Archivierung für Unternehmen

Index

Inhaltsverzeichnis

1 Digitale Archivierung
2 Auf einen Blick
3 Elektronische Archivierung
4 Gesetzliche Aufbewahrungsfrist von Unterlagen
5 Allgemeine Scan-Informationen

Archivierung für Unternehmen

Unser Archivierungsservice auf einen Blick

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Ihre Vorteile

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Modernste Scantechnik

Wir digitalisieren Ihre Dokumente mit modernster Technik, um eine schonende Verarbeitung zu gewährleisten und gleichzeitig die bestmögliche Qualität zu erzielen.

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Datenschutz

Mit moderner Verschlüsselung, strengen Datenschutzrichtlinien und unserem Sicherheitskonzept ScanLOCK^© garantieren wir die Sicherheit Ihrer wertvollen Unterlagen.

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Beratung

Wir garantieren die effiziente Umsetzung Ihrer Anforderungen mit individueller Beratung, kundenspezifischen Lösungen und persönlichen Ansprechpartner.

Digitale Archivierung

Haben Sie Fragen rund um das Thema elektronische Archivierung? Wir geben Ihnen die Antworten. Im Blickpunkt stehen die Themen Vorteile, Aufbau und Struktur, geeignete Softwarelösungen – z.B. OCR Software – für ein digitales Archiv und gesetzliche Aufbewahrungsfristen von buchungsrelevanten Dokumenten. Wir begleiten Sie in das digitale Zeitalter und dank der digitalen Archivierung in das papierlose Büro. Gemeinsam zeigen wir Ihnen professionelle Lösungen, um Ihre kostbaren Unterlagen in einer digitalen Archivierung zu sichern und somit Ihr Ablagesystem im Büro zu verbessern.

Wir helfen Ihnen und Ihrem Unternehmen bei der Digitalisierung, durch die für Sie passende Archivierung. Wir arbeiten leistungsorientiert und professionell, um Ihre Unterlagen und Dokumente so optimal wie möglich zu Archivieren.

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Erfahrung mit großen Namen

Wir haben bereits diese bekannten Unternehmen und noch viele mehr erfolgreich auf ihrem Weg zur Digitalisierung begleitet

Auf einen Blick

Sind Sie vielleicht noch unsicher, ob Sie eine digitale Archivierung wünschen oder haben zwar schon einmal den Begriff gehört, aber haben keine konkreten Vorstellungen? Wir informieren Sie professionell über das ganze Thema und erläutern unseren kundenorientierten Service.

Die digitale Archivierung ist ein sehr wichtiges Thema, das zunehmend auch für kleinere Unternehmen und Betriebe wichtig wird. Sie sollen die Möglichkeit erhalten, eine Lösung für die digitale Archivierung zu wählen, die zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt. In der nahe stehenden Tabelle finden Sie ganz kompakt die ersten Grundinformationen, die wir näher erläutern.

Archivierung & die beliebtesten Varianten

Archivierung lieber mit Intranet oder einem externen Server?

Wie kann die Archivierung genutzt werden?

klassische Ordnerstruktur in digitaler Archivierung
Softwarelösung mit DMS

Beides hat seine Vor- und Nachteile:

Intranet = Daten sind geschützter vor Hackerangriffen, aber die Daten sind oft nicht gut mobil abrufbar
Server (extern) = bessere Mobilität, aber schlechter Schutz der Daten bei fremdem Zugriff

Die digitale Archivierung könnten Sie nutzen für:

Dokumente, die für die Steuererklärung aufgehoben werden müssen
Unterlagen mit langer Aufbewahrungsfrist
Zur Schaffung von Mobilität unter unterschiedlichen Abteilungen, Niederlassungen und Standorten

Archivierung & die beliebtesten Varianten

klassische Ordnerstruktur in digitaler Archivierung
Softwarelösung mit DMS

Archivierung lieber mit Intranet oder einem externen Server

Beides hat seine Vor- und Nachteile:

Intranet = Daten sind geschützter vor Hackerangriffen, aber die Daten sind oft nicht gut mobil abrufbar
Server (extern) = bessere Mobilität, aber schlechter Schutz der Daten bei fremdem Zugriff

Wie kann die Archivierung genutzt werden?

