Inhaltsverzeichnis
- 1 Aufbewahrungsfrist von Lohnunterlagen „kurz erklärt“
- 2 Definition: Aufbewahrungsfrist von Lohnunterlagen
- 3 Aufbewahrungsfrist für Lohnunterlagen: Übersicht für Arbeitgeber
- 4 Aufbewahrungsfrist der Lohnunterlagen bei Arbeitnehmern
- 5 Alte Dokumente richtig vernichten
- 6 Zusammenfassung
- 7 Häufig gestellte Fragen
Bei Unternehmen mit vielen Mitarbeitern besteht ein Großteil der Dokumente aus Lohnunterlagen. Die Aufbewahrungsfrist für Lohnunterlagen sollte immer sorgfältig eingehalten werden, weil eine Verletzung der Aufbewahrungspflicht ziemlich unangenehme Folgen haben kann. Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die Aufbewahrungsfristen von Lohnunterlagen für Unternehmen und Privatpersonen.
Aufbewahrungsfrist von Lohnunterlagen „kurz erklärt“
Unter der Aufbewahrungsfrist von Lohnunterlagen wird die gesetzlich vorgeschriebene Zeitspanne, in der Arbeitgeber Lohnunterlagen wie Lohnkonten, Beitragsnachweise oder Abrechnungen aufbewahren müssen, verstanden.
Je nach gesetzlicher Grundlage beträgt die Frist in der Regel 6 Jahre oder 10 Jahre.
Definition: Aufbewahrungsfrist von Lohnunterlagen
Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, für jeden versicherungspflichtigen Beschäftigten Entgeltunterlagen (ein Lohnkonto) getrennt nach Kalenderjahren und in deutscher Sprache zu führen.
Geregelt ist das im SGB IV, das die Vorschriften für die Arbeitnehmer-Sozialversicherung (gesetzliche Kranken-, Unfall- und Rentenversicherung, soziale Pflegeversicherung, Beitrag zur Arbeitsförderung) enthält. Nach § 2 SGB IV gehören zum versicherten Personenkreis alle Personen, die gegen Arbeitsentgelt oder zu Zwecken der Berufsausbildung beschäftigt werden.
Die Pflicht zur Aufbewahrungsfrist der Lohnunterlagen ist in § 28f Abs. 1 SGB IV geregelt, der schon in seinem Titel „Aufzeichnungspflicht, Nachweise der Beitragsabrechnung und der Beitragszahlung“ verrät, was alles zu diesen Entgeltunterlagen gehört:
Die Abrechnungen für die Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung, zur Rentenversicherung und zur Arbeitsförderung sowie die Kontoauszüge (und ggf. Quittungen), mit denen die Zahlung dieser Beiträge nachgewiesen werden kann. Nach § 28f Abs. 1 SGB IV sind diese Lohnunterlagen nur bis zum Ablauf des Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die letzte Prüfung folgt. Diese Prüfung der Arbeitgeber erfolgt nach § 28p SGB IV mindestens alle vier Jahre, was eine höchste Aufbewahrungsfrist von 5 Jahren ergäbe.
Doch eine Aufbewahrungsfrist für Lohnunterlagen wird nicht nur im SGB IV geregelt, sondern auch im Einkommenssteuergesetz, im Handelsgesetzbuch und weiteren Normen.
Nach § 41 Abs. 1 EStG muss der Arbeitgeber gesetzlich für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto führen, für jedes Kalenderjahr, in dem dieser Arbeitnehmer bei ihm angestellt ist. Alle Unterlagen, die bei/zur Führung dieses Lohnkontos anfallen, müssen nach § 41 Abs. 1 S. 9 EStG bis zum Ablauf des 6. Kalenderjahres nach dem Jahr der letzten Lohnzahlung aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit Ende des Jahres, in dem die letzte Lohnzahlung an diesen Arbeitnehmer stattfand, und beträgt ab da 6 Jahre.
