Inhaltsverzeichnis
- 1 Aufbewahrungsfristen Lieferscheine „kurz erklärt“
- 2 Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine im Überblick
- 3 Änderungen durch das Bürokratieentlastungsgesetz
- 4 Geltende Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine
- 5 Konsequenzen bei Nichteinhaltung der Aufbewahrungsfristen
- 6 Digitale Archivierung von Lieferscheinen
- 7 Häufig gestellte Fragen
Jeder Selbstständige und auch viele Privatpersonen kennen es – Aktenordner über Aktenordner gefüllt mit Unterlagen, die aufbewahrt werden müssen. Sie rauben wertvollen Stauraum, dürfen aber keinesfalls entsorgt werden. Zu diesen Papieren mit Aufbewahrungspflicht zählen auch Lieferscheine. Im Folgenden erfahren Sie die klar geregelten Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine.
Aufbewahrungsfristen Lieferscheine „kurz erklärt“
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Lieferscheine beträgt in Deutschland in der Regel 6 Jahre. Diese Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Lieferschein ausgestellt wurde.
Der Lieferschein dient als Nachweis über die Lieferung von Waren und muss zusammen mit den zugehörigen Rechnungen und anderen Geschäftsdokumenten aufbewahrt werden, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.
Es gibt jedoch Ausnahmen und spezielle Vorschriften, z. B. im internationalen Handel oder in speziellen Branchen.
Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine im Überblick
Wer Waren einkauft, erhält in der Regel einen Lieferschein. Dieses Dokument wird jedoch oft unterschätzt oder falsch eingeschätzt. Viele Unternehmer wissen nicht, dass es gesetzlich geregelte Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine gibt. Im Idealfall werden Lieferscheine zwar abgeheftet, aber leider werden sie oft auch einfach entsorgt. Das Gesetz hat jedoch klare Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine getroffen.
Welche Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine gesetzlich festgeschrieben sind, hängt von dem Informationsgehalt des Lieferscheins ab. Hier finden Sie einen Überblick über die wichtigsten Fristen:
| Lieferscheinart | Länge der Aufbewahrungsfrist |
| Lieferschein als Rechnung | 10 Jahre |
| Lieferschein als Handelsbrief | 6 Jahre |
| Lieferschein bei Privatpersonen | 2 Jahre |
Die Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine sind in der Abgabenordnung festgelegt.
Wichtig: Rückwirkend zum 01.01.2017 besteht unter bestimmten Voraussetzungen keine Aufbewahrungspflicht mehr, und damit auch keine Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine.
Dies bedeutet, dass für Lieferscheine, die nach diesem Datum ausgestellt wurden, keine Verpflichtung zur Aufbewahrung mehr besteht, wenn sie nicht als Teil einer Rechnung oder eines Buchungsbelegs angesehen werden.
Welche Faktoren beeinflussen die Frist?
Die Aufbewahrungsfrist für einen Lieferschein kann von verschiedenen Faktoren abhängen:
- Lieferschein als Teil der Rechnung: Wenn der Lieferschein als Bestandteil der Rechnung dient, gelten die gleichen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen wie für die Rechnung selbst. In diesem Fall muss der Lieferschein für 10 Jahre aufbewahrt werden, da er als Buchungsbeleg gilt und somit den längeren gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegt.
- Unterschiede zwischen gewerblichen und privaten Empfängern: Für gewerbliche Empfänger gelten die üblichen Aufbewahrungsfristen von 6 Jahren für den Lieferschein als Handelsbrief. Private Empfänger müssen Lieferscheine nicht für die gleiche Dauer aufbewahren. Hier empfiehlt es sich, den Lieferschein für mindestens 2 Jahre aufzubewahren, besonders wenn es um Gewährleistungsansprüche geht.
Änderungen durch das Bürokratieentlastungsgesetz
Im Folgenden sind die Änderungen des Bürokratieentlastungsgesetzes 1.0 zu 2.0 aufgezeigt.