Die digitale Archivierung könnten Sie nutzen für:

Dokumente, die für die Steuererklärung aufgehoben werden müssen
Unterlagen mit langer Aufbewahrungsfrist
Zur Schaffung von Mobilität unter unterschiedlichen Abteilungen, Niederlassungen und Standorten

Elektronische Archivierung

Vorteile der digitalen Archivierung

Die Vorteile in der Dokumentenverwaltung durch die digitale Archivierung sind meist größer, als sich anfangs erahnen lässt. Einerseits ist es selbstverständlich der Raum, der gewonnen wird, wenn eine elektronische Archivierung etabliert ist und die echten Akten verschwinden dürfen. Darüber hinaus ist es auch Zeit, die Sie und Ihre Mitarbeiter gewinnen, weil eine elektronische Archivierung gleichzeitig eine Suchfunktion für Dokumente und Unterlagen in sich birgt. Wenn Ihr Unternehmen mehr als eine Niederlassung hat, können auch alle gleichzeitig auf die Dokumente zugreifen. So arbeiten Sie effektiver und produktiver.

Aufbau und Struktur

Das richtige Speichermedium und die Größe des Speicherplatzes für eine elektronische Archivierung hängt ganz stark mit der Größe Ihres Unternehmens und dem Datenumfang ab. Bei einem Start-Up oder kleineren Unternehmen reichen möglicherweise noch Festplatten (intern oder extern) für eine optimale elektronische Archivierung.

Bei größeren Firmen hingegen müssen meist mehrere Mitarbeiter auf Daten und Dokumente zugreifen können. Hier wird in den meisten Unternehmen eine ERP-Software verwendet. Ist das der Fall, ist die Schaltung bzw. Integration eines eigenen Servers oder eines Intranets die gängige Vorgehensweise. Wir empfehlen Ihnen, die digitale Archivierung auf einem internen Server aufzubauen, der vor externen Zugriffen geschützt ist.

Aufbau und Struktur

Datenmanagementsysteme

Wenn Sie sich für eine digitale Archivierung entscheiden, liegt es nahe dieses mit einem professionellen Datenmanagementsystem (DMS) zu verwalten. Bei kleineren Datenbeständen reicht oft eine durchdachte Ordnerstruktur aus, wenn die Daten jedoch mehr werden und unterschiedliche Personen darauf zugreifen sollen, lässt sich am besten mit einem DMS Ordnung halten.

Gesetzliche Aufbewahrungsfrist von Unterlagen

Als Unternehmen sind Sie verpflichtet, eine Dokumentenverwaltung zu führen. Für alle Buchungsbelege wie Rechnungen, Kontoauszüge, Quittungen, Lohn- und Gehaltslisten, Auftragszettel und Lieferscheine, alles im Sinne einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.

Hier ein kleiner Auszug über wichtige, alltägliche Dokumente und deren Aufbewahrungsfristen:

Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben

6 Jahre

Anwesenheitsliste (Stempelkarten), soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich

10 Jahre

Bankauszüge, Bankbelege

10 Jahre

Bilanzen

10 Jahre

E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt

10 Jahre

Frachtbriefe

10 Jahre

Versand- und Frachtunterlagen

10 Jahre

Geschäftsbriefe

6 Jahre

Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen

10 Jahre

Rechnungen und Rechnungsunterlagen

10 Jahre

Wer sich nicht an die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hält und seine Dokumente nicht wiederfindet, kann mit einer Geldstrafe im gehobenen vierstelligen Bereich rechnen. Nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist empfiehlt es sich, diese Dokumente und Schriftstücke in die digitale Archivierung zu übertragen, um sie zu schützen und zeitlos zu konservieren

Allgemeine Scan-Informationen

Sind Sie sich unsicher, welche Leistungen zum Scannen und Digitalisieren Ihrer Daten Sie miteinander kombinieren möchten?

Ihre individuellen Bedürfnisse stehen im Vordergrund

Wenn Sie mehrere Leistungen kombinieren möchten oder sich noch unsicher sind, welche Scan- und Digitalisierungsoptionen für Ihre Dokumente am besten geeignet sind, dann finden Sie hier einen Überblick über die verfügbaren Einstellungen und Parameter, von Farbeinstellungen über scanbare Formate und Dateiformate bis hin zu unterschiedlichen Auflösungen und weiteren Spezifikationen.

