Digitale Archivierung für Unternehmen – das digitale Archiv

Wir geben Antworten auf Fragen rund um das Thema digitale Archivierung. Im Blickpunkt stehen die Themen Vorteile, Aufbau und Struktur, geeignete Softwarelösungen – z.B. OCR Software – für ein digitales Archiv und gesetzliche Aufbewahrungsfristen von buchungsrelevanten Dokumenten. Wir begleiten Sie in das digitale Zeitalter und dank der digitalen Archivierung in das papierloses Büro . Gemeinsam zeigen wir Ihnen professionelle Lösungen, um Ihre kostbaren Unterlagen in einer digitalen Archivierung zu sichern und somit Ihr Ablagesystem im Büro zu verbessern.

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Christian Hörl - ScanProfi

Christian Hörl
Geschäftsführer


0800 – 888 24 00
anfrage@scan-profi.de
Mo.-Fr. 9:00-17:00 Uhr

Digitale Archivierung von ScanProfi & Ihre Vorteile

  • ausführliche Beratung von uns als Scandienstleister
  • Produkte passend für Ihr Unternehmen
  • professioneller Datenschutz
  • Betreuung durch das ScanProfi-Team
  • versierte  Mitarbeiter für Ihre digitale Archivierung
  • super Preis-Leistungsverhältnis
  • Zeitersparnis

Digitale Archivierung – das Wichtigste auf einen Blick

Die digitale Archivierung ist ein sehr wichtiges Thema, das zunehmend auch für kleinere Unternehmen und Betriebe wichtig wird. Natürlich werden viele Stimmen, mit unterschiedlichen Meinungen die die digitale Archivierung betreffen, laut. Sie sollen die Möglichkeit erhalten, sich Ihre eigene Meinung zu bilden und eine Lösung für die digitale Archivierung wählen, die zu Ihnen und Ihrem Unternehmen und Ihrem Ablagesystem im Büro passt. Die nötige Grundlage möchten wir für Sie schaffen. Denn in der nahestehenden Tabelle finden sich die ersten wichtigen Informationen, die man für eine digitale Archivierung benötigt.

Digitale Archivierung Archivierung & die beliebtesten Arten • klassische Ordnerstruktur in digitaler Archivierung
• Lösung mit Software durch DMS
Digitale Archivierung lieber mit Intranet oder einem externen Server?Beide Varianten verfügen über Vor- & Nachteile!

• Intranet= Daten sind geschützter vor Hackerangriffen, aber die Daten sind oft nicht gut mobil abrufbar

• Server (extern)= bessere Mobilität, aber schlechter Schutz der Daten bei fremden Zugriff
Wie kann die digitale Archivierung genutzt werden?Die digitale Archivierungen könnten Sie nutzen für:

• Dokumente die für die Steuererklärung aufgehoben werden müssen
• Unterlagen die von einer langen Aufbewahrungspfrist betroffen sind
• Zur Schaffung von Mobilität unter unterschiedlichen Abteilungen, Niederlassungen und Standorten

Digitales Archiv

Digitale Archivierung ist für Sie wichtig, wenn Sie:

  • Stauraum schaffen wollen
  • Lagerkosten senken möchten
  • Das papierlose Büro Ihr Ziel ist
  • langen Suchen unnötig finden
  • eine unkomplizierte Digitalisierung anstreben

Aufbau und Struktur für das digitale Archiv

Bei kleinen Unternehmen kann die digitale Archivierung auch auf einer gewöhnlichen internen oder externen Festplatte aufgebaut werden, wichtig ist nur, dass der Speicherplatz ausreichend groß ist. Größere Firmen mit ERP-Software im Einsatz und mehreren Accounts, die auf Daten zugreifen müssen, haben in der Regel eigene Server für ihr internes Netzwerk bzw. Intranet im Einsatz. Es wird empfohlen, die digitale Archivierung auf einem internen Server aufzubauen, der vor externen Zugriffen gut geschützt ist.

