Digitalisierung in Unternehmen – So funktioniert die Transformation
Die Digitalisierung in Unternehmen ist kein Neuland mehr, sondern für erfolgreiche Betriebe inzwischen Pflicht. Doch wie schaffen es erfolgreiche Unternehmen, digitale Instrumente und Workflows in den Arbeitsalltag zu integrieren, welche Vorteile erwarten Mitarbeiter und auch Kunden – und wie fallen die Veränderungen im Detail aus?
Digitalisierung im Unternehmen: Erklärung
Bei der Digitalisierung im Unternehmen handelt es sich um die Migration von bislang „analog“ gehaltenen Prozessen in die digitale Welt. Typische Beispiele sind etwa die Abschaffung von umfangreichen Aktenarchiven: Anstelle von Papier werden Dokumente in digitaler Form auf Servern gelagert. Auch der Vertrieb selbst kann betroffen sein, etwa durch die Integration eines Onlineshops anstelle klassischer Verkaufsmaßnahmen. Beziehungen zu Kunden finden über Social Media und E-Mail statt – und weniger durch Telefon & Co. Mit anderen Worten: Alles, was durch digitale Geräte und Software in einem Betrieb besser umgesetzt werden kann, fällt in die Kategorie der Digitalisierung im Unternehmen.
Digitalisierung in Unternehmen: das Vorgehen
Die Digitalisierung in Unternehmen geschieht nicht über Nacht. Es reicht nicht, alle im Aktenschrank vorhandenen Dokumente einzuscannen, sie auf einem Server zu hinterlegen und dann war es das mit der Digitalisierung im Unternehmen. Vielmehr handelt es sich um einen schrittweise voranschreitenden Prozess, an dessen Ende im Optimalfall ein agileres, effizienteres Unternehmen steht, das sich den Altlasten aus dem letzten Jahrhundert entledigt hat.
Zu Beginn eines digitalen Transformationsprozesses sollten daher immer zwei Arbeitsschritte aufeinander folgen – unabhängig von der Größe des Unternehmens:
Optimierungsbedarf ermitteln
Nicht alles, was alt ist, muss weg. Einige Prozesse funktionieren auch ohne radikale Umstrukturierung gut. Unternehmensleiter sollten nicht um der Digitalisierung Willen alles verändern, sondern nur dort optimieren, wo Bedarf besteht. Verlassen sollten sich Unternehmer dabei auch nicht zwingend auf externe Berater. Oft reicht schon ein wenig Brainstorming innerhalb des Betriebs aus, um zu erkennen, wo es hakt. Zunächst sollten Entscheider somit ermitteln, wo die Digitalisierung im Unternehmen überhaupt notwendig ist.
Priorisierung starten
Anschließend folgt die Sortierung des ermittelten Bedarfs. Bei näherer Betrachtung wird auffallen, dass es einige große, wichtige Baustellen gibt, während andere Projekte in die Kategorie „Nice to have“ fallen. Hier ist eine Gratwanderung notwendig. Denn: Die größeren Projekte mögen mehr positive Veränderungen versprechen, aber sie sind auch schwieriger umzusetzen. Es kann sinnvoll sein, erst im Kleinen zu starten, um Erfolgserlebnisse zu verbuchen – denn die schaffen Motivation für den Rest der Digitalisierung im Unternehmen.
Durch ein zielgerichtetes Vorgehen und die schrittweise, modulare Umsetzung eigener Ideen wird durch die Digitalisierung in Unternehmen das erreicht, was Betriebe anstreben: Eine digitale, entschlackte Unternehmenskultur, die sich neuen Herausforderungen gewachsen sieht.
Digitalisierung in Unternehmen: Veränderung der Prozesse
Die Definition der Digitalisierung in Unternehmen beschreibt „die Veränderung von Prozessen, Objekten und Ereignissen durch eine vermehrte Nutzung digitaler Geräte“. Die konsequente Einbindung von Geräten und Technologie aus dem Informations- und Kommunikationssektor steht somit im Vordergrund. Konkrete Beispiele für eine Veränderung bekannter Prozesse fallen wie folgt aus:
Entsorgung von Dokumenten
Das „papierlose Büro“ geisterte bereits durch die Vorstellungen von Unternehmensleitern, als die Technologie für die Digitalisierung im Unternehmen noch in den Kinderschuhen steckte. Heute ist dieses Ziel jedoch erreichbar. 2007 beispielsweise waren weltweit bereits etwa 94 % aller Informationen digital gespeichert. Etwa ein Jahrzehnt vorher waren es noch 3 %. Mit aktuellen Technologien ist es möglich, dieses Konzept auf die Spitze zu treiben. In vielen Büros führt die Digitalisierung in Unternehmen somit zuerst dazu, unzählige Aktenschränke auszusortieren, Dokumente einzuscannen und diese digital zur Verfügung zu stellen.
