PDF – Definition, Verwendung & Barrierefreiheit

Was ist eine PDF?

PDF steht für Portable Document Format, also tragbares Dokumentenformat. Die Textdatei wurde 1993 von Adobe entwickelt und sollte eine Kompatibilität mit allen Gerätetypen und Betriebssystemen aufweisen. Dies ist auch der Grund, warum es heute eines der bekanntesten und meistgenutzten Dateiformate ist.

Verwendung

Für PDF-Dokumente gibt es verschiedene Verwendungszwecke, für welche teilweise sogar unterschiedliche Varianten existieren.

Innerhalb dieser Varianten gibt es dann noch eine Unterscheidung in Basic (b), als Standard für die visuelle Reproduzierbarkeit, Accessible (a) für zusätzliche Barrierefreiheit und Unicode (u), was die Durchsuchbarkeit verbessert.

Erstellung und Konvertierung

Eine PDF ist kein Dokument, dessen Inhalt erst erschaffen wird. Eine PDF entsteht, wenn ein anderes Dokument in dieses Dateiformat konvertiert wird. Es gibt demnach auch Fälle, in welchen eine PDF in ein anderes Format überführt werden soll.

In Microsoft- oder Google-Programmen kann das Dokument einfach als PDF gespeichert oder exportiert werden, indem PDF als Zielformat angegeben wird. Auch über die „Drucken“-Funktion lassen sich Dokumente in PDFs umwandeln, indem das Schriftstück nicht auf Papier gedruckt, sondern als Datei abgespeichert wird.

Bei anderen Dateiformaten oder bei fehlender Exportfunktion gibt es auch online kostenfreie oder kostenpflichtige Programme, welche die Datei umwandeln.

Für analoge Dokumente gibt es neben den klassischen Scanner-Typen, welche den Scan direkt als PDF abspeichern können, auch Scanner-Apps, welche das Dokument über die Smartphone-Kamera einscannen.

PDFs in andere Dateitypen umzuwandeln, ist sehr anspruchsvoll. Enthält die Datei nur reinen Text, so kann Word diese oft einfach öffnen oder der Text kann kopiert und in einem Word-Dokument eingefügt werden. Eine optische Zeichenerkennung in der PDF ist hier ausschlaggebend, damit der Text auch erkannt und nicht nur als Bild dargestellt wird.

Für eine echte Umwandlung in andere Dateiformate gibt es bestimmte Programme wie Original-Acrobat (lizenziert) oder iLovePDF (kostenlos), welche das Dokument in das gewünschte Format übertragen.

Sicherheit

Für den Schutz einer PDF-Datei gibt es verschiedene Maßnahmen, je nachdem, wovor das Dokument geschützt werden soll.

• Schreibschutz
  Soll das Dokument lediglich davor bewahrt werden, dass Viewer unbeabsichtigt etwas verändern, eignet sich eine Speicherung als PDF/A. Alle Ressourcen, wie Schriftarten oder Farben, sind im Dokument eingebettet und die Inhalte sind eingefroren. Einen vollständigen Kopierschutz bietet diese Variante allerdings nicht.
• Zugriffsschutz
  Der Zugriffsschutz wird über Passwörter ausgeführt. Hier unterscheidet man Benutzerkennwörter und Berechtigungskennwörter. Benutzerkennwörter werden zum Öffnen des Dokuments benötigt, da die Inhalte sonst verschlüsselt bleiben. Bei einem Berechtigungskennwort kann die Datei zwar einfach geöffnet werden, einzelne Aktionen wie Kopieren, Drucken oder Bearbeiten werden jedoch erst durch das Passwort freigeschaltet.
• Verschlüsselung
  Eine Verschlüsselung, oft nach AES (Advanced Encryption Standard), schützt das Dokument während des digitalen Versands vor unbefugtem Eingreifen.
• Digitale Signaturen und Stempel
  Digitale Stempel und Signaturen beschützen sowohl die Authentizität, dass der genannte Autor auch wirklich der echte Autor ist, als auch die Integrität, dass das Dokument nach dem Abspeichern nicht noch einmal verändert wurde.
• Schwärzen
  Sollen bestimmte Bereiche des Dokuments überhaupt nicht mehr sichtbar sein, so können diese geschwärzt werden. Was früher durch einen schwarzen Stift auf Papier geschehen ist, kann heute nicht durch einen schwarzen Kasten im Dokument ersetzt werden, da der Text darunter noch immer existiert. Stattdessen können die entsprechenden Pixel mithilfe professioneller Tools unwiderruflich gelöscht werden. Hierdurch können auch verborgene Informationen wie Metadaten entfernt werden.

Metadaten

Standard-Metadaten finden sich unter den Eigenschaften im Menü bei einem Rechtsklick. Dazu zählen:

• Titel/Dateiname
• Verfasser/Ersteller der Datei
• Thema und Stichwörter des Inhalts
• Erstellungs- und Bearbeitungsdatum
• Erstellungssoftware

Neben den Standarddaten sind allerdings noch weitere Informationen gespeichert, beispielsweise Schriftarten, Farben und die Versionshistorie. Diese werden als XMP-Metadaten (Extensible Metadata Platform) bezeichnet.

Wie funktioniert die Barrierefreiheit in PDFs?

Barrierefreiheit für beeinträchtigte Menschen wird heute immer wichtiger, sodass auch PDFs, welche online verfügbar sein sollen, bestimmten Kriterien entsprechen sollten.

• Struktur durch Tagging
  Tags sind unsichtbare Markierungen, welche die einzelnen Teile des Textes bezeichnen, beispielsweise Überschriften, Absätze oder Listen. Auch die Lesereihenfolge bei mehrspaltigen Texten kann hierdurch spezifiziert werden.
• Alternativtext für Bilder
  Sehbeeinträchtigte Menschen nutzen oft eine Vorlesefunktion. Diese kann Bilder jedoch nicht eigenständig auswerten, sodass jede Grafik durch einen Alternativtext beschrieben werden muss. Dekorative Elemente wie Trennlinien sollten als Artefakte markiert werden, damit die Lesefunktion diese nicht beachtet.
• Kontraste
  Um Elemente besser sichtbar zu machen, sollten die Helligkeits- und Farbunterschiede zwischen dem Hintergrund und dem Text/der Grafiken deutlich sein. Ebenso sollten Informationen nicht ausschließlich farbenabhängig sein, sodass auch Farbenblinde nicht beeinträchtigt sind.
• OCR-Texterkennung
  Ein Dokument sollte immer mithilfe einer OCR-Software digitalisiert werden, sodass der Text durchsuchbar ist.
• Aussagekräftige Metadaten
  Ein Screenreader trifft Aussagen über die Relevanz des Dokuments bereits anhand des Metatitels und der allgemeinen Metainformationen. Sowohl die Sprache als auch weitere Tags sind hier relevante Informationen.

Die beste Möglichkeit, eine PDF auf Barrierefreiheit zu testen, ist ein PAC (PDF Accessibility Checker). Diese Software überprüft, ob das Dokument alle Standards erfüllt, um als PDF/UA eingestuft zu werden.