Datenmanagement – Anwendungsbereiche & Systeme

In Zeiten von Big Data und wachsenden Datenmengen gewinnt das Management von Daten für Unternehmen zunehmend an Bedeutung. Ein effektives Management der eigenen Daten bietet dabei sowohl organisatorische als auch wirtschaftliche Vorteile. Dieser Beitrag erklärt, was gutes Datenmanagement ausmacht, welche Aufgaben dazugehören und welches System dafür sinnvoll ist.

Definition: Datenmanagement

Das Datenmanagement ist die Schnittmenge aller konzeptionellen, organisatorischen und technischen Maßnahmen zur Behandlung der Datenressourcen, um ihr volles Nutzungspotential in den verschiedenen Geschäftsprozessen zu nutzen und deren optimale Funktionalität zu gewährleisten. Dies umfasst auch das Digitalisieren von Daten, um diese effizient zu erfassen, zu speichern und weiterzuverarbeiten.

Ein optimales Management von Daten muss nicht nur die Speicherung und Bearbeitung der Daten in allen vorherrschenden Prozessen ermöglichen, sondern auch alle relevanten Aspekte der Datenqualität und des Datenschutzes berücksichtigen. Dabei ist besonders wichtig, dass die Konsistenz der Daten über die gesamte Prozesskette der Informationsverarbeitung erhalten bleibt.

Der Prozess im Management von Daten wird in mehrere Aufgaben gegliedert:

Digitales Datenmanagement bezieht sich auf die digitale Erfassung, Speicherung, Organisation und Nutzung von Daten, also auf alle Prozesse, die datenbezogen in digitalen Systemen stattfinden. Es ersetzt oder ergänzt manuelle beziehungsweise analoge Verfahren durch digitale Technologien.

Zentrales Datenmanagement bezeichnet eine spezifische Strategie oder Ausprägung des Managements von Daten. Hier werden Daten an einem zentralen Ort zusammengeführt und verwaltet, statt dezentral in verschiedenen Systemen oder Abteilungen.

Ein zentrales Management von Daten verhindert Datensilos, sorgt für eine einheitliche Datenbasis und erleichtert den abteilungsübergreifenden Zugriff. Durch die zentrale Struktur werden Daten doppelt gespeichert und redundante Arbeitsprozesse vermieden.

Zudem ermöglicht zentrales Datenmanagement eine bessere Datenqualität, einfachere Pflege und schnellere Verfügbarkeit von Informationen für alle Nutzenden im Unternehmen.

Zentrale Inhalte

Das Datenmanagement besteht hauptsächlich aus diesen Punkten, Sie als Unternehmen entscheiden, was Ihnen besonders wichtig ist:

• Qualität der Daten: Die Datenqualität stellt unter anderem sicher, dass alle Daten so aufbereitet werden, dass diese zum Zeitpunkt des Datenzugriffs den höchstmöglichen Nutzen für sowohl den Anwender als auch den Nutzer liefern können.
• Datenzugriff: Alle Informationen und Daten müssen jederzeit zugänglich sein und unabhängig vom Ort der Speicherung erreichbar sein. Das bedeutet auch, dass alle Daten und Informationen verschlagwortet werden müssen, um eine umständliche und zeitraubende Suche zu vermeiden.
• Integration der Daten: Daten aus unterschiedlichen Quellen und in unterschiedlichen Formaten sollten in einem einheitlichen Format gesichert und aufbereitet werden. Dadurch werden spätere Kompatibilitätsprobleme verhindert.
• Data Governance: Eine Vorgabe an Regeln und Strategien, welche sicherstellt, dass die Datenstrategie mit der Geschäftsstrategie des Unternehmens in Einklang bliebt.
• Stammdatenmanagement: Vereinheitlichte Verwaltung aller Daten in einem Unternehmen, welche für alle Bereiche des Unternehmens gleichermaßen von Bedeutung sind. Eine zentrale Speicherung und Überwachung der Daten in einem zentralen Hub ist das wichtigste Element im Management von Daten.

Vor- und Nachteile

Das Management von Daten hat sowohl Vor- als auch Nachteile.

Ein optimales Management von Daten in Unternehmen bietet eine ganze Reihe von Vorteilen. Dies beginnt bereits mit der Strukturierung der Daten. Dank Big Data ist das Daten-Aufkommen in Unternehmen bereits heute von Hand kaum zu bewältigen.

Ein gutes Datenmanagement muss es somit erlauben, verschiedene Daten und Dokumente automatisch zuzuordnen und zu strukturieren. Hierzu haben viele Anwendungen in diesem Bereich automatische Tools integriert, welche sich nach bestimmten Kriterien und Richtlinien anpassen lassen.

