Aufbewahrungsfrist von Lohnunterlagen – welche Fristen gibt es?
Jedes Jahr wieder: Die Büroschränke quellen über vor Unterlagen, beim Aufräumen stellt sich die Frage „Archivieren oder entsorgen“? Bei Unternehmen mit vielen Mitarbeitern besteht ein Großteil der Dokumente aus Lohnunterlagen – die Aufbewahrungsfrist für Lohnunterlagen sollte jedoch immer sorgfältig eingehalten werden, weil eine Verletzung der Aufbewahrungspflicht unangenehme Folgen haben kann. Folgender Überblick über die Aufbewahrungsfrist von Lohnunterlagen erleichtert die Aufbewahrung:
Aufbewahrungsfrist von Lohnunterlagen - Die wichtigsten Fragen
Der Arbeitgeber, mit dem der jeweilige Mitarbeiter den Arbeitsvertrag geschlossen hat. Wenn er die Lohnverwaltung an einen externen Dienstleister delegiert, ist trotzdem er selbst gegenüber den Behörden für Einhaltung der Aufbewahrungsfrist der Lohnunterlagen verantwortlich (und muss ev. Strafzahlungen selbst vom externen Dienstleister einklagen).
Der Gesetzgeber, die Aufbewahrungsfrist für Lohnunterlagen ist eine sogenannte „gesetzliche Aufbewahrungspflicht“.
In vielen verschiedenen, für Arbeitnehmer-Unterlagen z. B. im Sozialgesetzbuch und im Einkommenssteuergesetz, in der Abgabenordnung und im Handelsgesetzbuch, aber auch in berufsgenossenschaftlichen Vorschriften und der Röntgen-Verordnung.
Eine Überprüfung durch Behörden kann mitunter noch Jahre später erforderlich werden, weshalb die Unterlagen für eine Prüfung durch gesetzliche Vorschriften gesichert werden.
In aller Regel mit Ablauf des Jahres, in dem die Dokumente entstanden sind, für die wenigen Ausnahmen lohnt sich eine getrennte Aufbewahrungsfrist nicht.
Der Gesetzgeber hat hier unterschiedliche Regelungen getroffen, je nachdem, welche Bedeutung die jeweiligen Dokumente haben. Im übernächsten Absatz finden Sie eine Tabelle, die die Aufbewahrungsfrist für die einzelnen Lohnunterlagenübersichtlich aufgliedert.
AufbewahrungsfristLohnunterlagen: Erklärung
Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, für jeden versicherungspflichtigen Beschäftigten Entgeltunterlagen (ein Lohnkonto) getrennt nach Kalenderjahren und in deutscher Sprache zu führen.
Geregelt ist das im SGB IV, das die Vorschriften für die Arbeitnehmer-Sozialversicherung (gesetzliche Kranken-, Unfall- und Rentenversicherung, soziale Pflegeversicherung, Beitrag zur Arbeitsförderung) enthält. Nach § 2 SGB IV gehören zum versicherten Personenkreis alle Personen, die gegen Arbeitsentgelt oder zu Zwecken der Berufsausbildung beschäftigt werden.
Die Pflicht zur Aufbewahrungsfrist der Lohnunterlagen ist in § 28f Abs. 1 SGB IV geregelt, der schon in seinem Titel „Aufzeichnungspflicht, Nachweise der Beitragsabrechnung und der Beitragszahlung“ verrät, was alles zu diesen Entgeltunterlagen gehört:
Die Abrechnungen für die Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung, zur Rentenversicherung und zur Arbeitsförderung sowie die Kontoauszüge (und ggf. Quittungen), mit denen die Zahlung dieser Beiträge nachgewiesen werden kann. Nach § 28f Abs. 1 SGB IV sind diese Lohnunterlagen nur bis zum Ablauf des Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die letzte Prüfung folgt. Diese Prüfung der Arbeitgeber erfolgt nach § 28p SGB IV mindestens alle vier Jahre, was eine höchste Aufbewahrungsfrist von 5 Jahren ergäbe.
Doch eine Aufbewahrungsfrist für Lohnunterlagen wird nicht nur im SGB IV geregelt, sondern auch im Einkommenssteuergesetz, im Handelsgesetzbuch und weiteren Normen.
Nach § 41 Abs. 1 EStG muss der Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto führen, für jedes Kalenderjahr, in dem dieser Arbeitnehmer bei ihm angestellt ist. Alle Unterlagen, die bei/zur Führung dieses Lohnkontos anfallen, müssen nach § 41 Abs. 1 S. 9 EStG bis zum Ablauf des 6. Kalenderjahres nach dem Jahr der letzten Lohnzahlung aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit Ende des Jahres, in dem die letzte Lohnzahlung an diesen Arbeitnehmer stattfand, und beträgt ab da 6 Jahre.
Ein Teil dieser Unterlagen muss jedoch länger aufbewahrt werden, weil sie auch im Rahmen der Buchführung eine Rolle spielen. Nach § 147 AO, § 257 HGB (für Kaufleute) müssen alle wichtigen Buchführungsunterlagen wie Jahresabschlüsse, Kontoauszüge, Buchungsbelege 10 Jahre aufbewahrt werden, während die sonstige Geschäftskorrespondenz nur 6 Jahre aufbewahrt werden muss.
