Aufbewahrungsfrist von Lohnunterlagen „kurz erklärt“
Unter der Aufbewahrungsfrist von Lohnunterlagen wird die gesetzlich vorgeschriebene Zeitspanne verstanden, in der Arbeitgeber Lohnunterlagen wie Lohnkonten, Beitragsnachweise oder Abrechnungen aufbewahren müssen.Je nach Unterlagenart und Rechtsgrundlage gelten meist Fristen von 6, 8 oder 10 Jahren.
Übersicht für Arbeitgeber
In der folgenden Tabelle finden Sie einen Überblick über die konkreten Aufbewahrungsfristen für Lohnunterlagen sowie weitere mitarbeiterbezogene Unterlagen.
| Unterlagen | Aufbewahrungsfrist |
| Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (Krankmeldung) | 5 Jahre |
| Krankenkasse An-, Ab-, Ummeldungen | 6 Jahre |
| Doppelbesteuerungsunterlagen | 6 Jahre |
| Geschäftsbriefe | 6 Jahre |
| Unfallversicherungsunterlagen | 6 Jahre |
| Buchungsbelege, Rechnungen und Kostenbelege | 8 Jahre |
| Abrechnungsbelege | 10 Jahre |
| Akkordunterlagen | 10 Jahre |
| Angestelltenversicherung | 10 Jahre |
| Anwesenheitsliste, wenn für Lohnbuchhaltung erforderlich | 10 Jahre |
| Außendienstabrechnungen | 10 Jahre |
| Bahnabrechnungen | 10 Jahre |
| Bankauszüge, Bankbelege | 10 Jahre |
| Beitragsabrechnungen Sozialversicherung | 10 Jahre |
| Datensicherungen | 10 Jahre |
| E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt | 10 Jahre |
| Fahrtkostenerstattungsunterlagen | 10 Jahre |
| Gehaltslisten | 10 Jahre |
| Geschenknachweise | 10 Jahre |
| Gutachten | 10 Jahre |
| Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften | 10 Jahre |
| Jubiläumsunterlagen, Jubilarfeiern | 10 Jahre |
| Kontoauszüge, Kontenregister | 10 Jahre |
| Lohnbuchungs-Belege | 10 Jahre |
| Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen | 10 Jahre |
| Mutterschaftsgeldunterlagen | 10 Jahre |
| Pensionskassenunterlagen, Unterlagen zu Pensionsrückstellungen | 10 Jahre |
| Pfändungsunterlagen | 10 Jahre |
| Reisekostenabrechnungen | 10 Jahre |
Häufig genannte Angaben einer 30-jährigen Aufbewahrungsfrist für Lohnunterlagen sind in der Regel nicht korrekt, da es keine allgemeine gesetzliche Pflicht gibt, Lohnunterlagen über einen Zeitraum von 30 Jahren aufzubewahren.
Fristlogik nach Bereich
Die Logik der Fristen bei der Aufbewahrung von Lohnunterlagen ergibt sich aus verschiedenen Vorschriften: SGB IV, EStG, AO, HGB und weiteren Normen, je nach Bereich.
| Bereich | Fristlogik |
| Sozialversicherung | Entgeltunterlagen nach § 28f SGB IV bis zum Ablauf des Kalenderjahres nach der letzten Betriebsprüfung; Betriebsprüfung mindestens alle 4 Jahre. |
| Lohnsteuer | Lohnkonto 6 Jahre; Fristbeginn zum 01.01. des Kalenderjahres nach der zuletzt eingetragenen Lohnzahlung. |
| Buchhaltung / Steuerrecht | Buchungsbelege seit 2025 grundsätzlich 8 Jahre; sonstige Geschäftsunterlagen meist 6 Jahre; bestimmte Bücher und Abschlüsse 10 Jahre. |
| Datenschutz / Arbeitsrecht | personenbezogene Daten nur so lange speichern, wie ein Zweck oder eine Pflicht besteht; nach Ablauf sicher löschen oder vernichten. |
Beginn der Frist
Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils am Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte relevante Vorgang stattgefunden hat, beispielsweise die letzte Lohnzahlung oder eine Betriebsprüfung.
Beispiel: Beginn der Frist
Ein Mitarbeitender scheidet im Juli 2024 aus dem Unternehmen aus. Die letzte Lohnzahlung erfolgt im selben Monat.
- Die Aufbewahrungsfrist beginnt am 31. Dezember 2024.
- Bei einer sechsjährigen Frist müssen die Unterlagen bis zum 31. Dezember 2030 aufbewahrt werden.
