Medien entsorgen | Ratgeber zur Entsorgung von Medien

Faktoren bei der Entsorgung von Medien

Durch die stetige Entwicklung weg von analogen Medien hin zu digitalen Lösungen gewinnt die fachgerechte und sichere Entsorgung analoger Scan-Produkte sowohl im privaten als auch im geschäftlichen Bereich zunehmend an Bedeutung. Relevante Faktoren bei der Entsorgung von Medien sind stets abhängig vom Medientyp und den enthaltenen Daten und Informationen, belaufen sich jedoch meist auf die Aspekte Datenschutz, Rechtssicherheit und Umweltschutz:

ISO/IEC 21964 (früher DIN 66399) ist die maßgebliche Norm für die datenschutzgerechte Vernichtung von Datenträgern mit geschäftlichen Daten nach Vorgaben der DSGVO. Medien werden anhand von drei Schutzklassen und sechs Datenträgergruppen kategorisiert und müssen darauf basierend entsprechend der durch ISO/IEC 21964 festgelegten sieben Sicherheitsstufen vernichtet werden.

Alle Medien und Informationen, die einer Aufbewahrungsfrist unterliegen, dürfen erst nach Ablauf dieser Frist entsorgt werden, um steuerliche und beweisrechtliche Folgen zu vermeiden. Aufbewahrungsfristen gelten für steuerrelevante Unterlagen (§ 147 AO) sowie für Unternehmen und Kaufleute (§ 257 HGB). Eine Entsorgung von Medien, die einer Aufbewahrungsfrist unterliegen, ist nur möglich, wenn das Original durch ersetzendes Scannen digitalisiert wurde.

Zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben der DSGVO ist eine protokollierte und lückenlos nachweisbare Dokumentation des gesamten Vernichtungsprozesses essenziell, die den Schutz der Daten und Informationen vom Transport bis zur eigentlichen Vernichtung belegt. Als Nachweis für die externe Vernichtung dient ein schriftliches Vernichtungszertifikat, das Datum, Materialart, Menge, angewandte Sicherheitsstufe und Verantwortlichkeit festhält und als einzig belastbarer Beweis für die Vernichtung bei Prüfungen besteht. Bei einer internen Vernichtung ist eine lückenlose Dokumentation des Vernichtungsvorgangs erforderlich.

Analoge Medien bestehen aus verwertbaren Materialien, die in vielen Fällen recyclingfähig sind. Für eine fachgerechte Entsorgung sind dabei sowohl die Einhaltung von Sicherheitsaspekten als auch Verwertungspflichten notwendig. Die korrekte Entsorgung ist abhängig von den Materialien des Medientyps, wodurch auch der korrekte Entsorgungsort bestimmt wird.

Durch die Entsorgung von Medien und Datenträgern gehen die darauf gespeicherten Daten, Informationen und Aufnahmen unwiederbringlich verloren. Vor der Entsorgung sollte daher festgelegt werden, ob die analogen Medien digitalisiert werden, um Daten, Informationen und Aufnahmen in digitaler Form zu erhalten. Die Digitalisierung ermöglicht eine langfristige Lösung, um private Erinnerungen und geschäftliche Daten effizient und platzsparend zu speichern, während die analogen Datenträger entsorgt werden können. Professionelle Scandienstleister bieten die Entsorgung oder zertifizierte Vernichtung häufig als Teil des Scan-Services mit an und übernehmen die Entsorgung von Medien und Datenträgern, nachdem diese digitalisiert wurden.

Während der Schutz von geschäftlichen Daten und der nachweisbare Vernichtungsvorgang primär für Unternehmen rechtlich bindend sind, gelten Aufbewahrungsfristen und Aspekte des Umweltschutzes sowohl für Unternehmen als auch für Privatpersonen. Auch die Digitalisierung analoger Medien und Datenträger bietet sowohl für Unternehmen als auch für Privatpersonen Vorteile, da Daten und Informationen platzsparend und langfristig sicher aufbewahrt werden können.

Entsorgung von optischen Speichermedien

Optische Speichermedien bestehen aus Polycarbonat, einem hochwertigen und recyclingfähigen Kunststoff, der mit hauchdünnen Reflexions- und Schutzschichten aus Aluminium, Silber oder Gold sowie mit Lack- und Farbstoffschichten kombiniert ist.

Die Entsorgung optischer Speichermedien ohne sensible Daten erfolgt auf dem Wertstoffhof oder in speziellen Sammelboxen. Eine Entsorgung im Restmüll oder der Gelben Tonne ist nicht empfohlen, da hierbei das recycelbare Polycarbonat verloren geht.

Bei optischen Speichermedien mit personenbezogenen oder unternehmensinternen Daten greift ISO/IEC 21964 und es ist eine zertifizierte Vernichtung erforderlich. Diese unterliegen der Materialart O, während die exakte Schutzklasse und Sicherheitsstufe abhängig von den gespeicherten Daten sind.

Entsorgung von Videokassetten

Videokassetten sind Verbundprodukte mit einem Gehäuse aus ABS- oder Polystyrol-Kunststoff, Metallteilen in Bandführung und Federn sowie dem Magnetband selbst und Polyesterfolie mit magnetisierbarer Beschichtung.

