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Papierloses Büro – Definition | Konzept | Vorteile

Auch wenn ein papierloses Büro nicht ganz ohne Papier auskommt – die Menge nimmt dennoch deutlich ab. Es sorgt für Ordnung und Effizienz und schont gleichzeitig unsere natürlichen Ressourcen. Das Konzept “papierloses Büro” schafft Übersicht.

Wichtige Dokumente werden auf Anhieb gefunden und selbst die Zettelwirtschaft lässt sich praktisch virtuell verwalten. Hier zeigen wir, wie das Konzept “papierloses Büro” aussieht und welche Vorteile sich damit bieten.

Der Weg zum papierlosen Büro

Soll das Büro als papierloses Büro eingerichtet werden, müssen alle an einem Strang ziehen. Das gilt für den Chef, aber auch für die Mitarbeiter. Je nachdem, welche Papiermenge nun durch ein papierloses Büro ersetzt werden soll, gibt es Schritte, wie sich das Konzept “papierloses Büro” sinnvoll umsetzen lässt.

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Planung beim papierlosen Büro

Ohne gute Planung und eine entsprechend ausgearbeitete Struktur lässt sich dieses Konzept nur schwer verwirklichen:

  1. Analyse des Ist-Zustandes: Wo wird im Unternehmen wie viel an Papier benötigt?
  2. Definition des Soll-Zustandes: Wo soll im Unternehmen Papier reduziert werden?
  3. Welche Schritte sind für die Umsetzung notwendig?
  4. Lässt sich das weiter optimieren?

Soll ein papierloses Büro wirklich funktionieren, werden die richtigen Tools benötigt. Mit diesen lässt sich flexibler auf sämtliche Anforderungen reagieren und produktiver arbeiten. Da sämtliche Dokumente in der Cloud zur Verfügung stehen, haben alle auch dann darauf einen Zugriff, wenn sie nicht im Büro sondern mobil unterwegs sind.

Bereits vorhandene Dokumente aus Papier werden mit Hilfe des Dokumentenscanner gescannt. Damit sich jeder gut in den digitalen Dokumenten zurechtfinden kann, ist eine entsprechende Ordnerstruktur notwendig. Beides wird noch im Einzelnen ausführlich erläutert.

Dokumentenscanner zur Umsetzung des papierlosen Büros

Wollen Sie alles auf ein papierloses Büro umstellen, müssen sämtliche notwendigen Dokumente erfasst und digitalisiert werden. Bei dieser Gelegenheit lassen sich nicht mehr benötigte Schriftstücke aussortieren und entsorgen. Ein Dokumentenscanner ist nötig, um die Dokumente zu digitalisieren. Ein externer Dienstleister wie Scan Profi übernimmt das Scannen.

Das lohnt sich nicht nur bei großen Mengen an Unterlagen, sondern auch im Hinblick auf die hohe Qualität der Scans. Das gleiche gilt für die Briefpost. Soll ein papierloses Büro wirkungsvoll umgesetzt werden, sind diese Dokumente ebenfalls zu scannen. Scan Profi scannt die Briefpost ein und stellt sie anschließend digital zur Verfügung.

Tipp: Auf die rechtlichen Aspekte achten! Manche Dokumente brauchen eine Unterschrift, um rechtsgültig zu sein. Da nutzt es nichts, sie erst zu digitalisieren, damit sie anschließend wieder ausgedruckt werden.

Ebenso dürfen nicht sämtliche Originale im Aktenschredder vernichtet werden.

Für Unternehmen und Selbstständige gibt es Fristen, wie lange Dokumente aufbewahrt werden müssen. Während einige Dokumenten bereits nach sechs Jahren vernichtet werden dürfen, müssen andere zehn Jahre gelagert werden.

Leider existieren hierzulande noch keine klaren Gesetze für ein papierloses Büro.

Obwohl das Finanzamt inzwischen digitale Belege akzeptiert und selbst vor Gericht bereits digitale Dokumente zugelassen sind, wird häufig genug noch im Einzelfall über diese Zulässigkeit entschieden.

Tipp: Dokumente für ein papierloses Büro müssen den Vorgaben entsprechen! Sollen die digitalen Kopien den ursprünglich papiernen Dokumenten gleichen, müssen die Vorgaben des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) eingehalten werden. Das gleiche gilt für die Archivierung der Belege, welche das Finanzamt akzeptieren soll.

