Gescannte Dokumente bearbeiten | Schritt für Schritt

Wie kann man gescannte Dokumente bearbeiten?

Zunächst die Grundlagen: „Bearbeiten“ bedeutet, ein eingescanntes Dokument nicht nur anzusehen, sondern Inhalte wie Text oder Bilder aktiv zu verändern. Dafür ist spezielle Software nötig, die sogenannte OCR-Software, die den Scan analysiert und Folgendes erkennt:

• Texte
• Bilder
• Layout-Strukturen

Ob eine PDF direkt editierbar ist, hängt von der Art der PDF ab. Durchsuchbare PDFs lassen sich direkt bearbeiten, da die oben genannte OCR-Erkennung bereits integriert ist. Die meisten PDFs sind Bild-PDFs und benötigen zur Bearbeitung die Ausführung weiterer Schritte, welche in den folgenden Abschnitten erklärt werden.

Folgende Hilfsmittel und Methoden erlauben das Bearbeiten von gescannten Dokumenten:

• OCR-Texterkennung: Macht Texte in Scans bearbeitbar
• PDF-Editoren: Ermöglichen Änderungen direkt in der PDF-Datei
• Konvertierung in Word: Scan wird in ein editierbares Word-Dokument umgewandelt

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Damit Sie Ihre eingescannten Unterlagen problemlos anpassen können, folgen Sie dieser einfachen Reihenfolge:

Wie bearbeitet man gescannte Dokumente in MS Word?

Mit Microsoft Word können Sie relativ einfach ein Dokument scannen und bearbeiten. Alle PDF werden automatisch in Word umgewandelt, sodass Sie Texte, Absätze und Layouts direkt anpassen können.

1. Scannen Sie das gewünschte Dokument und speichern Sie es als PDF auf Ihrem Computer.
2. Öffnen Sie Word → Datei → Öffnen und wählen Sie die gespeicherte PDF-Datei.

3. Word zeigt eine Warnmeldung an, dass es die PDF in ein bearbeitbares Word-Dokument konvertiert. Bestätigen Sie mit OK.
4. Überprüfen Sie danach das Layout (Seiten-/Zeilenumbrüche), da diese bei der Konvertierung verändert werden können.

5. Nehmen Sie Ihre gewünschten Änderungen vor: Texte korrigieren, Absätze formatieren etc.
6. Speichern Sie das Dokument entweder als Word-Datei oder exportieren Sie es erneut als PDF, wenn Sie es teilen oder drucken möchten.

Wie bearbeitet man gescannte Dokumente in Adobe Acrobat?

Mit Adobe Acrobat lassen sich besonders zuverlässig gescannte PDF-Dokumente bearbeiten. Dank der integrierten OCR-Funktion wird aus einem einfachen Scan eine durchsuchbare PDF, in der Sie Texte, Bilder und Layouts direkt anpassen können.

1. Öffnen Sie Acrobat und laden Sie die gescannte PDF-Datei, die Sie bearbeiten möchten.
2. Gehen Sie zu Werkzeuge → Scan & OCR → Text erkennen → In dieser Datei. Wählen Sie die Sprache (z. B. Deutsch) und gegebenenfalls alle Seiten aus.

3. Sobald die OCR abgeschlossen ist, wählen Sie „Bearbeiten → PDF bearbeiten“, um Text, Bilder oder Objekte zu verändern.

4. Machen Sie Änderungen: Texte korrigieren, Bilder austauschen oder Layout anpassen.
5. Speichern Sie Ihr bearbeitetes Dokument über „Datei → Speichern unter“ oder nutzen Sie „Speichern“, wenn Sie Konflikte vermeiden wollen.

Kostenlose & kostenpflichtige Tools im Vergleich

Es gibt viele Programme und Online-Dienste, mit denen Sie gescannte Dokumente bearbeiten können. Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Tools, ihre Funktionen und für wen sie geeignet sind:

Vergleichen Sie hier die besten PDF-Editoren im CHIP-Vergleich:

Die besten PDF-Editoren

Wie lassen sich gescannte Dokumente in PDF umwandeln?

Gescannte Dokumente können entweder direkt als PDF gespeichert oder nachträglich aus einem Bildformat wie JPG in eine PDF-Datei umgewandelt werden. Auch bereits bearbeitete Scans lassen sich anschließend erneut als PDF exportieren.

Am einfachsten ist es, bereits vor dem Scannen das Dateiformat PDF auszuwählen.

