Rechnungen scannen und digitalisieren lassen

Sparen Sie Raum und wertvolle Zeit, die beim Suchen Ihrer Rechnungen verloren geht. Durch modernes Scannen und digitales Archivieren Ihrer Rechnungen können Sie sich wieder voll und ganz Ihrem Kerngeschäft widmen, während Ihre Rechnungen digital und zeitlos konserviert sind.

Unser Scanservice stimmt sich ganz auf Ihre individuellen Anforderungen ab und zeigt Ihnen, wie Sie Ihre Rechnungen in einem Datenmanagementsystem ablegen und in Sekundenschnelle finden können. Durch unsere Hochleistungsscanner, werden Ihre Rechnungen per OCR/ICR-Technologie ausgelesen und alle buchungsrelevanten Rechnungsdaten wie Kundennummern, Positionsdaten und Barcodes erfasst. Bauen Sie Ihr eigenes elektronisches Archiv auf und lassen Sie von uns Ihre Rechnungen nach höchsten Datenschutzrichtlinien digitalisieren.

Kostenlose Profi-Beratung
Christian Hörl - ScanProfi

Christian Hörl
Geschäftsführer


0800 – 888 24 00
anfrage@scan-profi.de
Mo.-Fr. 9:00-17:00 Uhr

Die Digitalisierungs-PAKETE für Ihre Rechnungen

Von der Profi-Beratung bis zur professionellen Aktenvernichtung

BASIC

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  • Daten per Download
  • Scan in Farbe
  • Barcode-Erkennung
  • OCR-Texterkennung
  • Akten-Vernichtung
  • Manuelle Indexierung
  • Rücksortierung
  • Abholung -und Rücktransport

Rechnungen scannen & digitalisieren: Ihre Vorteile mit ScanProfi

  • Scannen mit modernster Technik
  • Auflösung von 200 dpi bis 600 dpi
  • Natürliche Farben & originalgetreue Abbildungen beim Scan
  • Professionell geschulte Mitarbeiter
  • Höchster Datenschutz dank ScanLOCK©
  • Ihr TOP Scan Service angepasst an individuelle Wünsche

Die 7 Ablauf-Schritte beim Scannen Ihrer Rechnungen

1. Analyse der individuellen Scan- und Digitalisierungsanforderung

2. Abholung oder Versand der Rechnungen

3. Vorbereitung der Rechnungen auf das Scannen

4. Scannen der Rechnungen mit Hochleistungsscannern

5. Aufspielen von OCR/ICR der digitalisierten Daten mit spezieller Software

6. Bereitstellung bzw. Einspeisung der digitalisierten Rechnungen

7. Fachgerechte Vernichtung der alten Rechnungen in Papierform oder Rücktransport dieser

Das Wichtigste zum Scannen & Digitalisieren Ihrer Rechnungen auf einen Blick

Scanbare Formate• Kleinformat: Vom Kassenbeleg – DIN A3
• Großformat (Pläne, etc): Bis 1 Meter Breite

• Scanmöglichkeiten:
Simplex (einseitig), Duplex (beidseitig)
DatenschutzDatensicherheit mit ScanLOCK© & Vorgaben nach Bundesdatenschutzgesetzes und GOBS/GoBIT und GDPdU
Auflösung beim Scannen & Digitalisieren von RechnungenStandardmäßig 200-300 dpi (nach Absprache), Upgrade auf 600 dpi möglich
Ausgabe Dateiformate & Farben• in folgenden Dateiformaten: PDF-A, JPEG, TIFF
• in folgenden Farben: Schwarz-Weiß, Farbe, Graustufen
Technologien zur ScanbearbeitungOCR-Technologie / ICR-Technologie zur optischen Texterkennung
Möglichkeiten der Archivierung• Archivierung von Dokumenten, Rechnungen, Belegen & Datenträgern
• Einlagerung, sichere Aufbewahrung, & digitale Verwaltung bei der Archivierung Ihrer Rechnungen
• Aktenarchivierung nach Datenschutz
Rechnungen scannen

Der Profi für den Mittelstand beim Scannen und Digitalisieren Ihrer Rechnungen

Unser Unternehmen hat sich über die letzten 10 Jahre zum Profi für das Scannen und Digitalisieren von Rechnungen für Großkonzerne und mittelständische Firmen entwickelt. Wir haben uns in diesem Prozess stets an die Wünsche und Anforderungen unserer Kunden angepasst und unseren Maschinenpark stetig erweitert. Wir stimmen uns gerne mit Ihnen persönlich auf Ihre Scananforderung ab oder besuchen Sie bei umfangreichen Aufträgen auch vor Ort, um Ihnen einen, auf Sie zugeschnittenen, Scan-Service anbieten zu können.

