Allgemeine Scan-Einstellungen

Bei uns haben Sie die Wahl zwischen einem Simplex-Scan und einem Duplex-Scan. Bei einem Simplex-Scan wird nur eine Seite des Dokuments erfasst, auch wenn dieses beidseitig bedruckt sein sollte. Im Gegensatz dazu scannt ein Duplex-Scanner automatisch beide Seiten eines Dokuments, ohne dass dieses manuell gedreht werden muss.

Im Folgenden erläutern wir die drei von uns angebotenen Dateiformate.

Die Abkürzung PDF-A steht für „Portable Document Format – Archive“. Dieses Format eignet sich ideal für die Langzeitarchivierung digitaler Dokumente. Es gewährleistet, dass alle notwendigen Elemente, wie Schriftarten und Farben, in einer Datei enthalten sind. Dadurch bleibt das Dokument unabhängig von Software und Betriebssystem in seiner ursprünglichen Form erhalten.

JPEG ist die Abkürzung des englischen Begriffs „Joint Photographic Experts Group“. Es ist ein weitverbreitetes Format für Rastergrafiken, insbesondere für Fotos und Bilder. Es reduziert die Dateigröße durch verlustbehaftete Kompressionsstufen, was die Handhabung großer Datenmengen vereinfacht. Das JPEG Format eignet sich besonders für Webanwendungen und die einfache Speicherung von Bildern.

Die Abkürzung TIFF stammt vom englischen Ausdruck „Tagged Image File Format“ ab und bezeichnet ein flexibles und hochwertiges Bildformat. Dieses wird vorwiegend in der professionellen Bildbearbeitung und im Druck verwendet. Es bietet verlustfreie Kompression für maximale Bildqualität und unterstützt die Speicherung mehrseitiger Dokumente in einer Datei.

Die Auflösung 200-300 dpi eignet sich für einfache Textdokumente oder Belege, bei denen die Lesbarkeit im Vordergrund steht. 300 dpi ist die Standardauflösung für die meisten Dokumente und bietet ein gutes Verhältnis zwischen Dateigröße und Qualität. Diese Auflösung wird häufig bei Archivierungen und Standarddrucken verwendet.

Die höhere Auflösung 600 dpi wird für detailreiche Inhalte wie Zeichnungen, Pläne, Grafiken oder Fotos empfohlen. Sie ermöglicht die Erfassung feinster Details, führt jedoch auch zu größeren Dateigrößen.

Die Wahl der Auflösung hängt demnach vom Einsatzzweck ab. Für Standarddokumente reichen 200-300 dpi aus, während 600 dpi für hochwertige und detailreiche Scans die optimale Wahl sind.

Die OCR-Technologie (Optical Character Recognition) ermöglicht die optische Texterkennung von gedruckten oder maschinell geschriebenen Dokumenten, wie Rechnungen oder Textseiten. Sie wandelt diese schnell und präzise in durchsuchbare und bearbeitbare digitale Formate um. Dies ist ideal für die effiziente Dokumentenverarbeitung.

ICR (Intelligent Character Recognition) erweitert diese Funktion, indem sie handschriftliche Texte erfasst und digitalisiert. Dadurch eignet sie sich besonders für die Verarbeitung von Formularen oder individuellen handschriftlichen Notizen.

ScanLOCK© ist ein speziell entwickeltes Sicherheitskonzept, das eine professionelle und datenschutzkonforme Digitalisierung von Akten, Dokumenten und Ordnern gewährleistet. Der Prozess verbindet modernste Technologien mit höchsten Sicherheitsstandards, um sensible Unternehmensdaten effizient und sicher zu verarbeiten.

Die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei Einsatz von Informationstechnologie (GoBIT) definieren Standards, die sicherstellen, dass Buchhaltungs- und IT-Systeme den Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung entsprechen. Sie regeln die korrekte Aufbewahrung, Nachvollziehbarkeit und Sicherheit elektronischer Daten, insbesondere für steuerrelevante Informationen.

Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sind Vorschriften der deutschen Finanzverwaltung, die den Zugriff auf elektronische steuerrelevante Daten und deren Prüfbarkeit durch Steuerbehörden regeln.