Aktenvernichtung nach
DSGVO für Unternehmen

Unser Aktenvernichtungsservice auf einen Blick

✓ Vernichtung & Entsorgung Ihrer Akten

✓ Zusammenarbeit mit REISSWOLF

✓ Zertifizierte Vernichtung nach ISO/IEC 21964 – DSGVO-konform

Ihre Vorteile

Wir schaffen Ihnen neuen Raum und vernichten Ihre Akten.

Aktenvernichtung Scantechnik

Nachweisbare
Vernichtung

Nach der Vernichtung erhalten Sie ein offizielles Vernichtungszertifikat als Nachweis. Dies ist wichtig und notwendig für Ihre Rechenschaftspflicht nach der DSGVO.

Aktenvernichtung Datenschutz_Sicherheit

Höchster
Datenschutz

Mit moderner Verschlüsselung, strengen Datenschutzrichtlinien und unserem Sicherheitskonzept ScanLOCK© garantieren wir die Sicherheit Ihrer Akten.

Aktenvernichtung Beratung

Persönliche
Beratung

Wir garantieren die effiziente Umsetzung Ihrer Anforderungen mit individueller Beratung, kundenspezifischen Lösungen und persönlichen Ansprechpartner.

ScanProfi Service

Ob als integrierter Teil Ihres Scan-Projekts oder als eigenständiger Auftrag: ScanProfi übernimmt für Unternehmen und Firmen die vollständige Vernichtung und Entsorgung von Akten, Ordnern und Dokumenten.

  • Integriert oder separatKombiniert mit der Digitalisierung oder als eigenständiger Vernichtungsauftrag buchbar. Natürlich auf Wunsch mit gültigem Vernichtungszertifikat.
  • Preisvorteil durch REISSWOLFSkaleneffekte unserer Partnerschaft mit Deutschlands größtem Aktenvernichtungsbetrieb geben wir direkt an Sie weiter. So erhalten Sie dieselben Vorteile wie bei einer direkten Buchung.
  • Inklusive AbholungProfessionelle Aktenlogistik: wir holen Ihre Akten und Ordner sicher bei Ihnen ab und geben diese direkt oder nach einer vorherigen Digitalisierung durch uns weiter. So profitieren Sie von unserem deutschlandweiten Versandservice.

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Erfahrung mit großen Namen

Wir haben bereits diese bekannten Unternehmen und noch viele mehr erfolgreich auf ihrem Weg zur Digitalisierung begleitet

Aktenvernichtung Kooperationen

Datenschutz

Schutzklassen bei Dokumenten

Dokumente werden in unterschiedliche Schutzklassen eingeteilt, es gibt drei an der Zahl. Sie geben an, wie sensibel die Daten sind und mit welchen Sicherheitsvorkehrungen sie zu behandeln sind. Die Schutzklassen richten sich danach, wie viel Schaden eine Person oder ein Unternehmen erleiden könnte, wenn ihre Daten in die falschen Hände geraten würden.

Die drei Stufen unterscheiden dabei zwischen der Gefahr für die Stellung und wirtschaftlichen Verhältnisse des Betroffenen, einer erheblichen Gefahr für die gesellschaftliche und wirtschaftliche Stellung der betroffenen Person und der Gefahr für Leib, Leben und persönliche Freiheit des Betroffenen. Letzteres kommt z. B. bei Militär oder Forschungsunterlagen vor und betrifft eher selten Privatpersonen oder kleinere Unternehmen.

Welche Sicherheitsklasse ein Aktenvernichter für die jeweilige Schutzklasse mindestens benötigt, sehen Sie in der nachstehenden Tabelle.

Wichtig: Jede Schutzklasse definiert eine Mindestanforderung. Eine höhere Sicherheitsstufe erfüllt automatisch auch die Anforderungen niedrigerer Schutzklassen.

Schutzklasse 1

Normaler Schutzbedarf
Daten, deren Missbrauch nur begrenzte Auswirkungen hätte.

  • Werbematerial, Kataloge, Prospekte
  • Allgemeine Geschäftskorrespondenz ohne sensiblen Inhalt
  • Interne Informationen ohne Personenbezug

Datenträger der Schutzklasse 1 dürfen mit Aktenvernichtern der Sicherheitsstufen 1, 2 oder 3 vernichtet werden. Handelt es sich um personenbezogene Daten, ist mindestens die Sicherheitsstufe 3 erforderlich.

Schutzklasse 2

Hoher Schutzbedarf
Personenbezogene Daten, deren Missbrauch erhebliche Auswirkungen auf die betroffene Person haben kann.

  • Personalakten, Gehaltsabrechnungen
  • Kundendaten, Vertragsunterlagen
  • Bankverbindungen

Datenträger der Schutzklasse 2 können mit Aktenvernichtern der Sicherheitsstufen 3, 4 oder 5 vernichtet werden. Es muss also mindestens Sicherheitsstufe 3 angewendet werden.

Schutzklasse 3

Sehr hoher Schutzbedarf
Besonders sensible Daten, deren Missbrauch schwerwiegende Folgen für Leib, Leben oder Freiheit haben kann.

  • Medizinische Daten
  • Unterlagen mit besonderem Berufsgeheimnis (Kanzleien, Arztpraxen)
  • Forschungsergebnisse, Verschlusssachen

Bei Daten der Schutzklasse 3 kommen Aktenvernichter der Sicherheitsklasse 4, 5, 6 und 7 infrage. Hier gilt also mindestens Sicherheitstufe 4.

Weitere Informationen zu Sicherheitsstufen und Schutzklassen finden Sie bei unserem Partner.

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Schutzklasse 1

Normaler Schutzbedarf
Daten, deren Missbrauch nur begrenzte Auswirkungen hätte.

  • Werbematerial, Kataloge, Prospekte
  • Allgemeine Geschäftskorrespondenz ohne sensiblen Inhalt
  • Interne Informationen ohne Personenbezug

Datenträger der Schutzklasse 1 dürfen mit Aktenvernichtern der Sicherheitsstufe 1,2 oder 3 vernichtet werden. Handelt es sich um personenbezogene Daten, ist nur die Sicherheitsstufe 3 erlaubt.

Schutzklasse 2

Hoher Schutzbedarf
Personenbezogene Daten, deren Missbrauch erhebliche Auswirkungen auf die betroffene Person haben kann.

  • Personalakten, Gehaltsabrechnungen
  • Kundendaten, Vertragsunterlagen
  • Bankverbindungen

Datenträger der Schutzklasse 2 können mit Aktenvernichtern der Sicherheitsstufen 3, 4 oder 5 vernichtet werden. Es muss also mindestens Sicherheitsstufe 3 angewendet werden.

Schutzklasse 3

Sehr hoher Schutzbedarf
Besonders sensible Daten, deren Missbrauch schwerwiegende Folgen für Leib, Leben oder Freiheit haben kann.

  • Medizinische Daten
  • Unterlagen mit besonderem Berufsgeheimnis (Kanzleien, Arztpraxen)
  • Forschungsergebnisse, Verschlusssachen

Bei Daten der Schutzklasse 3 kommen Aktenvernichter der Sicherheitsklasse 4, 5, 6 und 7 infrage. Hier gilt also mindestens Sicherheitstufe 4.

Sicherheitsstufen bei der Aktenvernichtung

Aktenvernichter werden in sieben Sicherheitsstufen eingeteilt. Diese geben die maximale Partikelgröße an, welche Akten oder Medien nach der Vernichtung noch aufweisen dürfen, und geben damit vor, wie stark das Papier zerkleinert werden muss, um eine Rekonstruktion der Daten zu verhindern. Je nach Schutzklasse der Dokumente wird ein Aktenvernichter mit einer entsprechenden Sicherheitsstufe benötigt.

Welche Sicherheitsstufe für welche Schutzklasse zulässig ist, regelt die internationale Norm ISO/IEC 21964 (früher DIN 66399).

Aktenvernichter Sicherheitsstufe 1

Allgemeine Daten sind so zu zerkleinern, dass eine Wiederherstellung nicht ohne Fachkenntnis beziehungsweise Hilfsmittel möglich ist. Die Aktenvernichter-Sicherheitsstufe ist allerdings nicht ausreichend, um persönliche Daten zu vernichten. Beim Kreuzschnitt dürfen die Partikel eine maximale Fläche von 1000 mm² aufweisen. Beim Streifenschnitt dürfen die Streifen maximal 12 Millimeter breit sein.

Typisches Beispiel: Allgemeine, öffentlich zugängliche Unterlagen (z. B. Kataloge, Prospekte)

Schutzklasse 1

Aktenvernichter Sicherheitsstufe 2

Nicht personenbezogene Daten, die auch nicht besonders vertraulich sind, können mit der Sicherheitsstufe 2 zerkleinert werden. Beim Streifenschnitt dürfen die Streifen eine maximale Breite von sechs Millimetern aufweisen. Beim Kreuzschnitt darf die Partikelfläche eine Größe von 400 mm² nicht überschreiten.

