Digitalisieren in Unternehmen wird oft gleichgesetzt mit dem Begriff des papierlosen Büros. Auch wenn die Terminierung nicht exakt synonym ist, so ist ein papierloses Büro doch ein sehr großer Teil der Digitalisierung. Wie die Umsetzung am besten funktioniert, welche Kosten und Hindernisse es zu überwinden gilt, sowie Tipps für die Ausführung werden in diesem Beitrag näher erläutert.
Papierloses Büro „kurz erklärt“
Das papierlose Büro bezeichnet Unternehmen, welche minimal bis gar keine Dokumente mehr in Papierform führen und Daten somit hauptsächlich in EDV-Programmen verarbeitet werden.
Definition: Papierloses Büro
Ein papierloses Büro, auch digitales Büro genannt, zu schaffen und zu unterhalten, spart nicht nur Papier, Arbeit und Lagerplatz, sondern vereinfacht auch das Datenmanagement und die Verwaltung. Dokumente werden nicht mehr ausgedruckt und abgeheftet, sondern lediglich als Dateien auf einem Server gespeichert. Dies erleichtert den Zugriff und ermöglicht zudem die spezifische Suche nach bestimmten Daten.
Umsetzung
Planung
Der erste Schritt in Richtung papierloses Büro ist die ausgiebige Planung der Umstellung. Diese beinhaltet vor allem eine Analyse des Ist-Zustandes sowie eine Definition des Soll-Zustandes, bevor geprüft werden kann, welches Arbeitsausmaß der Digitalisierungsaufwand in Anspruch nehmen wird.
Elektronische Signaturen
Elektronische Signaturen sind das Äquivalent zur physischen Unterschrift und bestehen aus einem privaten und einem öffentlichen Code. Diese sind wichtig, um digitale Dokumente als rechtsgültig zu verifizieren. Es gibt jedoch auch Dokumente, wie Verträge, welche nur in Schriftform mit handschriftlicher Unterschrift gültig sind.
Scannen
Mithilfe eines Scanners, oder je nach Datenmenge auch durch einen Scandienstleister wie ScanProfi, werden im nächsten Schritt alle Dokumente in Papierform digitalisiert. Dabei ist vorwiegend zu bedenken, dass Dokumente ggf. mit OCR-Texterkennung eingescannt werden sollten, um später die Suchfunktion ausreichend nutzen zu können.
Cloudspeicher und Ordnerstruktur
Nachdem alle Dokumente eingescannt wurden, werden sie in einem Cloudspeicher (oder einem lokalen Server) hinterlegt. Die Cloud hat den Vorteil, dass betroffene Mitarbeiter auch von unterwegs aus auf Daten zugreifen können. In der Cloud sollte allerdings auch eine einheitliche Ordnerstruktur erstellt werden, damit Daten schnell gefunden und zugeordnet werden können.
Pflege und Verwaltung
Auch nach der Ersteinrichtung des papierlosen Büros ist die Arbeit weiterhin nicht beendet. Es müssen nicht nur neue Dokumente laufend eingepflegt werden, sondern auch die Aufbewahrungsfristen eingehalten und bestimmte Unterlagen nach deren Ablauf vernichtet werden.
Kosten
Zwar spart ein papierloses Büro langfristig Kosten, durch Papiereinsparungen und andere Ressourcen, dennoch ist die Umstellung auf in jedem Fall mit Kosten verbunden. Diese können unterteilt werden in Erstinvestitionen und laufende Kosten.
Erstinvestitionen
Zunächst ist eine Software nötig, ein Cloud-Speicher oder ein ähnliches Programm, welches die Daten organisiert und sicher aufbewahrt. Diese Programme können mitunter kostenintensiv sein. Viele davon erfordern eine monatliche Zahlung neben dem Betrag für den Erstkauf.