Bürokratieentlastungsgesetz 1.0 und 2.0
Das Bürokratieentlastungsgesetz 1.0, das am 01.01.2016 in Kraft trat, verfolgt das Ziel, die bürokratischen Anforderungen für Unternehmen, insbesondere für kleine und mittlere Betriebe, zu verringern und mehr Effizienz in den Bereichen Buchhaltung und Personalwesen zu erreichen.
Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz 2.0 wurde diese Reform am 12.05.2017 weiter ausgebaut. Ein zentraler Punkt dieser Gesetzesänderungen betrifft die Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine, die nach der Gesetzesänderung teilweise deutlich erleichtert wurden.
Keine Aufbewahrungspflicht für Lieferscheine nach dem 01.01.2017
Ein wichtiger Bestandteil des Bürokratieentlastungsgesetz 2.0 ist unter anderem der weitgehende Wegfall der Aufbewahrungsfristen für den Lieferschein unter bestimmten Voraussetzungen:
- Lieferscheine, die nach dem 01.01.2017 erstellt wurden, müssen nicht mehr aufbewahrt werden, wenn sie nicht als Bestandteil einer Rechnung oder eines Buchungsbelegs gelten. Diese Regelung reduziert den bürokratischen Aufwand erheblich.
- Lieferscheine, die vor dem 01.01.2017 ausgestellt wurden, unterliegen jedoch weiterhin den alten Aufbewahrungsfristen. Sie müssen weiterhin für 6 Jahre aufbewahrt werden, da die neuen Regelungen nicht rückwirkend gelten.
Beachte: Die Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine, die vor dem 01.01.2107 erstellt wurden, gelten weiterhin fort. Lieferscheine, die nach dem 01.01.2017 datiert sind, dürfen aber zukünftig bedenkenlos entsorgt werden. Für sie gelten die vorherigen Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine nicht mehr.
Wann endet die Aufbewahrungsfrist für Lieferscheine?
Für den Empfänger von Waren endet die Aufbewahrungspflicht für den Lieferschein mit dem Erhalt der Rechnung. Sobald die Rechnung vorliegt, sind Lieferscheine, die die Lieferung dokumentieren, nicht mehr notwendig und dürfen entsorgt werden.
Für den Absender der Rechnung endet die Aufbewahrungsfrist für den Lieferschein ebenfalls mit dem Versand der Rechnung. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass Lieferscheine, die als Buchungsbeleg gelten, nach wie vor aufbewahrt werden müssen. In solchen Fällen bleibt die Aufbewahrungsfrist für den Lieferschein bestehen, da er als Bestandteil der Rechnung betrachtet wird und somit den gleichen Aufbewahrungsfristen wie Rechnungen unterliegt.
Warum ist die Form des Lieferscheins entscheidend?
Es ist entscheidend, in welcher Form ein Lieferschein erstellt wurde, um sicherzustellen, dass keine Aufbewahrungsfrist für den Lieferschein gilt. Wenn der Lieferschein als Teil der Rechnung oder als Buchungsbeleg fungiert, gelten die gleichen Aufbewahrungsfristen wie für Rechnungen, also 10 Jahre. Andernfalls kann der Lieferschein nach Ablauf von 6 Jahren entsorgt werden.
Geltende Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine
Grundsätzlich handelt es sich bei einem klassischen Lieferschein um einen Handelsbrief. Sinn des Lieferscheins ist es, zu belegen, dass die Ware ausgeliefert wurde. Dies beinhaltet insbesondere das Datum der Lieferung und die jeweilige Stückzahl.
Es gilt, alle Dokumente, die die Lieferung begleiten, gründlich zu prüfen. Für jeden Geschäftsvorfall sollte es einen korrekten Beleg darüber geben, der diesen dokumentiert. Das sind:
- Auftragsbestätigung
- Lieferanzeige
- Lieferschein
- Rechnung
- Zahlungsbeleg
In der heutigen Zeit wird allerdings sehr häufig auf das Ausstellen eines Lieferscheins in seiner ursprünglichen Form verzichtet. Oft wird die Rechnung gleichzeitig als Lieferschein genutzt.
