Legen Sie Wert auf eine höchste Scanqualität und möchten den Aufwand des Digitalisierens einem Profi überlassen? Dann ist ein Scandienstleister die richtige Wahl. Er übernimmt alle Arbeitsschritte, vom Vorbereiten der Unterlagen bis zur digitalen Archivierung, und sorgt so für Zeitersparnis, Effizienz und perfekte Scanergebnisse. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Vorteile ein Scandienstleister bietet und worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.
Scandienstleister „kurz erklärt“
Ein Scandienstleister digitalisiert analoge Dokumente, Bilder oder Medien professionell. Er übernimmt das Scannen, Aufbereiten und Archivieren der Daten, sodass sie digital, sicher und leicht zugänglich sind, ideal für Unternehmen und Privatpersonen.
Definition: Scandienstleister
Ein Scandienstleister ist ein Unternehmen, das sich auf das professionelle Digitalisieren von analogen Dokumenten, Bildern, Plänen oder Medien spezialisiert hat. Dabei übernimmt der Dienstleister nicht nur das reine Scannen, sondern häufig auch die Vorbereitung, Nachbearbeitung und strukturierte Archivierung der digitalisierten Daten.
Typische Leistungen eines Scandienstleisters umfassen:
- Dokumentenvorbereitung: Entfernen von Heftklammern, Sortieren und Glätten der Unterlagen.
- Digitalisierung: Scannen von Akten, Plänen, Fotos, Belegen, Mikrofilmen oder Medien wie VHS und CDs.
- Bild- und Datenaufbereitung: OCR-Texterkennung, Farbkorrekturen, Zuschnitt oder Konvertierung in verschiedene Dateiformate.
- Archivierung & Datenmanagement: Strukturierte Ablage, Metadatenvergabe und Bereitstellung über Cloud- oder DMS-Systeme.
Ziel eines Scandienstleisters ist es, analoge Informationen effizient, sicher und in hoher Qualität in digitale Form zu überführen, damit Unternehmen und Privatpersonen sie einfacher verwalten, durchsuchen und langfristig archivieren können.
Leistungen
Scandienstleister bieten eine breite Palette an digitalen Services für Privatkunden, Unternehmen und öffentliche Einrichtungen. Ziel ist es, analoge Unterlagen effizient, sicher und normgerecht zu digitalisieren und bereitzustellen.
Zu den häufigsten Leistungen zählen:
- Dokumentenscans nach DIN-Norm: professionelles Scannen von Akten, Belegen oder Formularen in allen gängigen Größen (z. B. DIN A4, A3), unter Einhaltung internationaler Qualitätsstandards.
- Erstellung eines digitalen Archivs: strukturierte, automatisierte Ablage und Indexierung Ihrer gescannten Dokumente zur einfachen Wiederauffindbarkeit.
- Scan-on-Demand-Archivierung: bedarfsgerechtes Scannen von archivierten Dokumenten nur bei Abruf, ideal zur Platz- und Kostenersparnis.
- OCR-Texterkennung: automatische Erkennung von Textinhalten zur digitalen Weiterverarbeitung oder Volltextsuche.
- Digitaler Posteingang / Postservice: tägliches Scannen, Sortieren und Bereitstellen eingehender Briefpost in digitaler Form.
Scan Prozess
Ein professioneller Scandienstleister arbeitet nach einem strukturierten und sicheren Ablauf, um höchste Qualität und Datensicherheit bei der Digitalisierung zu gewährleisten. Der gesamte Prozess lässt sich in mehrere Schritte unterteilen:
-
Vorbereitung der Unterlagen
Vor dem eigentlichen Scan werden die Dokumente sortiert, entheftet und auf Beschädigungen geprüft. So wird sichergestellt, dass jedes Blatt sauber eingezogen und vollständig digitalisiert wird. -
Scannen der Dokumente
Je nach Art und Zustand der Unterlagen kommen verschiedene Scanner zum Einsatz, vom Hochleistungsscanner für große Mengen bis zum Spezialscanner für empfindliche oder großformatige Vorlagen. Dabei werden alle Dokumente in hoher Auflösung und im gewünschten Dateiformat (z. B. PDF, TIFF, JPEG) erfasst. -
OCR-Texterkennung
Durch optische Zeichenerkennung (OCR) werden Texte automatisch erkannt und in durchsuchbare Dateien umgewandelt. Das ermöglicht eine einfache Volltextsuche und erleichtert spätere Recherchen in digitalen Archiven. -
Qualitätskontrolle
Nach dem Scan werden alle Dateien auf Vollständigkeit, Lesbarkeit und richtige Reihenfolge geprüft. Fehlerhafte Scans werden dabei aussortiert und neu erstellt. -
Datenspeicherung & Übergabe
Die fertigen digitalen Dokumente werden im gewünschten Speicherformat bereitgestellt, z. B. auf einem Datenträger, per verschlüsseltem Download-Link oder direkt in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) integriert. -
Rückgabe oder Vernichtung der Originale
Je nach Vereinbarung werden die Dokumente anschließend an den Kunden zurückgegeben oder nach den geltenden Datenschutzrichtlinien fachgerecht vernichtet.
