen, Bankbelege, Angebote, Preislisten, Personalunterlagen, Zertifikate, Kaufverträge, Urkunden, Steuerbescheide, Mietverträge, Fotos und ganze Archive.

Sprich, alle ausgedruckten oder beschriebenen Geschäftsunterlagen, egal in welchem Format. Wir digitalisieren sowohl lose Blätter und Belege als auch komplette Ordner für Sie. Zum Beispiel nutzen diverse Gesundheitseinrichtungen unseren Digitalisierungsservice, um angesammelte Patientenakten der letzten Jahre digital zu konservieren und so wertvollen Raum für neue Unterlagen und Dokumente zu schaffen.

Vorteile eines digitalen Archivs für Ihre Dokumente:

  • Mit digitaler Vernetzung und Datenmanagement zu effizienteren Arbeitsweisen
  • Zusätzliche Arbeit bei der Recherche vermeiden & dadurch Ihr Kerngeschäft stärken
  • Dokumente scannen & digitalisieren und dadurch Platz und Kosten sparen
  • Informationsverfügbarkeit unternehmensintern beschleunigen
Dokumente scannen lassen

Sekundenschnelles Finden Ihrer digitalisierten Dokumente mittels moderner OCR- und ICR-Technologie

Durch OCR (Optical Character Recognition), auch optische Texterkennung genannt und ICR-(Intelligent Charakter Recognition-)Technologie können Sie Ihre gescannten und digitalisierten Dokumente auf alle Wörter oder Zahlen hin durchsuchen. OCR und ICR erkennt automatisch alle Schriften und führt Sie zum gewünschten Ziel. Ihre digitalisierten Daten bekommen durch die generierte, digitale Durchsuchbarkeit eine viel höhere Wertigkeit, denn Sie können nun in Sekundenschnelle und sehr komfortabel per Mausklick Ihr einst riesiges Archiv durchsuchen und finden dadurch schnell den gewünschten Sachverhalt. Die OCR/ICR-Technologie ist für alle gängigen Daten wie PDF, JPG, JPEG, TIFF, PNG, GIF, DOC u. v. m. verfügbar, wobei Sie von den meisten Firmen im PDF-Format für die digitalisierten Akten und Dokumente genutzt wird. Mittels eines geeigneten Datenmanagementsystems (DMS), wie ELO oder Docuware, womit Sie Ihre digitalisierten Dokumente mit OCR/ICR Technoligie ablegen und verwalten können, machen Sie aus Ihren einst umfangreichen und platzraubenden Unterlagen ein elektronisches Archiv.

Sie können auch all Ihre Daten neu sortieren und indizieren oder Sie behalten Ihre vorherige Struktur bei. Dies gelingt durch ein automatisches oder ein manuelles Anlegen von Such-Indizes. Ermöglicht wird dies durch modernes Scannen und Digitalisieren per OCR- und ICR-Technologie, inklusive eines professionellen DMS. Zudem können auch Barcodes oder Nummern per OCR ausgelesen werden. Wir beraten Sie gerne und bauen für Sie ein elektronisches Archiv auf. Sie möchten nicht extra ein Datenmanagementsystem in Ihrem Unternehmen etablieren? Kein Problem, Sie können auch per PDF-Lösung ein modernes elektronisches Archiv mit Verzeichnisstruktur und Volltexterkennung erstellen. So wird ebenfalls eine professionelle Aktenarchivierung von A-Z gewährleistet.

Dokumente digitalisieren

Beste Technik für das Scannen und Digitalisieren Ihrer Dokumente

Mit unseren Hochleistungsscannern können wir Ihre Dokumente in kürzester Zeit scannen und digitalisieren. Die Scanner arbeiten sowohl im Simplex, als auch im Duplexverfahren, das heißt, es werden beidseitig beschriebene Dokumente durch unsere Hochleistungsscanner verarbeitet und in die richtige Reihenfolge gebracht.

Die Qualität der gescannten Dokumente gleicht dem Original, in Farbe, Schwarz-Weiß oder in Graustufen, ganz nach Ihren Anforderungen. Standardmäßig wird beim Scannen und Digitalisieren in Kleinformaten (bis A3) und Großformaten (ab A3) mit 300d pi Auflösung gearbeitet. Dies sorgt für beste Ergebnisse und naturgetreue Farben für Ihre Dokumente. Auf Wunsch passen wir die Scanqualität bis auf ultrahochauflösende 600 dpi an.

Akten digitalisieren

Höchster Datenschutz nach gesetzlichen Richtlinien für das Scannen und Digitalisieren Ihrer Dokumente

Unsere gut geschulten Mitarbeiter digitalisieren Ihre Dokumente streng nach den Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes und halten sich an die Bestimmungen gemäß GOBS/GoBIT und GDPdU, so dass Sie höchste Sicherheit und Diskretion beim Umgang mit Ihren Dokumenten und Unterlagen genießen. Hierzu verfügen wir über ein modernes IT-System, welches durch mehrere Firewalls vor externen Zugriffen geschützt ist. Ihre Dokumente bleiben so in sicherer Umgebung und Sie können unserer elektronischen Archivierung Ihr vollstes Vertrauen schenken. Bei uns sind Ihre Dokumente in den besten Händen, denn wir garantieren höchste Sicherheit für Ihre vertraulichen Dokumente.

