Lassen Sie Ihre Belege scannen und digitalisieren

Das manuelle Durchsuchen von Belegen kann viel Zeit kosten und das Archivieren dieser Belege zusätzlich auch viel Raum in Ihrem Unternehmen einnehmen, den Sie eigentlich für Ihr Kerngeschäft nutzen könnten, anstatt Aktenberge zu stapeln. Mit dem Scannen und Digitalisieren Ihrer Belege können Sie diese Recherchezeit und wertvollen Platz in Ihrem Archiv sparen und sich so voll und ganz Ihrem Kerngeschäft widmen. Dabei sind Ihre Belege sicher und zeitlos digital konserviert.

Wo andere Anbieter Mühe haben kleinere Dokumente, wie etwa Belege zu scannen, geschieht das Digitalisieren Ihrer Belege bei ScanProfi problemlos, denn unser Scan Service wird ganz individuell auf Ihre Wünsche und Anforderungen angepasst. Zusätzlich zeigen wir Ihnen auch, wie Sie Ihre digitalen Belege am besten mit einem Datenmanagementsystem verwalten und so maximal von der Digitalisierung Ihrer Belege profitieren, indem Sie die Recherchedauer auf ein Minimum senken.

Wie das geht? Unsere Hochleistungsscanner lesen Ihre Belege mit OCR/ICR-Technologie aus und machen diese so für Ihr Datenmanagementsystem lesbar. So können Worte, Sätze oder auch Barcodes erfasst werden. Mit unseren Scan Service können Sie ihr eigenes elektronisches Archiv aufbauen, indem Sie Ihre Belege scannen und digitalisieren lassen – natürlich mit dem höchsten Datenschutz!

Kostenlose Profi-Beratung
Christian Hörl - ScanProfi

Christian Hörl
Geschäftsführer


0800 – 888 24 00
anfrage@scan-profi.de
Mo.-Fr. 9:00-17:00 Uhr

Die Digitalisierungs-PAKETE für Ihre Belege

Von der Profi-Beratung bis zur professionellen Aktenvernichtung

BASIC

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  • Daten per Download
  • Scan in Farbe
  • Barcode-Erkennung
  • OCR-Texterkennung
  • Akten-Vernichtung
  • Manuelle Indexierung
  • Rücksortierung
  • Abholung -und Rücktransport

Belege scannen & digitalisieren mit ScanProfi

Ihre Vorteile

  • Verwendung modernster Hochleistungsscanner
  • Scanergebnis mit natürlichen Farben & originalgetreuen Abbildungen
  • Auflösung von 200 dpi  bis 600 dpi nach Ihren individuellen Anforderungen
  • TOP Scan-Service angepasst auf Ihre Vorstellungen
  • Geschulte Mitarbeiter
  • Höchster Datenschutz mit ScanLOCK©

