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Ordnungssysteme im Büro „kurz erklärt“
Ein Ordnungssystem im Büro dient dazu, Dokumente, Akten und Unterlagen strukturiert abzulegen und schnell wiederzufinden. Dazu zählen Ablagesysteme wie Hängeregister, Ordner, digitale Archivlösungen oder thematische Ablagen. Ein gut durchdachtes System spart Zeit, reduziert Suchaufwand und sorgt für mehr Übersicht im Arbeitsalltag.
Zu den gängigsten Ordnungssystemen zählen die numerische, alphabetische, chronologische, alphanumerische, sachliche und geografische Ordnung sowie die Kennzeichnung über Symbole, Piktogramme und Farben.
Was sind Ordnungssysteme im Büro?
Ordnungssysteme im Büro, auch Registraturen genannt, umfassen strukturierte Methoden und Ablagesysteme, die darauf ausgelegt sind, Dokumente, Akten und Materialien effizient zu organisieren und zu archivieren. Sie stellen sicher, dass alle Unterlagen schnell und einfach zugänglich sind, um eine reibungslose Büroarbeit zu gewährleisten.
Das Hauptziel dieser Systeme ist es, die Effizienz zu steigern, die Übersichtlichkeit zu fördern und eine Zeitersparnis zu ermöglichen, indem Dokumente genau dort abgelegt werden, wo sie erwartet werden.
Einsatzbereiche
Ordnungssysteme kommen nicht nur im Büro, sondern auch in anderen Bereichen zum Einsatz, in denen der Bedarf an Mappen, Ablagen und Ordnern hoch ist.
In Büros erfüllen Ordnungssysteme grundlegende Voraussetzungen für eine reibungslose Ablauforganisation: Jeder Mitarbeiter weiß, wo sich die benötigten Unterlagen befinden. Zu den Ablagesystemen im Büro gehören beispielsweise:
- Briefkörbe
- Klappboxen
- Hängemappen
- Ablageschalen
- Schubladenboxen
- Mehrzweck-Boxen
- Ordnerdrehsäulen
- Karteikarten-Register
- Regale und Regalkästen
- Schreibtisch-Organizer
- Brief- und Dokumentenablage
- Stahldraht-Korb-Sortieranlagen
Welche klassischen Ordnungssysteme gibt es?
Klassische Ordnungssysteme im Büro bieten eine strukturierte Möglichkeit, Dokumente und Akten effizient zu organisieren. Sie basieren auf papiergebundenen Ablagestrukturen, die trotz der zunehmenden Digitalisierung in vielen Büros weiterhin weit verbreitet sind. Unter anderem werden Hängeregistraturen verwendet, bei denen Akten in speziellen Hängemappen oder Hängeheftern in Schränken oder Schubladen aufbewahrt werden. Die Mappen sind meist beschriftet und lassen sich schnell herausnehmen, ergänzen und wieder einsortieren.
Zu den gängigsten Methoden gehören die alphabetische, numerische und die chronologische Ablage. Diese Systeme ermöglichen eine schnelle Auffindbarkeit von Dokumenten und sorgen für eine klare und logische Strukturierung von Akten und Unterlagen.
Praktische Tipps
Für eine erfolgreiche und langfristige Nutzung klassischer Ordnungssysteme im Büro sind einige einfache, aber effektive Best Practices hilfreich:
- Verwendung von klaren Etiketten: Kennzeichnen Sie Aktenordner und Dokumente deutlich mit Etiketten oder Indexkarten, damit sie schnell zugeordnet und wiedergefunden werden können.
- Regelmäßige Überprüfung des Systems: Führen Sie regelmäßig Ordnungskontrollen durch, um sicherzustellen, dass das System aktuell bleibt und keine Dokumente falsch abgelegt werden.
- Trennung von aktuellen und archivierten Dokumenten: Lagern Sie Dokumente, die nicht mehr regelmäßig benötigt werden, in separate Archive, um Platz zu schaffen und die Übersichtlichkeit zu verbessern.
Ordnungssysteme im Überblick
Im Folgenden werden sechs verschiedene Ordnungssysteme für Ihr Büro beschrieben, die einfach umzusetzen sind.
Numerische Ordnung:
Dokumente werden mit Nummern versehen und nach diesen abgelegt. Dies ist besonders hilfreich bei der Organisation von Konto-, Lieferanten- oder Kundennummern. Zur besseren Nachvollziehbarkeit empfiehlt es sich, ein Suchverzeichnis oder einen Index einzurichten.
