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Die Digitalisierung analoger Medien hat sowohl im privaten als auch im geschäftlichen Bereich eine hohe Relevanz. Im privaten Bereich steht dabei besonders der Erhalt von Erinnerungen im Vordergrund, während im geschäftlichen Bereich alte Akten und Unternehmensinformationen erhalten werden sollen. Wichtig ist in beiden Fällen ein strukturiertes und durchdachtes Vorgehen, bei dem man sich bereits im Vorhinein über den Prozess informiert.
Digitaler Posteingang
Ein digitaler Posteingang bündelt sämtliche eingehende Geschäftspost und führt sie einem einheitlichen Bearbeitungsprozess zu. Papierdokumente werden gescannt, geprüft, mit Metadaten versehen und den zuständigen Personen oder Vorgängen zugeordnet.
Funktionspostfächer im Unternehmen
Funktionspostfächer bündeln E-Mails unter festen, personenunabhängigen Adressen und sichern so die Bearbeitung auch bei Urlaub, Krankheit oder Personalwechsel. Ihr Nutzen entsteht durch klare Zuständigkeiten, geregelte Zugriffsrechte und einheitliche Prozesse.