Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine – Alles genau erklärt!

Jeder Selbstständige und auch viele Privatiers kennen es – Aktenordner über Aktenordner gefüllt mit Unterlagen, die aufbewahrt werden müssen. Sie rauben wertvollen Stauraum, dürfen aber keinesfalls entsorgt werden. Zu diesen Papieren mit Aufbewahrungspflicht zählen auch die Lieferscheine. Es gibt klar geregelte Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine. Die Archivierung von Lieferscheinen ist für Unternehmer obligatorisch, aber auch für private Haushalte nicht irrelevant. Lieferscheine geben Auskunft über das Datum des Erhalts von Waren und damit dem Beginn der Garantiezeit.

Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine im Überblick

Welche Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine gesetzlich festgeschrieben sind, hängt von dem Informationsgehalt des Lieferscheins ab. Hier finden Sie vorab einen Überblick:

Die Fristen sind in der Abgabenordnung, Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine, geregelt.  Rückwirkend zum 01.01.2017 besteht unter bestimmten Voraussetzungen keine Aufbewahrungsplicht und damit keine Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine mehr.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine

Wer Waren einkauft erhält in der Regel einen Lieferschein. Ein Dokument, das oftmals falsch eingeschätzt wird. Viele Unternehmer wissen nicht, dass es gesetzlich geregelte Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine gibt. Im Idealfall werden Lieferscheine zwar abgeheftet, aber leider allzu oft auch einfach entsorgt. Das Gesetz hat allerdings klare Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine getroffen.

Das Bürokratieentlastungsgesetz für Aufbewahrungsfristen bei Lieferscheinen

Durch das am 01.01.2016 in Kraft getretene Bürokratieentlastungsgesetz sollen der deutschen Wirtschaft zu mehr Effizienz in Bereichen der Buchhaltung und im Personalwesen verhelfen. Ziel ist es, vor allem kleine und mittlere Unternehmen deutlich zu entlasten. Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz 2.0 wurde am 12.05.2017 noch einmal nachgelegt.

Ein wichtiger Bestandteil der neuen Rechtsprechung ist unter anderem der weitgehende Wegfall der Aufbewahrungsfristen für den Lieferschein:

Bereits mit Erhalt der Rechnung enden für den Belieferten künftig die Aufbewahrungsfristen für den Lieferschein. Im Umkehrschluss gilt für den Absender der Rechnung, dass mit deren Versand auch hier die Aufbewahrungsfristen für den Lieferschein enden. Sind Lieferscheine allerdings als Buchungsbeleg anzusehen, enden die Aufbewahrungsfristen für den Lieferschein nicht. Die Aufbewahrungsfristen für den Lieferschein gelten gemäß § 147 Abs. 3 Sätze 3 und 4 der Abgabenordnung weiterhin fort, wenn der Lieferschein Bestandteil der Rechnung ist.

Daher ist unbedingt darauf zu achten, in welcher Form ein Lieferschein erstellt wurde, um sicher gehen zu können, dass im jeweiligen Fall keine Aufbewahrungsfristen für den Lieferschein gelten.

Das neue Bürokratieentlastungsgesetz bietet die beschlossenen Erleichterungen nur für die Zukunft. Dokumente, die vor Inkrafttreten erstellt wurden, können nicht rückwirkend von den neuen Regelungen partizipieren.

In welchen Fällen gilt die Aufbewahrungsfrist für einen Lieferschein?

Grundsätzlich handelt es sich bei einem klassischen Lieferschein um einen Handelsbrief. Sinn des Lieferscheins ist es, zu belegen, dass die Ware ausgeliefert wurde. Dies beinhaltet insbesondere das Datum der Lieferung und die jeweilige Stückzahl.