Vorteile
Ein Scandienstleister bietet zahlreiche Vorteile sowohl für Unternehmen als auch für Privatpersonen. Statt selbst zeitaufwendig zu scannen, profitieren Sie von professioneller Technik, hoher Scanqualität und einem deutlich geringeren Aufwand.
Das manuelle Scannen großer Dokumentenmengen ist mühsam und kostet viel Zeit. Ein Scandienstleister arbeitet mit Hochleistungsscannern, die hunderte Seiten pro Minute verarbeiten können. So werden auch umfangreiche Akten, Bücher oder Belege in kürzester Zeit digitalisiert.
Professionelle Geräte und geschulte Fachkräfte sorgen für gestochen scharfe Ergebnisse in hoher Auflösung, auch bei farbigen Grafiken, Fotos oder empfindlichen Originalen. Dadurch sind die digitalen Dokumente optimal lesbar und vielseitig einsetzbar, etwa zur Weiterverarbeitung oder Archivierung.
Wer privat oder im Büro nur gelegentlich scannt, spart sich durch die Beauftragung eines Scandienstleisters die Anschaffung teurer Geräte und Software. Die gesamte Technik, vom Scanner bis zur OCR-Texterkennung, wird bereitgestellt.
Scandienstleister arbeiten mit klar definierten Prozessen, die eine vollständige und fehlerfreie Digitalisierung sicherstellen. Dokumente werden sorgfältig geprüft, richtig sortiert und in stabilen Formaten übergeben.
Im Vergleich zur Eigenleistung ist die Beauftragung eines Scandienstleisters häufig kostengünstiger, da weder Hardware noch Personalressourcen gebunden werden. Besonders bei größeren Scanmengen rechnet sich der professionelle Service schnell.
Dateiformate & Speicherung
Nach dem Scannen entscheidet der Kunde, in welchem Format und auf welchem Medium die digitalisierten Dokumente gespeichert werden sollen. Scandienstleister bieten dabei flexible Lösungen, von klassischen Datenträgern bis hin zu modernen Cloud-Systemen.
Gängige Dateiformate
Die folgende Übersicht zeigt die gängigen Dateiformate:
| Format | Beschreibung | Einsatzbereich / Vorteil |
| Standardformat für Dokumente | Ideal für langfristige Archivierung und durchsuchbare Dateien (OCR) | |
| TIFF | Hochauflösendes, verlustfreies Bildformat | Besonders geeignet für Grafiken, Pläne oder Fotos mit hoher Detailtreue |
| JPEG | Komprimiertes Bildformat | Platzsparende Speicherung farbiger Scans oder Fotos |
| Bearbeitbare Office-Formate | Praktisch für Dokumente, die weiterverarbeitet oder angepasst werden sollen |
Für rechtssichere Langzeitarchivierung empfiehlt sich das Format PDF/A, da es speziell für die dauerhafte Speicherung entwickelt wurde.
Speichermöglichkeiten
Auch bei der Art der Datenspeicherung haben Kunden freie Wahl:
- Externe Datenträger wie USB-Stick oder Festplatte: klassisch, einfach und portabel.
- Cloud-Speicherlösungen: sicherer Online-Zugriff, ideal für Teams oder dezentrale Standorte.
- Hybrid-Speicherung: Kombination aus lokaler und Cloud-Archivierung für doppelte Datensicherheit.
- Sonderlösungen wie CD, Blu-ray oder Mikrofilm: auf Anfrage möglich.
Sie bestimmen, wer Zugriff auf die Dateien hat und wie lange diese aufbewahrt werden sollen. Eine doppelte Speicherung, lokal und online, bietet zusätzliche Sicherheit im seltenen Fall eines Datenverlusts.
