In einer Welt, in welcher das Fälschen von Dokumenten durch die digitalen Möglichkeiten immer weiter verbreitet ist, wird es zunehmend wichtig, die Authentizität und Integrität von Dokumenten zu sichern. Hierfür gibt es viele Methoden, wie beispielsweise die digitale Unterschrift. Diese wird allerdings nur von einer Person angewendet. Geht es um geschäftliche Dokumente einer Firma, so bietet sich ein digitaler Stempel für das Unternehmen an.
Digitaler Stempel „kurz erklärt“
Ein digitaler Stempel dient Firmen als Authentizitäts- und Integritätsbeweis und versichert den Empfänger, dass das Dokument in genau dieser Form vom Unternehmen verfasst und versendet wurde.
Definition: Digitaler Stempel
Digitale Stempel, welche auch als digitale Siegel oder E-Siegel bezeichnet werden können, sind das elektronische Pendant zum klassischen Stempel eines Unternehmens. Der Stempel garantiert dem Empfänger, dass das Dokument auch wirklich von dieser Firma ausgestellt wurde. Im Zeitalter der Digitalisierung ist es möglich, den händischen Schritt zu überspringen und ein authentisch verifiziertes Dokument auch per E-Mail zu versenden.
Verfahren
Das technische Verfahren des digitalen Stempels besteht aus einem öffentlichen und einem privaten Schlüssel und basiert auf einem Hashwert. Dafür verwenden Anbieter die Public-Key-Infrastructure (PKI), welche sicherstellt, dass das digitale Siegel so einzigartig und authentisch ist wie eine handschriftliche Unterschrift.
Dabei gibt es zwei entscheidende Schritte: die Verschlüsselung und die Entschlüsselung.
Verschlüsselung
Ein Hash-Algorithmus verschlüsselt das entsprechende Dokument im ersten Schritt. Dieser Hashwert ist individuell für dieses Dokument und ändert sich bereits mit dem Austausch eines Wortes oder Buchstabens.
Im zweiten Schritt wird dann der Hashwert mit dem privaten Schlüssel des Absenders verschlüsselt, welchen der Absender immer geheimhält, da er für die Sicherheit des Systems unabdingbar ist.
Anschließend müssen folgende Daten an den Empfänger versandt werden:
- das unverschlüsselte Dokument
- die verwendete Hash-Funktion
- das zweifach verschlüsselte Dokument, auch „digital signierter Hashwert“
- der öffentliche Schlüssel
Der digitale Stempel ist ein Werkzeug, um die Integrität und Authentizität eines Dokuments zu gewährleisten. Das bedeutet, dass das Dokument zu 100 % in dieser Form vom Unternehmen versendet wurde. Sie dient nicht dazu, Daten zu verschlüsseln und nur für bestimmte Personen sichtbar zu machen. Dies ist mit der digitalen Unterschrift nicht möglich!
Außerdem ersetzt der Stempel nie eine Unterschrift!
Entschlüsselung
Für die Entschlüsselung werden zwei Hashwerte verglichen.
- Der erste Hashwert entsteht, wenn der öffentliche Schlüssel auf den digital signierten Hashwert angewendet wird.
- Der zweite Hashwert entsteht, wenn der Hash-Algorithmus auf das unverschlüsselte Dokument angewendet wird.
Daraufhin werden beide Hashwerte verglichen. Sind sie identisch, dann ist das Dokument authentisch und integer.
Elektronische Stempel
Der elektronische Stempel, auch als E-Siegel oder digitaler Firmenstempel bezeichnet, kommt in zwei verschiedenen Varianten vor: das fortgeschrittene und das qualifizierte Siegel. Für die Erstellung eines solchen Siegels ist ein entsprechender Anbieter nötig, welcher die Verifizierung durchführt. Wie auch bei der E-Signatur bedarf es für das fortgeschrittene Siegel eine einfache Verifizierung, beispielsweise über einen Firmenaccount per Mail, während das qualifizierte Siegel nur über eine offizielle Stelle über ein digitales Zertifikat verifiziert werden kann.
Der digitale Stempel belegt, dass nach der Versiegelung des Dokumentes keine Änderungen mehr vorgenommen wurden. Es ersetzt jedoch in keinem Fall eine Unterschrift, falls diese nötig wäre.
E-Siegel vs. E-Signatur
Es ist wichtig, den digitalen Stempel von der digitalen Unterschrift zu unterscheiden. Während eine elektronische Signatur von einer einzelnen, natürlichen Person erstellt wird, um die Identität dieser Person als Autor eines Dokuments nachzuweisen. Ein elektronisches Siegel übt dieselbe Funktion für eine juristische Person aus, beispielsweise ein Unternehmen oder eine Organisation, und bestätigt die Authentizität eines Dokuments.
Häufig gestellte Fragen
Ein elektronisches Siegel entspricht dem analogen Stempel einer Firma und bestätigt somit die Authentizität des Dokuments. Die digitale Variante funktioniert allerdings über einen Anbieter online, welcher eine Verifizierung zur Überprüfung voraussetzt.
Während eine E-Signatur von einer natürlichen Person erstellt wird und in den meisten Fällen auch rechtskräftig ist, ist ein E-Siegel die Bestätigung einer Organisation für die Authentizität des Dokuments. Das Siegel dient nie als Unterschrift!
Ein digitaler Firmenstempel verifiziert die Authentizität eines Dokuments, also dass es genau in dieser Form vom Absender versendet wurde.