Digitale Entgeltunterlagen ab 2027
Ab dem 1. Januar 2027 gilt eine Pflicht für digitale Entgeltunterlagen, welche prüfungsrelevant sind. Dazu zählen:
- die monatliche Gehaltsabrechnung
- Abrechnungsdaten (Lohn- und Gehaltskonten, Sozialversicherungsnachweise, Beitragsnachweise)
- Arbeits- und Ausbildungsverträge sowie Vertragsänderungen, wenn sie das Entgelt beeinflussen
- Arbeitszeitnachweise (Urlaubs-, Stunden- und Zuschlagskonten)
- Ergänzende Nachweise
- Immatrikulationsbescheinigung von Studierenden
- Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht im Minijob
- Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
- Nachweise der Elterneigenschaft
Rechtliche Folgen bei Nichteinhaltung
Seit Anfang 2023 müssen die Daten aus der Entgeltabrechnung und seit 2025 auch die Finanzbuchhaltungsdaten elektronisch übermittelt werden. Hierfür werden zertifizierte Programme benötigt, welche die Daten sicher und zuverlässig übermitteln.
Rechtliche Folgen bei Nichteinhaltung
Werden Aufbewahrungsfristen nicht eingehalten, drohen Bußgelder, Steuernachforderungen oder Beweisnachteile bei Prüfungen durch das Finanzamt oder Sozialversicherungsträger. Die ordnungsgemäße Archivierung schützt Arbeitgeber rechtlich und finanziell.
Welche Aufbewahrungsfrist von Lohnunterlagen gilt?
Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, für jeden versicherungspflichtigen Beschäftigten Entgeltunterlagen (ein Lohnkonto) getrennt nach Kalenderjahren und in deutscher Sprache zu führen.
Geregelt ist das im SGB IV, das die Vorschriften für die Arbeitnehmer-Sozialversicherung (gesetzliche Kranken-, Unfall- und Rentenversicherung, soziale Pflegeversicherung, Beitrag zur Arbeitsförderung) enthält. Nach § 2 SGB IV gehören zum versicherten Personenkreis alle Personen, die gegen Arbeitsentgelt oder zu Zwecken der Berufsausbildung beschäftigt werden.
Die Pflicht zur Aufbewahrungsfrist der Lohnunterlagen ist in § 28f Abs. 1 SGB IV geregelt, der schon in seinem Titel „Aufzeichnungspflicht, Nachweise der Beitragsabrechnung und der Beitragszahlung“ verrät, was alles zu diesen Entgeltunterlagen gehört:
Die Abrechnungen für die Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung, zur Rentenversicherung und zur Arbeitsförderung sowie die Kontoauszüge (und ggf. Quittungen), mit denen die Zahlung dieser Beiträge nachgewiesen werden kann. Nach § 28f Abs. 1 SGB IV sind diese Lohnunterlagen nur bis zum Ablauf des Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die letzte Prüfung folgt. Diese Prüfung der Arbeitgeber erfolgt nach § 28p SGB IV mindestens alle vier Jahre, was eine höchste Aufbewahrungsfrist von 5 Jahren ergäbe. Steuer- und buchhaltungsrechtliche Fristen können daneben länger sein.
Weitere gesetzliche Regelungen
Doch eine Aufbewahrungsfrist für Lohnunterlagen wird nicht nur im SGB IV geregelt, sondern auch im Einkommensteuergesetz, und im Handelsgesetzbuch sowie in weiteren Normen.
Nach § 41 Abs. 1 EStG muss der Arbeitgeber gesetzlich für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto führen, für jedes Kalenderjahr, in dem dieser Arbeitnehmer bei ihm angestellt ist. Alle Unterlagen, die bei/zur Führung dieses Lohnkontos anfallen, müssen nach § 41 Abs. 1 S. 9 EStG bis zum Ablauf des 6. Kalenderjahres nach dem Jahr der letzten Lohnzahlung aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die letzte Lohnzahlung an diesen Arbeitnehmer stattfand, und beträgt ab da 6 Jahre.
Ein Teil dieser Unterlagen muss jedoch länger aufbewahrt werden, weil sie auch im Rahmen der Buchführung eine Rolle spielen. Nach § 147 AO und § 257 HGB (für Kaufleute) müssen alle wichtigen Buchführungsunterlagen wie Jahresabschlüsse und Kontoauszüge 10 Jahre, Buchungsbelege 8 Jahre aufbewahrt werden, während die sonstige Geschäftskorrespondenz nur 6 Jahre aufbewahrt werden muss.