Einbindung der Cloud
Netzwerke ermöglichen es durch die Digitalisierung im Unternehmen Mitarbeitern, nicht nur intern auf Dokumente zuzugreifen, sondern auch außerhalb der Einschränkungen des Büros. Über VPN-Verbindungen geschieht dies auch von außen sicher und ohne Angriffsmöglichkeiten Dritter. Dies wiederum verändert die Art, wie wir auf Informationen zugreifen: Mitarbeiter erhalten durch die Cloud-Anbindung immer und überall die Möglichkeit, auf Daten und Dokumente zuzugreifen – ohne direkt vor Ort sein zu müssen.
Neuentdeckung der Kollaboration
Kleine Teams, die sich Projekte teilen, waren vor der Digitalisierung in Unternehmen darauf angewiesen, sich an einem fixen Standort zu treffen und zu arbeiten. Heute machen es Kollaborationsdienste einfacher, sich mit Mitarbeitern digital über das Internet zu treffen. Fertige Dokumente müssen nicht mehr via E-Mail hin und her gesendet werden, denn der zentrale, immer aktuelle Datensatz steht allen Mitarbeitern gleichzeitig auf einem einzigen Server zur Verfügung – Verwirrung ausgeschlossen.
Sicherlich existieren zahlreiche weitere Beispiele, welche die Vorteile der Digitalisierung in Unternehmen weiter untermauern. Unsere Aufzählung sollte jedoch ausreichen, um sich einen Überblick über das Potenzial hinter der Prozessoptimierung auf digitale Medien zu verschaffen.
Digitalisierung in Unternehmen: digitale Transformation
Eine wichtige Eigenschaft der Digitalisierung in Unternehmen ist die Tatsache, dass sie niemals komplett abgeschlossen ist. Da sich digitale Technologien, Software und Hardware sowie Geräte in einem permanenten Wandel befinden und immer wieder Revolutionen wie das Smartphone oder Evolutionen wie die Cloud das Licht der Welt erblicken, gibt es eine stetige Weiterentwicklung. Unternehmensführer werden die Digitalisierung im Unternehmen niemals beenden, da es immer wieder Baustellen geben wird, die sich optimieren lassen.
Dieser Prozess ist die digitale Transformation: Sie beschreibt die Prägung von Unternehmen (aber auch der gesamten Gesellschaft an sich) durch die Weiterentwicklung digitaler Technologien. Gewohnheiten und Bedürfnisse ändern sich innerhalb der Gesellschaft, und da Unternehmen ein Teil unseres Lebens sind, ändert sich das Leben auch innerhalb der Grenzen des Büroraums. Denken kann man im Rahmen der Digitalisierung in Unternehmen etwa an folgende fortlaufende Prozesse:
- Smart Devices wie Tablets und Smartphones
- Big Data für die Auswertung gewaltiger Datenmengen
- Social Media und damit verbundenes Marketing
- Clouddienste für die Mitarbeitervernetzung
- Blockchain als Beginn eines „neuen Internets“
Die Digitalisierung in Unternehmen wird somit zu einem hohen Teil auch von jener Transformation angetrieben. Es handelt sich weniger um eigenständige, konkrete Prozesse, sondern um Veränderungen, welche bekannte Prozesse neu ausrichten.
Dazu ein Beispiel: Kunden kennen Social Media wie Facebook und Twitter. Durch die extreme Verbreitung dieser Kanäle erwarten sie somit früher oder später, dass auch das eigene Lieblingsunternehmen dort vertreten ist. Ist das nicht der Fall, findet ein Vertrauensbruch statt und die Kunden wandern zur Konkurrenz ab.
Digitalisierung in Unternehmen – Vorteile & Herausforderungen
Die größte Herausforderung der Digitalisierung in Unternehmen besteht darin, dass IT und Marketing das Projekt nicht allein stemmen können. Der Begriff „Digitalisierung“ allein erweckt den Eindruck, dass es sich um eine stark IT-zentrierte Aufgabe handelt. Das stimmt jedoch nicht, da die Digitalisierung im Unternehmen wenig Rücksicht auf bestehende Strukturen nimmt. Grenzen verschwimmen, was vom einfachen Mitarbeiter bis zur Chefetage neue Herausforderungen generiert.
Eine der wichtigsten Komponenten beim Umstieg auf ein digitales Unternehmen ist somit nicht die technische Umsetzung – in der Tat ist dies noch eines der kleinsten Probleme, da externe Berater hervorragend dazu in der Lage sind, die Digitalisierung in Unternehmen zu unterstützen. Vielmehr ist ein Wandel in der gesamten Unternehmenskultur notwendig: Weg vom behäbigen Dinosaurier der 1990er-Jahre und hin zu einem dynamischen, agilen Unternehmen.
