Wie scannt man? – Schritt-für-Schritt-Anleitung

Wie scannt man?

Beim Scannen wird ein analoges Dokument, zum Beispiel ein Foto, ein Brief oder eine Rechnung, mithilfe eines Scanners oder einer App digital erfasst. Dabei entsteht eine Datei, die Sie am Computer oder Smartphone speichern, bearbeiten oder versenden können.

Das Scannen ersetzt das Kopieren auf Papier durch eine digitale Kopie, die dauerhaft gesichert, einfach archiviert und bei Bedarf weiterverwendet werden kann.

Beim Scannen tastet ein Sensor die Vorlage zeilenweise mit Licht ab und wandelt das reflektierte Bild in eine digitale Datei um. Aus einem Blatt Papier wird so eine PDF- oder Bilddatei, die Sie speichern, durchsuchen, bearbeiten und versenden können.

Erfasst wird dabei alles, was auf der Vorlage sichtbar ist: ein Foto, ein Brief, eine Rechnung oder eine Zeichnung. Das Ergebnis ist eine digitale Kopie, die sich im Gegensatz zur Papierkopie dauerhaft sichern, archivieren und beliebig oft weiterverwenden lässt. Welche Technik dahintersteckt, erklären wir ausführlich im Beitrag zum Scanner.

Welche Geräte eignen sich zum Scannen?

Zum Scannen stehen Ihnen heute mehrere Scanner-Typen zur Verfügung, vom klassischen Scanner bis hin zur praktischen App auf dem Smartphone. Je nachdem, was und wie oft Sie scannen möchten, bietet sich eine andere Lösung an.

Für gelegentliche Scans in hoher Qualität eignet sich ein Flachbettscanner, für viele Seiten am Stück ein Dokumentenscanner mit automatischem Vorlageneinzug und für unterwegs das Smartphone mit einer Scan-App. Wer bereits einen Multifunktionsdrucker besitzt, braucht in der Regel gar kein zusätzliches Gerät.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung dazu, wie man scannt:

• Vorbereitung: Legen Sie das Dokument oder Foto glatt auf eine saubere, trockene Oberfläche. Entfernen Sie Staub oder Knicke, um ein sauberes Scanergebnis zu erzielen. Öffnen Sie das Scannerprogramm oder Ihre Scan-App.
• Positionieren: Platzieren Sie das Papier mit der bedruckten Seite nach unten auf dem Vorlagenglas, möglichst gerade, an den Markierungen ausgerichtet. Beim Handy achten Sie auf ausreichendes Licht und halten Sie das Gerät parallel über das Dokument.
• Einstellung wählen: Wählen Sie Auflösung, Farbmodus (Farbe, Graustufen oder Schwarzweiß) und Dateiformat (PDF oder JPEG) passend zum Einsatzzweck. Für Texte empfehlen sich 300 DPI, für Fotos 600 DPI oder mehr.
• Scan starten: Starten Sie den Scanvorgang per Knopfdruck am Gerät, in der Software oder in der App. Kontrollieren Sie anschließend das Ergebnis in der Vorschau, bei Bedarf neu positionieren oder nachjustieren.
• Speichern und benennen: Speichern Sie die Datei unter einem verständlichen Namen, z. B. „Lebenslauf_Mustermann_2025.pdf“. Legen Sie einen gut auffindbaren Speicherort fest, z. B. in einem Ordner „Scans“ oder direkt auf dem Desktop.

Legen Sie das Dokument auf das Vorlagenglas, wählen Sie am Drucker oder in der Scan-Software Ihren Computer als Ziel und starten Sie den Scan. Die Datei landet anschließend im eingestellten Scan-Ordner auf dem PC.

Für den Weg vom Multifunktionsdrucker auf den Rechner gibt es zwei Varianten:

Scannen mit dem Handy

Öffnen Sie eine Scan-App, richten Sie die Kamera gerade über das Dokument, bestätigen Sie den automatisch erkannten Rand und speichern Sie das Ergebnis als PDF. Achten Sie auf gleichmäßiges Licht und eine ruhige Hand, dann bleibt der Scan scharf und lesbar.

Viele Smartphones können das sogar ohne zusätzliche App: iPhones bieten in der Notizen-App und in der Dateien-App eine Scanfunktion mit sehr guter Qualität, auf Android-Geräten funktioniert das Scannen direkt über die Google-Drive-App und bei vielen Samsung-Geräten über die Kamera-App, die Dokumente automatisch erkennt.