Lassen Sie sich von diesen weiteren Vorteilen überzeugen:

• Höhere Effizienz: Automatisierte Strukturierung und Zuordnung großer Datenmengen erleichtert den Umgang mit Big Data und spart Zeit.
• Vermeidung von Datensilos: Zentrale Speicherung ermöglicht abteilungsübergreifenden Zugriff auf relevante Informationen und fördert die Zusammenarbeit.
• Speicherersparnis: Doppelungen werden vermieden, wodurch weniger Speicherplatz benötigt wird.
• Flexibilität: Daten können jederzeit bearbeitet, erweitert und aktualisiert werden.
• Erhöhte Informationssicherheit: Nutzung verschiedener Instanzen sorgt für Schutz von Daten.
• Beschleunigte Entscheidungsprozesse: Schneller Zugriff auf wichtige Daten ermöglicht fundierte sowie zeitnahe und fristgerechtere Entscheidungen.
• Verbessertes Kundenmanagement: Vollständige und aktuelle Kundenprofile durch automatische Datenintegration unterstützen Marketing und Vertrieb optimal.
• Platzersparnis: Der Wegfall von großen Papierakten durch Digitalisierung und Aktenvernichtung reduziert physischen Speicherbedarf.

Neben den zahlreichen Vorteilen gibt es auch einige Nachteile und Herausforderungen, die Unternehmen berücksichtigen sollten. Dazu zählen insbesondere:

• Komplexität der Implementierung: Einführung eines umfassenden Systems erfordert sorgfältige Planung und Anpassung an Unternehmensbedürfnisse.
• Hohe Kosten: Anschaffung, Anpassung und Wartung moderner Systemlösungen können kostenintensiv sein.
• Schulungsbedarf: Mitarbeitende müssen im Umgang mit neuen Systemen geschult werden, was zeitliche und finanzielle Ressourcen bindet.
• Datenqualitätssicherung: Trotz Automatisierung bleibt die Qualität der Eingangsdaten kritisch und muss ständig überwacht werden.
• Datenschutz und Sicherheit: Zentral gespeicherte Daten erhöhen das Risiko bei Sicherheitsverletzungen und erfordern strenge Schutzmaßnahmen.
• Abhängigkeit von Technologie: Ausfälle oder technische Probleme können den Zugriff auf wichtige Daten zeitweise blockieren.

Anwendungsbereiche

Ein umfassendes Datenmanagement spielt in vielen verschiedenen Bereichen eine wichtige Rolle. Diese können sich allerdings von Unternehmen zu Unternehmen nachhaltig unterscheiden. Eine Übersicht:

Datenmanagement Systeme

Ein Datenmanagement System (DMS) ist eine Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, Daten und Dokumente effizient zu erfassen, zu organisieren, zu speichern und bereitzustellen. Moderne DMS bieten Funktionen wie automatische Verschlagwortung, Zugriffsrechteverwaltung und eine dynamische Datenintegration.

Solche Systeme bilden die technische Grundlage für ein effektives Datenmanagement und ermöglichen durch automatisierte Prozesse eine deutliche Verbesserung der Datenqualität sowie der Sicherheit und Nachvollziehbarkeit von Informationen.

Es gibt zahlreiche Softwarelösungen für ein optimales Management von Daten. Wichtig ist, dass die gewählte Lösung zum Unternehmen und seinen Strukturen passt. Im Folgenden stellen wir einige wichtige Anbieter in diesem Bereich vor.

Zusammenfassung

Datenmanagement wird für viele Unternehmen immer wichtiger. Ein gutes und umfassendes Management von Daten ist für den wirtschaftlichen Fortbestand eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Allerdings sind mit solchen Systemen auch einige Risiken beziehungsweise Herausforderungen verbunden.

Denn bisher genutzte Strukturen müssen aufgebrochen und dem neuen System untergeordnet werden. Vorhandene Datensätze müssen zusammenzutragen und umgewandelt werden. Die Umstellung auf ein modernes System kann ein Unternehmen deutlich belasten und sehr anstrengend sein. Dennoch lohnt sich die Umstellung!

Den Zugriff auf die zentral gespeicherten Daten in einem Unternehmen kann ein Unternehmen nicht einfach freigeben. Dank der verschiedenen Softwarelösungen im Bereich Datenmanagement lässt sich allerdings leicht eine Benutzer- und Rechte-basierte Lösung finden, in welcher die Datensätze entsprechend kategorisiert und zugeordnet werden können.