Revisionssicher – Definition, Kriterien & Prozess

Mit der Datenschutzgrundverordnung wurden neue Standards zum Archivieren verschiedenster Dokumente eingeführt. Viele Unternehmen mussten daraufhin ihre Verwaltung umstellen, und auch heute, durch die andauernde technische Entwicklung, erweitern sich die notwendigen Maßnahmen zur Sicherung von Dokumenten ständig. Der folgende Artikel liefert alle relevanten Informationen zum Thema Revisionssicherheit und deren Umsetzung.

Definition: Revisionssicher

Revisionssicherheit beschreibt die Art der Aufbewahrung wichtiger Dokumente, sowohl digital als auch analog. Dabei müssen gewisse Kriterien beachtet werden, um die Unterlagen über bestimmte Aufbewahrungsfristen im Originalzustand revisionssicher aufzubewahren. Diese Kriterien bzw. Vorschriften sind im Handelsgesetzbuch schriftlich festgelegt und somit die rechtliche Grundlage der Revisionssicherheit.

Kriterien

Die Revisionssicherheit basiert auf zehn verschiedenen Kriterien aus dem Handelsgesetzbuch, welche für eine rechtlich konforme Aufbewahrung erfüllt sein müssen.

Prozess

Für die revisionssichere Archivierung sind im Grunde vier Schritte nötig, welche im Folgenden erläutert werden.

1. 1. • Hardware
        Für eine revisionssichere Speicherung wird zunächst ein geeigneter Speicherort benötigt. Hier steht primär der technische Schutz im Vordergrund, welcher vor unbefugtem Zugriff, Diebstahl oder Vernichtung schützen sollte.
      • Software
        Das Datenmanagement-System ist verantwortlich für die Einhaltung der zehn HGB-Vorschriften. Sollte ein archiviertes Dokument mit berechtigtem Grund bearbeitet werden, muss dieser Prozess detailliert protokolliert werden.
      • Dokumentation
        Der dritte Schritt ist die revisionssichere Dokumentation. Hierbei wird das Verfahren der Aufbewahrung detailliert beschrieben, ebenso wie die Struktur der Aufbewahrung und die Zugriffsrechte. Die Dokumentation des Aufbaus physischer und virtueller Strukturen zur Aufbewahrung wird in den sogenannten Revisionsunterlagen festgehalten.
      • Prüfung
        Zuletzt muss das gesamte System von einem Wirtschaftsprüfer abgenommen werden, um die offizielle Revisionssicherheit zu bestätigen. Das Gutachten bzw. Zertifikat kann gegenüber Behörden als Nachweis für eine ordnungsgemäße Archivierung dienen.

Betroffene Dokumente

Nicht alle Dokumente, die in einem Unternehmen anfallen, müssen auch revisionssicher aufbewahrt werden. Nut Unterlagen mit sensiblen und vertraulichen Daten sind verpflichtend und auch in eigenem Interesse unter diesen besonderen Standards aufzubewahren. Dazu zählen die folgenden Dokumente:

• Bankunterlagen
• Rechnungen
• Buchungsbelege
• Geschäftliche Briefe
• Steuerrechtlich relevante Dokumente (Geschäftsbücher und Aufzeichnungen)
• Jahresabschlüsse
• Aufzeichnungen
• Inventare

Analoge Archivierung

Auch wenn im Zuge der Digitalisierung viele Archive auf Festplatten und in Netzwerken gespeichert sind, gibt es dennoch einige analoge Verwaltungen in den meisten Unternehmen. Zwar ist das Ziel vorwiegend, diese mithilfe eines Scandienstleisters wie beispielsweise ScanProfi zu digitalisieren, doch muss für diese Übergangszeit bis zur vollständigen Digitalisierung auch hier die Revisionssicherheit gewährleistet sein.

Die analoge Revisionssicherheit unterscheidet sich nur geringfügig von der digitalen in ihrem Aufbau. Die Anforderungen durch das Handelsgesetzbuch bleiben dieselben, lediglich die Umsetzung der Maßnahmen ändert sich. Der Zutritt zu den Archiven ist nur bestimmten Personen gestattet und die darin gelagerten Dokumente müssen vor Beschädigung und Verfall geschützt werden. Dazu zählen eine ausreichende Klimatisierung sowie Schutz vor Wasserschäden und Bränden. Außerdem sollte auch hier eine Dokumentation der Verwaltungsstruktur vorliegen, um das Auffinden von Dokumenten gewährleisten zu können.

Zusammenfassung

Revisionssicherheit bezeichnet die sichere Verwahrung von Dokumenten digitaler oder analoger Form nach den Vorschriften des Handelsgesetzbuches. Dieses beschreibt 10 Kriterien als Basis der revisionssicheren Archivierung:

• Richtigkeit,
• Vollständigkeit,
• Sicherheit des Gesamtverfahrens,
• Sicherung vor Verlust,
• Schutz vor Veränderung und Verfälschung,
• Nutzung nur durch Berechtigte,
• Aufbewahrungsfristen,
• Dokumentation des Verfahrens,
• Nachvollziehbarkeit,
• Prüfbarkeit.

Für den Prozess selbst gibt es vier Bausteine, die bei der digitalen Archivierung nötig sind: die Hardware, die Software, die Dokumentation und der Abnahme durch einen Wirtschaftsprüfer. Das dadurch erhaltene Zertifikat dient als Beweis der ordnungsgemäßen Verwahrung von Dokumenten nach revisionssicheren Standards.