Hinweis zu Microsoft Lens: Die App wurde am 9. Januar 2026 eingestellt, im Februar aus den App-Stores entfernt und erstellt seit dem 9. März 2026 keine neuen Scans mehr. Microsoft verweist als Nachfolger auf die OneDrive-App, die eine integrierte Scanfunktion mitbringt. Die Einzelheiten dazu stehen in der offiziellen Mitteilung von Microsoft.

Wenn Sie speziell alte Papierfotos mit dem Smartphone digitalisieren möchten, lesen Sie weiter unter Kann man mit dem Handy Fotos scannen?

Welche Einstellungen sind zum Scannen wichtig?

Für Textdokumente genügen 300 DPI in Graustufen oder Schwarzweiß, für Fotos sollten es 600 DPI in Farbe sein. Dokumente speichern Sie als PDF, Fotos als JPEG oder verlustfrei als PNG. Drei Einstellungen entscheiden über das Ergebnis:

• Auflösung: Die Auflösung wird plattformunabhängig in DPI (Dots per Inch) angegeben, unter Windows genauso wie auf dem Mac. Je höher der Wert, desto detailreicher der Scan und desto größer die Datei. 300 DPI reichen für Text, 600 DPI für Fotos.
• Farbmodus: Zur Wahl stehen Schwarzweiß, Graustufen und Farbe. Flachbettscanner und Multifunktionsgeräte erfassen dabei grundsätzlich in RGB. Eine CMYK-Option finden Sie an diesen Geräten nicht, denn die Umwandlung in CMYK übernimmt erst Ihr Layoutprogramm oder die Druckerei.
• Dateiformat: Für Texte empfiehlt sich PDF, für Fotos JPEG oder verlustfrei PNG, für die Langzeitarchivierung TIFF oder PDF/A. Eine Übersicht aller Optionen finden Sie unter Dateiformate, konkrete Werte in unseren Scan-Einstellungen.

Warum 300 DPI für Text genügt und 600 DPI Fotos vorbehalten bleiben: Die Punktdichte steigt in beide Richtungen, die Dateigröße also etwa im Quadrat.

Wie scannt man mit verschiedenen Geräten?

Je nachdem, ob Sie mit einem Marken-Gerät, einem Multifunktionsdrucker oder einem vernetzten Kopierer scannen, unterscheidet sich der Ablauf leicht. Im Folgenden finden Sie die häufigsten Marken.

An einer Netzwerk-Kopierstation starten Sie den Scan direkt am Display des Geräts und wählen als Ziel entweder einen zentralen Netzwerkordner oder den Versand per E-Mail. Die Datei wird dann nicht auf einem einzelnen Rechner abgelegt, sondern im Netzwerk bereitgestellt.

Da die Einrichtung je nach Unternehmen stark abweicht, lassen Sie sich den Ablauf am besten einmal von Ihrer IT oder der Administration zeigen. Für große Formate wie A0-Zeichnungen sind solche Netzwerkgeräte oft die einzige praktikable Lösung.

Datenschutz nicht vergessen: Freigegebene Scan-Ordner sind in vielen Unternehmen für mehrere Personen einsehbar. Löschen Sie sensible Unterlagen wie Verträge, Gehaltsabrechnungen oder Gesundheitsdaten nach dem Abholen aus dem gemeinsamen Ordner und prüfen Sie im Zweifel die Zugriffsrechte. Bei personenbezogenen Daten verlangt die DSGVO zudem, dass nur berechtigte Personen Zugriff haben.

Welche Software eignet sich zum Scannen am Computer?

Für einfache Scans genügt das Programm, das Ihr Betriebssystem bereits mitbringt. Zusatzsoftware lohnt sich, sobald Sie Texterkennung, Stapelverarbeitung oder mehrseitige PDFs brauchen.

Ein Tipp aus der Praxis: Wenn ein älterer Scanner unter einem neuen Betriebssystem nicht mehr erkannt wird, liegt das fast immer am fehlenden Treiber. VueScan bringt eigene Treiber für mehrere tausend Altgeräte mit und ersetzt damit oft einen Neukauf.

Nach dem Scannen lässt sich die Qualität häufig noch verbessern: Farben optimieren, Flecken entfernen, zuschneiden oder die Datei verkleinern. Dafür genügen meist kostenlose Programme wie GIMP oder Paint.NET.

Wie Sie einen fertigen Scan nachträglich zuschneiden, aufhellen oder den Text darin bearbeiten, zeigen wir ausführlich im Beitrag Gescannte Dokumente bearbeiten.

Wie scannt man mehrere Seiten in eine PDF?

Stellen Sie in der Scan-Software das Format auf „PDF (mehrseitig)“ um, scannen Sie alle Seiten nacheinander oder über den automatischen Einzug und klicken Sie am Ende auf „Fertigstellen“. So entsteht statt vieler Einzeldateien ein zusammenhängendes Dokument.