Des Weiteren ist es möglich, dass neue Hardware erforderlich ist. Beispielsweise, wenn die alten Geräte nicht mit der neuen Software kompatibel sind. Auch besteht oft die Notwendigkeit für leistungsfähige Scanner, welche bereits bestehende Dokumente digitalisieren. In diesem Fall besteht jedoch ebenfalls die Möglichkeit, einen Scanservice wie ScanProfi zu beauftragen, welcher alle Dokumente professionell digitalisiert.
Eine weitere Investition stellt die Schulung der Mitarbeiter dar. Neue Programme erfordern eine Einführung für das gesamte betroffene Personal, um einen reibungslosen Ablauf zu garantieren. Die Kosten hierfür variieren je nach bestehenden Kenntnissen, der Software und dem Schulungsleiter.
Laufende Kosten
Neben den Abonnement-Kosten der Software fallen zusätzliche Investitionen in Updates und Wartungen des Systems an. Diese variieren je nach Anbieter stark, besonders wenn ein individuelles Sicherheitssystem für den eigenen Server erforderlich ist.
Datenschutz und Sicherheit sind ebenfalls ein wichtiges Thema. Die Verschlüsselung geheimer Daten oder fortgeschrittene Authentifizierungsverfahren sind je nach verwendetem Programm günstiger oder teurer, entsprechend auch der Höhe des Sicherheitsstandards.
Auch die Datenspeicherung verursacht Kosten, da der Speicherplatz gekauft oder monatlich bezahlt werden muss. Da die Datenmenge mit der Zeit zunimmt, steigen hierbei ebenfalls die Kosten für die Unterhaltung.
Vorteile
Papierlose Alternativen sind im Zeitalter der Digitalisierung aus Unternehmen und Büros kaum mehr wegzudenken. Diese Umstellung basiert jedoch nicht allein auf der Möglichkeit, sondern vor allem auf den unzähligen Vorteilen, welche diese Methode bietet.
- Nachhaltig durch geringeren Ressourcenverbrauch
- Umweltschonend, da Papier, Tinte und andere Materialien gespart werden
- Kosteneffizient durch Platz- und Materialersparnis
- Universeller Zugriff aller Abteilungen und international
- Einfaches Auffinden von Daten über die Suchfunktion
- Zukunfts- und Wettbewerbsfähigkeit
- Steigern der Produktivität und Effizienz durch besseres Zeitmanagement
- Effizienteres Zeitmanagement durch produktives Arbeiten
- Überblick und Zeitmanagement aller unternehmerischen Aktivitäten
Nachteile
Obwohl die Vorteile stark überwiegen, gibt es dennoch einige Nachteile, welche im Prozess der Umstellung berücksichtigt werden sollten. Viele davon sind jedoch temporär und deshalb eher als Hindernisse zu betrachten, welche überwunden werden können.
- Zeitintensiver Prozess der Umstellung erfordert Mitarbeit aller Beteiligten
- Umstellung durch Führungspositionen nach dem Top down Prinzip nötig
- Investitionen in Software und ggf. Hardware notwendig
- Schulung der Mitarbeiter auf das neue System
- Intensive Recherche zu Datenschutz und Archivierungsmöglichkeiten
- Digitale Abhängigkeit von Tools, Servern und dem Internet
Tipps
Die folgenden Tipps bieten weitere Ansätze, wie das papierlose Büro erfolgreich eingeführt und umgesetzt werden kann.
- Ausreichende Planung im Vorfeld: vor der Einführung muss diese entsprechend geplant werden. Die Mitarbeiter sollten eine Schulung durchlaufen, Programme installiert und auf ihre Funktionstüchtigkeit überprüft werden. Die Digitalisierung der Papierdokumente sollte ebenfalls angestoßen werden, da dies sehr viel Zeit in Anspruch nehmen kann.
- Durchdachte Ordnerstruktur: diese sollte mit allen Beteiligten abgesprochen werden, um Alleingänge unter den Mitarbeitern zu vermeiden und ein einheitliches System langfristig beizubehalten.
- Benennung der Dokumente: die Benennung ist ebenfalls einheitlich zu gestalten, damit Daten mit der Suchfunktion sicher gefunden werden können.