Hier macht das Bundesministerium für Finanzen entsprechende Vorschriften. Wichtig dabei ist, dass sämtliche Dokumente korrekt und revisionssicher gescannt werden. Am einfachsten ist es, wenn Sie auf einen entsprechenden Service zurückgreifen. Immerhin müssen die für das Finanzamt relevanten Dokumente auch manipulationssicher abgespeichert werden.

Ein Dokumentenscanner, der über die entsprechenden Sicherheitszertifikate verfügt, ist normalerweise sehr teuer und lohnt sich nur für mittlere oder größere Unternehmen. Scan Profi bietet Ihnen diesen Service. Sie können mit uns ein papierloses Büro sicher einrichten.

Ordnerstruktur im papierlosen Büro

Ein papierloses Büro kommt zwar ohne die bisherigen Regalmeter mit ihren beschrifteten Ordnern aus, nicht jedoch ohne Struktur. Je ordentlicher, sauberer und strukturierter jetzt die Ordner verwaltet werden, desto schneller können benötigte Dokumente gefunden und sortiert werden. Auch wenn Sie digitalisierte Dokumente automatisch durchsuchen lassen können, sollten sie immer mit den entsprechenden Keywords gespeichert werden.

Kombinieren Sie das Erstell- oder Rechnungsdatum mit dem Dateinamen, damit Sie auch in einigen Jahren noch genau wissen, in welchem Jahr ein bestimmtes Dokument abgelegt wurde. Je übersichtlicher und logischer Ihr Ordnerstruktur ist, desto effektiver kann Ihre Verwaltung arbeiten. Damit jedoch alle gleichermaßen gut mit den benötigten Dokumenten arbeiten können, sollte es eine zentrale Regelung zur Benennung geben.

Papierloses Büro: Datenspeicherung, Cloud-Systeme

Damit jeder auf die Dokumente zugreifen kann, mit denen er arbeiten will, müssen diese zentral gespeichert werden. Das gilt für sämtliche gescannten Dokumente gleichermaßen, für die Angebote, Rechnungen oder den Briefverkehr. Gleichzeitig muss allerdings sicher gestellt werden, dass sämtliche Dokumente tatsächlich sicher untergebracht und vor unbefugtem Zugriff gesichert sind.

Außerdem müssen sie so gespeichert werden, dass sie selbst nach zehn oder mehr Jahren noch zuverlässig abgerufen werden können. Der Abruf der Daten muss schnell und leicht erfolgen und darf keine Auswirkung auf die Geschwindigkeit des Arbeitsflusses haben. Je weiter die digitale Speicherung sämtlicher Daten und Dokumente voranschreitet, desto größer wird das gesamte Archiv.

Ein papierloses Büro erfordert eine saubere und logische Struktur, eindeutige Namens- und Datumsangaben und entsprechende Schlagworte. Eine sogenannte OCR-Texterkennung erlaubt Ihnen, direkt in den Inhalten der Dokumente zu suchen.
Der eigene Server im Unternehmen: Ein papierloses Büro erfordert entsprechende Speicherkapazitäten. Während in einem kleinen Unternehmen die Festplatte des bürointernen Rechners ausreichend sein mag, ist bei mehreren Computerarbeitsplätzen ein zentraler Server sinnvoll. Auf den kann jeder zugreifen, der über eine entsprechende Berechtigung verfügt, die Dokumente herunterladen, mit ihnen arbeiten und sie selbstverständlich auch wieder speichern.

Eine andere Möglichkeit der Datenspeicherung ist die sogenannte Cloud. Die Mitarbeiter greifen in diesem Fall auf die Dokumente per Webbrowser oder Dateibrowser zu. Die Cloud macht ein papierloses Büro unkompliziert und intuitiv. Da die meisten Mitarbeiter ohnehin daran gewohnt sind, dort Daten herunterzuladen oder abzuspeichern, sind die Prozesse schnell implementiert.

Ein Papierloses Büro muss sicher sein

Ohne Datensicherheit ist ein papierloses Büro kaum möglich. Das gilt vor allem dann, wenn sensible Daten gespeichert werden. Ein papierloses Büro kommt ohne Backup und Archivierung nicht aus:

Backup:Hier werden regelmäßig und kontinuierlich sämtliche Daten der Server gespeichert. Kommt es zu einem Verlust der Daten, können diese wieder aufgespielt werden. Werden die Daten auf dem unternehmenseigenen Server gespeichert, ist ein regelmäßiges Backup Pflicht. Dabei wird empfohlen, mehrere unterschiedliche Datenträger und mindestens eine externe Festplatte zu nutzen.
Archivierung: Per Archivierung werden wichtige Dokumente und Daten so gespeichert, dass sie nicht mehr verändert werden können. Trotzdem kann jederzeit auf diese Daten zugegriffen werden.

