Scannen ist längst mehr als nur das Erfassen von Papierdokumenten, es zählt heute zu den Grundpfeilern moderner Informationsverarbeitung. Ob im Büro, in der Verwaltung oder im privaten Alltag, analoge Inhalte werden digitalisiert, um sie effizient zu speichern, zu teilen und zu verwalten. Dieser Beitrag zeigt die wichtigsten Grundlagen rund ums Scannen und erläutert, wie Sie dabei optimal vorgehen.
Scannen „kurz erklärt“
Beim Scannen werden analoge Vorlagen mithilfe eines Scanners digital erfasst. Dabei tastet ein Sensor die Oberfläche Zeile für Zeile ab und wandelt Licht- und Farbwerte in digitale Daten um.
Das Ergebnis ist eine Datei, die auf dem Computer gespeichert, weiterverarbeitet oder archiviert werden kann.
Definition: Scannen
Scannen bezeichnet den Prozess, bei dem physische Vorlagen, etwa Dokumente, Fotos oder Zeichnungen, in digitale Daten umgewandelt werden. Dabei handelt es sich nicht nur um die Erfassung eines Bildes, sondern um die digitale Reproduktion von Informationen, die anschließend bearbeitet, gespeichert oder automatisiert weiterverarbeitet werden können.
Scanner arbeiten heute mit hochauflösenden Sensoren, die selbst kleinste Details präzise erfassen und in standardisierte Dateiformate überführen. Moderne Systeme gehen jedoch weit über die reine Bilderfassung hinaus und bieten zahlreiche Zusatzfunktionen.
Typische Merkmale moderner Scanvorgänge:
- Erfassung: Der Scanner liest das Dokument optisch ein (z. B. mit CIS- oder CCD-Sensoren).
- Umwandlung: Lichtsignale werden in digitale Bilddaten (z. B. PDF, TIFF, JPEG) übersetzt.
- Nachbearbeitung: Helligkeit, Farbe und Schärfe können automatisch angepasst werden.
- OCR-Texterkennung: Gedruckter Text wird in bearbeitbaren Text umgewandelt.
- Metadatenvergabe: Dokumente erhalten zusätzliche Informationen für bessere Auffindbarkeit.
- Integration: Scans können direkt in Cloud-Dienste oder Dokumentenmanagementsysteme übernommen werden.
Was kann man scannen?
Grundsätzlich lässt sich alles scannen, was sich flach auf einer Scannerfläche positionieren lässt. Neben klassischen Dokumenten können auch kreative oder technische Vorlagen digitalisiert werden, darunter:
- Akten und Verträge
- Fotos und Negative
- Entwürfe und Zeichnungen
- Illustrationen und Plakate
- Baupläne, Grundrisse und technische Dokumente
Technologien & Arten
Das Scannen beruht auf einem optischen Verfahren, bei dem Vorlagen mithilfe von Licht abgetastet und in digitale Daten umgewandelt werden. Ein Sensor misst die Helligkeits- und Farbwerte Punkt für Punkt und setzt diese Informationen zu einem digitalen Bild oder Dokument zusammen.
Scantechnologien
Die folgende Übersicht zeigt verschiedene Scantechnologien und ihre typische Anwendung.
| Technologie | Beschreibung | Typische Anwendung |
|
CIS (Contact Image Sensor) |
Flacher Sensor mit direkter Beleuchtung; kompakt und energiesparend | Standard in Flachbett- und Dokumentenscannern |
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CCD |
Hochwertige Sensoren mit separater Optik und Spiegeln für präzise Farberfassung | Professionelle Scanner mit hoher Auflösung |
| Laser- und |
Erfassen räumliche Objekte oder Strukturen per Laserabtastung | Industrie, Architektur, Forschung |
| Kamera-basierte Scans | Nutzung von Smartphone- oder Kamerasensoren | Mobile Scans, Belege, Fotos |
Arten von Scannern
Es gibt verschiedene Arten von Scannern:
- Dokumentenscanner: für den schnellen, automatischen Einzug großer Dokumentenmengen (z. B. Duplex- oder Netzwerkscanner).
- Flachbettscanner: klassischer Scanner mit Glasplatte für Einzelseiten, Fotos oder Bücher.
- Einzugsscanner: kompakte Variante für Büros und Homeoffice, häufig im Multifunktionsgerät integriert.
- Spezialscanner: für Großformate, Mikrofilm, Dias oder technische Zeichnungen.
- Mobile Scanner & Apps: nutzen Smartphone-Kameras und eignen sich für den schnellen Scan unterwegs.
Wichtige technische Parameter
Wichtige technische Parameter beim Scannen sind:
- Auflösung (dpi): bestimmt die Detailgenauigkeit, wichtig für Fotos und Pläne.
- Farbtiefe: je höher, desto besser die Farbdarstellung; meist 24-bit oder 48-bit.
- Scan-Geschwindigkeit: relevant bei großen Dokumentenmengen (Seiten/Minute).
- Dateiformate: typische Formate sind PDF, JPEG, TIFF oder PNG.
- OCR-Funktion: wandelt gescannte Texte in durchsuchbare Dokumente um.
Moderne Scan-Funktionen
Moderne Scanner bieten heute weit mehr als die reine Erfassung von Dokumenten. Automatische Farbkorrektur- und Schräglagenfunktionen sorgen bereits während des Scanvorgangs für ein optimales Ergebnis, indem sie Farben anpassen und schiefe Seiten korrigieren.
Dank der Mehrseitenverarbeitung und Duplex-Scans können ganze Dokumentenstapel in einem Durchlauf digitalisiert und zu einer einzigen PDF-Datei zusammengeführt werden. Viele Geräte ermöglichen außerdem den direkten Versand der Scans per E-Mail oder Cloud-Upload, wodurch sich Arbeitsabläufe deutlich beschleunigen.
Ergänzend unterstützen moderne Systeme die Erkennung und Vergabe von Metadaten, um die gescannten Dokumente automatisch zu verschlagworten und in Dokumentenmanagementsystemen (DMS) korrekt einzuordnen.
Scan-Software & Scan-Programme
Die Wahl der richtigen Scan-Software entscheidet darüber, wie effizient und sicher digitale Dokumente weiterverarbeitet werden können. Moderne Scan-Programme gehen weit über die reine Bilderfassung hinaus, sie automatisieren Abläufe, verbessern die Qualität und sorgen für eine strukturierte Ablage.
Grundfunktionen moderner Scan-Software:
- Bildoptimierung: automatische Farbkorrektur, Schärfeanpassung und Randerkennung
- Dateiformate: Speicherung als PDF, TIFF, JPEG oder PNG
- Kompression: Reduktion der Dateigröße ohne Qualitätsverlust
- Mehrseitenscan & Duplex-Funktion: mehrere Seiten in einer Datei zusammenführen
Erweiterte Funktionen für professionelles Scannen:
- OCR-Texterkennung: wandelt gescannte Texte in durchsuchbare Dateien um
- Metadaten & Indexierung: erleichtert die spätere Suche und Zuordnung
- Batch-Scan & Automatisierung: ideal für große Dokumentenmengen
- Integration ins DMS: direkte Anbindung an das Dokumentenmanagement oder Cloud-Speicher
- Sicherheitsfunktionen: Passwortschutz, Zugriffsrechte, DSGVO-konforme Speicherung
Software-Arten im Überblick
Einfache Scan-Programme wie Windows Scan, NAPS2 oder HP Smart eignen sich für den privaten Gebrauch oder kleine Büros.
Sie bieten grundlegende Funktionen wie Farbkorrektur, Dateiformatwahl (z. B. PDF oder JPEG) und eine einfache Speicherung der Dateien.
Der Fokus liegt auf einer intuitiven Bedienung statt auf Automatisierung oder Texterkennung.
Software wie ABBYY FineReader, Kofax Express oder VueScan richtet sich an Unternehmen, Behörden und Scandienstleister.
Sie ermöglichen OCR-Texterkennung, Batch-Scans, Metadatenvergabe und Workflow-Automatisierung.
Solche Programme sind ideal für Arbeitsumgebungen mit hohem Scanvolumen oder komplexen Dokumentenstrukturen.
Apps und Online-Dienste wie Adobe Scan, Scanbot oder Dropbox Scan eignen sich besonders für mobiles Arbeiten.
Gespeicherte Daten werden automatisch in der Cloud synchronisiert und sind von überall abrufbar.
Dabei sollte stets auf Datenschutz, Verschlüsselung und sichere Speicherung geachtet werden.
Scan-Software, die direkt in Dokumentenmanagementsysteme wie ecoDMS, ELO oder DocuWare integriert ist, bietet zusätzliche Vorteile.
Sie ermöglicht eine revisionssichere Ablage, unterstützt Metadaten, Versionierung und Zugriffsrechte.
Diese Lösungen eignen sich vor allem für mittelständische und große Unternehmen mit klar definierten digitalen Prozessen.
Anleitung
Ein sauberer und strukturierter Scanvorgang spart Zeit, verbessert die Bildqualität und erleichtert die spätere Archivierung. Mit den folgenden Schritten gelingt das Scannen zuverlässig, sowohl im privaten Bereich als auch im Büro.
Vorbereitung
- Dokumente entheften, glätten und nach Reihenfolge sortieren
- Scannerglas von Staub und Fingerabdrücken reinigen
- Falls mehrere Seiten gescannt werden: prüfen, ob der automatische Einzug korrekt funktioniert
Scanner einstellen
- Auflösung: 300 dpi für Text, 600 dpi oder mehr für Fotos und Grafiken
- Farbmodus: Schwarzweiß, Graustufen oder Farbe je nach Vorlage
- Dateiformat: PDF für Dokumente, JPEG/TIFF für Bilder
- Duplexmodus: Aktivieren, wenn beidseitig bedruckte Seiten gescannt werden sollen
Scan-Software starten
- Passendes Scan-Programm wählen
- Vorschau prüfen und Ränder ggf. anpassen
- Scannen starten und Dateien nach dem Vorgang kontrollieren
Nachbearbeitung
- Schiefe Seiten korrigieren oder drehen
- Helligkeit, Kontrast und Farben optimieren
- Seitenreihenfolge prüfen und ggf. zusammenführen
- OCR-Texterkennung aktivieren, um Dokumente durchsuchbar zu machen
Speichern & Ablage
- Eindeutige Dateinamen und Metadaten vergeben
(z. B. „2025-11-05_Rechnung_Supplier.pdf“) - Sicherheitskopie anlegen (z. B. Cloud oder externes Laufwerk)
| Zweck | Empfohlene Speicherart | Beispiel |
| Privat | Lokaler Ordner + Cloud-Backup | OneDrive, Google Drive |
| Unternehmen | Zentrale Ablage im DMS / Server | SharePoint, ecoDMS |
| PDF/A-Format mit Metadaten |
Datenschutz & Sicherheit
- Gescannte Dokumente niemals dauerhaft in öffentlichen oder geteilten Ordnern ablegen
- Zugriffsrechte beschränken (besonders bei sensiblen Akten)
- Regelmäßige Datensicherung einplanen
Eigen-Scan vs. Scandienstleister
Das Scannen kann sowohl intern im eigenen Büro oder Zuhause als auch extern durch einen professionellen Scandienstleister erfolgen. Welche Variante besser geeignet ist, hängt von Menge, Qualitätsanspruch und Ziel ab.
Eigenständiges Scannen
Für kleinere Dokumentenmengen, private Unterlagen oder gelegentliche Scans genügt ein Flachbett- oder Multifunktionsscanner.
Vorteile beim eigenständigen Scannen sind:
- Volle Kontrolle über sensible Daten
- Keine Versandkosten oder Wartezeiten
- Günstig bei geringer Nutzung
Nachteile hingegen sind:
- Zeitaufwändig bei vielen Dokumenten
- Höhere Fehlerquote durch manuelle Sortierung
- Anschaffungs- und Wartungskosten für Geräte
Scannen durch einen Scandienstleister
Ein professioneller Scandienstleister übernimmt die komplette Digitalisierung, von der Vorbereitung über das Scannen bis zur strukturierten Archivierung.