Datenschutz & Datensicherheit
Ein professioneller Scandienstleister arbeitet täglich mit sensiblen Daten, von vertraulichen Geschäftsunterlagen bis hin zu persönlichen Dokumenten. Daher hat der Datenschutz oberste Priorität. Alle Prozesse müssen den Vorgaben der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) entsprechen und die Vertraulichkeit der anvertrauten Unterlagen sicherstellen.
Umgang mit sensiblen Daten
Alle Dokumente, die Sie einem Scandienstleister übergeben, werden vertraulich behandelt. Mitarbeitende sind zur Verschwiegenheit verpflichtet, und der gesamte Scanvorgang findet in gesicherten Bereichen statt, um unbefugten Zugriff zu verhindern. Das Vertrauen der Kunden steht dabei an erster Stelle.
Einhaltung der DSGVO
Ein seriöser Scandienstleister garantiert, dass alle Anforderungen der DSGVO eingehalten werden, von der Erhebung über die Verarbeitung bis zur Speicherung Ihrer Daten. So ist sichergestellt, dass personenbezogene Informationen jederzeit geschützt sind.
Originale und digitale Dateien
Nach Abschluss des Scanvorgangs erhalten Kunden alle Originaldokumente vollständig zurück. Die digitalisierten Dateien werden ausschließlich an Sie übergeben, etwa über einen verschlüsselten Download-Link, Datenträger oder Cloud-Zugang.
Beim Scandienstleister dürfen keine Kopien verbleiben, es sei denn, Sie wünschen ausdrücklich eine Sicherungskopie. In diesem Fall werden die Daten auf einem geschützten Server abgelegt und sind nur nach Freigabe oder Auftrag Ihrerseits abrufbar.
Sichere Speicherung und Übertragung
Für die Übermittlung digitaler Daten werden ausschließlich verschlüsselte Übertragungswege genutzt. Das schützt Ihre Informationen zuverlässig vor unbefugtem Zugriff und gewährleistet maximale Datensicherheit.
ScanProfi
ScanProfi ist Ihr professioneller Partner, wenn Sie analoge Dokumente digitalisieren und sicher archivieren möchten. Ob wichtige Dokumente, Akten, Urkunden oder private VHS-Filme, wir wandeln Ihre Unterlagen in gestochen scharfe, digitale Formate um.
Mit modernster Scantechnologie und einem erfahrenen Team garantieren wir höchste Qualität, schnelle Bearbeitung und volle Datensicherheit.
Datenschutz mit System
Unser eigenes Sicherheitskonzept ScanLOCK© schützt Ihre Daten in vier Stufen:
- Vertraulichkeit: NDA-Vereinbarung mit allen Kunden
- Datenschutz: Aktenvernichtung nach BDSG mit Zertifikat
- Sichere Umgebung: Verarbeitung ohne Internetverbindung
- Zertifizierte Archivierung: ISO-9001-konforme Datensicherung
ScanProfi steht für höchste Qualität, absolute Vertraulichkeit und eine sichere Digitalisierung Ihrer Dokumente.
Häufig gestellte Fragen
Ein Scandienstleister digitalisiert analoge Dokumente, Bilder oder Medien professionell. Er übernimmt das Scannen, Aufbereiten und Archivieren der Dateien, sodass diese digital, sicher und leicht zugänglich sind.
Ein Scandienstleister lohnt sich sowohl für Unternehmen als auch für Privatpersonen. Firmen profitieren von effizienter Dokumentenverwaltung und rechtssicherer Archivierung, Privatpersonen von der einfachen Digitalisierung persönlicher Unterlagen.
ScanProfi ist ein deutschlandweiter Scanservice und bietet höchste Scanqualität, moderne Technik und ein geprüftes Sicherheitskonzept (ScanLOCK-System). Alle Aufträge werden ISO-9001-konform, vertraulich und DSGVO-sicher verarbeitet, für bestmögliche Qualität und Datenschutz.
Die häufigsten Formate sind PDF, PDF/A, TIFF und JPEG. Auf Wunsch können auch bearbeitbare Dateien wie Word oder Excel erstellt werden.
Seriöse Anbieter wie ScanProfi arbeiten DSGVO-konform, nutzen verschlüsselte Datenübertragungen und verarbeiten Ihre Unterlagen in geschützten Bereichen. Nach Abschluss des Auftrags erhalten Sie alle Originale und digitalen Dateien zurück.