Am besten, es wird ganz auf den externen Zugriff beim Aufbau der digitalen Archivierung verzichtet, um vor Hackerangriffen zu schützen. Das heißt, dass die digitale Archivierung auf einem Server liegt, der nicht mit dem Internet verbunden ist, sondern lediglich zum internen Zweck des Netzwerkes dient. Der kleine Nachteil liegt darin, dass Sie auf Ihre digitalen Akten nicht von außen zugreifen können.

Jedoch handelt es sich in der Regel bei der digitalen Archivierung um alte Dokumente, die nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist digitalisiert wurden, um wieder neuen Platz im Archiv des Unternehmens zu schaffen. Man muss immer abwägen – Sicherheit vs. weltweitem Zugriff auf die Daten. Wichtig ist jedoch für jede digitale Archivierung, dass regelmäßig Backups und Sicherheitskopien erstellt werden, die Ihre wertvollen Daten vor Technikausfällen schützen.

Ein Überblick zum ScanProfi Service für eine digitale Archivierung

  • Angebot: Wir scannen & digitalisieren Ihre Ordner (Holen & Bringen der Dokumente)
  • Service im Bereich OCR: Umwandlung der Dokumente für die digitale Archivierung  &  Datenbearbeitung mit OCR Software 
  • Service inkl. Transport (Premium): Ordner scannen & digitalisieren, zusätzlich die Aktenvernichtung der Unterlagen bzw. der Rücktransport nach der digitalen Archivierung

Starten Sie mit ScanProfi in das digitale Zeitalter!

Wir schaffen Ihnen neuen Raum und sichern Ihre Daten.

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Software für die digitale Archivierung

Softwarelösung für das Anlegen der digitalen Archivierung

Wir können drei verschiedene Lösungen für das Anlegen der digitalen Archivierung empfehlen. Jede Lösung hat ihre Vor- und Nachteile. Zum Beispiel ist für kleine Unternehmen eine spezielle Software meistens nicht nötig und es reicht aus, die digitale Archivierung auf einer Festplatte bzw. einem Server mit einer gewöhnlichen Ordnerstruktur aufzubauen. Größere Firmen ziehen spezielle Softwarelösungen vor, die auch in den Microsoft Anwendungen integriert sind.

Wir können folgende Ansätze zum Anlegen der digitalen Archivierung empfehlen

1. Anlegen mit einer gewöhnlichen Ordnerstruktur nach Jahr, Kunde und Art der Dokumente.

2. Die Firma ELO bietet umfassende Softwarelösungen, die speziell für Kleinunternehmen, mittelständische Unternehmen oder Großkonzerne entworfen wurden. Mit ELO haben Sie ein professionelle Datenverwaltung durch ein Datenmanagementsystem (DMS) im Einsatz, welches Sie geradewegs an Ihr Ziel führt.

3. Die Firma DocuWare bietet ein kundenorientiertes Komplettpaket für den Aufbau und die Anwendung eines digitalen Archivs an. DocuWare begleitet Sie durch alle Implementierungsphasen für das neue digitale Archiv.

Digitale Archivierung – Technischer Überblick

Hier finden Sie weitere Informationen und technische Angaben zum Thema digitale Archivierung. Sterben Sie eine digitale Archivierung in Ihrem Unternehmen an, sollten Sie unbedingt die verschiedenen Anbieter miteinander vergleichen. Denn eine digitale Archivierung, soll Ihnen den Alltag im Büro und bei einem Ablagesystem im Büro erleichtern und keine Probleme schaffen!

Datenschutz & digitale ArchivierungWir sichern, wenn ein digitale Archivierung gewünscht ist, Ihre Dokumente durch ScanLOCK©
& selbstverständlich Arbeiten wir mit den Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes, sowie mit den Bestimmungen nach GOBS/GoBIT und GDPdU!
verwendete Technologien bei der Scanbearbeitungoptische Texterkennung von maschinell erstellten Unterlagen=OCR- Technologie

bei handgeschriebenen Schriftstücken= ICR- Technologie
Auflösung bei digitaler Archivierung der Ordner• Standard-Service: 200-300 dpi
• Premium-Service bei digitaler Archivierung (nach Absprache) 600 dpi
Varianten der digitalen Archivierung• digitale Archivierung: Akten, Dokumente, Belege, Rechnungen, Datenträgern
• digitale Archivierung von Unterlagen mit Einhaltung des Datenschutzes
• Einlagerung, korrekte Aufbewahrung, & Verwaltung bei digitaler Archivierung Ihrer Ordner
eine digitale Archivierung ist mit diesen Formaten möglich Kleine Formate für eine digitale Archivierung
• z.B. Quittungen und Unterlagen bis DIN A3, aber auch
Großformat (Pläne, etc), bis 1 Meter Breite!