Überschlagsmäßig lässt sich sagen: Alles, was mit Mitarbeitern zu tun hat, muss 6 Jahre aufbewahrt werden. Alles, was mit Mitarbeitern und Geld zu tun hat, muss 10 Jahre aufbewahrt werden.
Aufbewahrungsfrist für Lohnunterlagen im Überblick
Hier ein Überblick mit konkreter Aufbewahrungsfrist, für Lohnunterlagen und Unterlagen, die sich auf Mitarbeiter beziehen:
| Unterlagen | Aufbewahrungsfrist |
| Abrechnungsbelege | 10 Jahre |
| Akkordunterlagen | 10 Jahre |
| Krankenkasse An-, Ab-, Ummeldungen | 6 Jahre |
| Angestelltenversicherung | 10 Jahre |
| Anwesenheitsliste, wenn für Lohnbuchhaltung erforderlich | 10 Jahre |
| Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (Krankmeldung) | 5 Jahre |
| Außendienstabrechnungen | 10 Jahre |
| Bahnabrechnungen | 10 Jahre |
| Bankauszüge, Bankbelege | 10 Jahre |
| Beitragsabrechnungen Sozialversicherung | 10 Jahre |
| Datensicherungen | 10 Jahre |
| Doppelbesteuerungsunterlagen | 6 Jahre |
| E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt | 10 Jahre |
| Fahrtkostenerstattungsunterlagen | 10 Jahre |
| Gehaltslisten | 10 Jahre |
| Geschäftsbriefe | 6 Jahre |
| Geschenknachweise | 10 Jahre |
| Gutachten | 10 Jahre |
| Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften | 10 Jahre |
| Jubiläumsunterlagen, Jubilarfeiern | 10 Jahre |
| Kontoauszüge, Kontenregister | 10 Jahre |
| Lohnbuchungs-Belege | 10 Jahre |
| Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen | 10 Jahre |
| Mutterschaftsgeldunterlagen | 10 Jahre |
| Pensionskassenunterlagen, Unterlagen zu Pensionsrückstellungen | 10 Jahre |
| Pfändungsunterlagen | 10 Jahre |
| Reisekostenabrechnungen | 10 Jahre |
| Unfallversicherungsunterlagen | 6 Jahre |
Aufbewahrungsfrist der Lohnunterlagen bei Privatpersonen
Für Privatpersonen gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Lohnunterlagen. Dennoch ist es höchst empfehlenswert, diese mindestens bis zum Rentenalter aufzuheben, um die Belege ggf. dem Rentenversicherungsträger vorlegen zu können. Wichtig sind vor allem Arbeitsverträge und Belege für den Bezug des Gehalts, die auch gleich beweisen, dass die Arbeit tatsächlich geleistet wurde.
Alte Dokumente richtig vernichten
Mit Einhaltung der Aufbewahrungsfrist für Lohnunterlagen sind die Pflichten noch nicht beendet: Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Lohnunterlagen zu vernichten. Nach Datenschutzgrundverordnung müssen die Unterlagen bei der Vernichtung völlig unkenntlich gemacht werden.
Das kann im Unternehmen geschehen, was jedoch sehr viel Zeit kostet. Außerdem ist für personenbezogene Dokumente nur ein kostspieliger Aktenvernichter der Sicherheitsstufe P-4 zugelassen; sollten auch Prozess- oder Patientenakten zu vernichten sein, erhöht sich die Sicherheitsstufe auf P-5.
Deshalb lassen die meisten Unternehmen ihre Akten von professionellen Aktenvernichtern entsorgen, die in fast jeder Stadt Alt-Akten entgegennehmen. Wenn zugleich sensiblen Digitaldaten vernichtet werden müssen und die Akten abgeholt werden sollen, empfiehlt sich ein Aktenvernichtungs-Service wie der von ScanProfi, der deutschlandweit Akten und Ordner abholt.
Zusammenfassung
Die Aufbewahrungsfrist für Lohnunterlagen ist im Grunde nicht schwer zu verstehen. Auch wenn die Aufbewahrungsfrist der Lohnunterlagen durch verschiedenste Gesetze geregelt wird, kommt am Ende doch immer heraus: Die Aufbewahrungsfrist der Lohnunterlagen, die nichts mit Finanzen zu tun haben, beträgt 6 Jahre; die Aufbewahrungsfrist für Lohnunterlagen, die in die Buchhaltung involviert sind, beträgt 10 Jahre; die Aufbewahrungsfrist für Lohnunterlagen, bei denen sich sensible Röntgen- und Krankendaten befinden, kann länger sein und sollte gesondert erkundet werden.
Die nach Ende der Aufbewahrungsfrist der Lohnunterlagen anstehende Aktenvernichtung kann seit Geltung der Datenschutzgrundverordnung viel Zeit und Neven kosten, weil für sensible Daten eine besonders sichere Vernichtung vorgeschrieben ist. Deshalb wird heute deutschlandweit ein spezieller Aktenvernichtungs-Service angeboten, der die datenschutzkonforme Vernichtung samt Abholung der Akten übernimmt und auch über die Aufbewahrungsfrist der Lohnunterlagen informieren kann.