Ordnung muss sein. Dies gilt gerade im Büro, wo der Überblick bei unzähligen Akten, Ordnern und Unterlagen schnell verloren gehen kann. Um die Papierflut zu bewältigen, sind Ordnungssysteme für das Büro besonders wichtig. Erfahren Sie, wie Ordnungssysteme im Büro den schnellen Zugriff auf Akten sowie Dokumente ermöglichen und ein effizienteres Arbeiten sicherstellen.
Ordnungssysteme Büro „kurz erklärt“
Ein Ordnungssystem im Büro dient dazu, Dokumente, Akten und Unterlagen strukturiert abzulegen und schnell wiederzufinden. Dazu zählen Ablagesysteme wie Hängeregister, Ordner, digitale Archivlösungen oder thematische Ablagen.
Ein gut durchdachtes System spart Zeit, reduziert Suchaufwand und sorgt für mehr Übersicht im Arbeitsalltag.
Definition: Ordnungssysteme Büro
Ordnungssysteme im Büro umfassen strukturierte Methoden und Ablagesysteme, die darauf ausgelegt sind, Dokumente, Akten und Materialien effizient zu organisieren und zu archivieren. Sie stellen sicher, dass alle Unterlagen schnell und einfach zugänglich sind, um eine reibungslose Büroarbeit zu gewährleisten.
Das Hauptziel dieser Systeme ist es, die Effizienz zu steigern, die Übersichtlichkeit zu fördern und eine Zeitersparnis zu ermöglichen, indem Dokumente genau dort abgelegt werden, wo sie erwartet werden.
Einsatzbereiche
Ordnungssysteme kommen nicht nur im Büro, sondern auch in anderen Bereichen zum Einsatz, in denen der Bedarf an Mappen, Ablagen und Ordnern hoch ist. Sie sorgen dafür, dass Unterlagen zur richtigen Zeit und am richtigen Ort verfügbar sind, wodurch Arbeitsprozesse beschleunigt und die Übersichtlichkeit verbessert werden. Wenn Dokumente verloren gehen oder schwer auffindbar sind, geht viel Zeit verloren.
In Büros erfüllen Ordnungssysteme grundlegende Voraussetzungen für eine reibungslose Ablauforganisation: Jeder Mitarbeiter weiß, wo sich die benötigten Unterlagen befinden. Zu den Ablagesystemen im Büro gehören beispielsweise:
- Briefkörbe
- Mehrzweck-Boxen
- Klappboxen
- Regale und Regalkästen
- Ablageschalen
- Ordnerdrehsäulen
- Hängemappen
- Schubladenboxen
- Stahldraht-Korb-Sortieranlagen
- Brief- und Dokumentenablage
- Schreibtisch-Organizer
- Karteikarten-Register
Klassische Ordnungssysteme
Klassische Ordnungssysteme im Büro bieten eine strukturierte Möglichkeit, Dokumente und Akten effizient zu organisieren. Sie basieren auf papiergebundenen Ablagestrukturen, die trotz der zunehmenden Digitalisierung in vielen Büros weiterhin weit verbreitet sind.
Zu den gängigsten Methoden gehören die alphabetische, numerische und chronologische Ablage. Diese Systeme ermöglichen eine schnelle Auffindbarkeit von Dokumenten und sorgen für eine klare und logische Strukturierung von Akten und Unterlagen.
Die DIN 5007, ein international anerkannter Standard, regelt die Ablage und Archivierung von Akten und Dokumenten. Er definiert, wie Dokumente korrekt gekennzeichnet und nach festen Schemen abgelegt werden, zum Beispiel nach Abteilungen, Themen oder Dokumentenkategorien. Weitere Standards und Normen sichern dabei eine konsistente und rechtssichere Ablage.
Praktische Tipps
Für eine erfolgreiche und langfristige Nutzung klassischer Ordnungssysteme im Büro sind einige einfache, aber effektive Best Practices hilfreich:
- Verwendung von klaren Etiketten: Kennzeichnen Sie Aktenordner und Dokumente deutlich mit Etiketten oder Indexkarten, damit sie schnell zugeordnet und wiedergefunden werden können.
