Mit ScanProfi komplete Ordner scannen und digitalisieren lassen!

Wir scannen und digitalisieren Ihre kompletten Ordner deutschlandweit! Sparen Sie Platz und reduzieren Sie Ihre Kosten durch modernes, elektronisches Archivieren Ihrer kompletten Ordner. Konzentrieren Sie sich ganz auf Ihr wesentliches Kerngeschäft und überlassen Sie uns das Scannen und Digitalisieren Ihrer Ordner. Bei uns sind Ihre kompletten Geschäftsordner in professionellen Händen. Wir analysieren Ihren Digitalisierungs- und Scanbedarf und stimmen uns ganz auf Ihre individuellen Wünsche beim Scannen und Digitalisieren Ihrer Ordner ab.

Beim Scannen und Digitalisieren Ihrer Ordner arbeiten wir stets mit modernster Scantechnik und sehr gut geschulten Mitarbeitern. Durch unseren Scanservice finden Sie Ihre digitalisierten Ordnerdaten in Sekundenschnelle per ICR- und OCR-Texterkennung wieder und verschwenden keine Zeit mehr, um nach dem Inhalt Ihrer Ordner zu suchen. Wir verwalten Ihre Unterlagen streng geschützt und arbeiten beim Scannen und Digitalisieren Ihrer Ordner nach höchsten Datenschutzrichtlinien.

Kostenlose Profi-Beratung
Christian Hörl - ScanProfi

Christian Hörl
Geschäftsführer


0800 – 888 24 00
anfrage@scan-profi.de
Mo.-Fr. 9:00-17:00 Uhr

Die Digitalisierungs-PAKETE für Ihre Ordner

Von der Belegaufbereitung bis zur professionellen Ordnervernichtung

BASIC

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  • Daten per Download
  • Scan in Farbe
  • Barcode-Erkennung
  • OCR-Texterkennung
  • Akten-Vernichtung
  • Manuelle Indexierung
  • Rücksortierung
  • Abholung -und Rücktransport

Ordner scannen & digitalisieren mit ScanProfi: Ihre Vorteile

  • Modernste Scantechnik
  • Originalgetreue Abbildungen & natürliche Farben
  • Gewünschte Auflösung von 200 dpi bis 600 dpi
  • TOP Scan-Service nach Ihren individuellen Wünschen
  • Geschulte Mitarbeiter
  • Höchste Datenschutzrichtlinien

Die 7 Ablauf-Schritte beim Digitalisieren und Scannen Ihrer Ordner

1. Analyse der individuellen Scan- und Digitalisierungsanforderung

2. Abholung oder Versand der kompletten Ordner

3. Vorbereitung des Inhaltes der Ordner auf das Scannen

4. Scannen der Ordnerblätter mit Hochleistungsscannern

5. Aufspielen von OCR/ICR der digitalisierten Daten mit spezieller Software

6. Bereitstellung bzw. Einspeisung der digitalisierten Daten aus den Ordnern

7. Fachgerechte Vernichtung der kompletten Ordner oder Rücktransport

Das Wichtigste zum Scannen & Digitalisieren Ihrer Ordner auf einen Blick

Scanbare FormateKleinformat
• Vom Kassenbeleg – DIN A3
Großformat (Pläne, etc)
• Bis 1 Meter Breite

Scanmöglichkeiten:
• Simplex (einseitig)
• Duplex (beidseitig)
Ausgabe Dateiformate & Farbenin folgenden Dateiformaten: PDF-A, JPEG, TIFF
in folgenden Farben: Farbe, Graustufen, schwarz-weiß
Auflösung beim Scannen & Digitalisieren von Ordnern• Standard: 200-300 dpi (nach Absprache)
• Upgrade auf 600 dpi
Technologien zur Scanbearbeitung• OCR- Technologie = optische Texterkennung von maschinellen Schriftstücken
• ICR- Technologie = optische Texterkennung von handschriftlichen Texten
Möglichkeiten der Archivierung• Archivierung von Akten, Dokumenten, Belegen & Datenträgern
• Aktenarchivierung nach Datenschutz
• Einlagerung, sichere Aufbewahrung, & digitale Verwaltung bei der Archivierung Ihrer Ordner
DatenschutzGesichert durch ScanLOCK©
& Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes und den Bestimmungen gemäß GOBS/GoBIT und GDPdU
Ordner scannen und digitalisieren mit dem ScanProfi Business-Partner

Das Scannen und Digitalisieren von Ordnern ist für Sie interessant, wenn Sie…

  • Platz sparen wollen
  • Ihre Lagerkosten reduzieren möchten
  • Ein papierloses Büro anstreben
  • Ihren Suchaufwand bei Daten auf ein Minimum reduzieren möchten
  • die Digitalisierung Ihres Unternehmens anstreben

Ihr Profi für den Mittelstand und Konzerne beim Scannen und Digitalisieren von kompletten Ordnern

Unsere Zielgruppe sind Mittelständler und Konzerne, die dem Trend der Zukunft folgen und Ihr Unternehmen nachhaltig digitalisieren wollen. Durch jahrelange Erfahrung beim Scannen und Digitalisieren von kompletten Ordnern haben wir uns dabei das Vertrauen unserer Kunden aufgebaut, die zum Scannen & Digitalisieren von Ordnern nur noch auf ScanProfi setzen!