Mehr erfahren

Transparenter Ablauf

Wir legen großen Wert darauf, dass Sie als unser Partner stets den Überblick über Ihren Digitalisierungsprozess behalten. Von der ersten Anfrage bis zur sicheren Übergabe Ihrer digitalisierten Daten begleiten wir Sie Schritt für Schritt. Weitere Informationen zum Ablauf finden Sie hier.

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Transparenter Ablauf

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Unsere Kundenbewertungen

AUSGEZEICHNET.org

Noch offene Fragen?

Was sind die Vorteile von digitaler Archivierung?

Digitale Archivierung ist für Sie wichtig, wenn Sie:

Stauraum schaffen wollen
Lagerkosten senken möchten
Das papierlose Büro Ihr Ziel ist
langen Suchen unnötig finden
eine unkomplizierte Digitalisierung anstreben

Welche Ansätze zum Anlegen einer elektronischen Archivierung ist zu empfehlen?

Softwarelösung für das Anlegen der elektronischen Archivierung

Wir können drei verschiedene Lösungen für das Anlegen der elektronischen Archivierung empfehlen. Jede Lösung hat ihre Vor- und Nachteile. Zum Beispiel ist für kleine Unternehmen eine spezielle Software meistens nicht nötig und es reicht aus, die digitale Archivierung auf einer Festplatte bzw. einem Server mit einer gewöhnlichen Ordnerstruktur aufzubauen. Größere Firmen ziehen spezielle Softwarelösungen vor, die auch in den Microsoft Anwendungen integriert sind.

Wir können folgende Ansätze zum Anlegen der elektronischen Archivierung empfehlen

1. Anlegen mit einer gewöhnlichen Ordnerstruktur nach Jahr, Kunde und Art der Dokumente.

2. Die Firma ELO bietet umfassende Softwarelösungen, die speziell für Kleinunternehmen, mittelständische Unternehmen oder Großkonzerne entworfen wurden. Mit ELO haben Sie eine professionelle Datenverwaltung durch ein Datenmanagementsystem (DMS) im Einsatz, welches Sie geradewegs an Ihr Ziel führt.

3. Die Firma DocuWare bietet ein kundenorientiertes Komplettpaket für den Aufbau und die Anwendung eines digitalen Archivs an. DocuWare begleitet Sie durch alle Implementierungsphasen für das neue digitale Archiv.

Welche Struktur empfiehlt sich beim digitalen Archivieren?

Empfehlungen der Struktur für die digitale Archivierung

Struktur nach Kundennamen anlegen
Struktur nach Datum anlegen
Struktur nach Barcodes und Nummern anlegen

Im Endeffekt muss man sich für eine der Hauptstrukturen bei der Dokumentenverwaltung, die mit den anderen Punkten kombiniert wird, entscheiden. Sprich, es wird zum Beispiel ein Kunde namens Müller angelegt, dieser wird in Jahresarchive aufgeteilt. In jedem Jahresarchiv gibt es die Unterordner Lieferscheine, Verträge, Rechnungen etc., wo die entsprechenden Dokumente gefunden werden.

Um die Suche im digitalen Archiv erheblich zu erleichtern, ist es wichtig, alle eingescannten Akten u. Dokumente oder Rechnungen u. Belege mit der OCR Software & ICR-Technologie zu versehen, um diese dadurch mit einer digitalen Texterkennung, Schrifterkennung und Zeichenerkennung auszustatten. So kann innerhalb weniger Sekunden in allen digitalisieren Dokumenten (PDF, TIFF, PNG, GIF, u. v. m.) des digitalen Archivs nach einem Begriff oder einer Nummer gesucht werden.

Welche Vorteile bietet mir ScanProfi bei der Digitalisierung?

Digitale Archivierung von ScanProfi & Ihre Vorteile

ausführliche Beratung von uns als Scandienstleister
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Betreuung durch das ScanProfi-Team
versierte Mitarbeiter für Ihre digitale Archivierung
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