Aufbewahrungsfrist Steuerunterlagen – Übersicht

Mit den Jahren sammeln sich unzählige Belege, Rechnungen und Schriftstücke an. Wirklich dekorativ wirken die Stapel von Unterlagen nie. Deshalb fragen sich viele: Wie lange müssen Steuerunterlagen eigentlich aufbewahrt werden? Denn das Einhalten der Aufbewahrungsfristen für Steuerunterlagen ist sowohl für Privatpersonen als auch für Selbständige und Unternehmen entscheidend, um Ärger zu vermeiden.

Definition: Aufbewahrungsfrist Steuerunterlagen

Die Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen bezeichnet den gesetzlich festgelegten Zeitraum, in dem bestimmte geschäftliche Unterlagen und Belege geordnet, sicher und lesbar aufbewahrt werden müssen. Grundlage sind § 257 HGB und § 147 AO. Sie soll gewährleisten, dass auch abgeschlossene Geschäftsvorgänge für steuerliche und handelsrechtliche Zwecke jederzeit nachvollziehbar bleiben.

Damit die Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen eingehalten wird, sind folgende Punkte zu beachten:

• Geordnete Ablage: Alle relevanten Unterlagen müssen systematisch (alphabetisch, numerisch oder nach Themen) archiviert werden.
• Sichere Aufbewahrung: Dokumente sind vor Verlust, Beschädigung und unbefugtem Zugriff zu schützen.
• Lesbarkeit: Unterlagen müssen während der gesamten Frist lesbar und zugänglich bleiben – auch bei digitalisierten Belegen.
• Zugriff durch Behörden: Finanzbehörden müssen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit Einsicht nehmen können.
• Standort der Unterlagen: Grundsätzlich müssen Unterlagen in Deutschland gelagert werden. Soll die Aufbewahrung im Ausland erfolgen, ist ein Antrag notwendig. Der Standort muss dem Finanzamt gemeldet werden, und der Zugriff muss jederzeit gewährleistet sein.

Die rechtliche Grundlage bilden § 257 HGB und § 147 AO. Dort ist geregelt, dass die Aufbewahrungspflicht für alle Unterlagen gilt, „soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind“.

Gesetzliche Grundlagen

Die rechtliche Grundlage für Aufbewahrungsfristen von Steuerunterlagen findet sich vor allem in zwei Gesetzen: dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO).

• § 257 HGB verpflichtet Unternehmen, Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse und bestimmte Geschäftsunterlagen mehrere Jahre aufzubewahren.
• § 147 AO regelt die steuerliche Aufbewahrungspflicht, darunter Buchungsbelege, Rechnungen und Geschäftskorrespondenz.
• § 14b Umsatzsteuergesetz (UStG) ergänzt die Vorschriften, u. a. für Rechnungen im Zusammenhang mit Grundstücken oder Handwerkerleistungen (wichtig für Privatpersonen).

Beginn & Ende

Die Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen beginnt nicht am Tag der Entstehung des Dokuments, sondern immer mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg erstellt oder der Vorgang abgeschlossen wurde.

Fristen

Die folgende Tabelle zeigt die Aufbewahrungsfristen von Steuerunterlagen im Überblick:

Die längste Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen sind 10 Jahre. Diese betrifft Unterlagen von grundlegender steuerlicher und handelsrechtlicher Bedeutung, etwa:

• Handelsbücher, Inventarverzeichnisse, Jahresabschlüsse, Bilanzen
• Lageberichte und Konzernabschlüsse
• Unterlagen, die deren Verständnis ermöglichen (z. B. Arbeitsanweisungen)

Solche Verständnisunterlagen dienen der langfristigen Nachvollziehbarkeit und müssen in der Regel ebenfalls bis zu zehn Jahre sicher aufbewahrt werden.

