Akten scannen und digitalisieren lassen vom Profi

Nutzen Sie jetzt die Chance und sparen Sie durch modernes elektronisches Archivieren Ihrer Akten Zeit und Kosten für Ihr Unternehmen! Wir scannen und digitalisieren für Sie Ihre Akten, so dass Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Auf uns können Sie sich verlassen: Ihre Akten sind zum Scannen und Digitalisieren in professionellen Händen. Mit dem Scan Service von ScanProfi können Sie die Digitalisierung Ihrer Akten individuell an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen. Gerne analysieren wir mit Ihnen, welche Optionen zum Scannen und Digitalisieren von Akten für Ihr Unternehmen am besten sind!

Vertrauen Sie auf modernste Digitalisierungstechnik: Bei ScanProfi bieten wir Ihnen einen modernen Scan Service, welcher von gut geschultem Personal durchgeführt wird. Auch um den Datenschutz beim Scannen und Digitalisieren Ihrer Akten müssen Sie sich keine Sorgen machen, denn der ScanLOCK©-Prozess bietet Ihnen besondere Sicherheit für Ihre Daten!

Sie möchten bei der Digitalisierung Ihrer Akten auch von der elektronischen Texterkennung profitieren? Dann nutzen Sie nach dem Scannen die angebotene OCR/ICR-Technologie und beschleunigen den Suchprozess innerhalb Ihrer Daten so um ein vielfaches!

Kostenlose Profi-Beratung
Christian Hörl - ScanProfi

Christian Hörl
Geschäftsführer


0800 – 888 24 00
anfrage@scan-profi.de
Mo.-Fr. 9:00-17:00 Uhr

Die Digitalisierungs-PAKETE für Ihre Akten

Akten scannen & digitalisieren im Rundum-Service: von der professionellen Beratung bis zur fachgerechten Aktenvernichtung.

BASIC

Ordner digitalisieren

Jetzt anfragen
  • ScanLOCK
  • Profi-Beratung
  • Belegaufbereitung
  • Scan in S/W
  • Auflösung bis 300 dpi
  • PDF-A, JPEG, TIFF
  • Speichern auf DVD/USB

PREMIUM

Ordner digitalisieren

Jetzt anfragen
  • ScanLOCK
  • Profi-Beratung
  • Belegaufbereitung
  • Scan in S/W
  • Auflösung bis 400 dpi
  • PDF-A, JPEG, TIFF
  • Daten per Download
  • Scan in Farbe
  • Barcode-Erkennung
  • OCR-Texterkennung
  • Akten-Vernichtung
  • Manuelle Indexierung
  • Rücksortierung
  • Abholung -und Rücktransport

Akten scannen & digitalisieren mit ScanProfi: Ihre Vorteile

  • Hochmoderne Scantechnik
  • Hohe Sicherheit & Datenschutz durch ScanLOCK©
  • Natürliche Farben und originalgetreue Abbildungen
  • Auflösung von 200d pi bis 600d pi
  • Geschulte Scan-Mitarbeiter
  • Idealer Scan-Service individuell nach Ihren Wünschen

Unser Digitalisierungs-Service:

Ordner scannen

Dokumente scannen

Rechnungen scannen

Die 7 Ablauf-Schritte beim Digitalisieren und Scannen Ihrer Akten

  1. Scan- und Digitalisierungsanforderungen werden speziell für Sie analysiert
  2. Abholung & Versand Ihrer Akten
  3. Ihre Akten werden auf das Scannen vorbereitet
  4. Ihre Akten werden mit Hochleistungsscannern gescannt
  5. Aufbereitung Ihrer digitalisieren Akten mit OCR/ICR-Technologie
  6. Bereitstellung oder Einspeisung Ihrer neu digitalisierten Daten aus Ihren Akten
  7. Rücktransport oder ordnungsgemäße Vernichtung Ihrer Akten nach dem Scannen

Das Wichtigste zum Scannen & Digitalisieren Ihrer Akten auf einen Blick

Scanbare Formate• Kleinformat: Vom Kassenbeleg – DIN A3
• Großformat (Pläne, etc): Bis 1 Meter Breite
• Scanmöglichkeiten: Simplex (einseitig) & Duplex (beidseitig)
Ausgabemöglichkeiten nach dem Scannen• Dateiformate: PDF-A, JPEG, TIFF
• Farben: Farbe, Graustufen, schwarz-weiß
Auflösung beim Scannen & Digitalisieren von Akten• Standard: 200-300 dpi (nach Absprache)
• Upgrade auf 600 dpi möglich
Technologien zur ScanbearbeitungOCR- Technologie (=optische Texterkennung von maschinellen Schriftstücken) & ICR- Technologie (=optische Texterkennung von handschriftlichen Texten)
Möglichkeiten der Archivierung• Archivierung von Akten, Dokumenten, Belegen & Datenträgern
• Einlagerung, sichere Aufbewahrung, & digitale Verwaltung bei der Archivierung Ihrer Akten
• Aktenarchivierung nach Datenschutz
Datenschutz beim Digitalisieren• Gesichert durch ScanLOCK©-Prozess
• Datenschutz nach Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes, Bestimmungen gemäß GOBS/GoBIT und GDPdU
Akten scannen digitalisieren lassen

