Revisionssicher „kurz erklärt“
Revisionssicherheit definiert die Bemühung, dass archivierte Dokumente sicher und unverändert aufbewahrt werden und somit über die gesamte Aufbewahrungsdauer hinweg im Originalzustand bleiben oder Änderungen ggf. dokumentiert werden.
Was bedeutet revisionssicher?
Revisionssicherheit beschreibt die Art der Aufbewahrung wichtiger Dokumente beim Archivieren, sowohl digital als auch analog. Dabei müssen gewisse Kriterien beachtet werden, um die Unterlagen über bestimmte Aufbewahrungsfristen im Originalzustand revisionssicher aufzubewahren. Diese Kriterien bzw. Vorschriften sind im Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung und den GoBD schriftlich festgelegt und somit die rechtliche Grundlage der Revisionssicherheit.
Der Begriff Revisionssicherheit stammt vom Wort Revision ab, welches eine Nachprüfung eines Dokuments beschreibt. Revisionssicher sind also diejenigen Dokumente, welche vor einer Überarbeitung geschützt wurden und somit sicher für eine Prüfung sind.
Kriterien
Die Revisionssicherheit basiert auf zehn verschiedenen Kriterien aus dem Handelsgesetzbuch, welche für eine rechtlich konforme Aufbewahrung erfüllt sein müssen.
| Nachvollziehbarkeit | Protokollierung aller Arbeitsschritte und Änderungen an den Dokumenten. |
| Richtigkeit | Speicherung des unverfälschten Originaldokuments; Anmerkungen nur auf einer Kopie möglich. |
| Vollständigkeit | Relevante Unterlagen dürfen keine Lücken haben; eine selektive Speicherung ist nicht erlaubt. |
| Sicherheit des Gesamtverfahrens | Sicherung des Verfahrens von Speicherung, Aufbewahrung und des Zugriffs auf die Unterlagen gegen technische und organisatorische Risiken. |
| Prüfbarkeit | Das System muss jederzeit überprüfbar und die Dokumente einsehbar sein. |
| Sicherung vor Verlust | Die Daten müssen zu jeder Zeit zugänglich sein, auch bei technischen Ausfällen oder Veränderungen im System. |
| Schutz vor Veränderung und Verfälschung | Das Löschen oder Verändern archivierter Dokumente ist verboten. |
| Nutzung nur durch Berechtigte | Nur autorisierte Personen haben Zugriff auf die archivierten Dokumente. |
| Aufbewahrungsfristen | Die gesetzliche Aufbewahrungsfristen sind einzuhalten. |
| Dokumentation des Verfahrens | Beschreibung des Archivierungssystems für etwaige Prüfungen. |
Die GoBD definieren weitere Kriterien und Regelungen, besonders für die Buchhaltung. Die Spezifikationen können auf der offiziellen Seite des Bundesfinanzministeriums nachgelesen werden.
Prozess
Für die revisionssichere Archivierung sind im Grunde vier Schritte nötig, welche im Folgenden erläutert werden.
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Hardware
Für eine revisionssichere Speicherung wird zunächst ein geeigneter Speicherort benötigt. Hier steht primär der technische Schutz im Vordergrund, welcher vor unbefugtem Zugriff, Diebstahl oder Vernichtung schützen sollte. -
Software
Das Datenmanagementsystem unterstützt die Einhaltung der zehn HGB-Vorschriften. Sollte ein archiviertes Dokument mit berechtigtem Grund bearbeitet werden, muss dieser Prozess detailliert protokolliert werden. -
Dokumentation
Der dritte Schritt ist die revisionssichere Dokumentation. Hierbei wird das Verfahren der Aufbewahrung detailliert beschrieben, ebenso wie die Struktur der Aufbewahrung und die Zugriffsrechte. Die Dokumentation des Aufbaus physischer und virtueller Strukturen zur Aufbewahrung wird in den sogenannten Revisionsunterlagen festgehalten. -
Prüfung
Gutachten bzw. Zertifikate können gegenüber Behörden als Nachweis für eine ordnungsgemäße Archivierung dienen, das Finanzamt ist jedoch nicht gezwungen, diese anzuerkennen.
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Hardware
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Betroffene Dokumente
Alle steuerrechtlich relevanten Unterlagen sind verpflichtend und auch im eigenen Interesse unter diesen besonderen Standards aufzubewahren. Dazu zählen die folgenden Dokumente:
- Bankunterlagen
- Rechnungen
- Buchungsbelege
- Geschäftliche Briefe
- Steuerrechtlich relevante Dokumente (Geschäftsbücher und Aufzeichnungen)
- Jahresabschlüsse
- Aufzeichnungen
- Inventare
Analoge Archivierung
Auch wenn im Zuge der Digitalisierung viele Archive auf Festplatten und in Netzwerken gespeichert sind, gibt es dennoch einige analoge Verwaltungen in den meisten Unternehmen. Zwar ist das Ziel vorwiegend, diese mithilfe eines Scandienstleisters wie ScanProfi zu digitalisieren, doch muss für diese Übergangszeit bis zur vollständigen Digitalisierung auch hier die Revisionssicherheit gewährleistet sein.
Die analoge Revisionssicherheit unterscheidet sich nur geringfügig von der digitalen in ihrem Aufbau. Die Anforderungen durch das Handelsgesetzbuch bleiben dieselben, lediglich die Umsetzung der Maßnahmen ändert sich. Der Zutritt zu den Archiven ist nur bestimmten Personen gestattet und die darin gelagerten Dokumente müssen vor Beschädigung und Verfall geschützt werden. Dazu zählen eine ausreichende Klimatisierung sowie Schutz vor Wasserschäden und Bränden. Außerdem sollte auch hier eine Dokumentation der Verwaltungsstruktur vorliegen, um das Auffinden von Dokumenten gewährleisten zu können.
Es ist jedoch notwendig, die Unterlagen in ein digitales Format zu überführen, da immer mehr Gesetze und Regelungen zur verpflichteten Nutzung digitaler Dateiformate festgelegt werden. Seit 2025 wird unter anderem schrittweise die E-Rechnungspflicht eingeführt und es werden sicher weitere Dokumentenarten folgen.
Häufig gestellte Fragen
Revisionssicher verwahrte Dokumente befolgen die Vorschriften des Handelsgesetzbuches, unter anderem der Schutz vor Verfälschung, Zugriff nur durch Befugte und die Vollständigkeit der Dokumente und Dokumentation.
Revisionsunterlagen dokumentieren alle Details zur revisionssicheren Archivierung, vom Software-System über die analogen Anlagen und Hardware bis hin zur Verwaltung und Struktur. Sie dienen als Nachweis für etwaige Prüfungen, um die Revisionssicherheit zu bestätigen und auch intern als Leitlinien.
Nicht zwingend. Revisionssicherheit ist ein absolutes Muss und Standard für Unternehmen und Organisationen. Privatpersonen müssen solch hohe Standards nicht erfüllen. Gewisse Dokumente wie Geburtsurkunden, Ausweise etc. sollten dennoch sicher aufbewahrt und vor Fälschung geschützt werden. Für Selbstständige gelten dieselben Vorschriften wie für Unternehmen, abhängig vom Einkommen und anderen Faktoren jedoch oft in abgeschwächter Form.