Papierloses Büro – Definition, Umsetzung & Kosten

Was bedeutet papierloses Büro?

Ein papierloses Büro, auch digitales Büro genannt, zu schaffen und zu unterhalten, spart nicht nur Papier, Arbeit und Lagerplatz, sondern vereinfacht auch das Datenmanagement und die Verwaltung. Dokumente werden nicht mehr ausgedruckt und abgeheftet, sondern digitalisiert und als Dateien in einem Dokumentenmanagementsystem gespeichert. Dies erleichtert den Zugriff und ermöglicht zudem die spezifische Suche nach bestimmten Daten.

Wie läuft die Umstellung auf das papierlose Büro ab?

Die Umsetzung dieser Umstellung kann in verschiedene Bereiche eingeteilt werden. Darunter die Planung, die Einführung elektronischer Signaturen, das Scannen der Unterlagen, Cloud-Speicher und Ordnerstrukturen anlegen sowie die Pflege und Verwaltung des digitalen Systems.

Wie müssen Daten vernichtet werden?

Für die Vernichtung von Daten, analog wie digital, muss ein umfassendes Lösch- und Vernichtungskonzept erarbeitet werden, sodass die Inhalte datenschutzkonform vernichtet werden. Die folgenden fünf Schritte bieten hierbei eine Orientierungshilfe.

Welche Kosten sind bei der Umstellung zu erwarten?

Zwar spart ein papierloses Büro langfristig Kosten, durch Papiereinsparungen und andere Ressourcen, dennoch ist die Umstellung auch in jedem Fall mit Kosten verbunden. Diese können unterteilt werden in Erstinvestitionen und laufende Kosten.

Erstinvestitionen

Zunächst ist eine Software nötig, ein DMS-Cloud-Speicher oder ein ähnliches Programm, welches die Daten organisiert und revisionssicher aufbewahrt. Diese Programme können mitunter kostenintensiv sein. Viele davon erfordern eine monatliche Zahlung neben dem Betrag für den Erstkauf.

Des Weiteren ist es möglich, dass neue Hardware erforderlich ist. Beispielsweise, wenn die alten Geräte nicht mit der neuen Software kompatibel sind. Auch besteht oft die Notwendigkeit für leistungsfähige Scanner-Typen, welche bereits bestehende Dokumente digitalisieren. In diesem Fall besteht jedoch ebenfalls die Möglichkeit, einen Scanservice wie ScanProfi zu beauftragen, welcher alle Dokumente professionell digitalisiert.

Eine weitere Investition stellt die Schulung der Mitarbeiter dar. Neue Programme erfordern eine Einführung für das gesamte betroffene Personal, um einen reibungslosen Ablauf zu garantieren. Die Kosten hierfür variieren je nach bestehenden Kenntnissen, der Software und dem Schulungsleiter.

Laufende Kosten

Neben den Abonnementkosten der Software fallen zusätzliche Investitionen in Updates und Wartungen des Systems an. Diese variieren je nach Anbieter stark, besonders wenn ein individuelles Sicherheitssystem für den eigenen Server erforderlich ist. In der Regel sind SaaS-Systeme (Software as a Service) günstiger, da Updates bereits enthalten sind und keine Kosten für Strom oder Lagerräume anfallen. Lediglich die monatlichen Gebühren pro Nutzer sind nennenswert. Bei eigenen Serversystemen sind sowohl die Anschaffungskosten als auch die Unterhaltung wesentlich teurer durch Pflegegebühren, Lizenzen und den Bedarf an entsprechendem IT-Personal.

Datenschutz und Sicherheit sind ebenfalls ein wichtiges Thema. Die Verschlüsselung geheimer Daten oder fortgeschrittene Authentifizierungsverfahren sind je nach verwendetem Programm günstiger oder teurer, entsprechend auch die Höhe des Sicherheitsstandards.

Auch die Datenspeicherung verursacht Kosten, da der Speicherplatz gekauft oder monatlich bezahlt werden muss. Da die Datenmenge mit der Zeit zunimmt, steigen hierbei ebenfalls die Kosten für die Unterhaltung.

Welche Softwares werden für ein papierloses Büro benötigt?

Welche Software nötig ist, ist abhängig vom Bereich, in welchem sie Anwendung findet.

• Dokumente speichern und bearbeiten
• Digitalisieren
• Revisionssichere Verwaltung
• Finanzen und E-Rechnung
• Unterschreiben

Empfehlungen bezüglich der Software für E-Rechnungen oder digitale Unterschriften finden Sie in den entsprechenden Artikeln.