Das Scannen und Digitalisieren von Rechnungen ist interessant für Sie, wenn…

  • Platz in Ihrem Unternehmen besser genutzt werden soll
  • der Suchaufwand bei Daten unternehmensintern reduziert werden soll
  • Sie für Ihr Unternehmen ein papierloses Büro anstreben
  • Sie Lagerkosten reduzieren möchten
  • Sie Ihr Unternehmen digitalisieren möchten

Haben Sie bereits ein Datenmanagementsystem (DMS) für Ihre Rechnungen im Einsatz oder benötigen Sie eine Softwarelösung, die zu Ihrem Unternehmen passt? Wir beraten Sie gerne, wie Sie ein DMS aufbauen können und zeigen Ihnen die Vorteile des schnellen, digitalen Suchens per Indizierung und Volltextsuche innerhalb der archivierten Rechnungen. Wir digitalisieren und scannen Ihre Rechnungen in Mainz, Dresden, Münster, Bochum, Essen, Duisburg, Hamburg, Frankfurt, Köln, München, Berlin und deutschlandweit.

Der ScanProfi Service zum Scannen & Digitalisieren von Rechnungen im Überblick

  • Standard-Angebot: Scannen & Digitalisieren von Belegen und sonstigen Dokumenten (mit Abholservice und Zurücklieferung auf Wunsch)
  • OCR-Service: Belege scannen & digitalisieren PLUS OCR/ICR-Software zur Texterkennung der Dateien
  • Premium-Service mit Transport: Scannen & Digitalisieren von Belegen PLUS Vernichtung der Originaldokumente nach dem Scannen & Digitalisieren oder Rücktransport

Starten Sie mit ScanProfi in das digitale Zeitalter!

Wir schaffen Ihnen neuen Raum und sichern Ihre Daten.

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Rechnungen digitalisieren lassen

Unsere Expertise ist das Digitalisieren und Scannen von Rechnungen

Unser Ziel ist es, Ihre Rechnungen professionell und schnellstmöglich einzuscannen und zu digitalisieren. Hierbei sicheren wir Ihre wertvollen Rechnungen digital und geben Ihnen kostbaren Raum zurück. Die Rechnungen können dabei im DIN-A4 oder DIN-A5-Format vorliegen oder lose Kassenbons sein. Unsere Hochleistungsscanner können Ihre Dokumente bis zum DIN-A3-Format digitalisieren. Sind Ihre Rechnungen an anderen Unterlagen angeheftet oder angetackert, so entfernen wir diese und bereiten Ihre Rechnungen professionell zum Scannen vor. Darüber hinaus digitalisieren wir auch Belege oder komplette Ordner und Aktenmappen sowie alle Arten von Akten oder auch Dokumenten.

Vorteile eines digitalen Archivs für Ihre Rechnungen:

  • Recherche nach Informationen im Unternehmen beschleunigen
  • Zeit sparen und dadurch Kerngeschäft stärken
  • Dank Vernetzung & Datenmanagement für effizientere Arbeitsprozesse sorgen
  • Rechnungen scannen & digitalisieren und dadurch Platz & Kosten sparen
Rechnungen einscannen

Leichtes Suchen und Finden Ihrer eingescannten und digitalisierten Rechnungen durch modernste OCR- und ICR-Verfahren

Mithilfe der OCR (Optical Character Recognition-) Technologie, auch optische OCR-Texterkennung genannt und ICR (Intelligent Charakter Recognition-), intelligente Zeichenerkennung, können Ihre eingescannten Rechnungen auf Wörter, Nummern, Barcodes und alle buchungsrelevanten Rechnungsinformationen ausgelesen werden. So können Sie Ihr digitales Rechnungsarchiv in Sekundenschnelle auf das gewünschte Suchkriterium hin durchsuchen. Lästiges Blättern in Rechnungsordnern gehört der Vergangenheit an. Ihre Daten bekommen durch das Anbinden von OCR und ICR eine höhere Wertigkeit, da sie nun zeitlos konserviert, sowie digital auslesbar sind, Ihnen wertvollen Raum zurückgeben und Sie Zeit für lästiges Suchen sparen. Die OCR/ICR-Technologie kann auf alle gängigen Daten, wie PDF, PNG, JPEG, TIFF, GIF u. v. m. angewendet werden.

Allerdings lassen die meisten Firmen Ihre Rechnungen als PDF-Dateien digitalisieren. Mit einem Datenmanagementsystem (DMS) können Sie Ihre digitalisierten Rechnungen ablegen und archivieren. Zudem können Sie ein neues digitales Verzeichnis bzw. einen Index für Ihre Rechnungen anlegen – nach Rechnungsnummer, Kundennummer, Datum oder anderen gewünschten Kriterien. Wir helfen Ihnen dabei, ein DMS aufzubauen. Wir empfehlen für die digitale Datenverwaltung die Softwarelösungen von ELO oder Docuware. Sie können aber auch mittels einer neu angelegten Ordnerstruktur und Ihrer zusammengefassten PDF-Dateien ein kostengünstiges digitales Archiv für Ihre Rechnungen aufbauen.