Dies gelang uns durch stetige Investition in modernste Digitalisierungs- und Scantechnik und ein offenes Ohr für Ihre Kundenwünsche. Wir kommen Sie deutschlandweit besuchen, um unseren Scanservice ganz auf Ihr Unternehmen anzupassen.

Sind Sie an einem Datenmanagementsystem (DMS) für die elektronische Archivierung Ihrer Ordner interessiert?

Wir zeigen Ihnen gerne, welche Softwarelösung für das elektronische Archivieren nach dem Scannen und Digitalisieren Ihrer Ordner für Ihr Unternehmen passt. Darüber hinaus führen wir Sie in die schnelle Suche per Volltextsuche und Indizierung des digitalisierten Ordnerinhaltes (in der Regel im PDF-Format) ein.

Nehmen Sie heute noch Kontakt mit uns auf, wir beraten Sie gerne und stellen Ihnen ein individuelles Digitalisierungskonzept für Ihre kompletten Ordner vor.

Durch unser Know-how beschleunigen wir die Verfügbarkeit von Informationen innerhalb Ihres lokalen Unternehmens oder filialübergreifend ohne Standortbegrenzung. Wir sorgen mit unserem Scan- und Digitalisierungsservice für effiziente Arbeitsprozesse und stärken das Potenzial Ihres Kerngeschäftes. Wir digitalisieren und scannen Ihre kompletten Ordner in Hamburg, Frankfurt, Berlin,  Essen, Köln, Bochum, München, Duisburg, Mainz, Aachen, Münster, Dresden und in ganz Deutschland.

Der ScanProfi Service zum Scannen & Digitalisieren von Ordnern im Überblick

  • Standard-Angebot: Ordner scannen & digitalisieren (mit Abholservice und Zurücklieferung auf Wunsch)
  • OCR-Service: Ordner scannen & digitalisieren PLUS OCR/ICR-Software zur Datenbearbeitung
  • Premium-Service mit Transport: Ordner scannen & digitalisieren PLUS Vernichtung Ihrer Ordner nach dem Scannen & Digitalisieren oder Rücktransport

Starten Sie mit ScanProfi in das digitale Zeitalter!

Wir schaffen Ihnen neuen Raum und sichern Ihre Daten.

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Professionelles Scannen und Digitalisieren der Ordner

Unsere Kernkompetenz ist das Scannen und Digitalisieren Ihrer kompletten Ordner

ScanProfi hat sich auf das schnelle und professionelle Scannen und Digitalisieren Ihrer kompletten Ordner spezialisiert. Dadurch schaffen wir neuen, wertvollen Raum in Ihrem Archiv und sichern den Inhalt Ihrer Ordner digital und in bester Qualität. Bei dem Scannen und Digitalisieren des Inhaltes Ihrer Ordner sind wir komplett flexibel. Egal ob ausgedruckter Schriftverkehr, Rechnungen, Angebote, Urkunden, Zertifikate, Kaufverträge, Lieferscheine und andere beschriftete Blätter, wir digitalisieren den kompletten Ordnerinhalt originalgetreu und behalten dabei Ihre vorhandene Ordnerstruktur bei.

Wir schaffen Ihnen neuen Raum und sichern Ihr komplettes Ordnerarchiv zeitlos und digital. Nutzen Sie Ihre Archivfläche effizienter, indem Sie Ihre alten Ordner ab jetzt digitalisieren lassen und für neue, relevante Informationen Platz schaffen.

Vorteile eines digitalen Archivs mit Datenmanagementsystem:

  • Verfügbarkeit von Informationen innerhalb des Unternehmens beschleunigen
  • effizientere Arbeitsprozesse durch digitale Vernetzung & Datenmanagement
  • Kerngeschäftes stärken durch Vermeidung von zusätzlicher (Recherche-)Arbeit
  • Platz sparen & Kosten reduzieren durch Scannen & Digitalisieren von Ordnern
OCR-Texterkennung zum Auslesen der digitalisierten Ordner-Inhalte

Moderne OCR- und ICR-Technologie sorgt für leichtes Suchen und Finden des Inhaltes der gescannten und digitalisierten Ordner – Ihr elektronisches Archiv

Ihre gescannten und digitalisierten Ordner können durch OCR-(Optical Character Recognition-), bedeutet optische Texterkennung und ICR-(Intelligent Character Recognition-) Technologie auf alle Zahlen und Wörter durchsucht werden. Hierzu erkennt OCR und ICR vollautomatisch alle Schriften, digital oder per Hand erfasst und bringt Sie zum gewünschten Suchziel. Dadurch bekommt der digitalisierte Inhalt des Ordners eine viel höhere Wertigkeit, denn Sie sind nun in der Lage, in Sekundenschnelle per Mausklick Ihren kompletten Ordner oder Ihr gesamtes Ordnerarchiv zu durchsuchen.

