Outsourcing ist eine effektive Methode, mit der Unternehmen fehlende Expertise, Personallücken oder räumliche Defizite ausgleichen können. Richtig eingesetzt, kann Outsourcing nicht nur Kosten senken, sondern auch das Digitalisieren von Prozessen beschleunigen und Wettbewerbsvorteile schaffen. In diesem Artikel erfahren Sie alles rund um das Thema Outsourcing.
Outsourcing „einfach erklärt“
Outsourcing bedeutet, dass ein Unternehmen bestimmte Aufgaben oder Prozesse nicht selbst erledigt, sondern an eine externe Firma übergibt. Ziel ist es meist, Kosten zu sparen, fehlendes Fachwissen auszugleichen oder sich stärker auf das Kerngeschäft zu konzentrieren.
Definition: Outsourcing
Outsourcing bezeichnet in der Betriebswirtschaft die Auslagerung von Unternehmensaufgaben an externe Dienstleister. Meist handelt es sich um unterstützende Prozesse wie IT, Buchhaltung oder Kundenservice.
Ziele
- Kosten senken
- Internes Personal entlasten
- Auf externes Fachwissen zugreifen
Nur Aufgaben, die nicht zu den Kernkompetenzen zählen, sollten ausgelagert werden. Sonst drohen Abhängigkeiten oder Kontrollverlust.
Begriffserklärung
„Outsourcing“ setzt sich aus outside, resource und using zusammen.
Sinngemäß bedeutet das: Nutzung externer Ressourcen.
Kurzer historischer Überblick
- 1960er: Erste Outsourcing-Wellen in der Industrie (Niedriglohnländer).
- 1980er: General Motors nutzt Outsourcing als Strategie.
- 1990er: Verbreitung weltweit, auch im Dienstleistungssektor.
Gründe
Unternehmen nutzen Outsourcing aus ganz unterschiedlichen Gründen – von der Senkung der Betriebskosten bis hin zur Steigerung der Flexibilität im Tagesgeschäft. Die häufigsten Motive sind.
Outsourcing reduziert Fixkosten: Statt neue Mitarbeitende einzustellen oder in teure Infrastruktur zu investieren, können externe Anbieter gezielt für einzelne Aufgaben beauftragt werden.
Beispiele
- Anstatt eine eigene Buchhaltungsabteilung aufzubauen, übernimmt ein Steuerbüro die komplette Finanzbuchhaltung.
- Ein externer IT-Dienstleister kümmert sich um Wartung und Sicherheit, ohne dass eigene Ressourcen gebunden werden.
Auch im Bereich der Digitalisierung kann Outsourcing kurzfristig Kapazitäten freimachen, z. B., wenn ganze Archivbestände gescannt und elektronisch erfasst werden müssen.
Nicht jedes Unternehmen verfügt über spezialisiertes Know-how in allen Bereichen. Externe Dienstleister bringen Fachkenntnisse mit, die intern nicht oder nur schwer verfügbar sind.
Beispiele
- Rechtliche Beratung durch Kanzleien
- Softwareentwicklung durch externe IT-Firmen
- Online-Marketing durch spezialisierte Agenturen
So wird eine hohe Qualität sichergestellt, ohne langfristige Bindungen einzugehen.
Durch die Auslagerung nicht strategischer Aufgaben können sich Unternehmen vollständig auf ihre eigentlichen Stärken konzentrieren, etwa Produktentwicklung, Vertrieb oder Kundenbindung. Das steigert die Effizienz und verschafft Wettbewerbsvorteile.
Beispiele
- Ein Maschinenbauunternehmen lagert das Webdesign aus, um sich ganz auf Forschung, Konstruktion und Fertigung zu konzentrieren.
- Ein Start-up übergibt die Lohnabrechnung an einen externen Dienstleister und kann sich voll auf die Markteinführung seiner App konzentrieren.
Outsourcing macht Unternehmen anpassungsfähiger: Wenn sich Marktanforderungen ändern oder kurzfristig Personalbedarf entsteht, lassen sich externe Ressourcen schneller hoch- oder herunterfahren als eigene Strukturen.
Beispiele
- Schnelle Reaktion bei IT-Notfällen durch externe Support-Teams
- Temporäre Auslagerung der Kundenbetreuung bei saisonalen Auftragsspitzen
- Projektbezogene Zusammenarbeit mit externen Fachleuten ohne langfristige Bindung
Arten & Formen
Outsourcing kann auf verschiedene Weise erfolgen, je nachdem, welche Aufgaben, wie viel Verantwortung und welcher Grad der Auslagerung betroffen ist. Die wichtigsten Formen im Überblick:
Internes vs. externes Outsourcing
Beim internen Outsourcing (auch „In-House-Outsourcing“ genannt) werden Aufgaben innerhalb eines Konzerns neu verteilt.