Scanmöglichkeiten für Ihre digitale Archivierung:
• Duplex (beidseitig)
• Simplex (einseitig)
Dateiformate & Farben in der Ausgabe, bei digitaler Archivierung Formate: PDF-A, JPEG, TIFF
in: Farbe, schwarz-,weiß und übliche Graustufen
Vorteile der elektronischen Archivierung

Vorteile der digitalen Archivierung

Die Vorteile in der Dokumentenverwaltung durch die digitale Archivierung sind meist größer, als sich anfangs erahnen lässt. Je nach Ausgangssituation stellen sich die Vorteile nach verschiedenen Prioritäten dar. Geht es um ein Unternehmen, dessen Datenarchivierung aus allen Nähten platzt und das wertvollen Raum wieder zurückgewinnen werden möchte? Oder geht es um die zeitraubenden Suchprozesse für Kunden, die auf der täglichen Agenda stehen? Liegen auf dem Schreibtisch zu viele Dokumente, die endlich strukturiert und platzsparend aufgeräumt werden sollen? Oder wollen Sie durch die digitale Archivierung Ihr Ablagesystem im Büro verbessern?

Hat die Firma mehrere Standorte und möchte auf ihre Akten und Dokumente oder auf komplette Geschäftsordner von außen zugreifen? Möchten Sie Ihre Daten vor äußeren Einflüssen schützen und zeitlos konservieren?

All diese Punkte geben Anlass, eine digitale Archivierung aufzubauen. Auf einen Blick kann man folgende Vorteile des digitalen Archivs festhalten:

• Schafft wertvollen Platz
• Sekundenschnelles Suchen innerhalb des digitalen Archivs
• Schutz und zeitlose Konservierung der Daten
• Grenzenloser Zugriff auf digitalisierte Daten
• Schafft Ordnung und Struktur

Diesen Service bieten wir Ihnen für die digitale Archivierung

Unsere Schritte für Ihre digitale Archivierung

Sie sollen wissen, was mit Ihren Unterlagen passiert, wenn Sie die digitale Archivierung von uns als Scandienstleister wünschen. Hierfür finden Sie alle wichtigen Schritte in der folgenden Tabelle. Wenn Sie eine digitale Archivierung anstreben, werden wir Ihnen sehr gerne behilflich sein!

Nötige Schritte für Ihre digitale Archivierung Unser Vorgehen bei der digitalen Archivierung
1. AngebotSie kaufen und buchen bei uns nichts ins Blaue hinein! Wenn Sie eine digitale Archivierung wünschen, dann erhalten Sie zunächst eine professionelle Beratung von uns.
2. AbholungEine digitale Archivierung schafft sehr viel Stauraum in Ihrem Büro. Zuerst müssen die Unterlagen jedoch abgeholt werden. Buchen Sie bei uns die digitale Archivierung, so können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre Dokumente in sicheren Behältnissenabgeholt und wieder gebracht werden.
3. Vorbereitung der Unterlagen zum ScannenDie verschiedenen Dokumente, die Sie bei Ihrer digitalen Archivierung speichern wollen, sind oftmals mit Post-Its, Klammern oder Tackernadeln versehen. Bevor diese Schriftstücke Teil der digitalen Archivierung werden, entfernen wir dies alles!
4. Ordner Scannen & DigitalisierenUnsere Profi-Scanner arbeiten mit Standardauflösung von 300dpi. Wenn Sie es wünschen, können wir jedoch auf Auflösungen zwischen 50 bis 600dpi für die digitale Archivierung Ihrer Schriftstücke anwenden. Wählen Sie zusätzlich jenes Format aus, das Ihnen für die digitale Archivierung am besten zusagt (PDF, JPG, JPEG, PNG, TIFF, etc.)
optional 5.OCR/ICR-Technologie, Sortierung & Indizieren Ihrer DokumenteSie wollen nach der digitalen Archivierung Ihrer Dokumente nach Stichwörtern (in den Schriftstücken) suchen können? Da fügen wir für Ihre digitale Archivierung mit der OCR/ICR Technologie diese sehr praktische Funktion hinzu.
6. Ihre Dokumente erhaltenDie digitale Archivierung ist abgeschlossen und Sie erhalten Ihre Dokumente in Datenform zurück. Sie können zwischen USB-Stick und DVD wählen, oder erhalten einen Link zu einem verschlüsselten Download. Haben Sie im Zuge der digitalen Archivierung auch bereits ein DMS, so können wir Ihre Daten sofort auf den Server senden.
optional 7. Rücktransport oder VernichtungSie entscheiden was mit Ihren Unterlagen passiert. Entweder wir vernichten sie für Sie, oder transportieren sie sicher, nach der digitalen Archivierung, zurück zu Ihnen in Ihr Unternehmen.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen von Unterlagen neben der digitalen Archivierung