Die Dropbox für papierloses Büro nutzen

Stellen Sie als Unternehmen auf das Konzept “papierloses Büro” um, ist ein Cloud-Speicher oft sinnvoller als ein Server. Damit können Ihre Mitarbeiter sehr viel flexibler arbeiten. Ein papierloses Büro lässt sich damit effektiv umsetzen, schließlich kann jeder, der über die entsprechende Berechtigung verfügt, via Cloud mit den Dokumenten arbeiten und mobil auf alles zugreifen.

Dropbox ist ein Dienst, den Sie für Ihr papierloses Büro gut nutzen können. Dropbox erlaubt zunächst den Austausch von Daten und Dokumenten, verfügt jedoch über weitaus mehr Funktionen. In seiner einfachsten Version ist die Dropbox ein Ort, an dem Sie Dateien in der Cloud ablegen können und anderen darauf den Zugriff ermöglichen. Sie können aber auch die Daten von mehreren Computern mit Hilfe der Dropbox synchronisieren und haben somit von jedem Gerät aus Zugang zu allen Daten.

In der Grundversion ist Dropbox kostenlos, bietet dann jedoch lediglich 2 GByte Datenspeicher. Doch es gibt die Dropbox auch als monatliches Abo. Während in der Pro-Version für monatlich 9,99 Euro ein Terabyte Datenspeicher zur Verfügung stehen, ist der Speicherplatz der Business-Version für ein papierloses Büro unbegrenzt. Die Höhe der Kosten betragen ab zehn Euro monatlich und sind von der Menge der Nutzer und der benötigten Features abhängig. Die kostenpflichtigen Versionen verfügen zusätzlich über Verschlüsselungen für Ihr papierloses Büro, die Möglichkeit zur Gruppenbildung oder Freigabeberechtigungen.

  • SortMyBox: Dieses kleine Tool sortiert Ihr papierloses Büro nach Ihren definierten Regeln in der Dropbox
  • IFTTT: Mit diesem Tool verknüpfen Sie die Dropbox mit anderen Diensten
  • Viivvo: Dieses Tool macht ihr papierloses Büro sicher und verschlüsselt Ihre Daten, bevor Sie diese in der Cloud hochladen

Google Drive für papierloses Büro nutzen

Google Drive ist ein Cloud Speicherplatz, den Sie für Ihr papierloses Büro nutzen können. Damit Sie diesen Dienst für Ihr papierloses Büro in Anspruch nehmen können, müssen Sie bei Google angemeldet sein. Hier lassen sich Dateien und Bilder speichern, Formulare erstellen und gleichzeitig mit anderen an Dokumenten oder Projekten arbeiten.

Die OCR Funktion erlaubt, Dokumente hochzuladen, analysieren und umzuwandeln. Google Drive selbst ist kostenlos und speichert Dateien, Anhänge und Fotos. Sie können Belege mit dem Handy fotografieren und dort als Dokument speichern.

Papierloses Büro: Vor- und Nachteile

Papierloses Büro Vorteile:Papierloses Büro Nachteile:
Es wird weniger Platz für Ordner und Dokumente benötigtDie erste Phase ist oft mühselig. Je nachdem, wie viele Dokumente digitalisiert werden müssen, kann es eine Weile dauern, bis Ihr papierloses Büro Wirklichkeit wird
Alle Dokumente und Daten sind von überall und zu jeder Zeit abrufbarSoll ein papierloses Büro eingerichtet werden, erfordert das eine entsprechend gute Planung
Sind die Dokumente gescannt und wird die Briefpost im täglichen Workflow gescannt, wird die Arbeit effizienterDamit die Mitarbeiter ihr papierloses Büro akzeptieren, muss auch der Chef entsprechend mitmachen
Es wird weniger Papier und Druckertinte benötigt
Die Suchfunktion erlaubt einen schnellen Zugriff auf sämtliche Dokumente und erspart viel Zeit
Sie schonen die Umwelt und die Ressourcen
Sie können modern und schnell kommunizieren