Ordnungssysteme Büro

Ordnungssysteme im Büro: Effizientes Arbeiten

Ordnung muss sein. Dies gilt gerade im Büro, wo der Überblick bei unzähligen Akten, Ordnern und Unterlagen schnell verloren gehen kann. Um die Papierflut zu bewältigen, sind Ordnungssysteme für das Büro besonders wichtig. Erfahren Sie, wie Ordnungssysteme im Büro den schnellen Zugriff auf Akten sowie Dokumente ermöglichen und ein effizienteres Arbeiten sicherstellen.

Ordnungssysteme Büro – Die wichtigsten Fragen

Für wen bieten sie sich an?Ordnungssysteme für das Büro bieten sich für sämtliche Bürotätigkeiten an, wo der Umgang mit Dateien, Dokumenten, Formularen, Rechnungen etc. an der Tagesordnung steht.
Welche Varianten von Ordnungssystemen im Büro gibt es?Möglich sind z.B. nummerische, chronologische, alphanumerische, oder geographische Ordnung sowie die Ordnung nach Stichwörtern, Piktogrammen, Symbolen und Farben.
Wie lässt sich ein Ordnungssysteme im Büro umsetzten? Empfehlenswert sind klare Ablageregeln, eine deutliche Kennzeichnungslogik, das Informieren aller Beteiligten, die Zuhilfenahme von Ablagesystemen und eine digitale Archivierung.
Welche Vorteile bietet ein Ordnungssysteme im Büro? Sehr nützlich an Ordnungssystemen im Büro sind Schnelligkeit, Einheitlichkeit und Nachvollziehbarkeit. Weitere große Vorteile sind Übersichtlichkeit, Effizienz und höhere Produktivität.

Ordnungssysteme Büro: Einsatzbereiche

Ordnungssysteme sind nicht nur im Büro sondern auch in anderen Lebensbereichen anzutreffen. Überall dort, wo der Bedarf an Mappen, Ablagen sowie Ordnern hoch ist, schaffen Ordnungssysteme für das Büro die notwendige Übersicht und beschleunigen Arbeitsprozesse. Wichtig ist es, dass den Mitarbeitern die notwendigen Unterlagen genau zur richtigen Zeit zur Verfügung stehen. Kommen Dokumente abhanden oder müssen Mitarbeiter diese länger suchen, geht viel Zeit verloren.

Im Grunde erfüllen Ordnungssysteme für das Büro die wichtigsten Voraussetzungen für eine reibungslose Ablauforganisation. Jeder Mitarbeiter weiß was zu tun ist und findet alle erforderlichen Dokumente dort, wo er sie auch vermutet. Eine wichtige Funktion im Rahmen der Ordnungssysteme für das Büro erfüllen Ablagesysteme. Hierunter fallen beispielsweise

  • Briefkörbe
  • Mehrzweck-Boxen
  • Klappboxen
  • Regale und Regalkästen
  • Ablageschalen
  • Ordnerdrehsäulen
  • Hängemappen
  • Schubladenboxen
  • Stahldraht-Korb-Sortieranlagen

Umsetzung effizienter Ordnungssysteme im Büro

Ordnungssysteme für das Büro erfüllen ihren Zweck am besten dann, wenn die Ablage effizient gestaltet wird. In diesem Zusammenhang empfiehlt es sich bei dem Aufbau von Ordnungssystemen für das Büro mit der Erstellung eines Aktenplanes zu beginnen und diesen im Anschluss weiterzuführen.

Damit sich die Ordnungssysteme für das Büro anhand Aktenplan effizient etablieren können, sollten Sie alle betroffenen Personen ausführlich über das neue System informieren. Legen Sie klare und allgemein gültige Ablageregeln fest. Machen Sie zudem deutlich, dass Änderungen im Aktenplan einer zentralen Stelle vorbehalten sind.

Beim Erstellen von Aktenplänen empfiehlt sich folgendes Vorgehen:

1. Sichten Sie sämtliche Unterlagen, Hängemappen sowie Ordner, welche Sie derzeit für Ihre Ablage nutzen.

2. Notieren Sie sämtliche Namen der Behälter.

3. Legen Sie gemeinsam mit allen Betroffenen Hauptgruppen fest, welche Sie für Ihren Aktenplan benötigen: Geschäftsleitung, Sozial- und Personalwesen, Fuhrpark usw. Es gibt oftmals zahlreiche unterschiedliche Begriffe für ein und denselben Inhalt (z.B. Kraftfahrzeug, Pkw, Auto). Essentiell ist es hierbei, dass die “Sprache” des Aktenplans möglichst einheitlich und eindeutig ist und viele Suchmöglichkeiten mit einschließt.