Schwierig kann es zu Beginn der Digitalisierung im Unternehmen auch für Mitarbeiter werden – und zwar vor allem für diejenigen, die nicht mit digitalen Medien aufgewachsen sind. Ein zu abrupter Umstieg auf digitale Prozesse, geänderte Arbeitsabläufe & Co. wird dazu führen, dass Mitarbeiter am Anfang überfordert sind (und dies vielleicht auch bleiben!). Je nach Unternehmen ist es daher notwendig, umfangreiche Schulungen durchzuführen, um Mitarbeiter effizient an neue Lösungswege für alte Probleme heranzuführen.
Aber: Immense Herausforderungen lohnen in der Regel durch umfangreiche Belohnungen. Typische Vorteile der Digitalisierung im Unternehmen sind beispielsweise:
| Vorteile der Digitalisierung im Unternehmen | Erläuterung |
| Effizientes Arbeiten | Digitale Arbeitsplätze ersetzen die strikte Bürohierarchie. Videokonferenzen und Messenger machen Mitarbeiter immer erreichbar. Die zeitliche und räumliche Flexibilität steigt stark an. Auch die Buchhaltung und die Verwaltung von Archiven wird erleichtert. Was früher in einer ganzen Lagerhalle in einem Archiv lag, passt durch die Digitalisierung in Unternehmen auf die Größe eines Schuhkartons. Daten sind schneller erreichbar und Kosten für Material und Lagerräume sinken. |
| Erhöhte Kundenzufriedenheit | Kunden kaufen verstärkt online ein – Tendenz steigend. Bieten Unternehmen diese Möglichkeit nicht ein, drohen Umsatzeinbrüche und ein Mangel an Kundenzufriedenheit. Die Digitalisierung im Unternehmen sorgt somit auch dafür, dass Kunden glücklicher sind und damit gerne wieder einkaufen. Ein gutes Beispiel dafür, dass Digitalisierungsprozesse nicht zwingend auf vereinfachte Workflows ausgerichtet sind, sondern sich auch am Bedarf der Kunden orientieren. |
| Flexible Cloud | Eine veränderte Unternehmenskultur ist ein wichtiger Schritt - doch die technische Machbarkeit der neuen Prozesse hängt an der Cloud. Sie ermöglicht es, die Digitalisierung im Unternehmen durch eine flexible IT-Infrastruktur voranzutreiben. Das Speichern von Daten und auch die Verteilung unter den Mitarbeitern ist einfacher als je zuvor und von jedem Gerät aus möglich. Unternehmen, die schnell Rechenleistung brauchen, buchen diese bei Microsoft, Amazon & Co. |
Offensichtlich fallen die Vorteile der Digitalisierung im Unternehmen immens aus. Gleichzeitig steht jedoch nicht nur die Unternehmensführung vor einer großen Herausforderung, denn auch die Mitarbeiter müssen bei dem Projekt eingebunden sein.
Digitalisierung in Unternehmen – Folgen für die Arbeitskräfte
Der Weg von Akten und Ordnern und Archiven und einer netzwerklosen Infrastruktur in die vollständige Digitalisierung im Unternehmen ist steinig und stellt auch Mitarbeiter vor Herausforderungen. Jahrelange einstudierte Prozesse müssen nicht nur leicht angepasst, sondern unter Umständen komplett neu gelernt werden. Das wird zwangsläufig zu sehr vielen Fragen unter den Mitarbeitern führen. Komplett ohne eine holprige Einführung wird es nicht gehen.
Das sollte Entscheider aber nicht davon abhalten, das Projekt zu starten, da die positiven Folgen für die Mitarbeiter stark überwiegen. Beispielsweise sinkt der Fokus auf sich wiederholende Tätigkeiten, die jetzt Maschinen übernehmen können. Die Automatisierung, die durch Digitalisierung in Unternehmen stattfindet, befreit Mitarbeiter davon, unablässig Zahlenkolonnen in Tabellen einzugeben – das machen jetzt Computer automatisch.
Stattdessen treten andere Fähigkeiten durch die Digitalisierung im Unternehmen in den Vordergrund, wie etwa die Teamfähigkeit, Kreativität bei der Umsetzung der Aufgaben und auch die emotionale Intelligenz. Auch der einfache Mitarbeiter ist nicht mehr allein ein Instrument, das gewinnbringend eingesetzt wird, sondern jemand, der seine Fähigkeiten zielgerichteter einbringen kann. Das „Verheizen“ von Mitarbeitern für eher sinnfreie Aufgaben findet durch die Digitalisierung in Unternehmen seltener statt.