Andere Unterlagen wie Handels- und Geschäftsbriefe, Verträge oder Schriftverkehr mit steuerlicher Relevanz unterliegen einer kürzeren Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen. Sie müssen für sechs Jahre archiviert werden. Das gilt sowohl für empfangene Dokumente als auch für Kopien von versendeten Schreiben.

Ausnahmen bei den Aufbewahrungsfristen für Steuerunterlagen bilden:

• Handwerkerrechnungen für Privatpersonen: 2 Jahre (Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz).
• Thermobelege (z. B. Kassenbons): sollten digitalisiert werden, da sie oft vor Ablauf der Frist unlesbar werden.
• Hohe Einkünfte von Privatpersonen (über 500.000 €, ab 2027: 750.000 €): 6 Jahre.
• Spezialfälle wie Zollunterlagen oder Bauunterlagen können ebenfalls Sonderfristen haben.

Privatpersonen

Geht es um die Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen, stellt sich immer wieder die Frage, was Privatpersonen eigentlich genau aufbewahren sollen. Wichtig sind:

• Allgemeine Steuerunterlagen: Steueridentifikationsnummer, Bankverbindung, Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung
• Beruf & Alltag: Fahrtkosten, Arbeitsmittel, Fortbildungen, doppelte Haushaltsführung
• Haushalt & Familie: Handwerkerrechnungen, haushaltsnahe Dienstleistungen, Kinderbetreuung, Pflegekosten
• Gesundheit & Vorsorge: Krankheitskosten, Brillen, Medikamente, Versicherungen, Altersvorsorge (z. B. Riester)
• Finanzen & Spenden: Spendenquittungen, Kirchensteuer, Kapitalerträge, Ehrenämter

Lohn- und Gehaltsabrechnungen sollten dauerhaft oder zumindest bis zum Renteneintritt aufbewahrt werden, da sie als Nachweis für Rentenansprüche und Sozialversicherungszeiten dienen.

Es wird empfohlen, alle Belege mindestens 4 Jahre aufzubewahren, um Nachforderungen des Finanzamts sicher beantworten zu können.

Unternehmen

Selbständige und Unternehmen unterliegen im Gegensatz zu Privatpersonen strengen Aufbewahrungspflichten aus HGB und AO. Für sie gelten systematisch die 10-, 8- oder 6-Jahres-Regeln.

Nach §§ 257, 261 HGB trifft die Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen sowohl Einzelunternehmer als auch Kapitalgesellschaften und Personenhandelsgesellschaften. Die Aufbewahrungsfrist gemäß § 147 i. V. m. §§ 140 ff. AO gilt zudem für alle, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, einschließlich Freiberufler.

Damit keine Unterlagen zu früh entsorgt werden, gilt folgende Übersicht:

Digitale Dokumente

Digitale Unterlagen sind steuerlich den Papierdokumenten gleichgestellt. Das bedeutet, dass eine GoBD-konforme Archivierung auch bei elektronischen Belegen und Rechnungen wichtig ist.

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form legen fest, dass digitale Dokumente:

• unveränderbar, vollständig und jederzeit verfügbar sein müssen,
• in einem System gespeichert werden, das nachträgliche Änderungen dokumentiert (z. B. durch Protokollierung),
• und durch eine Verfahrensdokumentation belegt wird, in der der Ablauf der Archivierung genau beschrieben ist.

Auch E-Mails mit steuerlicher Relevanz gelten als aufbewahrungspflichtige Unterlagen, beispielsweise Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen oder Zahlungsnachweise. Sie müssen ebenso archiviert werden wie klassische Belege, inklusive ihrer Anhänge.

Wichtig ist, dass die Archivierung nicht nur auf dem lokalen Rechner, sondern idealerweise in einem revisionssicheren Dokumentenmanagement-System oder einer geprüften Cloud-Lösung erfolgt. So bleiben die Daten auch im Prüfungsfall vollständig und maschinell auswertbar.