- Regelmäßige Überprüfung des Systems: Führen Sie regelmäßig Ordnungskontrollen durch, um sicherzustellen, dass das System aktuell bleibt und keine Dokumente falsch abgelegt werden.
- Trennung von aktuellen und archivierten Dokumenten: Lagern Sie Dokumente, die nicht mehr regelmäßig benötigt werden, in separate Archive, um Platz zu schaffen und die Übersichtlichkeit zu verbessern.
Ordnungssysteme im Überblick
Im Folgenden werden sechs verschiedene Ordnungssysteme für Ihr Büro beschrieben, die einfach umzusetzen sind.
Dokumente werden mit Nummern versehen und nach diesen abgelegt. Dies ist besonders hilfreich bei der Organisation von Konto-, Lieferanten- oder Kundennummern. Zur besseren Nachvollziehbarkeit empfiehlt es sich, ein Suchverzeichnis oder einen Index einzurichten.
Hierbei werden Dokumente in der Reihenfolge ihres Eingangs oder ihrer Relevanz sortiert. Dies eignet sich gut für Akten, die nach Jahren, Monaten oder sogar Tagen sortiert werden müssen, wie z. B. Steuerbescheide oder Gehaltsabrechnungen.
Eine Kombination aus numerischer und alphabetischer Ordnung. Diese Methode bietet eine grobe Einteilung nach Buchstaben und eine feinere Einteilung durch Zahlen und eignet sich für die Organisation von großen Beständen mit unterschiedlichen Kategorien.
Diese Methode ergänzt die klassischen Ordnungssysteme im Büro und ermöglicht es, wichtige Dokumente oder Termine schnell zu erkennen. Piktogramme und Farben erleichtern die visuelle Identifikation und sorgen für ein schnelleres Auffinden von Informationen.
Diese Methode eignet sich für Unternehmen, die ihre Ablage nach verschiedenen Verkaufsgebieten, Filialen oder geografischen Regionen unterteilen müssen. Oft wird sie mit anderen Systemen wie der numerischen oder alphabetischen Ordnung kombiniert.
Die Methode nach Stichwörtern zu ordnen, ist besonders nützlich für kleinere Unternehmen mit einer Vielzahl unterschiedlicher Sachgebiete. Hier wird die Ablage nach Schlüsselbegriffen organisiert, wobei der Inhalt der Dokumente im Vordergrund steht.
Die folgende Grafik zeigt Beispiele für jedes Ordnungssystem im Büro.
Digitale Ordnungssysteme im Büro
Das Digitalisieren von Dokumenten bietet viele Vorteile für Ordnungssysteme im Büro. Sie ermöglicht eine schnellere Dokumentensuche, spart Platz und verbessert die Sicherheit durch digitale Verschlüsselung.
Mit der OCR-Texterkennung können gescannte Dokumente in durchsuchbare PDFs umgewandelt werden, was die Auffindbarkeit von Informationen erleichtert.
Ein weiterer Schritt zur Effizienz ist die Integration in Dokumentenmanagementsysteme (DMS), die die Ablage und Verwaltung digitaler Dokumente zentralisiert und eine rechtssichere Archivierung garantiert.
Weg zur digitalen Ablage
Die Umstellung auf ein digitales Ordnungssystem im Büro erfordert eine strukturierte Herangehensweise. Hier sind drei wesentliche Schritte, die berücksichtigt werden sollten:
- Abstimmung der Papier- und digitalen Ablage: Überlegen Sie, welche Dokumente Sie sowohl in Papierform als auch digital aufbewahren wollen. Dies schafft klare Grenzen und vermeidet Redundanzen.
- Sortierung nach Zugriffshäufigkeit: Organisieren Sie Ihre Dokumente in vier Kategorien: aktuelle, nachschlagbare, archivierte und Vorlagen.
- Erstellung einer klaren digitalen Struktur: Legen Sie Haupt- und Unterordner an. Strukturieren Sie Ihre Ablage so, dass sie den gleichen logischen Aufbau wie Ihre Papierablage hat. Achten Sie darauf, dass die Struktur konsistent und übersichtlich bleibt.