Vorteile beim Scannen durch einen professionellen Scandienstleister sind:
- Hohe Geschwindigkeit und Qualität (auch bei Großformaten)
- Datenschutzkonforme Verarbeitung (GoBD, DSGVO)
- Übernahme von OCR, Indexierung und Metadaten-Erfassung
- Keine Geräte- oder Personalkosten
Trotzdem gibt es auch ein paar Nachteile:
- Externe Datenverarbeitung (abhängig von Sicherheitsanforderungen)
- Versand der Originale notwendig
Outsourcing lohnt sich vor allem bei großen Datenmengen oder regelmäßigen Digitalisierungsprojekten, sowie wenn eine rechtssichere Archivierung gefordert ist. Auch bei begrenzten internen Kapazitäten oder fehlender Hardware ist ein externer Scandienstleister empfehlenswert.
Vergleich
Die folgende Übersicht vergleicht das eigenständige Scannen mit einem Scandienstleister.
| Kriterium | Eigen-Scan | Scandienstleister |
| Einsatzbereich | Privat, kleines Büro | Unternehmen, Behörden, Archive |
| Mengenverarbeitung | Einzelne Dokumente | Große Aktenmengen |
| Kostenstruktur | Geräte- und Zeitaufwand intern | Outsourcing ohne Geräteanschaffung |
| Scanqualität | Abhängig vom Gerät | Professionell (Hochleistungsscanner) |
| Zeitaufwand | Hoch | Gering |
| Nachbearbeitung | Manuell | Automatisiert |
| Datenschutz | Intern kontrollierbar | Vertraglich geregelt (DSGVO-konform) |
Scannen mit Handy
Das Scannen per Smartphone ist ideal für den schnellen Alltagseinsatz, z. B. Rechnungen, Quittungen oder Verträge unterwegs. Moderne Apps wie Adobe Scan, Microsoft Lens oder Fileee erkennen Dokumente automatisch und erzeugen PDF-Dateien mit Textsuche.
Vorteile vom Scannen mit Handy sind:
- Kein zusätzlicher Scanner nötig
- Schneller Upload in Cloud oder E-Mail
- OCR-Funktion in vielen Apps integriert
Nachteile dabei sind:
- Qualität abhängig von Kamera und Lichtverhältnissen
- Dokumente oft leicht verzerrt oder schief
- Für große Mengen oder Archivierung ungeeignet
Für spontane Scans im Alltag ist das Smartphone eine bequeme und schnelle Lösung. Wenn es jedoch um eine langfristige, qualitativ hochwertige oder rechtssichere Digitalisierung geht, bieten Dokumentenscanner oder ein professioneller Scandienstleister die deutlich verlässlichere Option.
Best Practices
Ein sauberes Scan-Ergebnis und eine effiziente digitale Ablage hängen nicht nur von der Hardware ab, sondern vor allem von klaren Routinen und sorgfältiger Vorbereitung. Wie scannt man also richtig? Mit diesen bewährten Vorgehensweisen lassen sich Qualität, Effizienz und Sicherheit deutlich verbessern:
Diese Aspekte sollten bei der Vorbereitung und Organisation des Scannens beachtet werden:
- Dokumente vor dem Scannen glätten, Heftklammern und Klebezettel entfernen.
- Einheitliche Ablagestrukturen festlegen (z. B. nach Jahr, Projekt oder Kundennummer).
- Dateinamen klar und nachvollziehbar vergeben.
Für optimale Scan-Einstellungen sind folgende Punkte relevant:
- Auflösung passend wählen: 300 dpi für Dokumente, 600 dpi für Fotos oder Grafiken.
- Farbmodus anpassen: Schwarzweiß für Text, Farbe für Abbildungen.
- Dateiformat gezielt wählen: PDF/A für Archive, TIFF für hochwertige Bilder, JPEG für Alltagsdokumente.
Bei der Nachbearbeitung und Qualitätssicherung beim Scannen sollten diese Schritte berücksichtigt werden:
- Seiten prüfen, gegebenenfalls drehen oder zuschneiden.