1. Öffnen Sie die Scan-Software Ihres Druckers oder Scanners.
2. Wählen Sie den gewünschten Scanbereich, die Auflösung und den Farbmodus aus.
3. Stellen Sie unter Dateiformat oder Ausgabeformat die Option PDF ein.
4. Aktivieren Sie bei mehrseitigen Dokumenten die Funktion Mehrseitiges PDF oder Alle Seiten in einer Datei speichern.
5. Starten Sie den Scan und wählen Sie anschließend den gewünschten Speicherort.

Kontrollieren Sie danach, ob alle Seiten vollständig, richtig ausgerichtet und in der korrekten Reihenfolge enthalten sind.

Wurde das Dokument als JPG oder in einem anderen Bildformat gespeichert, kann es nachträglich in eine PDF-Datei umgewandelt werden.

Nach dem Bearbeiten kann das Dokument erneut als PDF gespeichert werden.

1. Öffnen Sie das bearbeitete Dokument im verwendeten Programm.
2. Wählen Sie „Speichern unter“, „Exportieren“ oder „Drucken“.
3. Stellen Sie als Dateiformat PDF ein.
4. Wählen Sie bei Bedarf die gewünschte Qualität und Seitengröße.
5. Speichern Sie die fertige Datei.

Prüfen Sie abschließend, ob Texte und Bilder gut lesbar sind, keine Seiten fehlen und die Dateigröße für den vorgesehenen Zweck geeignet ist.

Kann ich abfotografierte Dokumente bearbeiten?

Abfotografierte Dokumente lassen sich mit einer Scan-App, einer Bildbearbeitungssoftware oder den integrierten Funktionen des Smartphones optimieren.

1. Dokument zuschneiden: Entfernen Sie den Tisch, Hintergrund oder andere Bereiche außerhalb der Dokumentseite.
2. Perspektive korrigieren: Richten Sie schräg fotografierte Seiten so aus, dass alle Kanten gerade verlaufen.
3. Bild drehen: Bringen Sie das Dokument in die richtige Leserichtung.
4. Helligkeit und Kontrast anpassen: Hellen Sie dunkle Aufnahmen auf und erhöhen Sie den Kontrast, damit Texte besser lesbar werden.
5. Farbmodus auswählen: Für reine Textdokumente eignen sich Graustufen oder Schwarz-Weiß. Bei farbigen Grafiken sollte der Farbmodus beibehalten werden.
6. Schatten und Reflexionen reduzieren: Viele Scan-Apps entfernen automatisch Schatten, ungleichmäßige Beleuchtung und leichte Verschmutzungen.
7. Texterkennung durchführen: Mit einer OCR-Funktion kann der abfotografierte Text erkannt, durchsucht und teilweise bearbeitet werden.
8. Dokument als PDF speichern: Exportieren Sie die bearbeitete Aufnahme abschließend als PDF. Mehrere Seiten sollten dabei in der richtigen Reihenfolge zu einer Datei zusammengefügt werden.

Prüfen Sie vor dem Speichern, ob alle Inhalte vollständig sichtbar, scharf und gut lesbar sind.

Empfehlung nach Einsatzzweck

• Einfach scannen und optimieren: Adobe Scan
• PDF anschließend umfassend bearbeiten: Foxit oder Xodo
• Ohne zusätzliche App: Apple Notizen oder Google Drive
• Text aus dem Dokument übernehmen: Adobe Scan, CamScanner oder Genius Scan
• Viele Seiten und gute Dokumentorganisation: Genius Scan

Wie scanne ich richtig, damit die Bearbeitung funktioniert?

Damit die Bearbeitung reibungslos funktioniert, sollten Sie schon beim Scannen einige Punkte beachten:

• Hohe Auflösung wählen
  Mindestens 300 dpi, besser 600 dpi für Texte mit kleinen Schriften oder feinen Details.
• OCR-Ergebnis kontrollieren
  Auch gute Programme erkennen nicht alles fehlerfrei. Überprüfen Sie die umgewandelten Texte und korrigieren Sie sie manuell.
• Dokumente gerade ausrichten
  Schiefe Seiten erschweren die Texterkennung und führen zu Fehlern.
• Kontrastreiche Vorlagen nutzen
  Schwarz auf Weiß wird am zuverlässigsten erkannt. Blasse Kopien oder farbige Hintergründe besser vermeiden.

Warum wird Text im Scan nicht erkannt?

Als Scandienstleister sind wir mit typischen Schwierigkeiten bei der Erkennung von Text im Scan vertraut. Mit diesen Lösungen lassen sie sich schnell beheben:

Wann lohnt sich ein professioneller Scan-Service?

Nicht immer ist es sinnvoll, Dokumente selbst zu digitalisieren und zu bearbeiten. In manchen Fällen spart ein professioneller Scan-Service Zeit sowie Nerven und liefert ein zuverlässigeres Ergebnis: