Belege scannen und digitalisieren lassen
Das manuelle Durchsuchen von Belegen kann viel Zeit kosten und das Archivieren dieser Belege zusätzlich auch viel Raum in Ihrem Unternehmen einnehmen, den Sie eigentlich für Ihr Kerngeschäft nutzen könnten, anstatt Aktenberge zu stapeln. Mit dem Scannen und Digitalisieren Ihrer Belege können Sie diese Recherchezeit und wertvollen Platz in Ihrem Archiv sparen und sich so voll und ganz Ihrem Kerngeschäft widmen. Dabei sind Ihre Belege sicher und zeitlos digital konserviert.
Wo andere Anbieter Mühe haben kleinere Dokumente, wie etwa Belege zu scannen, geschieht das Digitalisieren Ihrer Belege bei ScanProfi problemlos, denn unser Scan Service wird ganz individuell auf Ihre Wünsche und Anforderungen angepasst. Zusätzlich zeigen wir Ihnen auch, wie Sie Ihre digitalen Belege am besten mit einem Datenmanagementsystem verwalten und so maximal von der Digitalisierung Ihrer Belege profitieren, indem Sie die Recherchedauer auf ein Minimum senken.
Wie das geht? Unsere Hochleistungsscanner lesen Ihre Belege mit OCR/ICR-Technologie aus und machen diese so für Ihr Datenmanagementsystem lesbar. So können Worte, Sätze oder auch Barcodes erfasst werden. Mit unseren Scan Service können Sie ihr eigenes elektronisches Archiv aufbauen, indem Sie Ihre Belege scannen und digitalisieren lassen – natürlich mit dem höchsten Datenschutz!
Ihre Vorteile
Modernste Scantechnik
Zuverlässige Datensicherheit durch ScanLOCK©
Persönliche Beratung
Service-Angebot
Unser BASIC Paket zum Scannen und Digitalisieren von Belegen
Einfaches & kostengünstiges Scannen und Digitalisieren Ihrer Unterlagen
Im BASIC Paket ist der Standard-Service des Scannen und Digitalisieren der Belege enthalten. Teile davon sind eine professionelle Beratung durch einen unserer Mitarbeiter, der auch für Sie als Ansprechpartner zur Verfügung steht, und das zuverlässiges Sicherheitsverfahren ScanLOCK.
Wenn Sie Belege günstig scannen und digitalisieren lassen wollen und Sie keine höhere Auflösung benötigen wie 300 dpi ist das BASIC Paket eine gute Wahl. Sie können sogar auswählen auf welchem Speichermedium die digitalisierten Belege gespeichert werden sollen und zwischen den Formaten PDF-A, JPEG und TIFF auswählen. Ein besonderer Service ist die kostenlose Belegaufbereitung!
Alle Leistungen des BASIC Pakets sind in allen anderen Paketen mitinbegriffen.
Unsere Empfehlung: Das BASIC Paket empfehlen wir kleineren Unternehmen, die zwar verpflichtet sind Belege zu archivieren, aber nicht aktiv damit arbeiten müssen.
Unser ADVANCED Paket mit OCR-Service beim Scannen & Digitalisieren
Scannen & Digitalisieren von Belegen mit OCR-/ICR-Technologie zur Datenbearbeitung und Texterkennung
Wie bereits erwähnt sind die Leistungen des BASIC Pakets auch Inhalt beim ADVANCED Paket. Was das ADVANCED Paket auszeichnet, ist die zusätzliche OCR-Texterkennung die einen Mehrwert für Ihr digitales Archiv liefert.
Mit der OCR-Technologie werden Ihre Belege so gescannt, dass die digitale Version weiterhin lesbar bleibt, also nicht nur ein Bild des Belegs abgespeichert wird, sondern sie z. B. mit der Suchfunktion einzelnen Begriffe in den digitalen Belegen finden können. Es besteht auch die Option Ihre Belege mit einem Barcode zu versehen oder sie farbig zu scannen. So ist die Arbeit mit der digitalen Kopie noch komfortabler.
Im ADVANCED Paket ist die ordnungsgemäße Aktenvernichtung inklusive!
Unsere Empfehlung: Wenn Sie planen mit Ihren digitalisierten Belegen weiterhin zu arbeiten und sie nicht nur zu archivieren ist das ADVANCED Paket genau das richtige für Sie!
Unser absolutes PREMIUM Paket inkl. Transport für Ihre Belege
Super Angebot für das Scannen & Digitalisieren Ihrer Belege – Abholung, sowie Vernichtung bzw. Rücktransport nach dem Scannen & Digitalisieren
Wollen Sie das Komplettpaket für das Scannen und Digitalisieren Ihrer Belege, bekommen Sie das mit dem PREMIUM-Paket. Neben den Leistungen des BASIC- und ADVANCED-Paket erhalten Sie beim Scannen mit dem PREMIUM-Paket eine besonders hohe Auflösung mit bis zu 400 dpi und eine manuelle Indexierung Ihrer Belege. Neben der Speicherung auf physischen Datenträgern ist es hier auch mögliche die digitale Version Ihrer Belege per Download zu erhalten.