Beispiel
Die Buchhaltung wird an eine Tochtergesellschaft ausgelagert.
Beim externen Outsourcing werden Tätigkeiten an unabhängige, firmenfremde Dienstleister vergeben. Diese klassische Form ist am weitesten verbreitet.
Beispiel
Die Auslagerung von IT, Logistik oder Kundenservice.
Outtasking
Nur einzelne konkrete Aufgaben werden ausgelagert (meist kurzfristig und klar abgegrenzt). Ideal für Tätigkeiten, die keine langfristige Bindung erfordern.
Beispiele
- Scan-Dienstleister digitalisiert Akten
- Freelancer erstellt ein neues Webdesign
- Agentur übernimmt einmalig die Übersetzung einer Webseite
Comprehensive Outsourcing
Hier wird ein ganzer Unternehmensbereich dauerhaft an einen externen Anbieter übertragen. Das betrifft meist Abteilungen, für die intern weder Personal noch Infrastruktur vorhanden ist.
Beispiel
Ein Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung lässt die komplette IT-Infrastruktur (Netzwerk, Wartung, Sicherheit) von einem spezialisierten IT-Dienstleister betreuen.
Business Process Outsourcing (BPO)
Beim BPO wird ein vollständiger Geschäftsprozess ausgelagert inklusive aller zugehörigen Aufgaben, Ressourcen und Systeme.
Beispiele
- Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Externe Übernahme der Personalgewinnung (Recruiting)
- Abwicklung der gesamten Kundenbetreuung über ein Callcenter
Knowledge Process Outsourcing (KPO)
Hier werden hochspezialisierte, wissensintensive Aufgaben an externe Experten übertragen. Ziel ist es, auf tiefgreifendes Know-how zuzugreifen, das intern nicht verfügbar ist.
Beispiele
- Rechtliche Beratung
- Medizinische Gutachten
- Marktforschung & Datenanalyse
Funktionsspezifisches Outsourcing
Viele Unternehmen lagern gezielt bestimmte Fachbereiche aus, besonders dort, wo Spezialisierung und Technologie entscheidend sind.
Beispiele
- Marketing: SEO, Social Media, Kampagnen
- IT: Serverbetrieb, Softwarewartung, IT-Support
- HR: Lohnabrechnung, Recruiting, Arbeitsverträge
- Logistik: Lagerhaltung, Versand, Retourenabwicklung
Weitere Formen
Neben den klassischen Outsourcing-Modellen gibt es weitere Varianten, die je nach geografischer, strategischer oder organisatorischer Ausrichtung unterschieden werden:
- Offshoring: Verlagerung von Aufgaben ins ferne Ausland, oft aus Kostengründen.
- Nearshoring: Auslagerung in ein geografisch nahes Land mit ähnlicher Zeitzone oder Kultur.
- Onshoring (Domestic Outsourcing): Die Aufgabenverlagerung erfolgt innerhalb des eigenen Landes.
- Insourcing: Zuvor ausgelagerte Prozesse werden wieder ins eigene Unternehmen zurückgeholt.
- Multisourcing: Mehrere externe Dienstleister übernehmen gemeinsam verschiedene Aufgabenbereiche.
- Co-Sourcing: Zusammenarbeit zwischen internen und externen Teams, bei der beide Seiten sich Verantwortung und Umsetzung teilen.
➜ Die gewählte Outsourcing-Form hängt stark von den Zielen, der Unternehmensgröße und dem gewünschten Kontrollgrad ab. In der Praxis werden oft auch Kombinationen verschiedener Modelle eingesetzt.
Vor- & Nachteile
Outsourcing bringt viele Vorteile, etwa geringere Kosten oder mehr Flexibilität. Gleichzeitig birgt es aber auch Risiken, etwa Kontrollverlust oder Abhängigkeit vom Dienstleister.
Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Chancen und Herausforderungen im direkten Vergleich:
Praxisbeispiele
Outsourcing ist längst kein abstraktes Konzept mehr, sondern gelebte Praxis in vielen Unternehmen. Die folgenden Beispiele zeigen, wie vielfältig der Einsatz von Outsourcing in der Realität ist:
Branchen
Beispiel: Digitalisierung kompletter Aktenbestände
Ein kommunales Archiv steht vor der Herausforderung, tausende Aktenordner platzsparend und digital zugänglich zu machen. Statt eigene Ressourcen zu binden, beauftragt die Verwaltung einen spezialisierten Scan-Dienstleister mit der digitalen Erfassung, Indexierung und Langzeitarchivierung der Dokumente.