Nachfolgend finden Sie eine Übersicht der Kategorien:
| Kategorie | Beschreibung |
| Aktuelle Dateien | Diese werden häufig benötigt und sollten primär digital gespeichert werden. |
| Nachschlagedateien | Unterlagen, die nur gelegentlich benötigt werden. |
| Archivierte Dokumente | Abgeschlossene Dokumente, die langfristig aufbewahrt werden müssen. |
| Formulare, Aktennotizen oder wiederkehrende Standarddokumente. |
Wichtig: Achten Sie darauf, dass Ihre digitalen Ablagesysteme die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einhalten, um rechtlichen Problemen vorzubeugen.
Vor- und Nachteile
Digitale Ordnungssysteme im Büro bieten zahlreiche Vorteile, aber auch einige Herausforderungen. Eine sorgfältige Abwägung dieser Faktoren hilft dabei, die beste Lösung für das Büro zu finden.
| Vorteil | Beschreibung | Nachteil | Begründung |
| Ortsunabhän- giger Zugriff |
Ermöglicht den Zugriff auf Dokumente von jedem Ort, ohne auf physische Aufbewahrung angewiesen zu sein. | Digitale Systeme sind auf funktionierende Software und Hardware angewiesen. Bei Ausfällen kann der Zugriff auf Dokumente behindert werden. | |
| Schutz vor |
Durch regelmäßige Backups und Cloud-Lösungen sind Dokumente vor Verlust geschützt. | Einrichtungs- kosten |
Die Implementierung eines digitalen Systems kann zu hohen Anfangskosten führen, insbesondere wenn bestehende Prozesse integriert werden müssen. |
| Umfassende Suchfunktion | Dokumente sind durch Indexierung und Metadaten schnell auffindbar. | Sicherheits- risiken |
Ohne angemessene Sicherheitsmaßnahmen sind digitale Systeme anfällig für Cyberangriffe und Datenverlust. |
| Kostenersparnis | Keine Lager- und Transportkosten für physische Dokumente. | Schulungs- aufwand |
Mitarbeitende müssen geschult werden, was Zeit und Ressourcen beansprucht. |
| Erhöhung der Datensicherheit | Zugriffsverwaltung und Verschlüsselung erhöhen den Schutz der gespeicherten Daten. | Komplexität bei der Integration | Die Integration digitaler Systeme mit bestehenden physischen Ablagestrukturen kann komplex und zeitaufwändig sein. |
| Beseitigung redundanter Daten |
Verhindert die Entstehung mehrfacher Kopien desselben Dokuments, was die Effizienz verbessert. | Technologische Abhängigkeit | Unternehmen sind auf kontinuierlich funktionierende Software und Hardware angewiesen. Ausfälle können die Produktivität beeinträchtigen. |
Hybridlösungen
Ein hybrides Ordnungssystem im Büro kombiniert papierbasierte und digitale Ablage, um die Vorteile beider Methoden zu nutzen.
Diese Lösung ist besonders sinnvoll, wenn rechtliche Anforderungen oder physische Dokumente eine vollständige Digitalisierung verhindern, aber dennoch die Effizienz der digitalen Ablage gewünscht wird.
Wann ist eine hybride Ablage sinnvoll?
Ein hybrides Ordnungssystem ist besonders dann sinnvoll, wenn:
- Rechtliche Anforderungen erfordern die Aufbewahrung von Originaldokumenten in Papierform.
- Unmöglichkeit der Digitalisierung bestimmter Dokumente aufgrund ihrer physischen Beschaffenheit.
- Büros mit begrenzten Digitalisierungsressourcen, die von der digitalen Ablage profitieren möchten, ohne vollständig umzusteigen.
Beispiele für hybride Ordnungssysteme
- Papier mit digitaler Referenz: Papierdokumente werden archiviert, während eine digitale Kopie im DMS gespeichert wird.
- Papierakten mit digitalen Ergänzungen: Papierakten werden regelmäßig mit digitalen Daten aktualisiert.
- Barcode-Technologie: Barcodes auf Papierdokumenten verlinken zu digitalen Kopien im DMS.
Best Practices für die Implementierung
Um hybride Ordnungssysteme im Büro effizient zu nutzen, ist es wichtig, bestimmte Best Practices zu beachten. Diese Maßnahmen helfen, die Integration von Papier- und digitalen Dokumenten zu optimieren und die langfristige Funktionsfähigkeit des Systems zu gewährleisten.