Sie können ganz beliebig Ihr gewünschtes Datenformat mit der OCR- und ICR-Technologie versehen. Egal ob PDF, TIFF, JPEG, JPG, GIF, DOC und vieles mehr. Allerdings nutzen die meisten Mittelständler bzw. Konzerne das PDF-Format für das Digitalisieren und Scannen ihrer Ordner.

Machen Sie aus Ihrem platzraubenden Archiv ein professionelles, elektronisches Datenmanagementsystem (DMS) – mittels einer geeigneten Software wie ELO oder Docuware. Dadurch ist es Ihnen möglich, Ihre gescannten und digitalisierten Ordner auf Ihrem Server abzulegen und Ihre Daten konzernübergreifend zu verwalten. Sie haben dank OCR- und ICR-Technologie auch die Möglichkeit, Ihre Ordnerdaten neu zu sortieren bzw. zu indizieren oder Sie behalten Ihre Ausgangsstruktur bei. Wir können Ihnen ein automatisches oder ein manuelles Anlegen Ihrer Suchindizes für Ihre digitalen Ordner anbieten, ganz wie Sie wünschen. Auch Barcodes können mit dem OCR/ICR-Verfahren ausgelesen werden.

Möchten Sie nicht auf ein vollumfassendes DMS aufsteigen? Kein Problem, per PDF-Lösung kann ebenfalls ein modernes digitales Archiv geschaffen werden, mit einer Ordnerarchivierung von A-Z. Lassen Sie sich gerne von uns beraten – gemeinsam bauen wir Ihr elektronisches Archiv auf.

Hochleistungsscanner für das Digitalisieren der Ordner

Professionelle Technik für das Scannen und Digitalisieren der Ordner

Wir können mit unseren Hochleistungsscannern Ihre kompletten Ordner in kürzester Zeit scannen und digitalisieren. Unsere Scanner arbeiten dabei sowohl im Simplex- als auch im Duplexverfahren. Das bedeutet, dass Sie auch beidseitig beschriftete Blätter durch unsere Scanner digitalisieren lassen können und Ihre Struktur stets beibehalten wird. Die Qualität gleicht dabei dem Originalinhalt Ihrer Ordner. Sie erhalten Ihre digitalisierten Ordnerdaten in Farbe, Schwarz-Weiß oder in Graustufen, ganz nach Ihrem Wunsch. Unsere Hochleistungsscanner arbeiten standardmäßig bei Kleinformaten (bis DIN A3) mit einer hohen Auflösung von 300 dpi. Dies sorgt für originalgetreue Abbildungen und natürliche Farben des Inhalts Ihrer Ordner. Wünschen Sie sich eine höhere Auflösung, so können wir die Scanqualität auf ultrahochauflösende 600 dpi anheben.

Höchster Datenschutz beim Scannen und Digitalisieren lassen der Ordner

Höchste Datenschutz-Richtlinien für das Scannen und Digitalisieren Ihrer Ordner

Sie können höchste Sicherheit und Diskretion beim Scannen und Digitalisieren Ihrer Ordner genießen, da sich unsere sehr gut geschulten Mitarbeiter streng nach den Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes und den Bestimmungen gemäß GOBS/GoBIT und GDPdU richten. Darüber hinaus verfügen wir über ein hochmodernes IT-System, welches durch mehrere Firewalls vor externen Zugriffen abgesichert ist. Ihre kompletten Ordnerdaten bleiben so in sicherster Umgebung und Sie können unserer digitalen Archivierung Ihr absolutes Vertrauen schenken.

Bei uns sind Ihre Ordner in sicheren Händen, denn wir arbeiten nach höchsten Sicherheitsrichtlinien. Für eine transparente Verfolgung unseres Scan- und Digitalisierungsprozesses führen wir ausführlich Dokumentation über die Abläufe beim Scannen und Digitalisieren Ihrer Ordner. Verschwiegenheit und Datenschutz hat bei ScanProfi höchste Priorität, nur so wurden wir ein kompetenter und vertrauensvoller Geschäftspartner für unsere Kunden.

