Der Schutz sensibler Rechnungsdaten hat für uns oberste Priorität. Daher haben wir mit dem ScanLOCK©-Prozess ein ausgefeiltes Sicherheitssystem entwickelt, das Ihre vertraulichen Finanzdokumente zuverlässig schützt und höchste Sicherheitsstandards gewährleistet.

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Rechnungen Scannen Digitalisieren Archivierung

Archivieren

Ob durchsuchbare Rechnungen dank modernster OCR- und ICR-Technologie oder eine strukturierte und sichere Archivierung Ihrer Rechnungen, bei ScanProfi setzen wir neueste Technologien ein, um die optimale Lösung für Sie und Ihre individuellen Anforderungen zu bieten.

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Aktenvernichtung

Als Kunde profitieren Sie von unserem vollen Service, der Ihnen ein effizientes Datenmanagement über unser Kundenportal ermöglicht. So behalten Sie Ihre Rechnungen jederzeit im Blick. Sobald Sie uns kontaktieren, erstellen wir Ihnen ein kostenloses Angebot, das genau auf Ihre Wünsche abgestimmt ist.

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Allgemeine Scan-Informationen

Möchten Sie verschiedene Leistungen miteinander kombinieren oder sind Sie sich nicht sicher, welche Einstellungen für das Scannen und Digitalisieren Ihrer Rechnungen die Richtigen sind?

Rechnungen Scannen Digitalisieren individuelle_Bedürfnisse

Ihre individuellen Bedürfnisse stehen im Vordergrund

Sie möchten mehrere Leistungen kombinieren oder sind sich unsicher, welche Optionen für das Scannen und Digitalisieren Ihrer Rechnungen am besten geeignet sind? Hier erhalten Sie einen Überblick über die verfügbaren Einstellungen – von Farbeinstellungen über scanbare Formate bis hin zu Auflösungen und weiteren technischen Spezifikationen.

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Transparenter Ablauf

Wir legen großen Wert darauf, dass Sie als unser Partner jederzeit über den Digitalisierungsprozess Ihrer Rechnungen informiert sind. Von der ersten Anfrage bis zur sicheren Übergabe Ihrer digitalisierten Belege begleiten wir Sie transparent und erklären Ihnen jeden Schritt. Detaillierte Informationen zum Ablauf finden Sie hier.

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Transparenter Ablauf

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Ihre Vorteile

Wir digitalisieren Ihre Rechnungen und schaffen Ihnen neuen Platz.

Moderne
Scan-Technik

Dank unserer leistungsstarken Scanner digitalisieren wir Rechnungen in hoher Qualität mit bis zu 400 dpi. Durch modernste ICR- und OCR-Technologien erfassen wir selbst handgeschriebene Texte präzise, sodass die Daten einfach weiterverarbeitet werden können.

Datenschutz
& Sicherheit

Wir schützen Ihre Rechnungen gemäß den Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes mit unserer sicheren ScanLOCK©-Technologie. Nach der Archivierung bieten wir nach Wunsch eine Vernichtung mit modernsten REISSWOLF-Aktenvernichtern an.

Persönliche
Beratung

Wir entwickeln individuelle Lösungen für Sie und Ihr Unternehmen. Gerne beraten wir Sie telefonisch oder per Mail zu Ihren spezifischen Anforderungen und der optimalen Digitalisierungsstrategie für Ihr Unternehmen.

Rechnungen digital aufbewahren

Wenn Sie Ihre Rechnungen digital archivieren und aufbewahren möchten, sollten Sie mit der Digitalisierung Ihrer Eingangsrechnungen beginnen, um Platz zu sparen.

Rechnungen digital geschäftlich aufzubewahren, bietet den Vorteil jederzeit schnellen Zugriff auf wichtige Informationen zu haben. Indem Sie Ihre Eingangsrechnungen digitalisieren, sind Sie nicht mehr auf klassische Ordnersysteme angewiesen und können Ihre Dokumente schnell und effizient durchsuchen.