Sollen Ihre Belege zum Scannen und Digitalisieren bei Ihnen abgeholt werden und wieder zurückgebracht oder anschließend vernichtet werden, ist das beim PREMIUM-Paket mit inbegriffen.
Unsere Empfehlung: Wenn Sie einen komplett Service von der Abholung, Digitalisierung und Indexierung, bis zur Vernichtung Ihrer Belege wünschen, sollten Sie sich für das umfangreiche PREMIUM-Paket entscheiden.
Individuelle Anfrage stellen
Wenn Sie weitere Fragen zu unseren Paketen haben oder einen speziellen Service wünschen, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren. Wir bieten Ihnen eine umfangreiche Beratung und können Ihnen ein individuelles Angebot machen.
Nutzen Sie ganz einfach das Anfrageformular und wir melden uns umgehend bei Ihnen – Wir sind für Sie dann wenn Sie Ihre Belege Scannen & Digitalisieren lassen möchten!
Jetzt unverbindlich anfragen
Sie haben Fragen oder möchten ein unverbindliches Angebot?
Wir setzen uns umgehend mit lhnen in Verbindung und bieten Ihnen eine individuelle Beratung!
Kompetente Beratung
Individuelle Scan-Lösungen
Professionelle Digitalisierung
Allgemeine Scan-Infos
| Scanbare Formate | • Scanmöglichkeiten: Simplex (einseitig) & Duplex (beidseitig) • Format: • Kleinformat: Vom Kassenbeleg – DIN A3 • Großformat (Pläne, etc): Bis 1 Meter Breite |
| Auflösung beim Scannen & Digitalisieren von Belegen | Standardauflösung: 200-300 dpi (nach Absprache); Upgrade auf 600 dpi möglich |
| Ausgabe Dateiformate & Farben | Dateiformate: PDF-A, JPEG, TIFF Farben: Graustufen, Schwarz-Weiß, natürliche Farben |
| Technologien zur Scanbearbeitung | • OCR-Technologie = optische Texterkennung von maschinellen Schriftstücken • ICR-Technologie = optische Texterkennung von handschriftlichen Texten |
| Möglichkeiten der Archivierung | • Archivierung von Akten, Dokumenten, Belegen & Datenträgern • Aktenarchivierung nach Datenschutz • Einlagerung, sichere Aufbewahrung, & digitale Verwaltung bei der Archivierung Ihrer Ordner |
| Datenschutz für Ihre Belege | Gesichert durch ScanLOCK© & Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes und den Bestimmungen gemäß GOBS/GoBIT und GDPdU |
Ablauf
Schritt 1: Angebot
Unser Scanservice startet mit einem individuellen Beratungsgespräch, aus dem Ihre Anforderungen und Wünsche hervorgehen. Wir bieten Ihnen daraus ein auf Sie zugeschnittenes Scan-und Digitalisierungskonzept für Ihre Belege an.
Schritt 2: Abholung
Wurde die perfekte Lösung für Ihre Belege gefunden, holen wir diese bei Ihnen vor Ort ab. Für den Transport werden spezielle Behälter zur Verfügung gestellt, damit Ihre Belege sicher und wohlbehalten bei uns in der Produktion ankommen.
Schritt 3: Vorbereitung zum Scannen
In der Vorbereitung zum Scannen der Belege werden störende Elemente wie Tackernadeln, Büroklammern, Klarsichtfolien oder Post-its entfernt, um ein einwandfreies Ergebnis beim Scannen und Digitalisieren der Belege zu erreichen.
Schritt 4: Scannen & Digitalisieren Ihrer Belege
Die Standardauflösung beim Scannen von Belegen ist 300 dpi. Bei Bedarf ist auch eine Auflösung zwischen 50 – 600 dpi möglich. Ihre fertig digitalisierten Belege können Sie in Formaten wie PDF, TIFF, PNG und vielen weiteren erhalten.
Optional – Schritt 5: Texterkennung mit OCR/ICR-Technologie, Sortieren & Indizieren Ihrer Daten
Während des Scannens werden Ihre Belege mit einer OCR/ICR-Technologie versehen, um eine Volltextsuche in der digitalisierten Datei zu ermöglichen. Auf Wunsch werden Ihre nun digitalisierten Daten sortiert und indiziert.