Alphanumerische Ordnung:
Eine Kombination aus numerischer und alphabetischer Ordnung. Diese Methode bietet eine grobe Einteilung nach Buchstaben und eine feinere Einteilung durch Zahlen und eignet sich für die Organisation von großen Beständen mit unterschiedlichen Kategorien.
Hierbei werden Dokumente in der Reihenfolge ihres Eingangs oder ihrer Relevanz sortiert. Dies eignet sich gut für Akten, die nach Jahren, Monaten oder sogar Tagen sortiert werden müssen, z. B. Steuerbescheide oder Gehaltsabrechnungen.
Bei der alphabetischen Ordnung werden Unterlagen nach Namen oder Begriffen von A bis Z sortiert. Häufig erfolgt die Ablage nach Nachnamen, Firmennamen oder Stichwörtern. Das System eignet sich besonders für Kunden-, Personal- oder Lieferantenakten, da Dokumente schnell über ihren Namen gefunden werden können.
Wie in Spezialfällen geordnet werden muss, regelt die DIN 5007, welche angibt, wie mit beispielsweise Umlauten, ß und Doppelnamen umzugehen ist.
Diese Methode ergänzt die klassischen Ordnungssysteme im Büro und ermöglicht es, wichtige Dokumente oder Termine schnell zu erkennen. Piktogramme und Farben erleichtern die visuelle Identifikation und sorgen für ein schnelleres Auffinden von Informationen.
Diese Methode eignet sich für Unternehmen, die ihre Ablage nach verschiedenen Verkaufsgebieten, Filialen oder geografischen Regionen unterteilen müssen. Oft wird sie mit anderen Systemen wie der numerischen oder alphabetischen Ordnung kombiniert.
Die Methode, nach Stichwörtern zu ordnen, ist besonders nützlich für kleinere Unternehmen mit einer Vielzahl unterschiedlicher Sachgebiete. Hier wird die Ablage nach Schlüsselbegriffen organisiert, wobei der Inhalt der Dokumente im Vordergrund steht. Dies nennt man sachliche Ordnung, beziehungsweise Sachordnung.
Die folgende Grafik zeigt Beispiele für jedes Ordnungssystem im Büro.
Wie funktionieren digitale Ordnungssysteme im Büro?
Das Digitalisieren von Dokumenten bietet viele Vorteile für Ordnungssysteme im Büro. Sie ermöglicht eine schnellere Dokumentensuche, spart Platz und verbessert die Sicherheit durch digitale Verschlüsselung.
Mit der optischen Zeichenerkennung können gescannte Dokumente in durchsuchbare PDFs umgewandelt werden, was die Auffindbarkeit von Informationen erleichtert.
Ein weiterer Schritt zur Effizienz ist die Integration in Dokumentenmanagementsysteme (DMS). Um die Ablage und Verwaltung digitaler Dokumente zu zentralisieren. Eine rechtssichere Archivierung garantiert dabei das Einhalten der GoBD unter den Kernanforderungen Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, und Vollständigkeit.
Weg zur digitalen Ablage
Die Umstellung auf ein digitales Ordnungssystem im Büro erfordert eine strukturierte Herangehensweise. Hier sind drei wesentliche Schritte, die berücksichtigt werden sollten:
- Sortierung nach Zugriffshäufigkeit: Organisieren Sie Ihre Dokumente in vier Kategorien: aktuelle, nachschlagbare, archivierte und Vorlagen.
- Abstimmung der Papier- und digitalen Ablage: Überlegen Sie, welche Dokumente Sie sowohl in Papierform als auch digital aufbewahren wollen. Dies schafft klare Grenzen und vermeidet Redundanzen.
- Erstellung einer klaren digitalen Struktur: Legen Sie Haupt- und Unterordner an. Strukturieren Sie Ihre Ablage so, dass sie den gleichen logischen Aufbau wie Ihre Papierablage hat. Achten Sie darauf, dass die Struktur konsistent und übersichtlich bleibt.
Nachfolgend finden Sie eine Übersicht der Kategorien:
| Kategorie | Beschreibung |
| Aktuelle Dateien | Werden häufig benötigt und sollten primär digital gespeichert werden. |
| Nachschlagedateien | Unterlagen, die nur gelegentlich benötigt werden. |
| Archivierte Dokumente | Abgeschlossene Dokumente, die langfristig aufbewahrt werden müssen. |
| Formulare, Aktennotizen oder wiederkehrende Standarddokumente. |
Wichtig: Achten Sie darauf, dass Ihre digitalen Ablagesysteme die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einhalten, um rechtlichen Problemen vorzubeugen.