- Digitale Protokolle: um weiterhin Papier und Aufwand zu sparen, können Konferenzen und Meetings digital aufgezeichnet werden, ggf. auch durch KI-Assistenten.
- Regelmäßige Backups: gerade bei der digitalen Aufbewahrung von Daten und Dokumenten sind regelmäßige Backups unverzichtbar, um keine Verluste zu erleiden.
- Digitale Notizen: diese können Zettel und Stift oft effizienter ersetzen, da sie mit anderen Mitarbeitern geteilt und durch verschiedene Suchfunktionen schnell gefunden werden können.
- Prüfe Compliance-Vorschriften, Aufbewahrungspflichten und Sicherheitsmaßnahmen, um sicherzugehen, dass alle gesetzlichen Vorschriften erfüllt wurden und keine rechtlichen Konsequenzen auftreten.
- Elektronische Signaturen: diese vereinfachen das Unterschreiben von Verträgen und anderen Dokumenten ohne nötigen Ausdruck.
- Digitale Post: es gibt weiterhin die Möglichkeit, die Abteilung des Posteingangs vollständig einzubeziehen, indem Briefe direkt gescannt und per Mail an die betreffende Person weitergeleitet werden.
Bevor wichtige Dokumente nach dem Einscannen ordnungsgemäß vernichtet werden, sollten die Gegebenheiten der Aufbewahrungspflichten geprüft werden. Für einige Dokumente gibt es spezielle Richtlinien, beispielsweise bei den Aufbewahrungspflichten für Personalakten, welche festlegen, welche Dokumente in Papierform erhalten bleiben müssen.
Zusammenfassung
Das papierlose Büro ist kein temporärer Trend, sondern eine zukunftsweisende Maßnahme, um den Umgang mit Dokumenten im Unternehmen zu erleichtern. Die Umsetzung erfolgt in mehreren Schritten, welche von der strukturierten Planung, über das Scannen bestehender Dokumente, über eine entsprechende Ordnerstruktur und Schulung der Mitarbeiter bis hin zur Pflege und Verwaltung des Systems reichen.
Der Prozess spart zwar langfristig Kosten und Platz, kann in der ersten Umsetzung jedoch dennoch kostenintensiv sein, da oft eine neue Software, genügend Speicherplatz für die Daten sowie ein Sicherheitskonzept für den Datenschutz angeschafft werden müssen. Auch die Schulung der Mitarbeiter und die Unterhaltung des Systems bringen gewisse Ausgaben mit sich.
Generell überzeugt das papierlose Büro durch die Nachhaltigkeit aufgrund geringeren Ressourcenverbrauchs, Effizienz im Datenmanagement und Einsparungen von Platz sowie Material- und Verwaltungskosten.
Häufig gestellte Fragen
Das papierlose Büro ist ein System, bei dem alle Dokumente eines Unternehmens vollständig digital gespeichert und verwaltet werden. Diese Digitalisierung bringt viele Vorteile und Vereinfachungen mit sich, wie beispielsweise das Einsparen von Ressourcen oder die schnellere Navigation durch den Datensatz.
Obwohl das papierlose Büro definitiv überwiegende Vorteile hat, gibt es dennoch einige Hindernisse oder Gegenargumente. Das wohl driftigste ist die Abhängigkeit, sowohl von Tools, externen Programmen, Servern und einer stabilen Internetverbindung. Weiterhin gibt es Herausforderungen wie den zeit- und kostenintensiven Prozess der Umstellung oder die Instandhaltung des Systems bezüglich Datenschutzes und Software.
Nein. Arbeitsverträge sollten beispielsweise noch immer händisch unterschrieben und aufbewahrt werden. Weitere Informationen finden sich unter anderem im Artikel über die Aufbewahrungspflichten für Unternehmen und Privatpersonen. In der Zukunft ist es jedoch durchaus denkbar, dass immer mehr Dokumente keine physische Form verlangen.