Um Dokumente zu speichern und zu bearbeiten, werden meist Cloud- und Collaborationssysteme verwendet. Sie sind wichtig für ortsunabhängige, gemeinsame Arbeit an Dokumenten in Echtzeit, das Teilen und Freigeben sowie für eine plattformübergreifende Synchronisation. Sie dienen als dynamische Arbeitsplattform für den Büroalltag, bieten jedoch keine revisionssichere Speicherung.

Der Bereich des Digitalisierens umfasst mehrere Aufgaben, darunter das Scannen der analogen Dokumente und Akten, die Erfassung des Inhalts durch optische Zeichenerkennung, sowie die Vorbereitung der Inhalte für nachfolgende Prozesse in den Dokumentenmanagementsystemen.

Die revisionssichere Verwaltung stellt besonders die Dokumentenmanagementsysteme (DMS) in den Vordergrund. Die Kernaufgaben hier sind die sichere Aufbewahrung nach den Regelungen der GoBD, sowie die Aufzeichnung jeder Änderung eines Dokuments, die Indexierung und die Automatisierung von Prozessen.

Im Bereich Finanzen und Buchhaltung geht es vor allem um die Verknüpfung zu Geschäftskonten, integriertes Mahnwesen, automatische Zahlungssysteme und direkte Schnittstellen zum Finanzamt für die Steuer.

Welche Vorteile hat ein papierloses Büro?

Papierlose Alternativen sind im Zeitalter der Digitalisierung aus Unternehmen und Büros kaum mehr wegzudenken. Diese Umstellung basiert jedoch nicht allein auf der Möglichkeit, sondern vor allem auf den zahlreichen Vorteilen, welche diese Methode bietet.

• Nachhaltig durch geringeren Ressourcenverbrauch
• Umweltschonend, da Papier, Tinte und andere Materialien gespart werden
• Kosteneffizient durch Platz- und Materialersparnis
• Universeller Zugriff aller Abteilungen und international
• Einfaches Auffinden von Daten über die Suchfunktion
• Zukunfts- und Wettbewerbsfähigkeit
• Steigern der Produktivität und Effizienz
• Effizienteres Zeitmanagement durch produktives Arbeiten
• Überblick aller unternehmerischen Aktivitäten

Welche Nachteile hat ein papierloses Büro?

Obwohl die Vorteile stark überwiegen, gibt es dennoch einige Nachteile, welche im Prozess der Umstellung berücksichtigt werden sollten. Viele davon sind jedoch temporär und deshalb eher als Hindernisse zu betrachten, welche überwunden werden können.

• Zeitintensiver Prozess der Umstellung erfordert Mitarbeit aller Beteiligten
• Umstellung durch Führungspositionen nach dem Top-down-Prinzip nötig
• Investitionen in Software und ggf. Hardware notwendig
• Schulung der Mitarbeiter auf das neue System
• Intensive Recherche zu Datenschutz und Archivierungsmöglichkeiten
• Digitale Abhängigkeit von Tools, Servern und dem Internet

Was ist die E-Rechnungspflicht?

Seit dem 1. Januar 2025 gilt die sogenannte E-Rechnungspflicht, welche Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu müssen. Bis 2027/28 wird außerdem die Pflicht hinzugefügt, auch elektronische Rechnungen versenden zu müssen. Eine PDF ist hierbei allerdings nicht ausreichend, da spezielle Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung benötigt werden. Detailliertere Informationen zum Thema liefert der folgende Artikel.

E-Rechnungspflicht

Was muss beim Datenschutz beachtet werden?

Der Datenschutz in Deutschland unterliegt der Datenschutzgrundverordnung und den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form).

Weitere Informationen zur Datenschutzgrundverordnung und den GoBD finden Sie in den entsprechenden Artikeln des Blogs oder auf den offiziellen Webseiten.

Neue Anforderungen durch remotes Arbeiten

Remotes Arbeiten von zu Hause oder hybrides Arbeiten mit einem Wechsel zwischen Homeoffice und Büro verändern die Anforderungen an ein papierloses Büro radikal.

Allgemein wird dadurch die Ortsunabhängigkeit immer wichtiger, sodass Cloud-Systeme notwendig werden, welche wiederum ein ausreichendes Sicherheitskonzept voraussetzen. Weitere wichtige Punkte sind die Einführung von E-Signaturen, automatisierte Posteingänge, die wichtige Daten gleich an das DMS weiterleiten, sowie Investitionen in Hardware für die Einrichtung des Homeoffice in einigen Fällen. Es kann auch nötig sein, eine feste LAN‑Verbindung einzurichten, um die Upload-Geschwindigkeit für große Dateien zu beschleunigen, die Ausfallsicherheit zu erhöhen und den Anschluss an firmeninterne Systeme zu garantieren.