Vor- und Nachteile
Digitale Ordnungssysteme im Büro bieten zahlreiche Vorteile, aber auch einige Herausforderungen. Eine sorgfältige Abwägung dieser Faktoren hilft dabei, die beste Lösung für das Büro zu finden.
Zu den Vorteilen gehören:
| Vorteil | Beschreibung |
| Ermöglicht den Zugriff auf Dokumente von jedem Ort, ohne auf physische Aufbewahrung angewiesen zu sein. | |
| ✔ Schutz vor Datenverlust | Durch regelmäßige Backups und Cloud-Lösungen sind Dokumente vor Verlust geschützt. |
| ✔ Umfassende Suchfunktion | Dokumente sind durch Indexierung und Metadaten schnell auffindbar. |
| ✔ Kostenersparnis | Keine Lager- und Transportkosten für physische Dokumente. |
| Zugriffsverwaltung und Verschlüsselung erhöhen den Schutz der gespeicherten Daten. | |
| Verhindert die Entstehung mehrfacher Kopien desselben Dokuments, was die Effizienz verbessert. |
Die Nachteile von digitalen Ordnungssystemen im Büro sind:
| Nachteil | Begründung |
| ✖ Abhängigkeit von Technologien | Digitale Systeme sind auf funktionierende Software und Hardware angewiesen. Bei Ausfällen kann der Zugriff auf Dokumente behindert werden. |
| Die Implementierung eines digitalen Systems kann zu hohen Anfangskosten führen, insbesondere wenn bestehende Prozesse integriert werden müssen. | |
| ✖ Sicherheitsrisiken | Ohne angemessene Sicherheitsmaßnahmen sind digitale Systeme anfällig für Cyberangriffe und Datenverlust. |
| ✖ Schulungsaufwand | Mitarbeitende müssen geschult werden, was Zeit und Ressourcen beansprucht. |
| ✖ Komplexität bei der Integration | Die Integration digitaler Systeme mit bestehenden physischen Ablagestrukturen kann komplex und zeitaufwändig sein. |
Was sind hybride Ordnungssysteme im Büro?
Ein hybrides Ordnungssystem im Büro kombiniert papierbasierte und digitale Ablage, um die Vorteile beider Methoden zu nutzen.
Diese Lösung ist besonders sinnvoll, wenn rechtliche Anforderungen oder physische Dokumente eine vollständige Digitalisierung verhindern, aber dennoch die Effizienz der digitalen Ablage gewünscht wird.
Wann ist eine hybride Ablage sinnvoll?
Ein hybrides Ordnungssystem ist besonders in folgenden Fällen sinnvoll:
- Rechtliche Anforderungen erfordern die Aufbewahrung von Originaldokumenten in Papierform. Die GoBD erlauben ersetzendes Scannen für den Großteil der Belege; eine echte Papieraufbewahrungspflicht besteht nur in Sonderfällen wie notariellen Urkunden, Eröffnungsbilanz und Jahresabschluss oder bestimmten Zollbelegen. Voraussetzung ist eine Verfahrensdokumentation.
- Unmöglichkeit der Digitalisierung bestimmter Dokumente aufgrund ihrer physischen Beschaffenheit.
- Büros mit begrenzten Digitalisierungsressourcen, die von der digitalen Ablage profitieren möchten, ohne vollständig umzusteigen.
Beispiele für hybride Ordnungssysteme
- Barcode-Technologie: Barcodes auf Papierdokumenten verlinken mit digitalen Kopien im DMS.
- Papierakten mit digitalen Ergänzungen: Papierakten werden regelmäßig mit digitalen Daten aktualisiert.
- Papier mit digitaler Referenz: Papierdokumente werden archiviert, während eine digitale Kopie im DMS gespeichert wird.
Best Practices für hybride Ordnungssysteme
Um hybride Ordnungssysteme im Büro effizient zu nutzen, ist es wichtig, bestimmte Best Practices zu beachten. Diese Maßnahmen helfen, die Integration von Papier- und digitalen Dokumenten zu optimieren und die langfristige Funktionsfähigkeit des Systems zu gewährleisten.