Es gilt alle Dokumente, die die Lieferung begleiten genau zu prüfen. Für jeden Geschäftsvorfall sollte es einen Beleg darüber geben, der diesen dokumentiert. Das sind:

• Auftragsbestätigung
• Lieferanzeige
• Lieferschein
• Rechnung
• Zahlungsbeleg

In der heutigen Zeit wird allerdings sehr häufig auf das Ausstellen eines Lieferscheins in seiner ursprünglichen Form verzichtet. Oft wird die Rechnung zeitgleich als Lieferschein genutzt. Eine weitere Variante sind aber auch Frachtbriefe. Zur Verdeutlichung der unterschiedlichen geltenden Aufbewahrungsfristen für den Lieferschein sind die nachfolgenden Beispiele eine hilfreiche Orientierung:

Aufbewahrungsfrist bei einem Lieferschein als Buchungsbeleg

Geht der Lieferschein aus der Rechnung hervor, das heißt, dass kein separater Lieferschein erstellt wurde, so ist er als Buchungsbeleg anzusehen. Es gelten die gleichen Aufbewahrungsfristen für diesen Lieferschein, wie sie auch für eine Rechnung gelten würden. Die Aufbewahrungsfristen für diesen Lieferschein enden erst nach Ablauf von zehn Jahren. Ein Lieferschein, der zeitgleich als Rechnung fungiert ist, darf also nicht bereits nach sechs Jahren vernichtet werden. Er unterliegt zwingend den Aufnahmefristen für einen Lieferschein von zehn Jahren.

Aufbewahrungsfrist bei einem Lieferschein als Rechnung

Ist ein Lieferschein gleichzeitig als Rechnung anzusehen, gelten auch die gleichen Aufbewahrungsfristen für den Lieferschein wie bei einem Buchungsbeleg. Das Unternehmen, das diesen Lieferschein erstellt hat, ist demnach dazu verpflichtet, den Lieferschein zehn Jahre lang aufzubewahren.

Ist ein Lieferschein gleichzeitig als Rechnung anzusehen, gelten auch die gleichen Aufbewahrungsfristen für den Lieferschein wie bei einem Buchungsbeleg.

Das Unternehmen, das diesen Lieferschein erstellt hat, ist demnach dazu verpflichtet, den Lieferschein zehn Jahre lang aufzubewahren.

Ist der Kunde ebenfalls ein Gewerbetreibender, gelten auch für ihn die Aufbewahrungsfristen für den Lieferschein für zehn Jahre. Handelt es sich bei dem Kunden hingegen um einen privaten Haushalt, sind die Aufbewahrungsfristen für den Lieferschein für den privaten Kunden außer Kraft gesetzt.

Der Auslieferer muss sich an die Aufbewahrungsfristen für den Lieferschein halten. Private Kunden sind nicht an die Aufbewahrungsfristen für den Lieferschein gebunden. Es empfiehlt sich allerdings, den Lieferschein für längere Zeit – zwei Jahre – aufzubewahren. Dies gilt unter anderem für Waren, die Gewährleistungsansprüche erfüllen müssen. Der Lieferschein dient als Nachweis bei eventuellen Ansprüchen gegen die Lieferfirma.

Aufbewahrungsfrist bei einem Lieferschein als Handelsbrief

Enthält der Lieferschein Angaben über Art der Waren, Mengenangaben und das Datum der Auslieferung und ist als Lieferschein im klassischen Sinn zu sehen, ist er nach § 147 der Abgabenordnung als Handelsbrief zu sehen.

In diesem Fall sind die Aufbewahrungsfristen für den Lieferschein sechs Jahre. Es gilt hierbei nicht das exakte Datum der Ausstellung, sondern lediglich des Jahres. Für alle Lieferscheine, die innerhalb eines Kalenderjahres erstellt wurden, enden die Aufbewahrungsfristen für den Lieferschein mit dem 31. Dezember des Jahres, der diesem in sechs Jahren folgt. Die Aufbewahrungsfristen für einen Lieferschein mit Datum vom 13.09.2014 endet demnach mit dem 31.12.2020.

Profitieren von digitaler Archivierung bei Aufbewahrungsfristen von Lieferscheinen

Statt Ordner für Ordner in endlosen Regalen zu stapeln, greifen daher immer mehr Unternehmer zur Digitalisierung, wenn sie die Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine beachten wollen. Seitens des Gesetzgebers gibt es keine grundsätzlichen Bedenken, Lieferscheine elektronisch zu erfassen.