Die Entsorgung von Videokassetten mit privaten Aufnahmen erfolgt entweder auf dem Wertstoffhof oder im Restmüll. Nicht möglich ist eine Entsorgung in der Gelben Tonne.

Für Videokassetten mit personenbezogenen, unternehmensinternen oder vertraulichen Aufnahmen gilt die ISO/IEC 21964 und es ist eine zertifizierte Vernichtung erforderlich. Diese Videokassetten unterliegen der Materialart T, während die Schutzklasse und Sicherheitsstufe abhängig von den gespeicherten Aufnahmen sind.

Entsorgung von Tonträgern

Während Musikkassetten aus einem Kunststoffgehäuse, kleinen Metallteilen und einer Polyesterfolie mit magnetisierbarer Beschichtung bestehen, sind Schallplatten aus einer massiven PVC-Scheibe mit mechanisch eingeschnittenen Rillen gefertigt.

Die Entsorgung von Tonträgern mit privaten Aufnahmen ist abhängig vom Medientyp:

• Musikkassetten können entweder im Restmüll oder am Wertstoffhof entsorgt werden. Vor der Entsorgung müssen die Kassetten aus der Hülle entnommen werden. Die Kassette wird daraufhin im Restmüll oder am Wertstoffhof entsorgt, die Hartplastikbox aus Polystyrol im Restmüll und das Inlay im Altpapier.
• Schallplatten können im Restmüll oder am Wertstoffhof entsorgt werden, nachdem sie aus Plattencover und Innenhülle entnommen wurden. Beim Verbrennen der Schallplatten treten zwar giftige Gase aus, allerdings werden diese in Müllverbrennungsanlagen von der Rauchgasreinigung abgeschieden.

Für Musikkassetten mit personenbezogenen oder unternehmensinternen Aufnahmen ist nach ISO/IEC 21964 eine zertifizierte Vernichtung erforderlich. Diese Tonträger unterliegen der Materialart T, während die exakte Schutzklasse und Sicherheitsstufe von den gespeicherten Aufnahmen abhängig sind. Für Schallplatten existiert nach ISO/IEC 21964 keine Materialart.

Entsorgung von Bildmedien

Bildmedien unterscheiden sich in ihren Materialien und ihrer Zusammensetzung. Fotos bestehen meist aus Papier mit Gelatine-Emulsion, wobei moderne Fotoabzüge zusätzlich über eine beidseitige Polyethylen-Beschichtung verfügen. Dias und Negative bestehen aus einer Trägerfolie aus Polyester, Cellulosetriacetat oder Cellulosenitrat, auf die eine Emulsionsschicht aus Gelatine mit Silberhalogeniden aufgebracht ist.

Die Entsorgung von privaten Fotos, Dias und Negativen erfolgt entweder im Restmüll oder auf dem Wertstoffhof. Aufgrund der chemischen Zusammensetzung der Bildmedien sind diese nicht recycelbar. Zu beachten ist, dass Fotos nicht im Altpapier entsorgt werden dürfen.

Für Bildmedien mit personenbezogenen, unternehmensinternen oder vertraulichen Inhalten ist eine zertifizierte Vernichtung nach ISO/IEC 21964 erforderlich. Fotos unterliegen der Materialart P, Dias und Negative unterliegen der Materialart F, während die exakte Schutzklasse und Sicherheitsstufe in beiden Fällen abhängig von den Bildinhalten sind.

Entsorgung von Printmedien

Papierbasierte Medien werden generell im Altpapier entsorgt, sofern jegliches Fremdmaterial entfernt wurde und die Dokumente keinen rechtlichen oder gesetzlichen Vorgaben unterliegen. Die fachgerechte Entsorgung ist somit stark abhängig vom jeweiligen Printmedium:

• Bücher können im Altpapier entsorgt werden, sofern sie aus der Bindung gelöst werden. Bindungen sollten aufgrund von Kaschierungen und der Verarbeitung mit Leim im Restmüll entsorgt werden, da diese Materialien den Recyclingprozess stören.
• Dokumente können im Altpapier entsorgt werden, sofern sie keiner Aufbewahrungsfrist unterliegen und die Inhalte keinen Schutzbedarf erfordern. Dokumente mit sensiblen oder personenbezogenen Inhalten erfordern eine zertifizierte Vernichtung nach ISO/IEC 21964 und unterliegen der Materialart P, während die exakte Schutzklasse und Sicherheitsstufe abhängig von den Inhalten sind.
• Aktenordner erfordern eine zertifizierte Vernichtung nach ISO/IEC 21964, da Personal-, Kunden- oder Buchhaltungsakten sensible oder personenbezogene Informationen enthalten. Akten unterliegen nach ISO/IEC 21964 der Sicherheitsstufe 4 und der Materialart P.
• Ordner sind ein Verbundprodukt aus Graupappe, Kunststoffkaschierung oder Papierbezug und einer Hebelmechanik aus verchromtem Stahl. Ordner können vor der Entsorgung entweder auseinandergenommen und den Einzelteilen entsprechend oder als Verbund im Restmüll oder am Wertstoffhof entsorgt werden.