Eine weitere Variante ist auch der Frachtbrief. Zur Verdeutlichung der unterschiedlichen geltenden Aufbewahrungsfristen für den Lieferschein sind die nachfolgenden Beispiele eine hilfreiche Orientierung:
Wird der Lieferschein in der Rechnung integriert und kein separater Lieferschein erstellt, gilt er als Buchungsbeleg. Für diesen Lieferschein gelten die gleichen Aufbewahrungsfristen wie für eine Rechnung, also 10 Jahre. Ein Lieferschein, der gleichzeitig als Rechnung fungiert, darf nicht nach sechs Jahren vernichtet werden, sondern muss die 10 Jahre Aufbewahrungspflicht erfüllen.
Wenn ein Lieferschein gleichzeitig als Rechnung dient, gelten die gleichen Aufbewahrungsfristen wie für einen Buchungsbeleg. Das Unternehmen, das den Lieferschein erstellt hat, muss diesen 10 Jahre aufbewahren.
Fristen im Überblick:
- Für den Absender: 10 Jahre (für den Absender)
- Für gewerbliche Empfänger: 10 Jahre
- Für Privatpersonen: 2 Jahre (empfohlen)
Für gewerbliche Empfänger gelten die gleichen Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren. Für private Kunden sind die Fristen weniger streng und können nach 2 Jahren abgelaufen sein. Dennoch wird empfohlen, Lieferscheine mindestens 2 Jahre aufzubewahren, insbesondere für Produkte mit Gewährleistungsansprüchen.
Der Auslieferer muss sich an diese Aufbewahrungsfristen halten, während private Kunden nicht an die gesetzlich festgelegten Fristen gebunden sind.
Ist der Lieferschein ein klassischer Handelsbrief, der Angaben zu Warenart, Menge und Auslieferungsdatum enthält, gilt er nach § 147 Abgabenordnung als Handelsbrief.
In diesem Fall beträgt die Aufbewahrungsfrist für den Lieferschein 6 Jahre. Dabei zählt nicht das genaue Ausstellungsdatum, sondern nur das Jahr. Alle Lieferscheine eines Kalenderjahres müssen bis zum 31. Dezember des sechsten Jahres nach der Ausstellung aufbewahrt werden. Ein Lieferschein vom 13.09.2014 muss also spätestens bis zum 31.12.2020 aufbewahrt werden.
Konsequenzen bei Nichteinhaltung der Aufbewahrungsfristen
Die Nichteinhaltung der Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine kann erhebliche steuerliche und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Unternehmen sind verpflichtet, alle relevanten Dokumente, einschließlich Lieferscheine, korrekt zu archivieren, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.
Mögliche Risiken bei Verstößen:
- Steuerliche Strafen: Fehlen von Aufbewahrungsbelegen kann zu Steuerprüfungen führen, bei denen das Finanzamt fehlende Unterlagen beanstanden kann.
- Rechtliche Probleme: Im Falle von Streitigkeiten, z.B. bei Gewährleistungsansprüchen oder Zahlungsverzögerungen, können fehlende Lieferscheine als Nachweis ausschlaggebend sein. Ohne die richtigen Belege verlieren Unternehmen möglicherweise ihre rechtliche Handhabe.
Es ist daher ratsam, die gesetzlich festgelegten Fristen einzuhalten, um unerwünschte Strafen und Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden.
Digitale Archivierung von Lieferscheinen
Die digitale Archivierung von Lieferscheinen ist eine immer beliebter werdende Lösung für Unternehmen, die die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einhalten möchten, ohne dabei physische Dokumente in endlosen Aktenordnern zu speichern. Digitale Lieferscheine bieten zahlreiche Vorteile, sowohl in Bezug auf Platzersparnis als auch auf eine einfache Suche und die Sicherstellung der Compliance.