Rechnungen digitalisieren

Professionelle Technik für das Scannen und Digitalisieren Ihrer Rechnungen

Mit unseren Hochleistungsscannern werden Ihre Rechnungen mit einer Auflösung bis zu 600 dpi gescannt und digitalisiert. Sie können hierbei zwischen originalgetreuer Farbe oder Schwarz/Weiß wählen. Standardmäßig scannen wir Ihre Rechnungen mit 300 dpi Auflösung, um einerseits eine gute Scanqualität zu gewährleisten, aber auch, um für eine Datengröße zu sorgen, die nicht den Rahmen Ihres Datenträgers bzw. Servers sprengt. Auf Wunsch passen wir jedoch die Auflösung Ihren Anforderungen an. Ihre Rechnungen können auch beidseitig bedruckt sein, da wir stets im Duplexverfahren einscannen.

Rechnungen scannen digitalisieren lassen

Höchster Datenschutz nach gesetzlichen Richtlinien für die Digitalisierung Ihrer Rechnungen

Unser hervorragend geschultes Personal digitalisiert Ihre Rechnungen streng nach den Richtlinien des Bundesdatenschutzgesetzes, indem sie sich an die Bestimmungen gemäß GDPdU und GOBS/GoBIT halten. So genießen Sie höchste Diskretion und Sicherheit für Ihre Rechnungen.

Wir verfügen über ein geschütztes IT-System, welches durch mehrere Firewalls vor äußeren Zugriffen abgesichert ist. Ihre Rechnungen sind bei uns in sicheren Händen und wir garantieren Ihnen höchste Sicherheit für Ihre vertraulichen Daten. Datenschutz hat für ScanProfi höchste Priorität und wird über den ScanLOCK©-Prozess sichergestellt!

Verarbeitung | Ablauf

Unsere Scanverarbeitung beim Digitalisieren Ihrer Rechnungen im Detail

SchritteVorgang beim Scannen & digitalisieren Ihrer Rechnungen
Schritt 1: AngebotZu Beginn nehmen wir Ihre Anforderungen auf und stimmen unseren Scanservice auf Ihre Gegebenheiten und Wünsche ab. Dies können Sie über unser Digitalisierungsangebot einreichen oder Sie nehmen direkt per Telefon mit uns Kontakt auf. Geht es um umfangreiche Scanaufträge, so besuchen wir Sie vor Ort und nehmen Ihr Archiv an Rechnungen genauer unter die Lupe.
Schritt 2: AbholungNachdem wir unseren Scanservice auf Sie abgestimmt haben, holen wir Ihre Rechnungen in speziellen Aktenbehältern bei Ihnen ab und stellen Ihnen diese im Anschluss an das Scannen und Digitalisieren wieder zur Verfügung.
Schritt 3:Vorbereitung zum ScannenSobald Ihre Rechnungsdokumente bei uns eingetroffen sind, werden sie von unserem sehr gut geschulten Personal für den Scan vorbereitet. Das bedeutet, dass Ihre Rechnungen von Tackernadeln, Büroklammern, Klarsichtfolien, Post-its und angebrachten Notizen befreit werden.
Schritt 4: Scannen & Digitalisieren Ihrer RechnungenNachdem Ihre Dokumente barrierefrei für unsere Scanner vorbereitet sind erfolgt der wichtigste Teil, nämlich das Scannen Ihrer Rechnungen. Wir digitalisieren Ihre Rechnungen mit einer Auflösung zwischen 50 - 600 dpi (300 dpi sind Standard). Sie erhalten Ihre eingescannten Dokumente in allen gängigen Formaten wie PDF, JPEG, JPG, TIFF, GIF, PNG und vielen anderen mehr.
Optional- Schritt 5: Texterkennung mit OCR/ICR-Technologie, Sortieren & Indizieren Ihrer DatenWährend des Einscannens werden Ihre digitalen Belege mit der OCR/ICR-Technologie versehen, damit Ihre Rechnungen im Anschluss digital auf Wörter, Nummern oder Barcodes durchsuchbar sind.
Schritt 6: Zusendung Ihrer DatenNach der Digitalisierung stellen wir Ihre Daten auf einem gewünschten Datenträger wie USB-Stick, DVD oder per verschlüsselten Download zur Verfügung. Sie können Ihre digitalisierten Rechnungen von uns aber auch direkt in Ihr DMS einspeisen lassen.
Optional- Schritt 7: Vernichtung oder Rücktransport Ihrer RechnungenSie können aber auch Ihre Rechnungen im Anschluss fachgerecht vernichten lassen und erhalten ein Vernichtungszertifikat oder zu Ihrem Archiv zurücktransportieren lassen.

Starten Sie mit ScanProfi in das digitale Zeitalter!

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