Dokumente entsorgen | Wohin damit & was vorher tun?

Wie entsorgt man Dokumente?

Dokumente bestehen aus Papier und sind damit recycelbar. Die Fasern lassen sich mehrfach wiederverwerten und zu neuem Papier verarbeiten. Dokumente werden daher im Altpapier entsorgt.

Entscheidend für die fachgerechte Entsorgung sind jedoch nicht nur die Materialien, sondern primär die enthaltenen Informationen:

• Welche Informationen enthält das Dokument? Dokumente ohne persönliche oder vertrauliche Inhalte können direkt im Altpapier entsorgt werden. Dokumente mit sensiblen Inhalten erfordern eine Vernichtung.
• Aus welchem Material besteht das Dokument? Während die meisten Dokumente auf herkömmlichem Papier gedruckt sind und im Altpapier entsorgt werden, werden laminierte Dokumente, Dokumente auf Thermopapier und beschichtete Papiere im Restmüll entsorgt.

Vor der Entsorgung von Dokumenten sollten zudem die Aufbewahrungsfristen geprüft werden. Im geschäftlichen Bereich sind diese gesetzlich geregelt, im privaten Bereich bestehen überwiegend Empfehlungen.

Entsorgung von privaten Dokumenten

Bei privaten Dokumenten entscheiden die enthaltenen Informationen über den richtigen Entsorgungsweg. Werbepost und alte Kopien können direkt im Altpapier entsorgt werden, während Kontoauszüge, Verträge und Bescheide vor der Entsorgung vernichtet werden sollten.

Entsorgung von privaten Dokumenten ohne sensible Inhalte

Private Dokumente ohne sensible Inhalte können ohne vorherige Schritte im Altpapier entsorgt werden. Diese umfassen alle Unterlagen ohne persönlichen Bezug und ohne persönliche Angaben.

Die Entsorgung erfolgt im Altpapier, nachdem alle Fremdstoffe entfernt wurden. Dazu zählen Heftklammern, Büroklammern, Klarsichthüllen, Klebeetiketten und Spiralbindungen.

Bei größeren Mengen erfolgt die Entsorgung am Wertstoffhof, der auch große Mengen Altpapier annimmt, die nicht über die Altpapiertonne entsorgt werden können.

Entsorgung von privaten Dokumenten mit sensiblen Inhalten

Private Dokumente, die persönliche Informationen enthalten, sollten nicht ungeschützt im Altpapier entsorgt werden. Diese Dokumente sollten vor der Entsorgung mit einem Aktenvernichter im Partikelschnitt vernichtet werden. Die fachgerechte Entsorgung erfolgt demnach in zwei Schritten:

1. Vernichtung: Die Dokumente werden mit einem Aktenvernichter im Partikelschnitt vernichtet. Der Streifenschnitt bietet keinen ausreichenden Schutz, da sich die Streifen wieder zusammensetzen lassen. Alternativ können die Dokumente zerrissen werden, wobei mehrfaches Zerreißen in kleine Stücke notwendig ist.
2. Entsorgung: Das vernichtete Papier wird im Altpapier entsorgt. Für einen erhöhten Schutz können die Schnipsel auf mehrere Tonnen verteilt werden.

Bei sehr feinem Partikelschnitt kann der lokale Entsorgungsträger die Entsorgung über den Restmüll vorgeben, da die kurzen Papierfasern im Recycling nur eingeschränkt verwertbar sind. Ebenso sollten Dokumente auf Thermopapier oder Durchschlagpapier im Restmüll entsorgt werden, da das beschichtete Papier Substanzen enthält, die im Papierrecycling unerwünscht sind.

Bei größeren Mengen oder ohne geeigneten Aktenvernichter kann die Vernichtung durch einen professionellen Dienstleister erfolgen. Auch manche Wertstoffhöfe bieten eine gesicherte Aktenvernichtung an.