- Strukturierte Ablage: Trennen Sie digitale und papierbasierte Dokumente mit klarer Kennzeichnung.
- Regelmäßige Digitalisierung: Führen Sie regelmäßige Scans von Papierdokumenten durch.
- Metadaten-Vereinheitlichung: Verwenden Sie dieselben Metadaten für Papier und digitale Dokumente.
- Schulungen: Schulen Sie Mitarbeiter, um beide Systeme effektiv zu nutzen.
- Sicherheitsvorkehrungen: Gewährleisten Sie die Sicherheit für Papierdokumente und für digitale Daten.
Tipps für die praktische Umsetzung
Die Einführung eines effektiven Ordnungssystems im Büro erfordert eine strukturierte Herangehensweise. Hier sind praktische Schritte und Tools, die Ihnen helfen, das System effizient umzusetzen und häufige Fehler zu vermeiden.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung hilft Ihnen bei der Einführung eines Ordnungssystems im Büro.
- Aktenplan erstellen: Beginnen Sie mit der Erstellung eines klar strukturierten Aktenplans, indem Sie Haupt- und Unterkategorien definieren.
- Unterlagen sichten: Überprüfen Sie die bestehenden Akten, Ordner und Mappen, um einen vollständigen Überblick zu bekommen.
- Kategorien festlegen: Bestimmen Sie Hauptgruppen (z. B. Personalwesen, Fuhrpark) und deren Untergruppen.
- Nummerierung und Ordnung: Ordnen Sie den Kategorien Nummern zu (z. B. Hauptgruppen: 0-9, Untergruppen: 00-99).
- Arbeitshilfen einführen: Ergänzen Sie den Aktenplan mit Stichwortregistern oder Ablageregeln zur besseren Orientierung.
Tools und Software-Empfehlungen
Die folgenden Tools und Softwares empfehlen wir bei der Einführung eines Ordnungssystems im Büro:
- Dokumentenmanagementsysteme (DMS): Tools wie DocuWare, SharePoint oder M-Files für digitale Dokumentenablage.
- OCR-Software: Programme wie Adobe Acrobat oder ABBYY FineReader zur Umwandlung von gescannten Dokumenten in durchsuchbare PDFs.
- Cloud-Dienste: Google Drive, Dropbox und OneDrive für eine sichere und mobile Ablage.
Fehler vermeiden
Bei einem Ordnungssystem im Büro können schnell Fehler vorkommen. Im Folgenden werden typische Fehlerquellen genannt und Tipps, wie sie vermieden werden können:
- Ungenaue Beschriftungen vermeiden: Verwenden Sie präzise Bezeichnungen für alle Dokumente.
- Keine regelmäßige Pflege: Dokumente sollten direkt nach Erhalt abgelegt werden.
- Doppelte Ablagen vermeiden: Nutzen Sie Verteilerlisten oder ein Leihsystem zur Dokumentenverfolgung.
- Überflüssige Kopien: Regelmäßige Entsorgung von alten Unterlagen und Vermeidung unnötiger Kopien.
Häufig gestellte Fragen
Ordnungssysteme für das Büro bieten sich für sämtliche Bürotätigkeiten an, wo der Umgang mit Dateien, Dokumenten, Formularen, Rechnungen etc. an der Tagesordnung steht.
Es gibt verschiedene Varianten von Ordnungssystemen für das Büro, darunter nummerische, chronologische, alphanumerische oder geografische Systeme sowie die Ordnung nach Stichwörtern, Piktogrammen, Symbolen und Farben.
Empfehlenswert bei einem Ordnungssystem im Büro sind klare Ablageregeln, eine deutliche Kennzeichnungslogik, das Informieren aller Beteiligten, die Zuhilfenahme von Ablagesystemen und eine digitale Archivierung.
Sehr nützlich an Ordnungssystemen im Büro sind Schnelligkeit, Einheitlichkeit und Nachvollziehbarkeit. Weitere große Vorteile sind Übersichtlichkeit, Effizienz und höhere Produktivität.