Die 7 Ablauf-Schritte beim Scannen Ihrer Belege

1. Scan- und Digitalisierungsanforderungen werden individuell analysiert

2. Versand oder Abholung der Belege

3. Ihre Belege werden auf das Scannen vorbereitet

4. Verwendung von Hochleistungsscannern zum Digitalisieren Ihrer Belege

5. Anwendung spezieller Software zum Aufspielen von OCR/ICR-Technologien bei Ihren digitalen Belegen

6. Bereitstellung der digitalisierten Belege nach dem Scannen

7. Fachgerechte Vernichtung der alten Belege in Papierform oder auf Wunsch Rücktransport

Das Wichtigste zum Scannen & Digitalisieren Ihrer Belege auf einen Blick

Scanbare Formate• Scanmöglichkeiten: Simplex (einseitig) & Duplex (beidseitig)
• Format:
□ Kleinformat: Vom Kassenbeleg – DIN A3
□ Großformat (Pläne, etc): Bis 1 Meter Breite
Auflösung beim Scannen & Digitalisieren von BelegenStandardauflösung: 200-300 dpi (nach Absprache);
Upgrade auf 600 dpi möglich
Ausgabe Dateiformate & FarbenDateiformate: PDF-A, JPEG, TIFF
Farben: Graustufen, Schwarz-Weiß, natürliche Farben
Technologien zur Scanbearbeitung• OCR- Technologie = optische Texterkennung von maschinellen Schriftstücken
• ICR- Technologie = optische Texterkennung von handschriftlichen Texten
Möglichkeiten der Archivierung• Archivierung von Akten, Dokumenten, Belegen & Datenträgern
• Aktenarchivierung nach Datenschutz
• Einlagerung, sichere Aufbewahrung, & digitale Verwaltung bei der Archivierung Ihrer Ordner
Datenschutz für Ihre BelegeGesichert durch ScanLOCK©
& Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes und den Bestimmungen gemäß GOBS/GoBIT und GDPdU
Belege scannen digitalisieren lassen

Das Scannen und Digitalisieren von Belegen ist für Ihr Unternehmen interessant, wenn Sie…

  • verfügbaren Platz besser nutzen möchten
  • Lagerkosten reduzieren möchten
  • den Suchaufwand bei Daten auf ein Minimum reduzieren möchten
  • ein papierloses Büro anstreben
  • die Digitalisierung Ihres Unternehmens vorantreiben möchten

Ihr Profi für das Scannen und Digitalisieren von Belegen für mittelständische Unternehmen

Durch Qualität, Kompetenz und Erfahrung hat sich unser Unternehmen zum Profi entwickelt, wenn es darum geht, Ihre Belege zu scannen und zu digitalisieren. Egal ob Großkonzern oder Unternehmen aus dem Mittelstand, wir sind Ihr kompetenter Ansprechpartner zum Scannen und Digitalisieren Ihrer Belege.

Wieso? Weil wir unseren Scan Service auf die Wünsche und Anforderungen unserer Kunden auslegen! Dabei arbeiten wir mit modernster Technik und gut geschulten Mitarbeitern, um Ihnen beim Scannen und Digitalisieren Ihrer Belege höchste Qualität und Sicherheit bieten zu können.

Neben unserem Scan Service beraten wir Sie auch gerne zum Datenmanagement Ihrer neu digitalisierten Belege und finden für Sie das passende Datenmanagementsystem. So können Sie jeden Vorteil nutzen, den Ihnen das Scannen und Digitalisieren Ihrer Belege bringt.

Übrigens: Egal ob Mainz, Münster, Dresden, Bochum, Duisburg, Essen, Hamburg, Köln, Frankfurt, München oder Berlin,  wir scannen und digitalisieren Ihre Belege deutschlandweit und kümmern uns auf Wunsch um Abholung, Rücktransport, Vernichtung der Belege oder Archivierung.

Der ScanProfi Service zum Scannen & Digitalisieren von Belegen im Überblick

  • Standard-Angebot: Scannen & Digitalisieren von Belegen und sonstigen Dokumenten (mit Abholservice und Zurücklieferung auf Wunsch)
  • OCR-Service: Belege scannen & digitalisieren PLUS OCR/ICR-Software zur Texterkennung der Dateien
  • Premium-Service mit Transport: Scannen & Digitalisieren von Belegen PLUS Vernichtung der Originaldokumente nach dem Scannen & Digitalisieren oder Rücktransport

Starten Sie mit ScanProfi in das digitale Zeitalter!

Wir schaffen Ihnen neuen Raum und sichern Ihre Daten.

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Belege scannen

Belege scannen und digitalisieren – wir wissen wie!

Beim Scannen und Digitalisieren von Belegen kommt es uns vor allem auf zwei Dinge an: Professionalität und Effizienz, denn nur so sorgen wir dafür, dass Sie durch die Digitalisierung Ihrer Belege wertvollen Raum zurückgewinnen und Ihre wichtigen Belege dennoch verfügbar sind – digital.