Digitale Archivierung bei Aufbewahrungsfristen von Lieferscheinen – Darauf müssen Sie achten:

1.

• Kopie entspricht 1:1 dem Original

Die eingescannten Belege müssen in Bild und Inhalt mit dem Original übereinstimmen. Das bedeutet, dass Sie selbstverständlich die Dokumente als z.B. PDF auf dem PC speichern können, die Dokumente müssen jedoch 1:1 dem Original entsprechen. Anderenfalls handelt es sich um z.B. Dokumentenfälschung und die Nachweispflicht bei der Aufbewahrungsfrist von Lieferscheinen kann nicht erbracht werden.

2.

• Eingangsstempel beachten

Wichtig ist es, auf einen eventuellen Eingangsstempel zu achten. Manchmal werden Lieferscheine jedoch elektronisch übermittelt, zum Beispiel per Mail oder als Download via Link, dann ist es unerlässlich den Lieferschein zunächst auszudrucken und mit einem Eingangsstempel zu versehen. Erst danach kann der Lieferschein erneut eingescannt und in einem entsprechenden digitalen Ordner abgelegt werden.

3.

• Buchungsbelege bzw. Rechnungen unterliegen anderen Bestimmungen!

Handelt es sich um einen Lieferschein, der gleichzeitig als Rechnung anzusehen ist, gelten weitaus umfassendere Voraussetzungen. Der Lieferschein ist in diesem Fall ein Buchungsbeleg und muss so behandelt werden. Nicht nur bei der Wahrung der Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine ergeben sich gesonderte Regeln, sondern auch die Bestimmungen für das Kopieren und Duplizieren dieser Belege.

Mit dem Steuervereinfachungsgesetz von 2011 wurde die Erstellung elektronischer Rechnungen deutlich erleichtert. Eine bis dahin obligatorische Signatur oder Anbindung an EDI ist seither nicht mehr zwingend vorgeschrieben.

Rechnungen und Lieferscheine sind nicht mehr an die Papierform gebunden und es ergeben sich somit Änderung bei der Archivierung der Dokumente für die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine. Sie können per Mail oder Web-Download übermittelt werden, ohne das eine steuerrechtliche Anerkennung darunter leidet.

Beachten sollte man allerdings die nachfolgenden Punkte:

• Der Empfänger muss der elektronischen Übermittlung bzw. dem Übermittlungsverfahren, aktiv oder stillschweigend zustimmen!
• Die Echtheit muss gewährleistet sein.
• Die elektronischen Daten müssen mit elektronischen Medien lesbar sein
• Die Daten müssen zum Nachweis des Eingangs gespeichert werden
• Es muss sichergestellt sein, dass die Daten mindestens für die Dauer der Aufbewahrungsfristen für den Lieferschein problemlos zur Verfügung gestellt werden können
• Es dürfen keine Änderungen durch den Empfänger vorgenommen werden. Dies würde als Urkundenfälschung angesehen

Möglichkeiten der Digitalisierung von Lieferscheinen

Um den gesetzlichen Anforderungen für die Aufbewahrungsfristen von einem Lieferschein gerecht zu werden, bietet sich ein digitales Archiv an. Um eigene Ressourcen zu sparen, empfiehlt sich die Beauftragung eines fachlich kompetenten Unternehmens.

Scan-Profi übernimmt die zeitraubende Archivierung ihrer Lieferscheine und Rechnungen und Belege. Mit einem Maximum an Professionalität werden alle relevanten Daten gespeichert. Dabei ist es selbstverständlich, dass die gesetzlichen Bestimmungen zu den Aufbewahrungsfristen für den Lieferschein eingehalten werden.

Scan-Profi hilft nicht nur den Arbeitsalltag zu vereinfachen, es ermöglicht auch nicht unerhebliche Kosteneinsparungen!

Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine – FAQ