Ablauf | Verarbeitung | Fallbeispiel

Unsere Verarbeitung beim Scannen und Digitalisieren Ihrer kompletten Ordner

Schritte Vorgang beim Scannen & digitalisieren Ihrer Ordner
Schritt 1: AngebotUnser Scanservice beginnt mit einem individuellen Beratungsgespräch, aus dem Ihre Anforderungen und Wünsche hervorgehen. Wir bieten Ihnen daraus ein auf Sie zugeschnittenes Scan-und Digitalisierungskonzept für Ihre Ordner an.
Schritt 2: AbholungHaben wir eine optimale Lösung für Ihre Ordner gefunden, so holen wir diese mit unserem Kurier bei Ihnen ab. Für den Transport werden spezielle Ordnerbehälter zur Verfügung gestellt, damit Ihre Ordner sicher und wohlbehalten bei uns in der Produktion ankommen.
Schritt 3: Vorbereitung zum ScannenSobald diese unsere Produktionsstätte erreicht haben, nehmen sehr gut geschulte Mitarbeiter Ihre Ordner in Empfang und bereiten den Inhalt für das Scannen und Digitalisieren vor. Die Scanvorbereitung umfasst das Entfernen von Büroklammern, Klarsichtfolien, Post-its, Tackernadeln und weiteren angehefteten Notizen, um ein einwandfreies Scannen und Digitalisieren des Ordnerinhaltes zu ermöglichen.
Schritt 4: Scannen & Digitalisieren Ihrer OrdnerNachdem die Scanvorbereitung abgeschlossen ist, beginnen wir, den Inhalt Ihrer Ordner mit unseren Hochleistungsscannern zu digitalisieren. Wir scannen dabei mit einer Standardauflösung von 300 dpi. Auf Wunsch können Sie zwischen einer Auflösung von 50-600 dpi wählen. Sie erhalten im Anschluss Ihre gescannten Ordnerdaten in allen gängigen Formaten wie PDF, JPG, JPEG, TIFF, PNG und vielen anderen mehr.
Optional- Schritt 5: Texterkennung mit OCR/ICR-Technologie, Sortieren & Indizieren Ihrer DatenWährend des Scannens werden Ihre Ordnerdaten mit einer OCR/ICR-Technologie versehen, um eine Volltextsuche in der digitalisierten Datei zu ermöglichen. Auf Wunsch werden Ihre nun digitalisierten Daten sortiert und indiziert.
Schritt 6: Zusendung Ihrer DatenWir senden Ihnen nach erfolgreicher Digitalisierung Ihren elektronischen Ordnerinhalt per DVD, USB-Stick oder verschlüsseltem Download zu. Wenn Sie bereits ein Online-Portal für Ihr DMS besitzen, spielen wir Ihnen gerne die aufbereiteten Daten direkt auf Ihren Server.
Optional- Schritt 7: Vernichtung oder Rücktransport Ihrer OrdnerAuf Wunsch vernichten wir Ihre Ordner nach dem Scannen und Digitalisieren oder transportieren diese zurück.

Ein Fallbeispiel aus der Praxis: So lief das Digitalisieren und Scannen der Ordner eines Kunden ab 

Herr Meier (Name geändert) ist Vertriebsleiter eines mittelgroßen Unternehmens. Seine Mitarbeiter klagen über den sehr eingeschränkten Platz der Kundenordner im Archiv. Ihm kommt die Idee eines digitalen Archivs, von dem er schon von Kollegen gehört hat. Nach erfolgreicher Internetrecherche nimmt Herr Meier Kontakt zu ScanProfi auf und schildert seinen Bedarf für das Scannen und Digitalisieren seiner Geschäftsordner.

Gemeinsam mit Herrn Hörl, Geschäftsführer der MH Scan & Print GmbH, wird rasch eine optimale Lösung für das Digitalisierungskonzept gefunden. Darauf holt ein Kurier von ScanProfi ca. 200 Ordner bei Herrn Meier ab. Die kompletten Ordner werden mit den Hochleistungsscannern digitalisiert und mittels OCR/ICR-Technologie ausgestattet. So kann der alte Index der Ordner beibehalten und die Daten können mit einer Volltextsuche im PDF versehen werden.

Da die Firma von Herrn Meier kein DMS besitzt, wurden die einzelnen PDF-Ordnerdateien zu einem großen elektronischen PDF-Archiv zusammengefasst. Das neue elektronische PDF-Archiv wurde per verschlüsselten Download Herrn Meier zur Verfügung gestellt. Nun ist es allen Mitarbeitern möglich, in Sekundenschnelle zu den gewünschten Daten zu gelangen. Der Inhalt der ursprünglichen Ordner wurde vorschriftsgemäß entsorgt und die leeren Leitz-Ordner wieder an die Firma von Herrn Meier zurückgeschickt.

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