Dieses Konzept der Digitalisierung im Unternehmen wurde etwa durch Google bereits vor vielen Jahren auf die Spitze getrieben. Mitarbeiter sollen sich entfalten und bekommen dafür Hängematten & Co. ins Büro. Die beschriebenen lästigen Aufgaben entfallen, stattdessen entstehen neue Ideen durch eine verbesserte Vernetzung unterhalb der Mitarbeiter. Die Kreativität steigt insgesamt an – und daraus folgen neue Geschäftsideen, die am Ende das gesamte Unternehmen voranbringen. Mit anderen Worten: Durch die Digitalisierung in Unternehmen sinkt die Monotonie.
Digitalisierung in Unternehmen – Studie
Die Universität Hamburg und Sopra Steria Consulting, ein Beratungsunternehmen, zeigten in einer Studie von 2015, dass es für die Digitalisierung im Unternehmen – vereinfacht ausgedrückt – noch viel zu tun gibt. Als Baustellen haben Unternehmensleiter unter anderem die sichere Etablierung digitaler Kanäle zu Kunden und Partnern im Rahmen der Digitalisierung in Unternehmen genannt. Geschäftsprozesse müssten einerseits zwar standardisiert werden, andererseits müsse das Unternehmen jedoch flexibel bleiben, um den Kundenerwartungen gerecht zu werden.
Als besonders schwierig empfanden viele Entscheidet auch die Tatsache, dass die Digitalisierung im Unternehmen durch die Führung angestoßen werden muss. Dabei geben die Daten den Ton vor – und nicht etwa die „Bauchentscheidungen“ der Unternehmensleitung. Sich von Maschinen vorschreiben zu lassen, wo Verbesserungsbedarf besteht, ist ein deutlicher Gegensatz zur gewöhnlichen Art und Weise, Unternehmen zu führen.
Im Jahr 2017 zeigte eine Studie von Bitkom Research und Tata Consultancy Services liefert weitere Information: Demnach geht die Digitalisierung in Unternehmen vor allem von der IT-Abteilung aus, die anschließend die Chefetage berät. Außerdem bewegt sich das Investitionsvolumen für die Digitalisierung im Unternehmen bislang auf einem noch recht niedrigen Niveau: 52 % aller Betriebe investieren nur 5 bis 10 % des Jahresumsatzes in die digitale Transformation, der Durchschnitt über alle Firmen hinweg liegt bei 4,6 %.
Der Trend zeigt jedoch aufwärts – was dazu führt, dass Unternehmen vor allem in die Stelle der IT-Sicherheitsberater investieren. 73 % aller Unternehmen sieht diese Stelle als notwendig an. Die größten Potenziale bei der Digitalisierung im Unternehmen sehen Entscheider jedoch ganz klar im Bereich der Kundenbeziehungen, denn 80 % geben an, dass der Kundenservice im Fokus steht, während 76 % die Kundenakquise angeben. Weitere 60 % geben die Internationalisierung als Haupttreiber hinter der Digitalisierung in Unternehmen an.
Digitalisierung in Unternehmen: Fazit
| Digitalisierung im Unternehmen: Vorgehen | Die Bedarfsermittlung und Priorisierung stehen im Vordergrund. Nur bei einer zielgerichteten Umsetzung und einer klaren Strategie wird die Digitalisierung im Unternehmen gelingen. |
| Digitalisierung im Unternehmen: Veränderung der Prozesse | Akten, Archive & Co. haben ausgesorgt: Dokumente werden durch die Digitalisierung im Unternehmen Dateien angelegt. Außerdem gewinnt die Cloud an Bedeutung und auch die Zusammenarbeiter unter den Mitarbeitern profitiert deutlich. |
| Digitalisierung im Unternehmen: Digitale Transformation | Die Digitalisierung im Unternehmen findet nur statt, weil eine gesamtgesellschaftliche Veränderung über Jahre voranschreitet. Diese wirkt sich auch auf die Anforderungen an Unternehmen aus, die ihre Prozesse umstellen müssen. |
| Digitalisierung im Unternehmen - Vorteile & Herausforderungen | Herausforderungen entstehen durch den Zwang des Umstiegs auf eine komplett neue Unternehmenskultur. Die Vorteile überwiegen jedoch - durch mehr Agilität, eine höhere Kundenzufriedenheit und produktivere Mitarbeiter. |
| Digitalisierung im Unternehmen - Studie | Studien belegen, dass zwar die meisten Betriebe an der Digitalisierung im Unternehmen arbeiten, aber dass vor allem in der Führung nach wie vor große Herausforderungen warten. Potenzial liegt bei der Interaktion mit Kunden. |