- Schulungen: Schulen Sie Mitarbeiter, um beide Systeme effektiv zu nutzen.
- Regelmäßige Digitalisierung: Führen Sie regelmäßige Scans von Papierdokumenten durch.
- Strukturierte Ablage: Trennen Sie digitale und papierbasierte Dokumente mit klarer Kennzeichnung.
- Metadaten-Vereinheitlichung: Verwenden Sie dieselben Metadaten für Papier und digitale Dokumente.
- Sicherheitsvorkehrungen: Gewährleisten Sie die Sicherheit für Papierdokumente und für digitale Daten.
Wie führe ich ein Ordnungssystem im Büro ein?
Die Einführung eines effektiven Ordnungssystems im Büro erfordert eine strukturierte Herangehensweise. Hier sind praktische Schritte und Tools, die Ihnen helfen, das System effizient umzusetzen und häufige Fehler zu vermeiden.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung hilft Ihnen bei der Einführung eines Ordnungssystems im Büro.
- Aktenplan erstellen: Beginnen Sie mit der Erstellung eines klar strukturierten Aktenplans, indem Sie Haupt- und Unterkategorien definieren.
- Unterlagen sichten: Überprüfen Sie die bestehenden Akten, Ordner und Mappen, um einen vollständigen Überblick zu bekommen.
- Kategorien festlegen: Bestimmen Sie Hauptgruppen (z. B. Personalwesen, Fuhrpark) und deren Untergruppen.
- Nummerierung und Ordnung: Ordnen Sie den Kategorien Nummern zu (z. B. Hauptgruppen: 0–9, Untergruppen: 00–99).
- Arbeitshilfen einführen: Ergänzen Sie den Aktenplan mit Stichwortregistern oder Ablageregeln zur besseren Orientierung.
Was ist ein Aktenplan?
Ein Aktenplan ist ein festgelegtes Ordnungssystem für Dokumente und Akten. Er teilt Unterlagen nach Themen, Aufgaben oder Bereichen ein und vergibt dafür eindeutige Bezeichnungen oder Nummern. Dadurch können Dokumente einheitlich abgelegt und schnell wiedergefunden werden.
Tools und Software-Empfehlungen
Die folgenden Tools und Softwares empfehlen wir bei der Einführung eines Ordnungssystems im Büro:
- Cloud-Dienste: Google Drive, Dropbox und OneDrive für eine sichere und mobile Ablage.
- Dokumentenmanagementsysteme (DMS): Tools wie DocuWare, SharePoint oder M-Files für digitale Dokumentenablage.
- OCR-Software: Programme wie Adobe Acrobat oder ABBYY FineReader zur Umwandlung von gescannten Dokumenten in durchsuchbare PDFs.
Fehler vermeiden
Bei einem Ordnungssystem im Büro können schnell Fehler vorkommen. Im Folgenden werden typische Fehlerquellen genannt und Tipps, wie sie vermieden werden können:
- Keine regelmäßige Pflege: Dokumente sollten direkt nach Erhalt abgelegt werden.
- Ungenaue Beschriftungen vermeiden: Verwenden Sie präzise Bezeichnungen für alle Dokumente.
- Überflüssige Kopien: Regelmäßige Entsorgung von alten Unterlagen und Vermeidung unnötiger Kopien.
- Doppelte Ablagen vermeiden: Nutzen Sie Verteilerlisten oder ein Leihsystem zur Dokumentenverfolgung.
Häufig gestellte Fragen
Ordnungssysteme für das Büro bieten sich für sämtliche Bürotätigkeiten an, wo der Umgang mit Dateien, Dokumenten, Formularen, Rechnungen etc. an der Tagesordnung steht.
Sehr nützlich an Ordnungssystemen im Büro sind Schnelligkeit, Einheitlichkeit und Nachvollziehbarkeit. Weitere große Vorteile sind Übersichtlichkeit, Effizienz und höhere Produktivität.
Empfehlenswert bei einem Ordnungssystem im Büro sind klare Ablageregeln, eine deutliche Kennzeichnungslogik, das Informieren aller Beteiligten, die Zuhilfenahme von Ablagesystemen und eine digitale Archivierung.
Es gibt verschiedene Varianten von Ordnungssystemen für das Büro, darunter nummerische, chronologische, alphanumerische oder geografische Systeme sowie die Ordnung nach Stichwörtern, Piktogrammen, Symbolen und Farben.