• Mehrseitiges PDF aktivieren: Wählen Sie in Ihrer Software „PDF (mehrseitig)“ oder eine ähnliche Option wie „Alle Seiten in einer Datei speichern“.
• Seiten einlesen: Legen Sie jede Seite nacheinander auf das Vorlagenglas oder nutzen Sie den automatischen Vorlageneinzug. Geräte mit Duplex-Funktion erfassen Vorder- und Rückseite in einem Durchgang.
• Speichern: Klicken Sie nach der letzten Seite auf „Fertigstellen“ oder „PDF speichern“.

Falls Ihre Software das nicht unterstützt, fügen Sie die Einzeldateien nachträglich mit kostenlosen Werkzeugen wie PDF24, NAPS2 oder Adobe Acrobat zusammen.

Wie scannt man Sonderfälle wie Bücher oder Großformate?

Neben klassischen Dokumenten und Fotos gibt es einige Situationen, bei denen das Scannen besondere Anforderungen stellt. Hier finden Sie kompakte Tipps für typische Sonderfälle:

Bei größeren Mengen zahlt sich Vorbereitung mehr aus als eine hohe Auflösung. Entfernen Sie vor dem Einzug alle Heft- und Büroklammern, sonst bleibt der Stapel hängen oder das Papier reißt. Für die Texterkennung reichen 300 DPI in aller Regel vollkommen aus, höhere Werte verlängern nur die Verarbeitung und vergrößern das Archiv, ohne die Erkennungsrate messbar zu verbessern. Gebundene Bücher sollten Sie außerdem nie flach auf das Glas pressen, weil der Buchrücken dabei Schaden nimmt. Hier arbeiten wir mit Buchwippen, die die Seiten im geöffneten Winkel erfassen.

Wenn Sie keinen geeigneten Scanner besitzen oder große Mengen an Dokumenten scannen und digitalisieren möchten, können Sie den Scan auch bequem an einen Scandienstleister wie ScanProfi abgeben. Dort werden Ihre Dokumente professionell eingescannt, nach Wunsch als mehrseitige PDF, mit optischer Zeichenerkennung oder zur digitalen Archivierung aufbereitet, ideal für Bewerbungen, Archive oder Erinnerungsfotos.

Tipps für ein besseres Scan-Ergebnis

Mit ein paar einfachen Maßnahmen können Sie die Qualität Ihrer Scans deutlich verbessern, ganz unabhängig vom Gerät:

• Dokument richtig platzieren: Legen Sie das Papier möglichst gerade und plan auf das Vorlagenglas. Nutzen Sie die Markierungen am Rand zur Orientierung. Bei Fotos empfiehlt sich ein kleiner Abstand zum Rand des Glases, um Schatten zu vermeiden.
• Auf Staub und Fingerabdrücke achten: Reinigen Sie die Glasplatte regelmäßig mit einem weichen, fusselfreien Tuch. Auch das Original sollte sauber und frei von Knicken sein, das verhindert unscharfe Stellen und Schlieren im Scan.
• Für gute Lichtverhältnisse sorgen (bei Handy-Scans): Wenn Sie mit dem Smartphone scannen, achten Sie auf ausreichend, gleichmäßiges Licht, idealerweise Tageslicht. Vermeiden Sie Schatten oder Spiegelungen durch direkte Lichtquellen.
• Den richtigen Kontrast wählen: Für Texte und Belege lohnt sich ein hoher Kontrast oder der Schwarzweiß-Modus, besonders, wenn Sie später eine Texterkennung (OCR) verwenden möchten. Farbige Inhalte sollten in Graustufen oder Farbe gescannt werden, um Details zu erhalten.
• Scans nachbearbeiten: Kleine Fehler lassen sich mit einem Bildbearbeitungsprogramm leicht korrigieren: zuschneiden, Helligkeit anpassen oder Flecken entfernen. Für PDF-Dateien gibt es auch kostenlose Tools, um Seiten zu drehen oder zu sortieren.
• Mehrere Seiten zusammenführen: Wenn Sie ein mehrseitiges Dokument scannen, speichern Sie es als eine einzige PDF-Datei. Viele Scanner-Programme und Apps bieten dafür eine „Mehrseiten-PDF“-Funktion. Alternativ helfen Tools wie Adobe Scan, NAPS2 oder PDF24.

Warum ist mein Scan unscharf, zu dunkel oder zu groß?

Manchmal klappt das Scannen nicht auf Anhieb. Hier finden Sie typische Probleme und was Sie dagegen machen können: