Inhaltsverzeichnis
- 1 Was ist die Aufbewahrungspflicht?
- 2 Wer sind die Aufbewahrungspflichtigen?
- 3 Welche Gründe gibt es für die Aufbewahrung?
- 4 Wie sollten Dokumente aufbewahrt werden?
- 5 Aufbewahrungspflicht für Unternehmen
- 6 Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen
- 7 Welche Rechtsfolgen kann das Missachten haben?
- 8 Was passiert nach dem Ende der Frist?
- 9 Häufig gestellte Fragen
Aufbewahrungspflicht „kurz erklärt“
Aufbewahrungspflichten definieren Dokumente, welche zu rechtlichen und privatrechtlichen Zwecken aufgrund der Nachweispflicht über eine gewisse Zeitspanne aufbewahrt werden müssen.
Was ist die Aufbewahrungspflicht?
Aufbewahrungspflichten definieren die Verpflichtung, Dokumente zu abgeschlossenen Geschäftsvorgängen revisionssicher zu archivieren, sowohl im privaten als auch im unternehmerischen Bereich. Die Aufbewahrung kann sowohl in handelsrechtlichen als auch in steuerrechtlichen Angelegenheiten erforderlich sein, ebenso wie bei Rechtsstreiten oder Versicherungsfällen.
Aufbewahrungspflicht bezeichnet die Notwendigkeit der Aufbewahrung, während die jeweilige Aufbewahrungsfrist den entsprechenden Zeitraum definiert.
Wer sind die Aufbewahrungspflichtigen?
Eine Aufbewahrungspflicht besteht primär für alle Buchführungspflichtigen, somit für all jene, welche Geschäfte zu verzeichnen haben. Dabei kann es sich um Unternehmen handeln, aber auch um private Immobilien oder nebenberufliche Verdienste. Auch Privatpersonen können einer Aufbewahrungspflicht unterliegen, beispielsweise beim Kauf von Gegenständen. Die Rechnung sollte, falls eine Garantielaufzeit besteht, bis zu deren Ende aufbewahrt werden, um der Nachweispflicht nachkommen zu können.
Wird ein Unternehmen verkauft, geschlossen oder an einen Nachfolger übergeben, bleibt die Aufbewahrungspflicht für den ursprünglichen Besitzer weiterhin bis zum Ablauf der Frist bestehen. Zwar sollte der neue Eigentümer, falls vorhanden, ebenfalls über diese Dokumente verfügen, jedoch steht im Zweifelsfall der ehemalige Eigentümer in der Beweispflicht.
Welche Gründe gibt es für die Aufbewahrung?
Es gibt verschiedenste Gründe, warum eine Aufbewahrungspflicht notwendig sein kann.
- Betriebsprüfung
- Gewährleistungspflicht im Rahmen einer Produkthaftung (Leistungsnachweis)
- Durch Dritte gestellte Ansprüche (Garantiefälle, Klagen, etc.)
- Rechtsstreit
- Vermögensauseinandersetzungen
Wie sollten Dokumente aufbewahrt werden?
Abgesehen von Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüssen und Konzernabschlüssen und weiteren Unterlagen mit speziellen rechtlichen Regelungen können Dokumente jeder Art online oder als Abbild aufbewahrt werden, sofern sie revisionssicher verwahrt sind. Grundsätzlich müssen die Daten den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) und der Datenschutzgrundverordnung entsprechen und das System der Aufbewahrung muss übersichtlich und verständlich sein. Analoge Dokumente müssen vor Beschädigung durch Licht, Wasser, Feuer und Fälschung geschützt sein. Des Weiteren muss die unverzügliche Ausgabe des Dokuments in lesbarem Zustand möglich sein.
Einige Dokumente besitzen auch keine Aufbewahrungspflicht und sind dennoch ratsam aufzubewahren, beispielsweise notarielle Urkunden, Testamente, Bürgschaften oder Schuldversprechen. Online entstandene Dokumente müssen in jedem Fall als solche aufbewahrt werden. Ein Ausdruck ist hierbei nicht ausreichend.
Aufbewahrungspflicht für Unternehmen
In Unternehmen fallen mitunter viele analoge oder digitale Dokumente an, welche bestimmten Aufbewahrungspflichten unterliegen. Generell liegen die Fristen zwischen 8 und 10 Jahren, abhängig vom entsprechenden Dokument.
Die Aufbewahrungsfristen von Dokumenten sind sehr variabel, abhängig davon, um welches Dokument es sich handelt. Die Fristen für Lohnunterlagen liegen beispielsweise bei 10 und für Kontoauszüge und Rechnungen bei 8 Jahren. Für eine detailliertere Übersicht eignet sich der folgende Artikel.
Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen
Für Privatpersonen gibt es in der Regel eine Aufbewahrungsfrist von 2 oder 6 Jahren, abhängig vom entsprechenden Dokument. Jedoch kann diese je nach Gegebenheiten anders ausfallen und allgemein wird noch immer zu einem Standard von 10 Jahren geraten, um mögliche Komplikationen mit dem Gesetzgeber zu vermeiden. Genauere Informationen zu den Aufbewahrungspflichten im privaten Bereich finden Sie im folgenden Artikel:
Welche Rechtsfolgen kann das Missachten haben?
Nicht eingehaltene Aufbewahrungspflichten können schwerwiegende rechtliche Folgen haben. Wird das Fehlen oder die Veränderung von Unterlagen bemerkt, kann das Finanzamt eine Prüfung durchführen, welche zu einer Schätzung der Besteuerungsgrundlagen, Steuernachzahlungen, Bußgeldern und Beweisnachteilen führen kann. Sollten nicht alle Dokumente lückenlos vorliegen, kann auch ein Verfahren bezüglich Steuerhinterziehung oder Urkundenunterdrückung eingeleitet werden.
Falls jedoch die Gefahr von Rechtsstreitigkeiten auch nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist besteht, sollten die betroffenen Dokumente länger aufbewahrt werden. Dies ist der Fall, da die Beweisnotwendigkeit immer beim Unternehmen selbst liegt. In den meisten Fällen werden solche Vorkommen jedoch durch die Verjährung geregelt sein. Hat ein Prozess jedoch kurz vor Ende der Aufbewahrungsfrist begonnen, sind Unterlagen in jedem Fall bis zum Abschluss dieses Prozesses aufzubewahren.
Was passiert nach dem Ende der Frist?
Ist die Aufbewahrungsfrist abgelaufen und besteht somit keine Pflicht zur Verwahrung mehr. Zunächst sollte demnach geprüft werden, ob die Frist auch richtig berechnet wurde und mit Sicherheit abgelaufen ist. Ist dies der Fall, muss weiterhin sichergestellt werden, dass das entsprechende Dokument nicht in ein laufendes Verfahren oder in einen Rechtsstreit involviert ist, da es sonst bis zur Lösung dieses Falls aufbewahrt werden müsste.
Kann das Dokument aber vernichtet werden, ist darauf zu achten, die richtige Aktenvernichter-Sicherheitsstufe zu wählen, um die Daten angemessen unkenntlich zu machen. Für digitale Unterlagen gilt hierbei eine endgültige und unwiderrufliche Löschung. Bei Unsicherheiten bezüglich der Löschung sollte der Steuerberater konsultiert werden.
Häufig gestellte Fragen
Eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren liegt für Steuerunterlagen vor sowie für einzelne Dokumente aus den Bereichen Lohnunterlagen, Buchhaltung und Geschäftsunterlagen. Die Frist für Rechnungen und Buchungsbelege wurde 2025 auf 8 Jahre verkürzt.
Kann ein Unternehmen der Nachweispflicht für gewisse Unterlagen nicht nachkommen, beispielsweise im Rahmen einer Betriebsprüfung, so muss angenommen werden, dass die Dokumente absichtlich vernichtet wurden. Dies kann im Extremfall zu einem Prozess bezüglich Steuerhinterziehung oder Urkundenunterdrückung führen. Meist handelt es sich bei der Strafe allerdings um Schätzungen der Besteuerungsgrundlagen, Steuernachzahlungen, Bußgelder oder Beweisnachteile.
Die Form der Aufbewahrung spielt eine tragende Rolle. Einige Dokumente sind verpflichtend als analoge Originale aufzubewahren, während für die meisten Unterlagen eine digitale Speicherung erlaubt ist. In jedem Fall müssen die Daten revisionssicher verwahrt und vor zerstörerischen Einflüssen sowie unbefugter Einsicht geschützt werden.