Inhaltsverzeichnis
- 1 Wie lange sind die Aufbewahrungsfristen für Personalakten?
- 2 Welche Fristen gelten für arbeitsrechtliche Unterlagen?
- 3 Welche Fristen gelten für steuer- und sozialversicherungsrechtliche Unterlagen?
- 4 Wie bewahrt man Personalakten nach der DSGVO auf?
- 5 Was ändert sich durch die digitale Personalakte?
- 6 Zusammenfassung
- 7 Häufig gestellte Fragen
Aufbewahrungsfristen für Personalakten „kurz erklärt“
Die Aufbewahrungsfristen der Personalakte sind abhängig vom Inhalt. Arbeitsrechtliche Dokumente werden häufig bis zum Ablauf möglicher Ansprüche aufbewahrt, lohnsteuerliche Unterlagen meist 6 Jahre, Buchungsbelege seit 2025 grundsätzlich 8 Jahre und bestimmte Nachweise, etwa zur betrieblichen Altersversorgung oder zu Gerichtsverfahren, deutlich länger.
Wie lange sind die Aufbewahrungsfristen für Personalakten?
Die Aufbewahrungsfristen einer Personalakte variieren entsprechend den einzelnen Dokumenten, welche sie beinhaltet. Arbeitsrechtliche Unterlagen haben in der Regel eine Frist von 3 Jahren, steuerrechtliche Dokumente dagegen von bis zu 6 Jahren. Unterlagen bezüglich der Rentenversicherung sollten dagegen bis zu 30 Jahre aufbewahrt werden, bzw. bis der Rentenanspruch eintritt. Einzelne Angaben können von diesen generellen Aussagen abweichen, weshalb der Artikel im Folgenden detailliertere Auskünfte über die Aufbewahrungsfristen einzelner Bestandteile einer Personalakte gibt.
Die Löschung nach Ablauf der Frist erfolgt grundsätzlich nach den Richtlinien der Datenschutzgrundverordnung. Diese besagt jedoch in den meisten Fällen, dass Daten gelöscht werden müssen, sobald sie für ihren Zweck nicht mehr benötigt werden. In einem solchen Fall müssen die Aufbewahrungsfristen dennoch beachtet werden!
Dokument
Aufbewahrungsfrist
Bewerbungsunterlagen abgelehnter Bewerber
3-6 Monate
Arbeitszeitaufzeichnungen >8 Stunden
2 Jahre
Arbeitszeugnisse, -verträge und Zusatzvereinbarungen
3 Jahre
Arbeitsentgelte & Stundenaufzeichnungen
5 Jahre
Meldungen & Beiträge zur Sozialversicherung
5 Jahre
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen nach Erstattungsanspruch
5 Jahre
Lohnunterlagen & Gehaltsabrechnungen
6 Jahre
Unterlagen zur Sozialversicherung, Soli & Kirchensteuer
6 Jahre
Rechnungen & Belege
8 Jahre
Gehaltslisten & Belege für Sonderzahlungen
10 Jahre
Beitragsabrechnugnen zu Sozialversicherungsträgern
10 Jahre
Unterlagen zur Angestelltenversicherung
10 Jahre
Gerichtsverfahren & Rentenunterlagen
30 Jahre
Nicht mehr erforderliche personenbezogene Daten
löschen bzw. sicher vernichten
Welche Fristen gelten für arbeitsrechtliche Unterlagen?
Arbeitsrechtliche Unterlagen beinhalten alles rund um die Anstellung des Mitarbeiters und dessen Arbeitsverhältnis. Dazu zählen unter anderem Verträge, Arbeitsstundenaufzeichnungen und Bewerbungen.
- Bewerbungsunterlagen von abgelehnten Bewerbern können mit Einverständnis 3-6 Monate gespeichert werden. Für eine Überschreitung bis zu 2 Jahre muss eine separate Einwilligung erfolgen.
- Arbeitszeitaufzeichnungen von Werktagen mit über 8 Stunden müssen 2 Jahre lang aufbewahrt werden.
- Arbeitszeugnis, Arbeitsvertrag, Zusatzvereinbarungen, etc. haben keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Es gibt jedoch Fristen, innerhalb derer ein Arbeitnehmer Anspruch auf diese Dokumente erheben kann, im Normalfall 3 Jahre, für welche das Dokument dementsprechend aufbewahrt werden sollte.
- Allgemeine arbeitsrechtliche Dokumente haben oft eine Aufbewahrungsfrist von 3 Jahren, während Gerichtsverfahren, Urteile, Klagen oder Vergleichsvereinbarungen 30 Jahre aufbewahrt werden sollten.
- Arbeitsentgelte und geleistete Arbeitsstunden mit Lohnabrechnung müssen 5 Jahre lang aufbewahrt werden.
- Bei einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ohne Entgeltfortzahlung ist eine Aufbewahrungsfrist von einem Jahr empfohlen. Mit Entgeltfortzahlung sollte eine Frist von 5 Jahren nach Erstattungsanspruch eingehalten werden.
- Dokumente über die betriebliche Altersvorsorge sollten 30 Jahre aufbewahrt werden.
Welche Fristen gelten für steuer- und sozialversicherungsrechtliche Unterlagen?
Für steuerliche Unterlagen gilt generell eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren. Jedoch gibt es auch hier einige Ausnahmefälle, wie bei Belegen, Abrechnungen oder Sonderzahlungen.
- Sozialversicherungsrelevante Entgeltunterlagen sind bis zum Ablauf des Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die letzte Betriebsprüfung folgt. In der Praxis ergibt sich daraus häufig ein Zeitraum von mindestens fünf Jahren. Steuer- oder handelsrechtliche Fristen können daneben länger sein.