Typisches Beispiel: Interne Unterlagen ohne personenbezogene Daten

Schutzklasse 1

Aktenvernichter Sicherheitsstufe 3

Ist geeignet für vertrauliches Schriftgut, welches zwar persönliche Daten beinhaltet, jedoch keiner besonderen Geheimhaltung untersteht. Beim Kreuzschnitt darf die Partikelfläche 240 Millimeter nicht überschreiten. Beim Streifenschnitt dürfen die Streifen eine maximale Breite von zwei Millimetern nicht überschreiten.

Typisches Beispiel: Personenbezogene, vertrauliche Unterlagen ohne besondere Geheimhaltung

Schutzklasse 1
Schutzklasse 2

Aktenvernichter Sicherheitsstufe 4

Die Sicherheitsstufe 4 legt die Technik der Aktenvernichtung fest. Es dürfen nur der Kreuzschnitt und der Partikelschnitt angewendet werden. Die Partikelfläche darf bei zehn Prozent der Partikel maximal 480 Quadratmillimeter betragen. Gefordert sind maximal 160 Quadratmillimeter pro Partikel. Auf diese Weise wird ein DIN‑A4‑Blatt in wenigstens 420 Teile zerkleinert. Aktenvernichter mit dieser Sicherheitsstufe empfehlen sich für geheimzuhaltendes Schriftgut und werden den Schutzklassen 2 und 3 zugeordnet, daher können sie sehr häufig zum Einsatz kommen.

Typisches Beispiel: Personaldaten, Arbeitsverträge, Jahresabschlüsse

Schutzklasse 2
Schutzklasse 3

Aktenvernichter Sicherheitsstufe 5

Ist geeignet für die maximale Sicherheitsanforderung. Die Partikelfläche darf 12 Quadratmillimeter nicht überschreiten. Dadurch werden aus einem DIN-A4-Blatt 2.100 Partikel erzeugt, was nochmals eine deutliche Steigerung zur Sicherheitsstufe 4 darstellt.

Typisches Beispiel: Geschäftsgeheimnisse, Patente, Forschungsunterlagen

Schutzklasse 2
Schutzklasse 3

Aktenvernichter Sicherheitsstufe 6

Wird für geheimdienstliche Sicherheitsanforderungen verwendet. Die Partikelfläche darf maximal 5 mm² betragen.

Typisches Beispiel: Verschlusssachen mit erhöhtem Geheimhaltungsgrad

Schutzklasse 3

Aktenvernichter Sicherheitsstufe 7

Für streng geheim zu haltende Daten wird diese Aktenvernichter-Sicherheitsstufe verwendet. Eine Reproduktion ist hierbei ausgeschlossen.

Typisches Beispiel: Höchste Geheimhaltungsstufe (z. B. militärische/geheimdienstliche Daten)

Schutzklasse 3

Weitere Informationen zu Datenschutz, Sicherheitsstufen und Schutzklassen finden Sie in unserem Beitrag Aktenvernichter Sicherheitsstufe.

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Vernichtungszertifikat

Nach der Vernichtung ist der Nachweis darüber oft genauso wichtig wie die Vernichtung selbst. Nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO unterliegen Unternehmen der Rechenschaftspflicht. Die ordnungsgemäße Vernichtung personenbezogener Daten muss im Zweifel belegt werden können, etwa gegenüber Aufsichtsbehörden oder im Rahmen der GoBD.

Lassen Sie Ihre Akten über unseren zertifizierten Partner REISSWOLF vernichten, erhalten Sie zu Ihrem Auftrag auf Wunsch ein Vernichtungszertifikat (auch Vernichtungsnachweis genannt).

Aktenvernichtung-Vernichtungszertifikat-Prozesskette

Typischer Inhalt eines Vernichtungsnachweis

Das Dokument basiert auf den Vorgaben der ISO/IEC 21964 für die Datenträgervernichtung. Ein standardisierter Nachweis enthält in der Regel folgende Angaben:

1. Stammdaten zum Auftrag

Auftraggeber:

Name und Anschrift Ihres Unternehmens / Ihrer Organisation.

Auftragnehmer:

Angaben zum ausführenden REISSWOLF-Standort.

Auftragsnummer/
Zertifikatsnummer:

Eine eindeutige Identifikationsnummer zur Nachverfolgung der spezifischen Vernichtung und des gesamten Auftrags.

2. Details zur Übernahme und Menge

Übernahmedatum &
Vernichtungsdatum:

Wann das Material abgeholt und wann es final geschreddert wurde.