Als Unternehmen bzw. Kaufmann sind Sie verpflichtet eine Dokumentenverwaltung zu führen. Für alle Buchungsbelege wie Rechnungen , Kontoauszüge, Quittungen, Lohn-und Gehaltslisten, Auftragszettel und Lieferscheine, alles im Sinne einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.

Hier ein kleiner Auszug über wichtige, alltägliche Dokumente und deren Aufbewahrungsfristen:

Dokument Aufbewahrungsfrist in Jahren
Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben 6
Anwesenheitsliste (Stempelkarten), soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich 10
Bankauszüge, Bankbelege 10
Bilanzen 10
E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt 10
Frachtbriefe 10
Versand- und Frachtunterlagen 10
Geschäftsbriefe 6
Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen 10
Rechnungen und Rechnungsunterlagen 10

!Achtung! Wer sich nicht an die gesetzliche Aufbewahrungsfristen hält und seine Dokumente nicht wiederfindet, kann mit einer Geldstrafe im gehobenen vierstelligen Bereich rechnen. Nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist empfiehlt es sich, diese Dokumente und Schriftstücke in die digitale Archivierung zu übertragen, um sie zu schützen und zeitlos zu konservieren.

Mit Datenmanagementsystem bei der digitalen Archivierung profitieren:

  • Informationen unkompliziert intern teilen
  • Prozesse bei der Arbeit werden schneller
  • Übersicht der digitalen Archivierung führt zur Zeitersparnis!
  • digitale Archivierung benötigt keinen großen Stauraum

Empfehlungen der Struktur für die digitale Archivierung

  • Struktur nach Kundennamen anlegen
  • Struktur nach Datum anlegen
  • Struktur nach Barcodes und Nummern anlegen

Im Endeffekt muss man sich für eine der Hauptstrukturen bei der Dokumentenverwaltung, die mit den anderen Punkten kombiniert wird, entscheiden. Sprich, es wird zum Beispiel ein Kunde Namens Müller angelegt, dieser wird in Jahresarchive aufgeteilt. In jedem Jahresarchiv gibt es die Unterordner Lieferscheine, Verträge, Rechnungen etc., wo die entsprechenden Dokumente gefunden werden.

Um die Suche im digitalen Archiv erheblich zu erleichtern, ist es wichtig, alle eingescannten Akten u. Dokumente oder Rechnungen u. Belege mit der OCR Software & ICR- Technologie zu versehen, um diese dadurch mit einer digitalen Texterkennung, Schrifterkennung und Zeichenerkennung auszustatten. So kann innerhalb weniger Sekunden in allen digitalisieren Dokumenten (PDF, TIFF, PNG, GIF, u. v. m.) des digitalen Archivs nach einem Begriff oder einer Nummer gesucht werden.

Starten Sie mit ScanProfi in das digitale Zeitalter!

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