Das Digitalisieren der Kommunikation ist ein wichtiger Punkt in der Unternehmensführung. Deshalb betreibt jede größere Firma in der Regel ein Intranet, ein internes Netzwerk zum Austausch von Informationen und zur Kooperation. Dadurch können sich Abteilungen und Mitarbeiter untereinander austauschen und die Kommunikationswege werden kurz gehalten. Eine Weiterentwicklung ist das Social Intranet, welches im folgenden Artikel beschrieben werden soll.
Social Intranet „kurz erklärt“
Das Social Intranet verbindet ein reguläres Intranet mit dem Charakter von Social Media mit Profilen, Beiträgen und Gruppen.
Definition: Social Intranet
Das Social Intranet ist ein unternehmensinternes Netzwerk mit Funktionen von Social Media. Das bedeutet, dass jeder Mitarbeiter einen individuellen Nutzeraccount erstellt und auch Inhalte posten kann. Wie auch bei normalen Intranets geht es primär um den Austausch von Daten und Informationen, aber auch um die Stärkung des Gemeinschaftsgefühls und damit der Mitarbeiterbindung. Die Kommunikation untereinander und unter den Abteilungen soll gefördert und die Projektarbeit vereinfacht werden.
Einsatzbereiche
Ein Social Intranet ist vielseitig einsetzbar, unter anderem für:
- Interne Kommunikation
- Projektarbeit und Collaboration
- Wissensmanagement
- HR-Services und Administration
- Mobiler Zugriff für Außendienst und Homeoffice
Einführung
Das Social Intranet wird üblicherweise über eine externe Software installiert. Dennoch muss der gesamte Prozess ausreichend geplant und das Programm sorgfältig ausgewählt werden. Folgende Schritte geben hierbei eine Leitlinie vor:
-
Voraussetzungen:
Das Unternehmen klärt, welche Bedürfnisse das Programm erfüllen soll und welche Ziele verfolgt werden. -
Auswahl:
Alle relevanten Anbieter müssen sorgfältig geprüft werden, sodass die richtige Wahl getroffen wird. -
Planung:
Ein ausgewähltes Team nimmt sich des Projekts an und erstellt einen Ablauf- und Kommunikationsplan. -
Kommunikation:
Die Mitarbeiter sollten in den Prozess eingebunden und über die Änderungen frühzeitig informiert werden. -
Integration:
Das neue Programm muss in das bestehende IT-System eingefügt werden. -
Strukturierung:
Vor der Veröffentlichung sollten die Befugnisse und Zugriffsrechte festgelegt werden, denn nicht jeder Mitarbeitende sollte jede Ebene editieren können. -
Veröffentlichung:
Das Social Intranet wird nun dem gesamten Unternehmen zur Verfügung gestellt. -
Feedback:
Mitarbeiter sollten die Möglichkeit haben, ihre Meinung über das System zu äußern, damit Verbesserungen vorgenommen oder ggf. Schulungen stattfinden können.
Social Intranet vs. klassisches Intranet
Das klassische Intranet dient zur Vermittlung von Informationen und Daten innerhalb eines Unternehmens. Die Distribution wird hierbei zentral von der Führungsebene oder einem Content-Management gesteuert. Das Social Intranet fügt diesem Grundgerüst die soziale Komponente hinzu, sodass Top-down- und Bottom-up-Kommunikation vereint werden und alle Mitarbeiter untereinander Informationen teilen können.
Demnach unterscheiden sich auch die Inhalte der Plattform. Während in einem klassischen Intranet lediglich wichtige Ankündigungen und Informationen von der obersten Ebene weitergegeben werden, hat ein Social Intranet mehr Möglichkeiten. Die Mitarbeiter können sich untereinander austauschen, Projektgruppen selbstständig bilden oder auch einfach Urlaubsempfehlungen teilen.