Menge & Volumen:

Anzahl und Art der Sicherheitsbehälter (z. B. 240-Liter-Sicherheitsbehälter) oder das genaue Gewicht des Materials.

Behälternummern/
Barcodes:

Jede Sicherheitsbox wird per Barcode erfasst und lückenlos getrackt. Diese Nummern tauchen im Protokoll auf.

3. Technische Angaben (Sicherheitsstufen)

Materialklassifizierung:

Bestätigung, worum es sich handelte (z. B. Papier, Festplatten, CDs).

Schutzklasse &
Sicherheitsstufe:

Angabe der angewendeten Sicherheitsstufe nach ISO/IEC 21964 (z.B. Sicherheitsstufe P-4 für vertrauliche Dokumente auf Papier)

4. Rechtliche Absicherung und Unterschrift

DSGVO-Konformitätserklärung:

Eine schriftliche Bestätigung, dass die Vernichtung unwiderruflich, datenschutzkonform und im Rahmen einer Auftragsverarbeitung stattgefunden hat.

Unterschrift / Siegel:

Die offizielle Freigabe und Bestätigung durch den zuständigen Betriebsleiter oder Datenschutzbeauftragten des Entsorgers.

Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen

Bevor Sie Ihre Unterlagen zur Aktenvernichtung geben, sollten Sie natürlich sicherstellen, dass die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind und Sie die Unterlagen tatsächlich nicht mehr benötigen. Ist die Frist abgelaufen, kommt es bei der Vernichtung selbst auf die passende Sicherheitsstufe an.
Eine ausführliche Aufschlüsselung der Aufbewahrungsfristen finden Sie in unserem Blog-Beitrag:

Aufbewahrungsfristen

Aktenvernichtung Aufbewahrungfrist
Aufbewahrungsfrist Betrifft z.B. Rechtsgrundlage
6 Jahre Empfangene und versendete Handels- und Geschäftsbriefe § 147 AO
8 Jahre Buchungsbelege, Rechnungen, Kostenbelege (seit 1.1.2025, zuvor 10 Jahre) § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB
10 Jahre Jahresabschlüsse, Handelsbücher, Inventare § 257 HGB, § 147 AO
Einzelfälle Z.B. bestimmte Personal- oder Rentenunterlagen, teils deutlich länger Individuelle Prüfung empfohlen

Unsere Kundenbewertungen

Noch offene Fragen?

Was passiert, wenn die Sicherheitsstufen nicht eingehalten werden?

Ein Nichteinhalten der Sicherheitsstufen, und ein daraus resultierender Datenverlust, ist ein Verstoß gegen die DSGVO. Je nach Schwere des Verstoßes können enorme Bußgelder fällig werden. Diese können bis zu 20 Millionen Euro oder aber bis zu 4 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes betragen. Eine DSGVO-konforme Aktenvernichtung ist deshalb unerlässlich.

Bezieht sich die Aktenvernichtung nur auf Papier?

Die Zeiten, in denen wichtige Daten nur auf Papier gedruckt und in Ordnern und Akten gelagert wurden, sind lange vorbei. Deswegen bietet unser Partner REISSWOLF nicht nur die Aktenvernichtung von Dokumenten in Papierformat an, sondern auch alle Arten von Datenträgern.

Erhält man einen Nachweis über die Vernichtung?

Ja. Lassen Sie Ihre Akten, Dokumente etc. bei ScanProfi über unseren Partner REISSWOLF vernichten, erhalten Sie ein Vernichtungszertifikat zu Ihrem Auftrag. Mehr dazu im Abschnitt Vernichtungszertifikat weiter oben.

Wie läuft die Abholung der Akten ab?

ScanProfi organisiert über REISSWOLF eine professionelle Aktenlogistik. Ihre Akten und Ordner werden sicher und zuverlässig direkt bei Ihnen abgeholt. Den genauen Ablauf stimmen wir individuell mit Ihnen ab.

Lassen Sie sich gerne von uns telefonisch beraten.
So erreichen Sie uns:
anfrage@scan-profi.de
0800 - 888 24 00
Gratis-Kundenservice
08:00–16:00 Uhr

Kundenservice
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(Montag - Donnerstag: 08:00 Uhr - 16:00 Uhr)
(Freitag: 08:00 Uhr - 14:00 Uhr)
Kostenlose Telefon-Hotline
0800 - 888 24 00
(Montag - Donnerstag: 08:00 Uhr - 16:00 Uhr)
(Freitag: 08:00 Uhr - 14:00 Uhr)
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