Akten scannen und digitalisieren und dadurch…

  • ein papierloses Büro anstreben
  • Platz sparen
  • Lagerkosten reduzieren
  • den Aufwand bei der Datenrecherche auf ein Minimum reduzieren
  • die Digitalisierung Ihres Unternehmens vorantreiben

Ihr Experte beim Scannen & Digitalisieren von Akten für Konzerne und den Mittelstand

Durch eine stetige Anpassung an die individuellen Anforderungen unserer Kunden, hat sich ScanProfi für Konzerne und mittelständige Unternehmen zum Ansprechpartner Nr.1 entwickelt, wenn es um das Scannen und Digitalisieren von Akten geht. Unser Erfolgsrezept: Qualität und die Arbeit mit modernster Digitalisierungstechnik.

Gerne passen wir unseren Scan Service auch bei Ihrem Unternehmen an Ihre individuellen Anforderungen und Wünsche an! Profitieren Sie von den verschiedenen Scanformaten, Farben, Programmen zur Texterkennung und der Wahl der Auflösung im Angebot von ScanProfi, wenn Sie Ihre Akten scannen und digitalisieren lassen.

Sie möchten Ihre Daten nach dem Scannen und Digitalisieren Ihrer Akten sinnvoll organisieren? Dann empfehlen wir ein Datenmanagementsystem (DMS). Auch hier beraten wir Sie gerne, welche Software-Lösung am besten zu Ihrem Unternehmen passt.

Egal wo Ihr Unternehmen sich befindet, wir helfen Ihnen zum papierlosen Büro durch das Scannen & digitalisieren Ihrer Akten. Auf Wunsch kümmern wir uns gerne auch um die Abholung sowie den Rücktransport Ihrer Akten oder um die ordnungsgemäße Archivierung oder Aktenvernichtung, denn wir kümmern uns rundum um die Digitalisierung Ihrer Akten in Berlin, Hamburg, München, Köln, Essen, Duisburg, Bochum, Aachen und deutschlandweit.

Steigern Sie JETZT die Effizienz Ihrer Arbeitsprozesse durch die Digitalisierung Ihrer Akten!

Der ScanProfi Service zum Scannen & Digitalisieren von Akten im Überblick

  • Standard-Angebot: Akten scannen & digitalisieren (auf Wunsch mit Abholservice und Rücklieferung)
  • OCR-Service: Akten scannen & digitalisieren PLUS OCR/ICR-Software zur Texterkennung bei Ihren digitalisierten Akten
  • Premium-Service mit Transport: Akten scannen & digitalisieren lassen PLUS Rücktransport oder Vernichtung Ihrer Akten nach dem Scannen & Digitalisieren

Starten Sie mit ScanProfi in das digitale Zeitalter!

Wir schaffen Ihnen neuen Raum und sichern Ihre Daten.

Jetzt unverbindlich anfragen
Akten scannen lassen

Das Scannen & Digitalisieren von Akten und Unterlagen ist unsere Kernkompetenz

Sicher kennen Sie das Problem, dass sich in Ihrem Archiv Aktenordner an Aktenordner reiht. Entsprechend der Aufbewahrungspflicht müssen Sie diese auch verwahren. Mit der Digitalisierung Ihrer Akten können Sie dabei aber wertvollen Platz sparen.

ScanProfi hat sich auf das Scannen und Digitalisieren Ihrer Akten spezialisiert. Dabei legen wir Wert darauf, die Digitalisierung Ihrer Akten schnellstmöglich und professionell abzuwickeln und Ihr Unternehmen so dabei zu unterstützen wertvollen Platz zu sparen und dabei trotzdem Ihre Unterlagen entsprechend der Aufbewahrungspflicht griffbereit und sicher zu archivieren.

Folgende Akten scannen und digitalisieren wir gerne für Sie: Preislisten, Personalunterlagen, ausgedruckter Mail- und Schriftverkehr, Lieferscheine, Rechnungen, Angebote, Belege, Zertifikate, Kaufverträge, Urkunden, Steuerbescheide, Mietverträge, Fotos und ganze Archive von sonstigen Unterlagen.

So können Sie alle Akten, die Ihnen in ausgedrucktem oder beschriebenem Format vorliegen mit ScanProfi scannen und digitalisieren zu lassen.

Vorteile eines digitalen Archivs für Ihre Akten:

  • Effizientere Arbeitsweise dank digitaler Vernetzung
  • Kerngeschäft stärken durch Vermeidung zusätzlicher Arbeit bei der Recherche
  • Akten scannen & digitalisieren und so Kosten & Platz sparen
  • Verfügbarkeit von Informationen unternehmensintern beschleunigen
Akten scannen

Mit OCR- und ICR-Technologie sekundenschnell digitalisierte Akten durchsuchen

Nach dem Scannen und Digitalisieren Ihrer Akten ist es sinnvoll, die digitalisierten Dateien auch elektronisch auslesbar zu machen. Durch OCR (= Optical Character Recognition) und ICR-(= Intelligent Charakter Recognition-)Technologie können Sie Ihre Texte in Dateiformat digital auslesbar machen. So können Sie den Rechercheaufwand in Ihrem Unternehmen auf ein Minimum reduzieren, denn das Suchen nach Informationen im Archiv, dass vorher mühsam und zeitaufwendig war, ist jetzt in Sekundenschnelle mit nur einem Mausklick erledigt dank der Digitalisierung Ihrer Akten und der anschließenden Anwendung einer Texterkennungs-Software.

Die OCR/ICR-Technologie arbeitet mit gängigen Formaten wie PDF, JPEG, JPG, TIFF, PNG, GIF, DOC usw. Meistens wird eine Texterkennung vor allem bei der Digitalisierung von Akten bzw. Texten ins PDF Format benötigt um diese einfach digital auslesbar zu machen.

Wir empfehlen Ihnen nach dem Scannen und Digitalisieren Ihrer Akten ebenfalls auf ein Datenmanagementsystem (DMS) zu setzen, denn so können Sie Ihre Akten nach dem Scannen, Digitalisieren und Auslesbar-machen auch einfach verwalten. So entsteht aus platz- und zeitraubenden Unterlagen ein nützliches elektronisches Archiv.

Akten digitalisieren lassen

Akten scannen und digitalisieren mit der besten Technik

Zum Scannen und Digitalisieren Ihrer Akten nutzen wir die modernste Technik. Unsere Hochleistungsscanner ermöglichen es uns, Ihre Akten binnen kürzester Zeit zu scannen und zu digitalisieren.

Dabei können die Scanner Ihre Akten sowohl einseitig als auch beidseitig scannen, also im Simplex- oder im Duplexverfahren. Haben Sie Akten die Sie beidseitig scannen und digitalisieren lassen möchten, werden die digitalen Unterlagen nach der Digitalisierung automatisch in die richtige Reihenfolge gebracht.

Beim Scannen und Digitalisieren Ihrer Akten mit ScanProfi können Sie wählen, welche Auflösung für Ihre Akten am besten geeignet ist. Die digitalen Akten haben dann entsprechend Ihrer Vorstellung eine Auflösung von 200d pi bis ultrahochauflösende 600d pi. Zudem können Sie wählen, ob Sie Ihre Akten in Farbe, Schwarz-Weiß oder Graustufen digitalisieren lassen möchten. So bekommen Sie das beste Ergebnis mit naturgetreuen Abbildungen und Farben, wenn Sie Ihre Akten scannen und digitalisieren lassen.

Akten digitalisieren

Scannen und digitalisieren von Akten mit höchstem Datenschutz

Gerade bei unternehmensinternen Akten ist es besonders wichtig auf Datensicherheit zu achten. Wir von ScanProfi sind uns dieser Verantwortung bewusst, deshalb werden Ihre Akten von unseren gut geschulten Mitarbeitern nach strengen Datenschutzvorgaben gescannt. Dabei achten wir besonders auf die Einhaltung der Vorgaben im Bundesdatenschutzgesetz und den Bestimmungen gemäß GOBS/GoBIT und GDPdU. So können Sie sich auf höchste Sicherheit und Diskretion beim Scannen und Digitalisieren Ihrer Akten verlassen.

Und so kommt unser Datenschutz zustande: Wir arbeiten beim Scannen und Digitalisieren Ihrer Akten mit mehreren Firewalls, die Ihre Daten vor externen Zugriffen schützen. So bleiben Ihre Daten in geschützter Umgebung. Zusätzlich arbeiten wir für höchsten Datenschutz mit dem ScanLOCK©-Prozess. Mehr dazu erfahren Sie hier: ScanLOCK©

Damit das Scannen und Digitalisieren Ihrer Akten für Sie auch 100% transparent bleibt, dokumentieren wir den Verarbeitungsprozess für Sie genau. Seien Sie sich sicher: Datenschutz und Verschwiegenheit stehen bei unserem Scan Service ganz oben!

Ablauf | Verarbeitung | Fallbeispiel

Unsere Verarbeitung beim Scannen und Digitalisieren Ihrer Akten im Detail

SchritteVorgang beim Scannen & digitalisieren Ihrer Akten
Schritt 1: AngebotIm ersten Schritt stellen wir Ihre individuellen Wünsche und Anforderungen an das Scannen und Digitalisieren in einem persönlichen Gespräch fest und bieten Ihnen ein auf Sie zugeschnittenes Angebot.
Schritt 2: AbholungAnschließend kümmern wir uns um die Abholung Ihrer Akten für die Digitalisierung. Hier senden wir einen Kurier, der Ihre Akten in speziellen Aktenbehältern transportiert.
Schritt 3: Vorbereitung zum ScannenSobald Ihre Akten bei uns eingetroffen sind, machen wir uns an die Vorbereitung Ihrer Akten auf das Scannen und Digitalisieren. Hierbei werden z. B. störende Gegenstände, wie etwa Büroklammern oder Post-its entfernt.
Schritt 4: Scannen & Digitalisieren Ihrer AktenNun beginnt der eigentliche Scan-Prozess. Standardmäßig scannen wir Akten mit einer Auflösung von 300 dpi, jedoch sind Auflösungen von 50dpi bis 600dpi möglich.
Optional- Schritt 5: Texterkennung mit OCR/ICR-Technologie, Sortieren & Indizieren Ihrer DatenZusätzlich können wir bei Ihren digitalisierten Akten eine Texterkennungssoftware anwenden, die es Ihnen später ermöglicht, einfach in Ihren digitalen Akten zu suchen.
Schritt 6: Zusendung Ihrer DatenIhre Daten können Sie in allen gängigen Formaten erhalten, wie etwa wie PDF, TIFF, JPG, JPEG oder PNG. Diese senden wir Ihnen entweder als DVD, USB-Stick oder mit verschlüsseltem Download zu. Auch die Einspeisung in ein Datenmanagementsystem ist möglich.
Optional- Schritt 7: Vernichtung oder Rücktransport Ihrer AktenAuf Wunsch kümmern wir uns für Sie um die Vernichtung Ihrer Akten oder transportieren diese zu Ihrem Unternehmen zurück.

Ein Fallbeispiel aus der Praxis: So lief das Scannen und Digitalisieren von Akten bei einem unserer Kunden ab

Der Geschäftsführer eines kleinen, mittelständigen Unternehmens, nennen wir ihn beispielsweise Herr Müller, klagt über Platzprobleme in seinem Archiv. Aufgrund der Aufbewahrungspflicht häufen sich die Akten. Viele dieser Akten sind bereits über 10 Jahre alt und Herr Müller müsste sie eigentlich nicht mehr aufbewahren. Aus Sicherheitsgründen und zu Recherchezwecken möchte er die Daten aus diesen Akten aber gerne behalten – und dennoch Platz sparen.

Herr Müller sucht nun nach einer Möglichkeit, seine Daten zu behalten und dennoch mehr Platz in seinem Archiv zu schaffen und stößt auf den Service von ScanProfi. Direkt kontaktiert er uns wegen der Digitalisierung seiner Akten. Bereits am Telefon wird er beraten und anschließend sein Archiv vor Ort begutachtet.

ScanProfi leitet nun die Digitalisierung der Akten für Herrn Müller ein. Zunächst werden die Akten direkt bei Herrn Müller im Archiv abgeholt und anschließend zum Scannen und Digitalisieren bei ScanProfi gebracht.

Nach einem ausführlichen Gespräch vor Ort und der Begutachtung seines Archivs, werden die Akten und Dokumente von ScanProfi direkt bei Herrn Müller abgeholt. Schon zwei Wochen später erhält Herr Müller seine Akten nach dem Digitalisieren im PDF-Format zurück. Angepasst auf seine speziellen Wünsche, werden die Daten von Herrn Müller noch indiziert und erhalten mit der OCR-Technologie eine Suchworterkennung. Auf Wunsch werden die alten Akten von Herrn Müller nach Datenschutzrichtlinien fachgerecht entsorgt.

Sein Archiv hat er jetzt handlich auf einem USB-Stick und kann den Lagerraum stattdessen für sein Kerngeschäft weiter nutzen!

Starten Sie mit ScanProfi in das digitale Zeitalter!

Wir schaffen Ihnen neuen Raum und sichern Ihre Daten.

Jetzt unverbindlich anfragen
Ausgezeichnet.org