4. Bilden Sie nun gemeinsame Untergruppen, z.B. Motorrad, Lkw, Pkw etc.

5. Ordnen Sie jetzt den einzelnen Haupt- sowie Untergruppen Ziffern zu (Hauptgruppen: 0-9, Untergruppen 00-99).

6. Entscheiden Sie, welche zusätzlichen Informationen in den Aktenplan aufgenommen werden sollen, um das Auffinden von Akten zu erleichtern.

7. Vervollständigen Sie Ihren Aktenplan mit weiteren Arbeitshilfen, beispielsweise Stichwortregister, Ablageregeln et cetera.

Der Weg zur digitalen Ablage für das Ordnungssystem im Büro

Digitale und effiziente Ordnungssysteme für das Büro erfordern eine einwandfreie Abstimmung von Papier- und EDV-Anlage. Wenn Sie eine digitale Ablage einrichten möchten,  sind im Kern folgende drei Schritte vorzunehmen:

1. Schritt: Abstimmen der Papier- und elektronischen AblageUm klar strukturierte Ordnungssysteme für das Büro zu schaffen, sollten Sie bei jeder Unterlage entscheiden, inwiefern es sinnvoll ist, diese sowohl im Computer wie auch in Papierform aufzubewahren.
2. Schritt: Sortieren Sie Ihre Dateien und Dokumente entsprechend der ZugriffshäufigkeitLegen Sie hierbei für EDV- und Papier-Ablage folgende vier Kategorien fest:

Kategorie 1: aktuelle Arbeitsdateien und -akten. Sämtliche Unterlagen, welche oft genutzt werden und zu laufenden Aktivitäten gehören. Erste Priorität besitzen auch die Arbeitsdateien im PC.

Kategorie 2: Nachschlagedateien und -akten. Unterlagen, welche Sie lediglich hin und wieder benötigen.

Kategorie 3: Archivdateien und -akten. Unterlagen, welche endgültig abgeschlossen sind.

Kategorie 4: Hier können Dokumentenvorlagen wie Formulare, Aktennotizen oder Standardschreiben aufgenommen werden.
3. Schritt: Einrichten entsprechender Rubriken in Ihrem PCErstellen Sie als erstes die vier Hauptordner. Legen Sie nun zu jedem Ihrer Hauptordner Verknüpfungen an. Richten Sie nun anhand der vorbereiteten Ablagestruktur entsprechende Unter- bzw. Unterunter-Verzeichnisse an. Ordnungssysteme für das Büro digital anzulegen erfordert, dass einiges Ihrer Papierablage wegfallen kann und Sie zudem mit Ihrer elektronischen Ablage einwandfrei arbeiten können.

Wichtig: Ihre Ordnungssysteme für das Büro sollten Sie ferner so einrichten, dass die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gewahrt werden.

Vorteile digitaler Ordnungssysteme für das Büro

Ordnungssysteme für das Büro werden zunehmend digital. Dies ist nicht weiter verwunderlich, lagern wichtige Dokumente wie Belege, Verträge oder Kontoauszüge seit jeher in Archiven oder Aktenregalen. Nicht selten liegen sensible Dokumente zwischen zwei Aktendeckeln oder sind in Archiven schwer zugänglich.

Zusätzlich beanspruchen Transport- und Suchprozesse nicht selten viel Zeit. Dabei stellt der problemlose sowie schnelle Zugriff auf wichtige Dokumente anhand effizienter Ordnungssysteme für das Büro einen essentiellen Bestandteil jedes erfolgreichen Unternehmens dar. Sind Unterlagen wie so oft in unterschiedlichen Abteilungen vorhanden und werden sie zeitgleich von diversen Angestellten bearbeitet, können schnell redundante Kopien der selbigen Akte entstehen.

Dies kann die Datensicherheit negativ beeinträchtigen. Digitale Ordnungssysteme für das Büro stellen bei entsprechenden Schutzmaßnahmen sicher, dass Akten nicht in die Hände von Unbefugten geraten oder verloren gehen. Konkret bieten Ihnen digitale Ordnungssysteme für das Büro folgende Vorteile:

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  • Ortsunabhängiger Zugriff
  • Schutz vor Datenverlust
  • Umfassende Suchfunktionen mittels Indexierung
  • Kostenersparnis durch fehlende Lager- und Transportkosten
  • Erhöhung der Datensicherheit durch Zugriffsverwaltung
  • Beseitigung redundanter Daten

Ordnungssysteme für das Büro im Überblick

Im Anschluss werden sechs verschiedene Ordnungssysteme für Ihr Büro beschrieben, die Sie einfach umsetzten können. Weiter unten finden Sie Beispiele zu jedem Ordnungssystem in Form einer Grafik.

