Ordner Verschlüsselung – so sichern Sie Ihre Dokumente!
Sowohl im Geschäfts- als auch im Privatleben fallen immer mehr Daten an und deshalb ist Vertraulichkeit ein entsprechend wichtiges Thema. Sie als Eigentümer der Daten wollen kontrollieren, wer auf diese Daten zugreifen kann. Eine erste Stufe stellt das Benutzerkonto mit einem Passwort auf Ihrem Computer dar. Feiner lässt sich der Zugang aber durch Ordner Verschlüsselung regeln.
Ordner Verschlüsselung - Die wichtigsten Fragen
Ihre Festplatte muss für den Einsatz von Ordner Verschlüsselung mit NFTS formatiert sein. Die andere Formatierung FAT32 erlaubt einen Einsatz der Ordner Verschlüsselung nicht. Wenn Sie diese versuchen zu aktivieren, lässt sich das entsprechende Kästchen nicht anklicken.
Die Handhabung der Ordner Verschlüsselung ist etwas, was eine gewisse Gewöhnung erfordert. Um Sicherheit im Umgang mit dieser Technologie zu erlangen empfiehlt es sich, mit Daten zu experimentieren, die auch anders gesichert sind. Aktivieren Sie die Ordner Verschlüsselung und überlegen Sie, wo und wie Sie den Schlüssel aufbewahren. Öffnen Sie die Dateien im eigenen Benutzerkonto und überzeugen Sie sich davon, dass das Ganze wie erwartet funktioniert. Verwenden Sie aber auch den gespeicherten Schlüssel und entschlüsseln Sie die Ordner in einem anderen Benutzerkonto.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner und wählen Sie „Eigenschaften“.
Wählen Sie die Schaltfläche „Erweitert“ und aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Inhalt verschlüsseln, um Daten zu schützen“.
Wählen Sie OK, um das Fenster „Erweiterte Attribute“ zu schließen, wählen Sie „Übernehmen“ und dann „OK“.
Gehen Sie dieselben Anweisungen wie für die Verschlüsselung durch und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen.
Eine solche Ordner Verschlüsselung sieht so aus, dass Sie bei der Verschlüsselung ein Passwort wählen, das für eine Entschlüsselung erforderlich ist. Unter Windows ist für dieses Verfahren ein Zusatzprogramm nötig. Eine Möglichkeit ist WinRAR, das Sie herunterladen und installieren können. Der Ablauf sollte selbsterklärend sein. Wenn Sie das Programm zum Anlegen eines Archivs öffnen, sehen Sie das Kästchen „Passwort festlegen“.
Ordner Verschlüsselung: Erklärung
Ordner Verschlüsselung bedeutet, dass nicht eine ganze Festplatte, sondern nur einzelne Ordner Ihrer Wahl verschlüsselt werden. So ist es möglich, dass einzelne Ordner offen zugänglich sind, auf andere können nur Sie von Ihrem Benutzerkonto zugreifen.
Eine Anwendung setzt auf das Angebot von Scan-Profi auf, dass die elektronische Archivierung, durch Dokumente und Akten scannen umfasst. Viele Dokumente werden ganz natürlich in geschützter Umgebung wie einem verschlossenen Aktenschrank aufbewahrt. Dieser Schutz muss aber auch nach einer Archivierung auf einem Massenspeicher aufrechterhalten werden. Die elektronische Version der Daten muss so gut wie die Papierversion vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Das lässt sich mit einer Ordner Verschlüsselung bewerkstelligen.
Im Betriebssystem Windows, an dem wir uns hier orientieren, ist kein zusätzliches Passwort für die Ordner Verschlüsselung erforderlich. Der Schlüssel wird aus Ihrem Benutzernamen, Ihrem Passwort und der Benutzerkonto-ID bestimmt. Das bedeutet aber auch, dass Sie in einem neu angelegten Benutzerkonto auch mit gleichem Namen und Passwort keinen Zugriff auf diese verschlüsselten Ordner haben, weil dieses Konto eine andere Benutzerkonto-ID zugewiesen bekommt.