Schritt 6: Zusendung Ihrer Daten
Nach der abgeschlossenen Digitalisierung Ihrer Belege erhalten Sie die Daten per USB-Stick, DVD oder verschlüsseltem Download. Sollten Sie bereits ein Online-Portal für Ihr DMS besitzen, können wir die Daten auch direkt auf Ihren Server aufspielen.
Schritt 7: Vernichtung oder Rücktransport Ihrer Belege
Zum Abschluss des Scannen und Digitalisieren Ihrer Belege können wir Ihre Unterlagen wieder an Sie zurück schicken oder Vernichten sie sachgemäß.
Kundenbeispiel
Frau Müller (Name geändert) führt ein kleines Familienunternehmen. Die Geschäfte laufen gut und es haben sich mittlerweile einige Belege angesammelt, die noch unter die Aufbewahrungsfrist fallen jedoch nicht mehr aktiv im Geschäftsalltag benötigt werden. Damit das Archiv nicht in kürze aus allen Nähten platzt, hat sich Frau Müller dazu entschieden, Ihr Archiv zu digitalisieren.
Nach einer ausführlichen Recherche ist Frau Müller auf ScanProfi gestoßen deren Angebot perfekt auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens passt. Mit Ihrem Ansprechpartner bei ScanProfi hat Frau Müller die Abholung der Belege vor Ort abgeklärt und dass die Belege mit der OCR-Technologie digitalisiert werden sollen, sollte es doch einmal notwendig werden einen Beleg rauszusuchen soll das schließlich nicht mehr Zeit in Anspruch nehmen als unbedingt notwendig.
Da das Unternehmen von Frau Müller kein Daten-Management-System besitzt, wurde mit ScanProfi zusammen die Struktur eines PDF-Archivs ausgeklügelt. Die Daten wurden Frau Müller auf einem USB-Stick gespeichert und die alten Belege ordnungsgemäß entsorgt.
Warum Scan-Profi
Ihr Experte für den Mittelstand und Konzerne
Durch Qualität, Kompetenz und Erfahrung hat sich unser Unternehmen zum Profi entwickelt, wenn es darum geht, Ihre Belege zu scannen und zu digitalisieren. Egal ob Großkonzern oder Unternehmen aus dem Mittelstand, wir sind Ihr kompetenter Ansprechpartner zum Scannen und Digitalisieren Ihrer Belege.
Wieso? Weil wir unseren Scan Service auf die Wünsche und Anforderungen unserer Kunden auslegen! Dabei arbeiten wir mit modernster Technik und gut geschulten Mitarbeitern, um Ihnen beim Scannen und Digitalisieren Ihrer Belege höchste Qualität und Sicherheit bieten zu können.
Neben unserem Scan Service beraten wir Sie auch gerne zum Datenmanagement Ihrer neu digitalisierten Belege und finden für Sie das passende Datenmanagementsystem. So können Sie jeden Vorteil nutzen, den Ihnen das Scannen und Digitalisieren Ihrer Belege bringt.
Übrigens: Egal ob Mainz, Münster, Dresden, Bochum, Duisburg, Essen, Hamburg, Köln, Frankfurt, München oder Berlin, wir scannen und digitalisieren Ihre Belege deutschlandweit und kümmern uns auf Wunsch um Abholung, Rücktransport, Vernichtung der Belege oder Archivierung.
Belege scannen und digitalisieren – wir wissen wie!
Beim Scannen und Digitalisieren von Belegen kommt es uns vor allem auf zwei Dinge an: Professionalität und Effizienz, denn nur so sorgen wir dafür, dass Sie durch die Digitalisierung Ihrer Belege wertvollen Raum zurückgewinnen und Ihre wichtigen Belege dennoch verfügbar sind – digital.
Egal ob Ihre Belege als lose Kassenbons vorliegen oder in DIN A5 oder DIN A4 Format, ScanProfi scannt Ihre Belege bis zu einer Größe von DIN A3 aber auch kleine Formate wie bei Kassenbons. Sollten Ihre Belege an andere Unterlagen angeheftet sein, entfernen wir diese vor dem Scannen und bereiten Ihren Belege auf das Digitalisieren vor.
Übrigens: Gerne Scannen und Digitalisieren wir auch Ihre Akten, Ordner oder sonstige Dokumente.
Starten Sie mit ScanProfi in das digitale Zeitalter!
Wir schaffen Ihnen neuen Raum und sichern Ihre Daten.
Jetzt unverbindlich anfragenHäufig gestellte Fragen zum Scannen und Digitalisieren von Ordnern
Belege scannen, digitalisieren & mit OCR-Texterkennung einfach auslesbar machen
Nach dem Scannen und Digitalisieren Ihrer Belege haben Sie die Möglichkeit diese mithilfe einer ICR-/ OCR-Software auslesbar zu machen und so die Recherche in Ihrem Unternehmen stark zu vereinfachen.