Die folgende Tabelle fasst die Informationen noch einmal knapp zusammen.
| Social Intranet | klassisches Intranet | |
| Kommunikation | multidirektional | unidirektional |
| Inhalte | alles | rein informativ |
| Gruppen | spontan erstellbar | nur von Führung autorisierbar |
| Zugriffe | erstellen, bearbeiten, etc. | nur Betrachter |
Ziele & Funktionen
Ein Social Intranet verfolgt oft mehrere Ziele gleichzeitig, wie die folgende Aufzählung zeigt.
- Verbesserte Kommunikation, Top-Down aber auch unter den Mitarbeitern
- Beschleunigte Informationsverbreitung
- Wissensmanagement und Wissenstransfer
- Digitales Dokumentenmanagement innerhalb des Systems
- Reduktion des internen E-Mail-Verkehrs
- Förderung der innerbetrieblichen Zufriedenheit und Mitarbeiterbindung
- Verfügbarkeit der Daten unabhängig vom Standort
- Vereinfachte Teamzusammenstellung für Projekte
- Mitarbeiterprofile mit Rollendefinitionen etc.
- Innovationssteigerung durch Vorschlagswesen
Vor- und Nachteile
Als Erweiterung des Intranets hat das Social Intranet durchaus viele Vorteile. Dennoch sollten sich Unternehmen auch den Nachteilen bewusst sein, bevor sie ein solches Tool einführen.
Pro
✔ Einfache Wissensdistribution
✔ Kurze Kommunikationswege
✔ Verbesserte Unternehmensbindung
✔ Integrierte Lösung statt mehrerer Tools
Contra
✖ Komplexe Strukturen für ungeschulte Mitarbeiter
✖ Kosten und Aufwand
✖ Ablenkung von der Arbeit
✖ Unsicherheit über Befugnisse
Software
Im Internet finden sich unzählige Anbieter für Social-Intranet-Software. Die folgende Tabelle vergleicht einige der bekannteren auf verschiedene Kriterien.
| Dimension | Preis pro Monat | HR-Integration | Eignung für Non-Desk-Workforce | Funktionaler Schwerpunkt | Typische Einsatzszenarien |
| Staffbase | Ab ca. 100 € (abhängig von Modulen & Nutzerzahl) | Mittel | Sehr hoch | Interne Kommunikation | Informationsverteilung an verteilte operative Belegschaften |
| SharePoint | Ab 4,20 € pro User (M365-Lizenzabhängig) | Niedrig | Niedrig–mittel | Dokumente & Kollaboration | Strukturierte Ablagen, Prozessdokumentation, Projektarbeit |
| HUMANSTARSapp | Auf Anfrage | Niedrig | Hoch | Mobile Kommunikation | Basis-Kommunikation für gewerbliche Mitarbeitende |
| LOLYO | Ab ca. 2,10 € pro User | Mittel | Sehr hoch | Engagement & Kultur | Motivation, Bindung, Beteiligung operativer Teams |
| CORE smartwork | Ab ca. 1,99 € pro User | Hoch | Mittel | HR & Mitarbeiterbindung | Kombination aus HR-Plattform und internem Kommunikationshub |
Häufig gestellte Fragen
Ein Intranet ist ein unternehmensinternes Netzwerk zum Austausch von Informationen und Daten. Die Weiterentwicklung ist das Social Intranet, welches Funktionen wie Nutzerprofile, Posts und weitere Anwendungen aus den sozialen Medien inkorporiert.
Das klassische Intranet kennzeichnet sich durch eine unidirektionale Informationsverteilung durch die Führungsebene oder das Content-Management, welches Daten und Informationen für die Mitarbeiter zur Verfügung stellt. Das Social Intranet ist multidirektional. Das bedeutet, dass Mitarbeitende sich auch untereinander austauschen und Gruppen erstellen können.
Gegenargumente gegen das Social Intranet sind oft die komplexen Strukturen, die Kosten oder auch die Gefahr der Ablenkung. Dennoch sprechen viele Punkte für das Social Intranet, beispielsweise eine einfachere Wissensverteilung, kürzere Kommunikationswege, verbesserte Mitarbeiterbindung und die Bündelung von Tools in einer Software.