Gescannte Dokumente bearbeiten – Erklärung & Anleitung
Immer wieder kann es notwendig werden, gescannte Dokumente zu bearbeiten. Doch wie ist das überhaupt möglich und was wird dafür benötigt?
Gescannte Dokumente bearbeiten – Die wichtigsten Fragen und Antworten
Abhängig von dem Programm, mit dem gescannte Dokumente zu bearbeiten sind, müssen die Dateien in einem speziellen Format vorliegen. In der Regel handelt es sich dabei um „PDF“. Bilddatei-Formate können aber ebenfalls bearbeitet werden.
Das ist abhängig vom Textbearbeitungsprogramm. Bei Word bieten sich beispielsweise ABBYY OCR oder der Adobe Reader an. Bei OpenOffice kann die Texterkennung von Google Drive oder Prizmo 2 verwendet werden.
Die Abkürzung OCR steht für Optical Character Recognition – also für eine optische Texterkennung, die gescannte Dokumente zum Bearbeiten einlesen und in ein entsprechendes Dateiformat überführen kann. Die Texterkennung liest also Zeichen aus und übersetzt diese in eine Form, in der gescannte Dokumente zu bearbeiten sind.
Neben der Software zum Download oder auf digitalen Speichermedien gibt es auch Online-Programme, mit denen sich gescannte Dokumente bearbeiten lassen. Notwendig ist es bei diesen lediglich, die eingescannten Dokumente hochzuladen. Eine Möglichkeit der Bearbeitung findet sich beispielsweise bei Google Drive.
Ja, so beispielsweise den Adobe Reader. Mit diesem ist es möglich, auch auf dem Smartphone gescannte Dokumente zu bearbeiten.
Gescannte Dokumente bearbeiten – Erklärung
Ob die eigene Buchhaltung und Akten digitalisiert werden oder der Versand vereinfacht werden soll – die Gründe für das Einscannen von Dokumenten können mannigfaltig sein. Einer der Hauptgründe ist die Übermittlung. Denn diese ist in digitaler Form einfacher und kostengünstiger, als auf dem postalischen Wege und sicherer, als ein sofort bearbeitbares Textdokument zu verschicken.
Nach dem Einscannen ist es leider oft nicht mehr möglich, die Dokumente direkt zu bearbeiten. Fällt nachträglich ein Fehler auf oder soll ein Formular ausgefüllt werden, ist das also nicht ohne weiteres möglich.
Hier kommen spezielle Texterkennungsprogramme ins Spiel. Sie erkennen bei eingescannten Dokumenten Buchstaben, Zeichen und Zahlen und „übersetzen“ sie in eine Form, die bearbeitet werden kann. So lassen sich unter anderem noch Fehler beheben, die erst nach dem Einscannen auffallen.
WORD: Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Bearbeiten gescannter Dokumente in Word
Um gescannte Dokumente bearbeiten zu können, wenn Word als Textbearbeitungsprogramm verwendet wird, muss zunächst eine geeignete Software ausgewählt werden. Geeignet sind unter anderem Abbyy OCR und Free OCR to Word.
Abbyy Fine Reader OCR – Gescannte Dokumente bearbeiten
Bei Abbyy Fine Reader OCR müssen die folgenden Schritte beachtet werden:
Gescannte Dokumente bearbeiten – Free OCR to Word
Bei dem Programm Free OCR to Word ist die Vorgehensweise ähnlich, jedoch etwas umständlicher:
1. Das Programm wird heruntergeladen, installiert und geöffnet.
2. Nach dem Anklicken von „Open“ werden gewünschte, gescannte Dokumente angegeben. Das Bearbeiten erfolgt nach dem Öffnen im rechten Fenster. Hierzu muss lediglich auf das Zauberstab-Symbol geklickt werden.
3. Wenn das Bearbeiten beendet ist, kann das Dokument über „Save Text“ gespeichert werden. Die Speicherung erfolgt im TXT-Format.
4. Um gescannte Dokumente nach dem Bearbeiten in Word zu überführen, müssen sie zunächst im Editor geöffnet werden. Der Text wird markiert und kopiert und dann in einem Word-Dokument eingefügt.
Gescannte Dokumente bearbeiten – Open Office Schritt-für-Schritt-Anleitung
Um gescannte Dokumente zu bearbeiten, wenn Open Office verwendet wird, sollte ein kompatibles Programm verwendet werden. Geeignet ist hierfür beispielsweise Prizmo 2. Bei der Verwendung dieses Programms sollten die folgenden Punkte beachtet werden:
- das Programm ist eher eine Verwaltungssoftware für Dokumente, in der Bilder und Text aus verschiedenen Quellen miteinander verknüpft werden können
- mit dem Programm können Anwender gescannte Dokumente bearbeiten oder überhaupt erst Dokument einscannen
- gescannte Dokumente lassen sich bearbeiten und anschließend gesammelt exportieren
Eine weitere Möglichkeit stellt der Adobe Fine Reader dar. Dieser kann auch bei Open Office eingesetzt werden.
Gescannte Dokumente bearbeiten – Online und durch Apps
Wenn gescannte Dokumente zu bearbeiten sind, wird dafür nicht zwangsläufig der Download einer Software nötig. Es können auch online Möglichkeiten, um gescannte Dokumente zu bearbeiten. Zu diesen gehören:
| Google Drive Texterkennung: | In den Optionen wird lediglich die Texterkennung aktiviert, um gescannte Dokumente bearbeiten zu können. Der Vorteil hierbei ist, dass gescannte Dokument zu bearbeiten sehr einfach möglich ist. Die Funktion kann sowohl mit Word als auch für OpenOffice genutzt werden. Zudem ist sie kostenlos und für viele Endgeräte verfügbar. Der Nachteil ist, dass die Texterkennung nicht die allerbeste ist. Daher ist nach dem Auslesen oftmals noch eine umfassende Korrektur erforderlich. |
| Adobe Acrobat: | Die App ist online verfügbar, einfach zu nutzen und kostenlos. Die Möglichkeiten gescannte Dokumente zu bearbeiten sind allerdings vergleichsweise begrenzt. |
| PDFzorro: | Kein Download, keine Kosten, dafür aber vergleichsweise viele Funktionen bietet PDFzorro direkt im Browser. |