- OCR aktivieren, um Texte durchsuchbar zu machen.
- Stichprobenkontrolle durchführen, um Fehler frühzeitig zu erkennen.
Beim Datenschutz und der Datensicherheit ist Folgendes wichtig:
- Gespeicherte Dateien mit Zugriffsrechten versehen.
- Backups regelmäßig erstellen, idealerweise zusätzlich in der Cloud oder auf externen Laufwerken.
- Vertrauliche Dokumente nach dem Scannen sicher vernichten, sofern keine Aufbewahrungspflicht besteht.
Die folgende Übersicht zeigt Effizienz-Tipps für Unternehmen und Privatanwender:
| Zielgruppe | Empfehlung |
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Zukunft des Scannens
Das Scannen entwickelt sich stetig weiter und ist längst Teil umfassender Digitalstrategien in Unternehmen wie auch im privaten Umfeld. Technologische Innovationen, Automatisierung und Nachhaltigkeit prägen die Zukunft des Scannens und machen Prozesse noch effizienter und sicherer.
Wichtige Trends im Überblick:
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Künstliche Intelligenz (KI) & Automatisierung
Moderne Scan-Systeme erkennen Dokumententypen automatisch, extrahieren Inhalte und vergeben passende Metadaten. Dadurch wird der Aufwand bei der Archivierung und Weiterverarbeitung deutlich reduziert. -
Cloud-basierte Workflows
Immer mehr Scanlösungen arbeiten mit Cloud-Speichern. Das ermöglicht ortsunabhängigen Zugriff, parallelen Dokumentenzugriff und erleichtert die Zusammenarbeit in hybriden Arbeitsumgebungen. -
Mobile Scans & App-Integration
Smartphones werden zunehmend als mobile Scanner genutzt. Apps wandeln Fotos in optimierte PDF-Dokumente um, die direkt geteilt oder archiviert werden können, eine flexible Lösung für unterwegs oder kleine Unternehmen. -
Nachhaltigkeit
Digitale Dokumentenerfassung reduziert Papierverbrauch und Transportkosten. Energieeffiziente Geräte und ressourcenschonende Cloud-Infrastrukturen unterstützen nachhaltiges Dokumentenmanagement. -
Erweiterte Sicherheitsstandards
Datenschutz bleibt ein zentraler Faktor. Zukünftige Systeme integrieren Verschlüsselung, Zugriffsrechte und revisionssichere Archivierung bereits beim Scannen selbst.
Häufig gestellte Fragen
Scannen bezeichnet den Vorgang, bei dem analoge Vorlagen wie Dokumente oder Bilder mithilfe eines Scanners in digitale Form umgewandelt werden. Dabei wird die Vorlage zeilenweise erfasst und als Datei gespeichert, sodass sie elektronisch bearbeitet, gespeichert oder weitergeleitet werden kann.
Mit dem Handy kann man Dokumente über die Kamera und eine Scan-App scannen und digitalisieren. Die App erkennt automatisch die Ränder des Dokuments, korrigiert Perspektive und Beleuchtung und wandelt das Bild in eine PDF- oder Bilddatei um. Viele Apps bieten zusätzlich Funktionen wie OCR-Texterkennung oder direkte Speicherung in der Cloud.
Die richtige Scan-Software hängt vom jeweiligen Bedarf ab. Für mobile Geräte eignen sich einfache Scan-Apps, während in Unternehmen professionelle Programme mit OCR, Metadatenverwaltung und DMS-Integration die bessere Wahl sind.
Ein Scandienstleister lohnt sich, wenn große Mengen, sensible Dokumente oder spezielle Formate, wie beispielsweise Pläne oder Dias, verarbeitet werden müssen. Dann spart ein Dienstleister wie ScanProfi Zeit und garantiert hohe Qualität.
Es gibt verschiedene Arten von Scannern, die sich nach Einsatzbereich und Funktionsweise unterscheiden: Dokumentenscanner, Flachbettscanner, Fotoscanner, Diascanner, Buchscanner, Großformatscanner und mobile Scanner-Apps.