Zu Dokumenten mit sensiblen Inhalten zählen im privaten Bereich Kontoauszüge, Gehaltsabrechnungen, Versicherungs- und Steuerunterlagen, Kreditverträge, Rentenbescheide, Arztbriefe sowie Schreiben von Behörden. Aus den enthaltenen Informationen lassen sich Name, Anschrift, Geburtsdatum, Bankverbindung oder Kundennummern entnehmen, die für Identitätsmissbrauch genutzt werden können.

Aufbewahrungsfristen für private Dokumente

Die meisten Aufbewahrungsfristen gelten als Empfehlungen für Privatpersonen. Für Privatpersonen gelten nur zwei gesetzlich verpflichtende Aufbewahrungsfristen:

• Rechnungen für Dienstleistungen und Handwerksarbeiten am Haus oder Grundstück unterliegen zur Prävention von Schwarzarbeit einer Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren (§ 14b UStG).
• Steuerrelevante Belege unterliegen einer Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren für Steuerpflichtige mit Überschusseinkünften von mehr als 500.000 € pro Kalenderjahr (§ 147a AO).

Hinzu kommen eine lebenslange Aufbewahrungsempfehlung für Personenstandsurkunden (z. B. Geburtsurkunde), rentenrelevante Dokumente, Zeugnisse, Grundbuchauszüge, Erbscheine und Testamente.

Darüber hinaus bestehen umfassende Empfehlungen zur Aufbewahrung:

• Kaufbelege und Kassenbons: 2 Jahre
• Kontoauszüge: 3 Jahre
• Steuerbescheide: 10 Jahre
• Gerichtsurteile und Mahnbescheide: 30 Jahre
• Verträge: für die gesamte Vertragslaufzeit
• Arbeitsverträge und Gehaltsabrechnungen: bis zur Rente

Auch nach Ablauf der Fristen sollte vor der Entsorgung das Sichern der Unterlagen bedacht werden. Die Digitalisierung der Dokumente überträgt die Inhalte in ein digitales Format, das langfristig und platzsparend aufbewahrt werden kann, während die physischen Dokumente entsorgt werden. Dabei bieten viele professionelle Dienstleister die anschließende Vernichtung oder Entsorgung als Teil des Digitalisierungsprozesses an.

Entsorgung von geschäftlichen Dokumenten

Bei geschäftlichen Dokumenten ist die Entsorgung an zwei Bedingungen geknüpft: Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen müssen abgelaufen sein, und Dokumente mit vertraulichen oder personenbezogenen Informationen müssen vor der Entsorgung vernichtet werden.

Entsorgung von geschäftlichen Dokumenten ohne vertrauliche Inhalte

Geschäftliche Dokumente ohne vertrauliche Inhalte können nach Ablauf eventueller Aufbewahrungsfristen im Altpapier entsorgt werden. Bei größeren Mengen erfolgt die Entsorgung über die gewerbliche Altpapiertonne oder eine Abholung durch den Entsorgungsdienstleister.

Geschäftliche Dokumente ohne vertrauliche Inhalte umfassen alle Unterlagen, deren Informationen ohnehin für die Öffentlichkeit bestimmt oder bereits öffentlich zugänglich sind. Dazu gehören unter anderem veraltete Werbematerialien, allgemeine Produktinformationen, Normensammlungen sowie technisch neutrale Dokumentationen.

Für geschäftliche Dokumente gilt zudem die Gewerbeabfallverordnung (GewAbfV), die Unternehmen zur getrennten Sammlung und Entsorgung von Papier und Pappe verpflichtet.

Entsorgung von geschäftlichen Dokumenten mit vertraulichen Inhalten

Dokumente mit unternehmensinternen, vertraulichen oder personenbezogenen Informationen unterliegen bei der Entsorgung den Vorgaben der ISO/IEC 21964 (früher DIN 66399) und der DSGVO. Diese Dokumente dürfen nicht im Altpapier entsorgt werden, sondern erfordern eine dokumentierte Aktenvernichtung, die eine Wiederherstellung der Informationen ausschließt. Dazu zählen Buchhaltungsunterlagen und Belege, Verträge, Personalakten und Bewerbungsunterlagen, Kunden- und Lieferantendaten, Kalkulationen, Geschäftskorrespondenz sowie interne Berichte und Protokolle.