Aufbewahrung

Grundsätzlich müssen steuerrelevante Unterlagen in Deutschland aufbewahrt werden, unabhängig davon, ob sie in Papierform oder digital gespeichert sind. Damit bleibt gewährleistet, dass die Finanzbehörden jederzeit Zugriff auf alle relevanten Daten haben.

Wer Dokumente im Ausland lagern oder in einer Cloud außerhalb Deutschlands speichern möchte, benötigt dafür eine Genehmigung des Finanzamts. Diese wird in der Regel erteilt, wenn:

• der Zugriff auf alle Daten während der gesamten Aufbewahrungsfrist möglich ist,
• die Daten in auswertbarer Form vorliegen (z. B. bei Betriebsprüfungen),
• und die Verfügbarkeit, Integrität und Sicherheit der Informationen dauerhaft sichergestellt sind.

Auch bei der Art der Aufbewahrung bestehen gesetzliche Anforderungen:

Verlängerung der Frist

In bestimmten Fällen kann sich die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen verlängern. Das passiert immer dann, wenn Unterlagen steuerlich noch relevant sind, weil die sogenannte Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Solange das Finanzamt Steuerbescheide noch prüfen darf, dürfen die betroffenen Dokumente nicht vernichtet werden.

Eine Verlängerung wird auch „gehemmte Festsetzungsfrist“ bezeichnet und tritt ein:

• wenn eine Betriebsprüfung (Außenprüfung) läuft oder angekündigt ist,
• bei Einspruchs- oder Klageverfahren,
• wenn ein Steuerbescheid vorläufig erlassen wurde (§ 165 AO),
• bei laufenden Steuerstraf- oder Bußgeldverfahren,
• wenn die Steuererklärung verspätet abgegeben wurde,
• oder Ermittlungen seitens der Finanzbehörden noch andauern.

In all diesen Fällen verlängert sich die Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen automatisch, bis zum endgültigen Abschluss aller Verfahren. Erst wenn die Festsetzungsfrist abgelaufen ist, können die entsprechenden Unterlagen rechtssicher vernichtet werden.

Eine Verlängerung kann auch indirekt entstehen, etwa, wenn ein Geschäftspartner von einer Steuerprüfung betroffen ist. Dann müssen auch die damit zusammenhängenden Unterlagen beim eigenen Unternehmen weiterhin aufbewahrt werden, da sie mittelbar steuerrelevant sein können.

Konsequenzen bei Nicht-Einhaltung

Wer die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Steuerunterlagen missachtet, riskiert rechtliche und finanzielle Folgen. Fehlende oder zu früh vernichtete Belege können schwerwiegende Folgen haben.

Mögliche Konsequenzen im Überblick:

• Schätzungen durch das Finanzamt
  Wenn Unterlagen fehlen oder unvollständig sind, darf das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen nach eigenem Ermessen festsetzen, meist zu Ihrem Nachteil.
• Bußgelder
  Privatpersonen kommen in der Regel mit einem Bußgeld von bis zu 500 Euro davon. Für Freiberufler und Selbstständige kann ein Verstoß jedoch teuer werden, hier drohen Geldstrafen bis zu 50.000 Euro.
• Steuerstrafrechtliche Folgen
  Wird gegen die Aufbewahrungspflichten massiv verstoßen, kann das als Steuerhinterziehung oder Insolvenzstraftat gewertet werden, im schlimmsten Fall droht sogar eine Freiheitsstrafe.
• Wirtschaftliche Nachteile
  Fehlende Nachweise können dazu führen, dass Forderungen oder Ansprüche nicht mehr durchgesetzt werden können, ein Risiko, das besonders Unternehmen empfindlich trifft.

Verstöße gegen die Aufbewahrungsfristen von Steuerunterlagen sind mit hohen Risiken verbunden. Eine strukturierte, revisionssichere Archivierung ist daher unerlässlich, sowohl, um rechtliche Sanktionen zu vermeiden, als auch um bei Prüfungen und Nachfragen jederzeit handlungsfähig zu bleiben.