Ein Teil dieser Unterlagen muss jedoch länger aufbewahrt werden, weil sie auch im Rahmen der Buchführung eine Rolle spielen. Nach § 147 AO, § 257 HGB (für Kaufleute) müssen alle wichtigen Buchführungsunterlagen wie Jahresabschlüsse, Kontoauszüge, Buchungsbelege 10 Jahre aufbewahrt werden, während die sonstige Geschäftskorrespondenz nur 6 Jahre aufbewahrt werden muss.
Überschlagsmäßig lässt sich sagen: Alles, was mit Mitarbeitern zu tun hat, muss 6 Jahre aufbewahrt werden. Alles, was mit Mitarbeitern und Geld zu tun hat, muss 10 Jahre aufbewahrt werden.
Aufbewahrungsfrist für Lohnunterlagen: Übersicht für Arbeitgeber
In der folgenden Tabelle finden Sie einen Überblick über die konkreten Aufbewahrungsfristen für Lohnunterlagen sowie weitere Mitarbeiter bezogene Unterlagen.
| Unterlagen | Aufbewahrungsfrist |
| Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (Krankmeldung) | 5 Jahre |
| Krankenkasse An-, Ab-, Ummeldungen | 6 Jahre |
| Doppelbesteuerungsunterlagen | 6 Jahre |
| Geschäftsbriefe | 6 Jahre |
| Unfallversicherungsunterlagen | 6 Jahre |
| Abrechnungsbelege | 10 Jahre |
| Akkordunterlagen | 10 Jahre |
| Angestelltenversicherung | 10 Jahre |
| Anwesenheitsliste, wenn für Lohnbuchhaltung erforderlich | 10 Jahre |
| Außendienstabrechnungen | 10 Jahre |
| Bahnabrechnungen | 10 Jahre |
| Bankauszüge, Bankbelege | 10 Jahre |
| Beitragsabrechnungen Sozialversicherung | 10 Jahre |
| Datensicherungen | 10 Jahre |
| E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt | 10 Jahre |
| Fahrtkostenerstattungsunterlagen | 10 Jahre |
| Gehaltslisten | 10 Jahre |
| Geschenknachweise | 10 Jahre |
| Gutachten | 10 Jahre |
| Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften | 10 Jahre |
| Jubiläumsunterlagen, Jubilarfeiern | 10 Jahre |
| Kontoauszüge, Kontenregister | 10 Jahre |
| Lohnbuchungs-Belege | 10 Jahre |
| Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen | 10 Jahre |
| Mutterschaftsgeldunterlagen | 10 Jahre |
| Pensionskassenunterlagen, Unterlagen zu Pensionsrückstellungen | 10 Jahre |
| Pfändungsunterlagen | 10 Jahre |
| Reisekostenabrechnungen | 10 Jahre |
Wichtig: Häufig genannte Angaben einer 30-jährigen Aufbewahrungsfrist für Lohnunterlagen sind in der Regel nicht korrekt, da es keine allgemeine gesetzliche Pflicht gibt, Lohnunterlagen über einen Zeitraum von 30 Jahren aufzubewahren.
Beginn der Frist
Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils am Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte relevante Vorgang stattgefunden hat, beispielsweise die letzte Lohnzahlung oder eine Betriebsprüfung.
Beispiel: Beginn der Frist
Ein Mitarbeiter scheidet im Juli 2024 aus dem Unternehmen aus. Die letzte Lohnzahlung erfolgt im selben Monat.
- Die Aufbewahrungsfrist beginnt am 31. Dezember 2024.
- Bei einer 6-jährigen Frist müssen die Unterlagen bis zum 31. Dezember 2030 aufbewahrt werden.
Rechtliche Folgen bei Nichteinhaltung
Werden Aufbewahrungsfristen nicht eingehalten, drohen Bußgelder, Steuernachforderungen oder Beweisnachteile bei Prüfungen durch Finanzamt oder Sozialversicherungsträger. Die ordnungsgemäße Archivierung schützt Arbeitgeber rechtlich und finanziell.