In der heutigen Zeit wird es zunehmend wichtiger, Buchhaltungsbelege zu digitalisieren, um den Arbeitsaufwand zu reduzieren und Prozesse zu optimieren. Wenn Sie Ihre Rechnungen scannen und verwalten, machen Sie diese nicht nur schnell zugänglich, sondern sichern auch eine langfristige und strukturierte Ablage. Unsere Rechnungs-Scanner gewährleisten dabei eine effiziente Digitalisierung in höchster Qualität.

Häufig gestellte Fragen

Was sind die Vorteile eines digitalen Archivs?

Vorteile eines digitalen Archivs für Ihre Rechnungen:

Recherche nach Informationen im Unternehmen beschleunigen
Zeit sparen und dadurch Kerngeschäft stärken
Dank Vernetzung & Datenmanagement für effizientere Arbeitsprozesse sorgen
Eingangsrechnungen scannen & digitalisieren und dadurch Platz & Kosten sparen

Wie werden meine Daten geschützt?

Wir verstehen, wie sensible die Rechnungen sind, die Sie bei uns scannen und digitalisieren lassen möchten. Deswegen ist es uns sehr wichtig, dass Sie wissen, dass Ihre Rechnungen bei uns in guten Händen sind.

Vertraulichkeitserklärung
Archivierung nach ISO 9001
Aktenvernichtung nach BDSG
Lokale Datenumgebung

Was ist die OCR-Technologie und wieso sollte ich davon Gebrauch machen?

Mithilfe der OCR-, auch optische Texterkennung genannt und ICR-Technologie, intelligente Zeichenerkennung, können Ihre eingescannten Rechnungen auf Wörter, Nummern, Barcodes und alle buchungsrelevanten Rechnungsinformationen ausgelesen werden. So können Sie Ihr digitales Rechnungsarchiv in Sekundenschnelle auf das gewünschte Suchkriterium hin durchsuchen. Lästiges Blättern in Rechnungsordnern gehört der Vergangenheit an. Ihre Daten bekommen durch das Anbinden von OCR und ICR eine höhere Wertigkeit, da sie nun zeitlos konserviert, sowie digital auslesbar sind, Ihnen wertvollen Raum zurückgeben und Sie Zeit für lästiges Suchen sparen. Die OCR/ICR-Technologie kann auf alle gängigen Daten, wie PDF, PNG, JPEG, TIFF, GIF u. v. m. angewendet werden.

Viele Firmen lassen ihre Rechnungen für die Buchhaltung digitalisieren, meist in Form von PDF-Dateien. Mit einem Datenmanagementsystem (DMS) können Sie Ihre digitalisierten Rechnungen ablegen und archivieren. Zudem können Sie ein neues digitales Verzeichnis bzw. einen Index für Ihre Rechnungen anlegen – nach Rechnungsnummer, Kundennummer, Datum oder anderen gewünschten Kriterien. Wir helfen Ihnen dabei, ein DMS aufzubauen. Wir empfehlen für die digitale Datenverwaltung die Softwarelösungen von ELO oder Docuware. Sie können aber auch mittels einer neu angelegten Ordnerstruktur und Ihrer zusammengefassten PDF-Dateien ein kostengünstiges digitales Archiv für Ihre Rechnungen aufbauen.

Warum sollte ich meine Rechnungen scannen und digitalisieren lassen?

Rechnungen einzuscannen und zu verwalten ist besonders vorteilhaft für Sie, wenn …

Platz in Ihrem Unternehmen besser genutzt werden soll
der Suchaufwand bei Daten unternehmensintern reduziert werden soll
Sie für Ihr Unternehmen ein papierloses Büro anstreben
Sie Lagerkosten reduzieren möchten
Sie Ihr Unternehmen digitalisieren möchten

Lassen Sie sich gerne von uns telefonisch beraten.

So erreichen Sie uns:

anfrage@scan-profi.de

0800 - 888 24 00

Gratis 24h Kundenservice