Im Detail erklärt: Die OCR-Texterkennung, kurz für Optical Character Recognition, auf Deutsch auch als optische Texterkennung bezeichnet, ermöglicht es digital vorliegende Texte, die ursprünglich maschinell erstellt wurde, elektronisch auszulesen und so den Text erkennbar zu machen. Die ICR-Technologie, kurz für Intelligent Character Recognition, auf Deutsch auch als intelligente Zeichenerkennung bezeichnet, ermöglicht es Texte, die digital vorliegen und ursprünglich handschriftlich erstellt wurden, elektronisch auszulesen und den Text so auch mit dem Computer auslesbar zu machen.
Mithilfe dieser Technologien können Sie Ihre Texte also einfach nach einem Wort, Begriff oder auch nach einer Barcode-Nummer durchsuchen, da der Inhalt des Textes genauso elektronisch erfasst ist, wie die Oberfläche der Belege. Dies ermöglicht es Ihnen, Ihre Belege nach dem Digitalisieren in Ihrem elektronischen Archiv in Sekundenschnelle nach verschiedenen Begriffen zu durchsuchen. Damit gehört das lange Suchen in Rechnungsordnern der Vergangenheit an.
Übrigens: Die OCR/ICR-Technologie kann bei allen gängigen Formaten angewendet werden, wie z. B. PDF, TIFF, JPEG, GIF usw. Das gängigste Format zum Scannen und Digitalisieren von Belegen ist dabei das PDF.
Wir empfehlen Ihnen für Ihr neues digitales Archiv an Belegen auch ein Datenmanagementsystem um Ihre Belege einfach zu organisieren und zu archivieren. Außerdem können Sie in einem neuen digitalen Verzeichnis Ihre Belege sortieren, etwa nach Rechnungsnummer, Datum, Kundennummer o. Ä.
Höchster Datenschutz beim Scannen und Digitalisieren von Belegen
Ihre Belege werden von unserem geschulten Personal streng nach den Richtlinien des Bundesdatenschutzes sowie den Bestimmungen gemäß GDPdU und GOBS/GoBIT gescannt. So ist Ihnen beim Scannen und Digitalisieren Ihrer Belege höchste Sicherheit und Diskretion garantiert.
Verlassen Sie sich auf unser System, dass durch mehrere Firewalls vor externen Zugriffen geschützt ist und so eine sichere Datenumgebung für die Digitalisierung Ihrer Belege schafft. Zusätzlich arbeiten wir für einen verlässlichen Datenschutz mit dem ScanLOCK©-Prozess. Mehr zu der Sicherheit Ihrer Belege und sonstigen Daten beim Digitalisieren erfahren Sie hier: ScanLOCK©
Belege scannen und digitalisieren mit Hochleistungsscannern
Zum Scannen und Digitalisieren Ihrer Belege setzen wir auf Hochleistungsscanner. Dabei können Ihre Belege nach dem Scannen mit einer Auflösung von 200 dpi bis zu 600 dpi wiedergegeben werden. Auch haben Sie die Wahl, ob Sie Ihre Belege in Schwarz-Weiß, Graustufen oder in originalgetreuen Farben digitalisieren lassen möchten.
Standardmäßig scannen wir Ihre Belege mit einer Auflösung von 300 dpi, um Ihnen die passende Qualität zu liefern und gleichzeitig möglichst wenig Platz auf Ihrem Server in Anspruch zu nehmen, Gerne passen wir unseren Scan Service aber auch an Ihre individuellen Anforderungen an.
Zudem können unsere Hochleistungsscanner Ihre Belege sowohl im Simplex- als auch im Duplex-Verfahren scannen. So können Sie Ihre Belege scannen und digitalisieren wie Sie es möchten.
Das Scannen und Digitalisieren von Belegen hat diese Vorteile für Sie:
- verfügbaren Platz besser nutzen möchten
- Lagerkosten reduzieren möchten
- den Suchaufwand bei Daten auf ein Minimum reduzieren möchten
- ein papierloses Büro anstreben
- die Digitalisierung Ihres Unternehmens vorantreiben möchten
Vorteile eines digitalen Archivs für Ihre Dokumente:
- Beschleunigung der Informationsverfügbarkeit innerhalb Ihres Unternehmens
- Steigerung der Effizienz bei Arbeitsprozessen durch Datenmanagement & digitale Vernetzung
- Stärkung Ihres Kerngeschäfts durch Reduzierung von Recherchearbeit
- Einsparen von Kosten und Platz durch die Digitalisierung von Belegen
Kostenlose Profi-Beratung
Christian Hörl
Geschäftsführer
0800 – 888 24 00
[email protected]
Mo.-Fr. 9:00-17:00 Uhr