Gibt es ein Problem mit Ihrem Gerät und müssen Sie beispielsweise das Betriebssystem neu installieren, wollen Sie natürlich nach wie vor Zugang zu Ihren verschlüsselten Daten haben. Dafür speichern Sie den Schlüssel einfach separat und zwar mit der folgenden Vorgangsweise.
- Beim ersten Zugriff auf eine verschlüsselte Datei oder einen Ordner erscheint eine Meldung mit der Aufforderung zur Sicherung des Schlüssels.
- Ein Klick auf „Jetzt sichern“ startet einen Assistenten, in dem Sie die vorgeschlagenen Einstellungen „Privater Informationsaustausch“ einfach übernehmen.
- Jetzt ist das Wählen eines Passworts nötig. Achtung: Wenn Sie dieses Passwort verlieren und keinen Zugang mehr zu Ihrem Benutzerkonto haben, sind diese Daten verloren. Wählen Sie bitte auch ein Passwort, das sich nicht einfach erraten lässt, gerade auch von Personen, die mit Ihnen gut bekannt sind.
Ordner Verschlüsselung – eine Schritt-für-Schritt Anleitung
Wir stellen das Verfahren für das Betriebssystem Windows vor.
- Öffnen Sie mit einem Klick der rechten Taste der Maus das Kontextmenü.
- Wählen Sie „Eigenschaften“ und gehen Sie über „Allgemein“ zu „Erweitert“.
- Aktivieren Sie im neu geöffneten Fenster „Inhalt verschlüsseln, um Daten zu schützen“.
- Wählen Sie aus, ob Sie auch die Ordner im von Ihnen ausgewählten Ordner verschlüsseln wollen.
- Jetzt brauchen Sie nur noch auf „OK“ zu klicken und Ihre Ordner Verschlüsselung ist aktiviert. Wird Ihr Computer beispielsweise von einem USB-Stick gestartet, kann zwar Ihre Dateistruktur eingesehen werden, ein verschlüsselter Ordner lässt sich aber nicht öffnen. Dasselbe gilt für andere Benutzer, die zu Ihrem Computer Zugang besitzen.
Kennzeichen verschlüsselter Ordner
Die Ordner Verschlüsselung muss mindestens daran erkennbar sein, dass sich der Ordner von unbefugter Seite nicht öffnen lässt. Da Sie aber befugt sind, können Sie sich so nicht davon überzeugen, dass die Ordner Verschlüsselung tatsächlich aktiviert ist. Sie erkennen es aber ganz einfach an dem Bild eines Vorhängeschlosses, das an das Icon der Datei angehängt ist.
Öffnen lässt sich ein solcher Ordner von Ihnen genauso wie ein nicht verschlüsselter, da der Schlüssel in Ihrem Benutzerkonto mit der richtigen Benutzer-ID vorgehalten und automatisch verwendet wird.
Wie lässt sich die Ordner Verschlüsselung wieder aufheben? Vielleicht möchten Sie den Ordner wieder für andere Benutzer zugänglich machen. Dazu gehen Sie einfach die Schritte zur Verschlüsselung durch und deaktivieren das entsprechende Kontrollkästchen.
Zusammenfassung
Die Ordner Verschlüsselung erlaubt es Ihnen, statt der ganzen Festplatte nur einzelne Dateien oder Ordner zu verschlüsseln und so den Zugang zu ihnen zu beschränken. In Windows wird der Schlüssel automatisch für sie erzeugt, das Management der Schlüssel ist also für Sie mit wenig Aufwand verbunden. Am wichtigsten ist es, diesen Schlüssel separat zu speichern für den Fall, dass Sie den Zugang zu Ihrem Benutzerkonto auf dem Computer verlieren. Eine Sicherung eines Ordners mit einem separaten Passwort ist möglich, erfordert aber die Installation eines zusätzlichen Programms. Die Benutzung der Ordner Verschlüsselung liest sich in einer Liste von Anweisungen umständlicher, als sie es in der Praxis ist. Mit einigen Testverschlüsselungen wird Ihnen auffallen, dass der Prozess einfach und problemlos abläuft.