Aufbewahrungsfrist der Lohnunterlagen bei Arbeitnehmern
Für Arbeitnehmer beziehungsweise Privatpersonen gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Lohnunterlagen. Dennoch ist es höchst empfehlenswert, diese mindestens bis zum Rentenalter aufzuheben, um die relevanten Belege ggf. dem Rentenversicherungsträger vorlegen zu können. Wichtig sind vor allem Arbeitsverträge und bestimmte Belege für den Bezug des Gehalts, die auch gleich beweisen, dass die Arbeit tatsächlich geleistet wurde.
Alte Dokumente richtig vernichten
Mit Einhaltung der Aufbewahrungsfrist für Lohnunterlagen sind die Pflichten noch nicht beendet: Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Lohnunterlagen zu vernichten. Nach Datenschutzgrundverordnung müssen die alten Unterlagen bei der Vernichtung völlig unkenntlich gemacht werden.
Das kann im Unternehmen geschehen, was jedoch sehr viel Zeit kostet. Außerdem ist für personenbezogene Dokumente nur ein kostspieliger Aktenvernichter der Sicherheitsstufe P-4 zugelassen. Sollen auch Prozess- oder Patientenakten vernichtet werden, erhöht sich die Sicherheitsstufe auf P-5.
Deshalb lassen die meisten Unternehmen ihre Akten von professionellen Aktenvernichtern entsorgen, die in fast jeder Stadt Alt-Akten entgegennehmen. Wenn zugleich sensiblen Digitaldaten vernichtet werden müssen und die Akten abgeholt werden sollen, empfiehlt sich ein Aktenvernichtungs-Service wie der von ScanProfi, der deutschlandweit Akten und Ordner abholt.
Zusammenfassung
Die Aufbewahrungsfrist für Lohnunterlagen ist im Grunde nicht schwer zu verstehen. Im Wesentlichen gilt:
- 6 Jahre: Lohnunterlagen ohne Finanzbezug (z. B. Personalakten)
- 10 Jahre: Lohnunterlagen, die buchhaltungsrelevant sind (z.B. Zahlungsnachweise)
- >10 Jahre: bei sensiblen Unterlagen, hier gelten Sonderregelungen und individuelle Prüfpflichten (z. B. Gesundheitsdaten)
- Aktenvernichtung: nach Ablauf der Frist ist eine datenschutzkonforme Aktenvernichtung erforderlich, besonders bei sensiblen personenbezogenen Daten
Häufig gestellte Fragen
Der Arbeitgeber, mit dem der jeweilige Mitarbeiter den Arbeitsvertrag geschlossen hat. Wenn er die Lohnverwaltung an einen externen Dienstleister delegiert, ist trotzdem er selbst gegenüber den Behörden für Einhaltung der Aufbewahrungsfrist der Lohnunterlagen verantwortlich (und muss ev. Strafzahlungen selbst vom externen Dienstleister einklagen).
Der Gesetzgeber, die Aufbewahrungsfrist für Lohnunterlagen ist eine sogenannte „gesetzliche Aufbewahrungspflicht“.
In vielen verschiedenen, für Arbeitnehmer-Unterlagen z. B. im Sozialgesetzbuch und im Einkommenssteuergesetz, in der Abgabenordnung und im Handelsgesetzbuch, aber auch in berufsgenossenschaftlichen Vorschriften und der Röntgen-Verordnung.
Eine Überprüfung durch Behörden kann mitunter noch Jahre später erforderlich werden, weshalb die relevanten Unterlagen für eine Prüfung durch gesetzliche Vorschriften gesichert werden.
In aller Regel mit Ablauf des Jahres, in dem die Dokumente entstanden sind, für die wenigen Ausnahmen lohnt sich eine getrennte Aufbewahrungsfrist nicht.
Die meisten Lohnunterlagen müssen 6 Jahre aufbewahrt werden. Wenn sie buchhaltungsrelevant sind (z. B. Abrechnungen, Zahlungsbelege), beträgt die Frist 10 Jahre. Sensible Gesundheitsdaten können Sonderregelungen unterliegen, hier kann eine längere Aufbewahrung erforderlich sein.