Beispiel: Buchhaltung auslagern
Ein Start-up konzentriert sich auf Produktentwicklung und Vertrieb und übergibt die Finanzbuchhaltung an ein externes Steuerbüro. Das spart nicht nur interne Ressourcen, sondern sorgt auch dafür, dass alle rechtlichen Vorgaben zuverlässig erfüllt werden.
Unternehmensgröße
Beispiel: IT-Outsourcing für KMU
Ein mittelständisches Unternehmen betreibt eine komplexe IT-Infrastruktur, hat aber keine eigene IT-Abteilung. Über einen externen IT-Dienstleister wird der komplette IT-Support, von der Serverwartung bis zur Datensicherung, ausgelagert. So bleiben Kosten kalkulierbar und Ausfallzeiten gering.
Beispiel: Personalgewinnung durch BPO
Ein Großunternehmen sucht regelmäßig neue Fachkräfte, doch die Personalabteilung ist überlastet. Deshalb wird der gesamte Recruiting-Prozess (Stellenanzeigen, Bewerbungsmanagement, Erstgespräche) an einen Personaldienstleister ausgelagert. Die interne HR-Abteilung übernimmt erst wieder beim finalen Auswahlprozess.
Vorrausetzungen
Damit Outsourcing nicht zum Risiko, sondern zur echten Entlastung wird, müssen vorab einige grundlegende Voraussetzungen erfüllt sein. Diese betreffen sowohl die wirtschaftliche Planung als auch rechtliche, technische und organisatorische Aspekte:
Wirtschaftlichkeitsanalyse
Bevor Outsourcing beauftragt wird, sollte eine objektive Kosten-Nutzen-Analyse durchgeführt werden. Dabei werden die internen Aufwendungen (z. B. Personalkosten, Infrastruktur, Zeit) mit den zu erwartenden Auslagerungskosten verglichen.
Fragen
- Ist die Leistung intern langfristig teurer als extern?
- Gibt es Einsparpotenziale durch Skaleneffekte beim Dienstleister?
- Wie hoch sind potenzielle Folgekosten (z. B. Kontrollverlust, Vertragsanpassungen)?
Vertragsgestaltung
Ein professionell aufgesetzter Vertrag ist die Grundlage für ein stabiles Outsourcing-Verhältnis. Er sollte nicht nur Leistungsumfang, Fristen und Kosten regeln, sondern auch Rechte, Pflichten und Eskalationsmechanismen.
Wichtige Vertragsinhalte
- Kündigungsfristen und Übergabemodalitäten
- Qualitätsstandards (Service Level Agreements)
- Klare Definition der zu erbringenden Leistungen
- Haftungsregelungen und Schadensersatzklauseln
Datenschutz & Kontrolle
Wer sensible Daten (z. B. Kundendaten, Personalakten) auslagert, muss sicherstellen, dass Datenschutz nach DSGVO und unternehmensinterne Richtlinien eingehalten werden.
Zu beachten
- Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abschließen
- Zugriffsrechte beschränken und regelmäßig prüfen
- Technische und organisatorische Maßnahmen dokumentieren
Ein gutes Kontrollsystem stellt zudem sicher, dass die extern erbrachten Leistungen nachvollziehbar und revisionssicher sind.
Kommunikation & Schnittstellen
Outsourcing-Projekte scheitern häufig an schlechter Abstimmung. Deshalb ist es essenziell, klare Kommunikationsstrukturen und technische Schnittstellen zu definieren.
Best Practices
- Regelmäßige Abstimmungstermine einplanen
- Feste Ansprechpartner auf beiden Seiten benennen
- Prozesse dokumentieren und ggf. mit Softwaretools abbilden
➜ Wer Outsourcing professionell plant, schafft die Voraussetzungen für eine
langfristig erfolgreiche Zusammenarbeit.
Häufig gestellte Fragen
Outsourcing bedeutet, dass Unternehmen Aufgaben an externe Dienstleister übergeben, um Kosten zu verringern, mehr Flexibilität zu erlangen oder um auf Fachwissen zuzugreifen.
Vorteile sind geringere Kosten, Zugriff auf Expertenwissen und mehr Flexibilität.
Nachteile können Kontrollverlust, Abhängigkeit vom Dienstleister und versteckte Kosten sein.
Typische Beispiele sind das Auslagern der IT-Betreuung, Buchhaltung, Kundenservice, Personalgewinnung oder die Digitalisierung von Akten.
Zwei Unternehmen schließen einen Vertrag, in dem geregelt ist, welche Aufgaben der Dienstleister übernimmt, wie lange und zu welchen Bedingungen.
Typische Bereiche sind:
- IT
- Logistik
- Marketing
- Buchhaltung
- Kundenservice
- Digitalisierung von Dokumenten