Welche Rolle spielt KI im papierlosen Büro?

Die Einbindung von KI im papierlosen Büro kann viele Formen haben.

• Intelligente Posteingangsverarbeitung: automatische Klassifizierung des Dokuments und Weiterleitung an den entsprechenden Mitarbeitenden.
• Strukturierte Datenextraktion: KI-Systeme lesen den Inhalt von Dokumenten aus und gleichen diesen mit bestehenden Daten ab, beispielsweise Bestellungen mit Rechnungen.
• Effizienzgewinn: Dokumente werden automatisch im richtigen Ordner archiviert und Mitarbeitende können über Volltext nach bestimmten Dateien suchen.
• Qualitätssicherung: KI-Systeme geben ihre Akkuranz in Prozent an, sodass die Ergebnisse unter einem kritischen Wert (meist 90%) von Menschen überprüft werden können.

Tipps

Die folgenden Tipps bieten weitere Ansätze, wie das papierlose Büro erfolgreich eingeführt und umgesetzt werden kann.

• Durchführung im Change Management: wird die Umstellung auf das papierlose Büro innerhalb eines langfristigen Projektrahmens durchgeführt, so ist einerseits die Einbindung der Mitarbeitenden und andererseits auch die erfolgreiche Umsetzung besser gewährleistet.
• Ausreichende Planung im Vorfeld: vor der Einführung sollte diese Umstellung entsprechend geplant werden. Die Mitarbeiter sollten eine Schulung durchlaufen, Programme installiert und auf ihre Funktionstüchtigkeit überprüft werden. Die Digitalisierung der Papierdokumente sollte ebenfalls angestoßen werden, da dies sehr viel Zeit in Anspruch nehmen kann.
• Durchdachte Ordnerstruktur: diese sollte mit allen Beteiligten abgesprochen werden, um Alleingänge unter den Mitarbeitern zu vermeiden und ein einheitliches System langfristig beizubehalten.
• Benennung der Dokumente: die Benennung ist ebenfalls einheitlich zu gestalten, damit Daten mit der Suchfunktion sicher gefunden werden können.
• Digitale Protokolle: um weiterhin Papier und Aufwand zu sparen, können Konferenzen und Meetings digital aufgezeichnet werden, ggf. auch durch KI-Assistenten. Hierbei sollte jedoch beachtet werden, dass die KI-Assistenten Daten vertraulich speichern und die Prozesse nachvollziehbar sind.
• Regelmäßige Backups: gerade bei der digitalen Aufbewahrung von Daten und Dokumenten sind regelmäßige Backups unverzichtbar, um keine Verluste zu erleiden.
• Digitale Notizen: diese können Zettel und Stift oft effizienter ersetzen, da sie mit anderen Mitarbeitern geteilt und durch verschiedene Suchfunktionen schnell gefunden werden können.
• Prüfung von Compliance-Vorschriften, Aufbewahrungspflichten und Sicherheitsmaßnahmen, um sicherzugehen, dass alle gesetzlichen Vorschriften erfüllt wurden und keine rechtlichen Konsequenzen auftreten.
• Elektronische Signaturen: diese vereinfachen das Unterschreiben von Verträgen und anderen Dokumenten ohne nötigen Ausdruck.
• Digitale Post: es gibt weiterhin die Möglichkeit, die Abteilung des Posteingangs vollständig einzubeziehen, indem Briefe direkt gescannt und per Mail an die betreffende Person weitergeleitet werden.

Zusammenfassung

Das papierlose Büro ist kein temporärer Trend, sondern eine zukunftsweisende Maßnahme, um den Umgang mit Dokumenten im Unternehmen zu erleichtern. Die Umsetzung erfolgt in mehreren Schritten, welche von der strukturierten Planung, über das Scannen bestehender Dokumente, über eine entsprechende Ordnerstruktur und Schulung der Mitarbeiter bis hin zur Pflege und Verwaltung des Systems reichen.

Der Prozess spart zwar langfristig Kosten und Platz, kann in der ersten Umsetzung jedoch dennoch kostenintensiv sein, da oft eine neue Software, genügend Speicherplatz für die Daten sowie ein Sicherheitskonzept für den Datenschutz angeschafft werden müssen. Auch die Schulung der Mitarbeiter und die Unterhaltung des Systems bringen gewisse Ausgaben mit sich.

Generell überzeugt das papierlose Büro durch die Nachhaltigkeit aufgrund geringeren Ressourcenverbrauchs, Effizienz im Datenmanagement und Einsparungen von Platz sowie Material- und Verwaltungskosten.