Numerische Ordnung

  • Diese Ordnungssysteme für das Büro sehen vor, die Vorgänge einfach mit Nummern zu versehen und anschließend auch nach diesen abzulegen.
  • Hierbei kann es sich etwa um Konto-, Lieferanten- oder Kundennummern handeln.
  • Wenn Sie solche Ordnungssysteme für das Büro vorsehen, sollten Sie immer ein Suchverzeichnis (einen Index) einrichten.
  • Erfolgen kann die numerische Ordnung nach Vorziffern, dekadisch oder halbdekadisch. Sie bilden eine Zehnergruppe (Dekade) und teilen Ihre Unterlagen nach den Ziffernreihen 0 bis 9. Zum Beispiel legen Sie Hauptgruppen an, welche anschließend in Untergruppen unterteilt werden.

Chronologische (zeitliche) Ordnung

  • Hierbei erfassen Sie Sachverhalte in ihrer zeitlichen Reihenfolge, beispielsweise bei Terminkarteien.
  • Sie können nach Jahren, Monaten, Wochen oder Tagen sortieren.
  • Besonders empfehlenswert sind diese Ordnungssysteme für das Büro bei Akten nach Patienten-Geburtstagen (Tage), Lieferzeiten (Wochen), Gehaltsabrechnungen (Monate) sowie Steuerbescheiden und Bilanzen (Jahre).
  • Die Reihenfolge der Heftung können Sie in Form der Behördenheftung (das zuletzt empfange Dokument liegt unten; üblich bei Einzelakten wie Personalakten) oder in Form der kaufmännischen Heftung (das zuletzt erhaltene Dokument liegt oben; üblich bei Bestellungen oder Rechnungen).

Alphanumerische Ordnung

  • Diese Ordnungssysteme für das Büro stellen eine Kombination aus numerischer und alphabetischer Ordnung dar.
  • Eine Grobeinteilung erfolgt mithilfe der Buchstaben des Alphabets.
  • Empfehlenswert sind solche Ordnungssysteme für das Büro dann, wenn Sie zahlreiche verschiedene Waren, Bereiche etc. haben. Die Zahlen bilden die Feineinteilung (kann aber auch umgekehrt sein).

Ordnung nach Piktogrammen, Symbolen, Farben

  • Für die zuvor genannten Ordnungssysteme für das Büro stellt diese Ordnung eine sinnvolle Ergänzung dar.
  • Sie ermöglicht ein schnelles Auffinden, ferner werden wichtige Termine markiert. Daher werden Piktogramme beispielsweise auf Plantafeln für die Terminplanung genutzt.

Geographische Ordnung

  • Geographische Ordnungssysteme für das Büro werden häufig mit der numerischen und/oder alphabetischen Ordnung kombiniert.
  • Ratsam, wenn Sie Ihre Ablage nach unterschiedlichen Verkaufsgebieten, Filialen, Bundesländern usw. unterteilen möchten.

Ordnung nach Stichwörtern

  • Überwiegend sind diese Ordnungssysteme für das Büro bei kleineren Betrieben anzutreffen, zumal es hier oftmals um zahlreiche unterschiedliche Sachgebiete geht.
  • Als Ordnungssysteme für das Büro eignet sich diese Vorgehensweise dann, wenn der Inhalt der Dokumente wichtiger ist als z.B. der Absendername.

Varianten von Ordnungssystemen im Büro – Beispiele

Ordnungssysteme Büro Varianten

Tipps für das Weiterführen von Ordnungssystemen im Büro

Zum Abschluss noch einige grundsätzliche Tipps für die das weiterführen Ihres Ordnungssystems im Büro, die das Weiterarbeiten erleichtern:

  • Vermeiden Sie handschriftliche Kennzeichnungen
  • Sehen Sie von ungenauen Beschriftungen wie “Diverses” oder “Verschiedenes” ab
  • Schenken Sie neuen Dokumenten sofort einen kurzen Moment Aufmerksamkeit und legen Sie diese sogleich richtig ab
  • Gestalten Sie Ordnerrücken einheitlich
  • Heben Sie wichtige Informationen hervor
  • Beschreiben Sie den Inhalt kurz aber präzise
  • Hinterfragen Sie gelegentlich, ob die Ordnungssysteme für das Büro korrekt genutzt werden
  • Nehmen Sie zweimal im Jahr einen Check-Up Ihrer Ablage vor
  • Vermeiden Sie unnötige Kopien und richten Sie Verteiler ein
  • Beugen Sie Mehrfach- und Doppelablagen vor – arbeiten Sie mit Stellvertretern oder einem Dokument, auf dem sich festhalten lässt, wer wann was entliehen hat
  • Trennen Sie sich regelmäßig von überholtem Prospektmaterial
  • Arbeiten Sie mit Wegwerffristen