Bei Arbeitnehmern
Für Arbeitnehmer beziehungsweise Privatpersonen gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Lohnunterlagen. Dennoch ist es höchst empfehlenswert, diese mindestens bis zum Rentenalter aufzuheben, um die relevanten Belege ggf. dem Rentenversicherungsträger vorlegen zu können. Wichtig sind vor allem Arbeitsverträge und bestimmte Belege für den Bezug des Gehalts, die auch gleich beweisen, dass die Arbeit tatsächlich geleistet wurde.
Lohnunterlagen digital aufbewahren
Lohnunterlagen digital aufzubewahren, spart Platz und erleichtert die Auffindbarkeit bestimmter Dokumente. Hierbei sind vor allem die revisionssichere Aufbewahrung nach den GoBD und die Konformität mit der DSGVO wichtig. Die grundlegendsten Merkmale sind hierbei:
- Revisionssicherheit (keine unbemerkten Veränderungen)
- Nachvollziehbarkeit (alle Änderungen dokumentieren)
- Lesbarkeit (gute Qualität bei Scans)
- Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen
Außerdem muss der Zugriff auf die Lohnunterlagen für unbefugte Personen gesperrt sein. Dies lässt sich am einfachsten über IAM lösen, welches den Zugriff beschränkt. Die Bereitstellung der individuellen Unterlagen für die Mitarbeiter erfolgt dann über spezielle Portale, keinesfalls über einfache E-Mails. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist müssen die Daten dann sicher und endgültig vernichtet werden.
Alte Dokumente richtig vernichten
Mit Einhaltung der Aufbewahrungsfrist für Lohnunterlagen sind die Pflichten noch nicht beendet: Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Lohnunterlagen zu vernichten. Nach der Datenschutzgrundverordnung müssen die alten Unterlagen bei der Vernichtung vollkommen unkenntlich gemacht werden.
Das kann im Unternehmen geschehen, was jedoch sehr viel Zeit kostet. Für sensible personenbezogene Unterlagen wird in der Praxis häufig mindestens Schutzbedarf nach DIN 66399, z. B. P-4 von Aktenvernichtern, angesetzt. Sollen auch Prozess- oder Patientenakten vernichtet werden, erhöht sich die Sicherheitsstufe auf P-5.
Deshalb lassen die meisten Unternehmen ihre Akten von professionellen Aktenvernichtern entsorgen, die in fast jeder Stadt Altakten entgegennehmen. Wenn zugleich sensible Digitaldaten vernichtet werden müssen und die Akten abgeholt werden sollen, empfiehlt sich ein Aktenvernichtungs-Service wie der von ScanProfi, der deutschlandweit Akten und Ordner abholt.
Häufig gestellte Fragen
Der Arbeitgeber, mit dem der jeweilige Mitarbeitende den Arbeitsvertrag geschlossen hat. Wenn er die Lohnverwaltung an einen externen Dienstleister delegiert, ist er selbst gegenüber den Behörden für Einhaltung der Aufbewahrungsfrist der Lohnunterlagen verantwortlich (und muss ggf. Bußgelder, Nachzahlungen oder Schadensersatzforderungen selbst vom externen Dienstleister einklagen).
Der Gesetzgeber, die Aufbewahrungsfrist für Lohnunterlagen ist eine sogenannte „gesetzliche Aufbewahrungspflicht„.
In vielen verschiedenen, für Arbeitnehmer-Unterlagen z. B. im Sozialgesetzbuch und im Einkommenssteuergesetz, in der Abgabenordnung und im Handelsgesetzbuch, aber auch in berufsgenossenschaftlichen Vorschriften und der Röntgen-Verordnung.
Eine Überprüfung durch Behörden kann mitunter noch Jahre später erforderlich werden, weshalb die relevanten Unterlagen für eine Prüfung durch gesetzliche Vorschriften gesichert werden.
In aller Regel mit Ablauf des Jahres, in dem die Dokumente entstanden sind, für die wenigen Ausnahmen lohnt sich eine getrennte Aufbewahrungsfrist nicht.
Die meisten Lohnunterlagen müssen 6 Jahre aufbewahrt werden. Wenn sie buchhaltungsrelevant sind (z. B. Abrechnungen, Zahlungsbelege), beträgt die Frist 8 Jahre. Sensible Gesundheitsdaten können Sonderregelungen unterliegen; hier kann eine längere Aufbewahrung erforderlich sein.