Egal ob Ihre Belege als lose Kassenbons vorliegen oder in DIN A5 oder DIN A4 Format, ScanProfi scannt Ihre Belege bis zu einer Größe von DIN A3 aber auch kleine Formate wie bei Kassenbons. Sollten Ihre Belege an andere Unterlagen angeheftet sein, entfernen wir diese vor dem Scannen und bereiten Ihren Belege auf das Digitalisieren vor.

Übrigens: Gerne Scannen und Digitalisieren wir auch Ihre Akten, Ordner oder sonstige Dokumente.

Digitales Archiv mit Datenmanagementsystem: Ihre Vorteile

  • Beschleunigung der Informationsverfügbarkeit innerhalb Ihres Unternehmens
  • Steigerung der Effizienz bei Arbeitsprozessen durch Datenmanagement & digitale Vernetzung
  • Stärkung Ihres Kerngeschäfts durch Reduzierung von Recherchearbeit
  • Einsparen von Kosten und Platz durch die Digitalisierung von Belegen
Belege einscannen

Belege scannen, digitalisieren & mit OCR-Texterkennung einfach auslesbar machen

Nach dem Scannen und Digitalisieren Ihrer Belege haben Sie die Möglichkeit diese mithilfe einer ICR-/ OCR-Software auslesbar zu machen und so die Recherche in Ihrem Unternehmen stark zu vereinfachen.

Im Detail erklärt: Die OCR-Texterkennung, kurz für Optical Character Recognition, auf Deutsch auch als optische Texterkennung bezeichnet, ermöglicht es digital vorliegende Texte, die ursprünglich maschinell erstellt wurde, elektronisch auszulesen und so den Text erkennbar zu machen. Die ICR-Technologie, kurz für Intelligent Character Recognition, auf Deutsch auch als intelligente Zeichenerkennung bezeichnet, ermöglicht es Texte, die digital vorliegen und ursprünglich handschriftlich erstellt wurden, elektronisch auszulesen und den Text so auch mit dem Computer auslesbar zu machen.

Mithilfe dieser Technologien können Sie Ihre Texte also einfach nach einem Wort, Begriff oder auch nach einer Barcode-Nummer durchsuchen, da der Inhalt des Textes genauso elektronisch erfasst ist, wie die Oberfläche der Belege. Dies ermöglicht es Ihnen, Ihre Belege nach dem Digitalisieren in Ihrem elektronischen Archiv in Sekundenschnelle nach verschiedenen Begriffen zu durchsuchen. Damit gehört das lange Suchen in Rechnungsordnern der Vergangenheit an.

Übrigens: Die OCR/ICR-Technologie kann bei allen gängigen Formaten angewendet werden, wie z. B. PDF, TIFF, JPEG, GIF usw. Das gängigste Format zum Scannen und Digitalisieren von Belegen ist dabei das PDF.

Wir empfehlen Ihnen für Ihr neues digitales Archiv an Belegen auch ein Datenmanagementsystem um Ihre Belege einfach zu organisieren und zu archivieren. Außerdem können Sie in einem neuen digitalen Verzeichnis Ihre Belege sortieren, etwa nach Rechnungsnummer, Datum, Kundennummer o. Ä.

Rechnungen digitalisieren

Belege scannen und digitalisieren mit Hochleistungsscannern

Zum Scannen und Digitalisieren Ihrer Belege setzen wir auf Hochleistungsscanner. Dabei können Ihre Belege nach dem Scannen mit einer Auflösung von 200 dpi bis zu 600 dpi wiedergegeben werden. Auch haben Sie die Wahl, ob Sie Ihre Belege in Schwarz-Weiß, Graustufen oder in originalgetreuen Farben digitalisieren lassen möchten.

Standardmäßig scannen wir Ihre Belege mit einer Auflösung von 300 dpi, um Ihnen die passende Qualität zu liefern und gleichzeitig möglichst wenig Platz auf Ihrem Server in Anspruch zu nehmen, Gerne passen wir unseren Scan Service aber auch an Ihre individuellen Anforderungen an.

Zudem können unsere Hochleistungsscanner Ihre Belege sowohl im Simplex- als auch im Duplex-Verfahren scannen. So können Sie Ihre Belege scannen und digitalisieren wie Sie es möchten.