Nach ISO/IEC 21964 werden Dokumente und Unterlagen der Materialart P zugeordnet. Die Schutzklasse und die Sicherheitsstufe werden anhand der enthaltenen Informationen festgelegt:

• Unternehmensinterne und vertrauliche Informationen: mindestens Sicherheitsstufe 3 (P-3)
• Personenbezogene Informationen: mindestens Sicherheitsstufe 4 (P-4).

Die DSGVO verpflichtet Unternehmen zudem, die Vernichtung nachweisen zu können. Bei einer internen Vernichtung muss der Prozess im Rahmen des Datenschutzkonzepts dokumentiert werden. Bei der Vernichtung durch einen externen Dienstleister belegt ein Vernichtungszertifikat die fachgerechte Vernichtung. Schutzklasse, Materialart und Sicherheitsstufe werden auf dem Zertifikat vermerkt.

Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Dokumente

Die Entsorgung von Dokumenten ist erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist erlaubt (Ausnahme: Dokumente werden durch ersetzendes Scannen digitalisiert):

• Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Lageberichte: 10 Jahre (§ 257 Abs. 4 HGB und § 147 Abs. 3 AO)
• Buchungsbelege wie Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge und Zahlungsbelege: 8 Jahre.
• Handels- und Geschäftsbriefe sowie aufbewahrungspflichtige Unterlagen: 6 Jahre (§ 257 Abs. 4 HGB)
• Lohnkonten und zugehörige Unterlagen: 6 Jahre (§ 41 EStG)
• Sozialversicherungsunterlagen: mindestens bis zur nächsten Prüfung (§ 28f SGB IV)

Die Fristen beginnen jeweils mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Vorgang abgeschlossen wurde. Die steuerliche Aufbewahrungsfrist endet zudem nicht, solange die Festsetzungsfrist noch läuft, eine Außenprüfung begonnen wurde oder Verfahren anhängig sind.

Mehr zu den Aufbewahrungsfristen

Digitalisierung von geschäftlichen Dokumenten

Dokumente können sowohl während einer laufenden Aufbewahrungsfrist als auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist digitalisiert werden.

Während einer laufenden Aufbewahrungsfrist ist die Vernichtung der Papieroriginale nur zulässig, wenn die Digitalisierung den Vorgaben des ersetzenden Scannens folgt. Die Grundlagen dafür bilden die GoBD, eine lückenlose Verfahrensdokumentation und die BSI-Richtlinie TR-RESISCAN. Ausgenommen sind Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse, die unabhängig von der Digitalisierung im Original aufbewahrt werden müssen.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen können Dokumente ohne gesetzliche Vorgaben digitalisiert werden, sofern allgemeine Datenschutzstandards im Umgang mit vertraulichen und personenbezogenen Informationen eingehalten werden.

Sowohl während als auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist kann die Digitalisierung der Dokumente intern oder über einen externen Scandienstleister erfolgen. Meist ist die Abwicklung über einen Scandienstleister die effizientere Wahl für große Mengen an Dokumenten oder regelmäßige Aufträge, da professionelle Dienstleister auch die fachgerechte Entsorgung oder zertifizierte Vernichtung als Teil des Digitalisierungsprozesses übernehmen.

Klammern, Hüllen und Spezialpapiere entsorgen

Für eine fachgerechte Entsorgung im Altpapier müssen alle Fremdstoffe entfernt und getrennt entsorgt werden. Zudem gehören nicht alle Papierarten ins Altpapier:

Während Dokumente auf klassischem Drucker- oder Schreibpapier im Altpapier entsorgt werden, müssen laminierte Dokumente sowie Dokumente auf Thermopapier und Durchschlagpapier im Restmüll entsorgt werden. Vor der Entsorgung im Altpapier müssen zudem alle Fremdstoffe entfernt und getrennt entsprechend ihres Materials entsorgt werden.