- Lohnabrechnungen, Lohnsteuerkarten, Lohnlisten, Gehaltsabrechnungen, sowie Unterlagen zu Sozialversicherungen, dem Solidaritätszuschlag und der Kirchensteuer können nach 6 Jahren vernichtet werden.
- Jegliche Art von Rechnungen und Belege für Sonderzahlungen unterliegt der Aufbewahrungsfrist für Belege und hat somit eine Frist von 8 Jahren seit dem 1.1.2025.
Wie bewahrt man Personalakten nach der DSGVO auf?
Um Personalakten nach den geltenden Datenschutzrichtlinien aufzubewahren, müssen einige Bereiche beachtet werden.
Die Akten müssen einem strengen Berechtigungskonzept unterliegen, sodass nur jene Personen Zugriff auf die Daten haben, welche diese für ihre Arbeit benötigen. Für digitale Archive bedeutet das ein gutes Rechtemanagement und personalisierte Log-ins. Bei analogen Archiven müssen die Daten in separaten Lagern durch abschließbare Schränke gesichert werden.
Für die technische Sicherheit müssen die Daten bei jedem Transfer sowie innerhalb des Systems konsequent verschlüsselt abgelegt werden. Außerdem muss jede Ansicht und Veränderung genauestens dokumentiert werden, um mögliche Verfälschungen nachverfolgen zu können. Es muss zudem ein regelmäßiges Backup durchgeführt werden, um die Daten zusätzlich vor dem Verlust zu schützen.
Es dürfen keine unbrauchbaren Daten wie persönliche Fotos, Arztbefunde oder andere Informationen in der Personalakte gespeichert werden, welche für das Arbeitsverhältnis nicht wesentlich sind. Sobald ein Dokument seinen Zweck erfüllt hat, greift außerdem die Löschpflicht, abgestimmt mit möglichen Aufbewahrungsfristen.
Automatisierte Löschfristen können helfen, Daten nach der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist direkt zur Löschung vorzuschlagen. Für digitale Daten gilt hierbei, dass sie unwiderruflich gelöscht bzw. überschrieben werden müssen. Papierakten dürfen keinesfalls einfach im Papiermüll landen, sondern müssen nach der Norm DIN 66399 geschreddert werden.
Insider-Tipp von ScanProfi
Wir übernehmen gerne die Digitalisierung und anschließende Vernichtung Ihrer Dokumente. Hierfür ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) nötig, ohne diesen wäre die Datenübergabe der Personaldaten sogar illegal. Anschließend erhalten Sie von uns, falls dies gewünscht ist, noch ein Vernichtungszertifikat als Nachweis der datenschutzkonformen Vernichtung der Unterlagen.
Was ändert sich durch die digitale Personalakte?
Mit der Einführung der digitalen Personalakte, welche in Teilen ab 2026 Pflicht ist, stellt sich nicht nur die Frage allgemeiner Aufbewahrungsfristen, sondern auch, welche Dokumente in Schriftform erhalten bleiben sollten. Spätestens ab Beginn 2027 müssen Unternehmen die Entgeltunterlagen ihrer Mitarbeiter digital führen, weshalb ältere Exemplare zeitnah digitalisiert werden sollten. Auch Arbeitsverträge können seit 2025 digital gespeichert werden, jedoch gibt es Ausnahmen wie befristete Verträge oder solche mit nachvertraglichen Wettbewerbsverboten, sowie bei anderen Ausnahmen wie Branchen nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz. Aufhebungsverträge und Kündigungsschreiben sehen auch eine gedruckte Version vor, genauso wie Dokumente wie Übergabeprotokolle, beispielsweise bei Leihwägen, Schlüsseln oder Mobiltelefonen.
Zusammenfassung
Die folgende Abbildung fasst alle Aufbewahrungsfristen für Dokumente in Personalakten noch einmal zusammen:
Häufig gestellte Fragen
Die Aufbewahrungsfrist einer Personalakte hängt von den darin enthaltenen Dokumenten ab. Generell ist eine Aufbewahrung über 10 Jahre ratsam, wenn nicht jedes Dokument einzeln betrachtet wird, wobei Gerichtsverfahren und Unterlagen zur Rentenversicherung 30 Jahre aufbewahrt werden sollten.
2026 dürfen Verträge, Kündigungen, Abmahnungen und Zeugniskopien von Mitarbeitern, die im Laufe des Jahres 2022 ausgeschieden sind, vernichtet werden. Weiterhin können Lohn- und Buchungsbelege aus 2017 und älter, Lohnsteuerunterlagen von 2019 und älter, Krankmeldungen und Sozialversicherungsbeitragsnachweise aus 2020 und älter, sowie Arbeitszeitnachweise aus 2023 und älter vernichtet werden.
Eine Personalakte darf nach einer Kündigung nicht pauschal sofort vernichtet werden. Zunächst müssen gesetzliche Aufbewahrungsfristen, mögliche arbeitsrechtliche Ansprüche, steuerliche Nachweise und sozialversicherungsrechtliche Prüfpflichten geprüft werden. Nicht mehr erforderliche personenbezogene Daten sollten nach Ablauf der jeweiligen Frist gelöscht oder datenschutzkonform vernichtet werden.
Ein Arbeitszeugnis hat eine Aufbewahrungsfrist von 3 Jahren, genauso wie Arbeitsverträge und andere arbeitsrechtliche Unterlagen. Wird das Dokument über diesen Zeitraum hinaus benötigt, beispielsweise bei Arbeitsverträgen, beginnt die Frist erst nach deren Verfall, beispielsweise der Kündigung des Arbeitsverhältnisses.