Belege digitalisieren scannen

Höchster Datenschutz beim Scannen und Digitalisieren von Belegen

Ihre Belege werden von unserem geschulten Personal streng nach den Richtlinien des Bundesdatenschutzes sowie den Bestimmungen gemäß GDPdU und GOBS/GoBIT gescannt. So ist Ihnen beim Scannen und Digitalisieren Ihrer Belege höchste Sicherheit und Diskretion garantiert.

Verlassen Sie sich auf unser System, dass durch mehrere Firewalls vor externen Zugriffen geschützt ist und so eine sichere Datenumgebung für die Digitalisierung Ihrer Belege schafft. Zusätzlich arbeiten wir für einen verlässlichen Datenschutz mit dem ScanLOCK©-Prozess. Mehr zu der Sicherheit Ihrer Belege und sonstigen Daten beim Digitalisieren erfahren Sie hier: ScanLOCK©

Verarbeitung | Ablauf

Unsere Scanverarbeitung beim Digitalisieren Ihrer Belege im Detail

SchritteVorgang beim Scannen & digitalisieren Ihrer Belege
Schritt 1: AngebotUnser Scanservice beginnt mit einem individuellen Beratungsgespräch, aus dem Ihre Anforderungen und Wünsche hervorgehen. Wir bieten Ihnen daraus ein auf Sie zugeschnittenes Scan-und Digitalisierungskonzept für Ihre Ordner an.
Schritt 2: AbholungHaben wir eine optimale Lösung für Ihre Ordner gefunden, so holen wir diese mit unserem Kurier bei Ihnen ab. Für den Transport werden spezielle Ordnerbehälter zur Verfügung gestellt, damit Ihre Ordner sicher und wohlbehalten bei uns in der Produktion ankommen.
Schritt 3:Vorbereitung zum ScannenSobald diese unsere Produktionsstätte erreicht haben, nehmen sehr gut geschulte Mitarbeiter Ihre Ordner in Empfang und bereiten den Inhalt für das Scannen und Digitalisieren vor. Die Scanvorbereitung umfasst das Entfernen von Büroklammern, Klarsichtfolien, Post-its, Tackernadeln und weiteren angehefteten Notizen, um ein einwandfreies Scannen und Digitalisieren des Ordnerinhaltes zu ermöglichen.
Schritt 4: Scannen & Digitalisieren Ihrer BelegeNachdem die Scanvorbereitung abgeschlossen ist, beginnen wir, den Inhalt Ihrer Ordner mit unseren Hochleistungsscannern zu digitalisieren. Wir scannen dabei mit einer Standardauflösung von 300 dpi. Auf Wunsch können Sie zwischen einer Auflösung von 50-600 dpi wählen. Sie erhalten im Anschluss Ihre gescannten Ordnerdaten in allen gängigen Formaten wie PDF, JPG, JPEG, TIFF, PNG und vielen anderen mehr.
Optional- Schritt 5: Texterkennung mit OCR/ICR-Technologie, Sortieren & Indizieren Ihrer DatenWährend des Scannens werden Ihre Ordnerdaten mit einer OCR/ICR-Technologie versehen, um eine Volltextsuche in der digitalisierten Datei zu ermöglichen. Auf Wunsch werden Ihre nun digitalisierten Daten sortiert und indiziert.
Schritt 6: Zusendung Ihrer DatenWir senden Ihnen nach erfolgreicher Digitalisierung Ihren elektronischen Ordnerinhalt per DVD, USB-Stick oder verschlüsseltem Download zu. Wenn Sie bereits ein Online-Portal für Ihr DMS besitzen, spielen wir Ihnen gerne die aufbereiteten Daten direkt auf Ihren Server.
Optional- Schritt 7: Vernichtung oder Rücktransport Ihrer BelegeAuch die Vernichtung Ihrer Belege oder den Rücktransport nach dem Scannen übernehmen wir auf Wunsch für Sie.

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