Gesetzliche Vorgaben
Der Gesetzgeber sieht keine Verpflichtung vor, Lieferscheine im Original aufzubewahren. Die elektronische Archivierung von Lieferscheinen ist daher vollkommen zulässig. Dies erleichtert die Verwaltung und spart nicht nur Platz, sondern auch Ressourcen.
Wichtig: Eingescannte Dokumente müssen eine 1:1-Kopie des Originals sein, damit sie als rechtlich gültig gelten. Ohne diese Übereinstimmung könnte es als Dokumentenfälschung gewertet werden, was die Nachweispflicht bei der Einhaltung der Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine gefährden würde.
Vorteile
Zu den Vorteilen der digitalen Archivierung von Lieferscheinen zählen:
| Vorteil | Beschreibung |
| Mobilität |
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| Effizienz |
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| Übersicht |
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| Zeitersparnis |
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| Vernetzung |
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Wichtige Aspekte
Die folgenden Aspekte sollten Sie bei der Digitalisierung Ihrer Lieferscheine beachten:
- 1:1 Übereinstimmung mit dem Original: Scannen Sie den Lieferschein so, dass er sowohl im Bild als auch im Inhalt exakt mit dem Original übereinstimmt. Nur so bleibt die rechtliche Gültigkeit gewahrt.
- Eingangsstempel: Achten Sie darauf, dass der Lieferschein einen Eingangsstempel trägt, wenn er elektronisch übermittelt wurde. Sollte der Lieferschein per E-Mail oder als Download vorliegen, muss er zunächst ausgedruckt, mit einem Eingangsstempel versehen und anschließend wieder eingescannt werden.
- Buchungsbelege und Rechnungen: Wenn der Lieferschein als Buchungsbeleg oder Rechnung dient, gelten zusätzliche Anforderungen. Diese Belege müssen entsprechend der Steuervereinfachungsgesetzgebung von 2011 behandelt werden, da keine obligatorische Signatur oder EDI-Verbindung mehr erforderlich ist.
Rechtliche Grundlagen
Rechnungen und Lieferscheine sind nicht mehr an Papierform gebunden. Sie können per E-Mail oder Web-Download übermittelt werden, ohne dass ihre steuerrechtliche Anerkennung darunter leidet. Dabei sollten jedoch folgende Punkte beachtet werden:
- Der Empfänger muss der elektronischen Übermittlung zustimmen.
- Echtheit und Lesbarkeit der Dokumente müssen gewährleistet sein.
- Elektronische Unterlagen müssen für den Nachweis des Eingangs gespeichert und jederzeit abrufbar sein.
- Änderungen durch den Empfänger sind untersagt, um Urkundenfälschung zu vermeiden.
Möglichkeiten der Digitalisierung
Um den Anforderungen der Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine gerecht zu werden, empfiehlt sich der Einsatz eines digitalen Archivs. Dies spart nicht nur Platz und Zeit, sondern gewährleistet auch die rechtliche Sicherheit.
Für eine professionelle und gesetzeskonforme Archivierung können Sie die Dienstleistungen eines erfahrenen Unternehmens wie Scan-Profi in Anspruch nehmen, um Ihre Lieferscheine, Rechnungen und Belege zu scannen und zu digitalisieren.
Häufig gestellte Fragen
Die Aufbewahrungsfristen für einen Lieferschein hängt von der Form des Dokumentes ab, z.B. Rechnung, Handels- oder Geschäftsbrief.
Die Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine beginnen immer mit dem Anfang des folgenden Kalenderjahres.
Die Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine enden nach dem jeweiligen Zeitraum, zum Ende des Kalenderjahres (31. Dezember).
Lieferscheine müssen in der Regel 6 Jahre aufbewahrt werden, wenn sie als Handels- oder Geschäftsbriefe gelten. Wenn sie gleichzeitig als Rechnung fungieren, beträgt die Aufbewahrungsfrist 10 Jahre.
Oftmals muss die Form, in der die Lieferscheine für die Länge der Aufbewahrungsfrist behalten wird, beachtet werden.