Damit Sie unseren Scan- und Digitalisierungsprozess Ihrer Dokumente verfolgen können, führen wir eine ausführliche Dokumentation über den Verarbeitungsprozess. Verschwiegenheit ist für uns selbstverständlich und Datenschutz hat bei ScanProfi höchste Priorität, nur so sind wir ein vertrauensvoller und kompetenter Geschäftspartner für unsere Kunden.

Ablauf | Verarbeitung | Fallbeispiel

Unsere Verarbeitung beim Scannen und Digitalisieren Ihrer Dokumente im Detail

SchritteVorgang beim Scannen & digitalisieren Ihrer Dokumente
Schritt 1: AngebotZuerst nehmen wir Ihre individuellen Anforderung und Wünsche in einem persönlichen Gespräch auf und bieten Ihnen einen auf Sie zugeschnittenen Scan- und Digitalisierungsservice für Ihre Akten und Dokumente an.
Schritt 2: AbholungIm nächsten Schritt holen wir Ihre Akten und Dokumente direkt bei Ihnen durch unseren eigenen Kurier in speziellen Aktenbehältern ab. Mehr Informationen zu unserer Logistik erhalten Sie im Bereich der Aktenvernichtung.
Schritt 3: Vorbereitung zum ScannenSobald Ihre Akten und Dokumente bei uns in der Produktion angekommen sind, werden Ihre Dokumente durch geschultes Personal für den Scan vorbereitet. Dies beinhaltet das Entfernen von Büroklammern, Tackernadeln, Klarsichtfolien, Post-its und weiteren angebrachten Notizen, die ein schnelles, barrierefreies Scannen und Digitalisieren behindern würden.
Schritt 4: Scannen & Digitalisieren Ihrer DokumenteIm Anschluss folgt der wichtigste Teil, nämlich das Scannen und Digitalisieren mit unseren Hochleistungsscannern. Wir scannen Ihre Akten und Dokumente mit einer Auflösung zwischen 50 und 600 dpi (Standard mit 300 dpi).
Optional- Schritt 5: Texterkennung mit OCR/ICR-Technologie, Sortieren & Indizieren Ihrer DatenWährend des Scannens und Digitalisierens werden Ihre Daten mittels unserer OCR/ICR-Technologie ganz nach Ihren Wünschen sortiert und indiziert.
Schritt 6: Zusendung Ihrer DatenSie erhalten Ihre digitalisierten Dokumente in allen gängigen Dateiformaten wie PDF, TIFF, JPG, JPEG, PNG und allen weiteren gewünschten Formaten. Nach erfolgreicher Digitalisierung stellen wir Ihre Daten auf Ihrem Wunschmedium, z. B. USB-Stick, DVD oder per verschlüsselten Download, zur Verfügung. Wir können Ihre elektronischen Akten und Dokumente aber auch direkt bei Ihnen ins DMS einspeisen. Ganz wie Sie wünschen.
Optional- Schritt 7: Vernichtung oder Rücktransport Ihrer
Dokumente
Auf Wunsch transportieren wir Ihre Dokumente nach dem Scannen und Digitalisieren zu Ihnen zurück oder kümmern uns für Ihre Dokumente um eine sachgemäße Vernichtung.

Ein Fallbeispiel aus der Praxis: So lief das Scannen und Digitalisieren der Dokumente bei einem unserer Kunden ab

Herr Müller (Name geändert) ist Geschäftsführer eines kleinen, mittelständischen Unternehmens und macht sich Sorgen über Platzprobleme in seinem Archiv. Viele Daten sind bereits 10 Jahre alt und Herr Müller ist eigentlich nicht mehr gesetzlich verpflichtet, diese Dokumente aufzubewahren. Dennoch möchte er seine Daten aus Sicherheitsgründen behalten, ohne aber die große Lagerfläche in Anspruch zu nehmen. Nach erfolgreicher Suche ist Herr Müller auf ScanProfi aufmerksam geworden und kontaktiert uns bzgl. der Digitalisierung seiner Dokumente. Nach einem ausführlichen Gespräch vor Ort und der Begutachtung seines Archivs, werden die Dokumente von ScanProfi direkt bei Herrn Müller abgeholt.

Zwei Wochen später erhält Herr Müller seine digitalisierten Dokumente im PDF-Format zur Verfügung gestellt. Die digitalisierten Daten wurden speziell nach den Wünschen von Herrn Müller indiziert und erhielten per OCR-Verfahren eine Suchworterkennung. Die alten Dokumente wurden von ScanProfi fachgerecht und nach allen Datenschutzrichtlinien entsorgt. Nun hat er seine einst große Lagerfläche auf einem handlichen USB-Stick und kann die frei gewordene Fläche anderweitig für sein Kerngeschäft nutzen.

Starten Sie mit ScanProfi in das digitale Zeitalter!

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