Digitale Personalakte – Definition, Aufbau & Sicherheit

Die Digitalisierung schreitet auch in Deutschland immer weiter voran. Das macht sich auch in der Verwaltung von Unternehmen bemerkbar. Immer weniger Dokumente werden ausgedruckt und abgeheftet, vieles läuft nur noch online und digital. Dazu zählt auch die elektronische/digitale Personalakte, welche ab 2026 sogar gesetzlich verpflichtet ist. Der folgende Artikel wird alle wissenswerten Fakten über dieses Thema darlegen und erklären.

Definition: Digitale Personalakte

Die digitale Personalakte, auch elektronische Personalakte genannt, ist eine Sammlung aller relevanten Daten zu einem Mitarbeitenden des Unternehmens. Das bedeutet, sie beinhaltet Arbeitszeugnisse, Stammdaten, Bewerbungsunterlagen, Lohnabrechnungen, Arbeitszeiten etc. Ab dem Jahr 2026 ist die Einführung einer digitalen Personalakte Pflicht für alle Unternehmen, weshalb alle Firmen, die bislang nicht auf das elektronische System umgestellt haben, dies zeitnah in Angriff nehmen sollten. Da sie sehr sensible, persönliche Daten enthalten, muss besonders das Thema Datenschutz in den Fokus gerückt und die Verwaltungsangestellten gegebenenfalls in Weiterbildungen geschult werden.

Aufbau und Inhalt

Der Aufbau einer digitalen Personalakte ist nicht gesetzlich festgelegt, was einerseits bedeutet, dass er individuell an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden kann, andererseits aber auch ein hohes Maß an Organisation in der Verwaltung notwendig ist. Am sinnvollsten ist es jedoch, die Daten nach Art des Dokuments zu klassifizieren (z. B. Arbeitsverträge, Zeugnisse, Bescheinigungen). Oft gibt es Softwareanbieter für elektronische Personalakten, welche eine gewisse Strukturierung vorgeben, um den Einstieg leichter zu machen.

Der Inhalt der digitalen Personalakte kann variieren, je nach Unternehmen, und ist grundlegend definiert als alle Daten, welche mit dem Dienstverhältnis in unmittelbarem Zusammenhang stehen. Dazu zählen unter anderem:

• Bewerbungsunterlagen
• Personalstammdaten
• Verträge (Arbeitsvertrag)
• Zeugnisse (Abschlusszeugnis, Arbeitszeugnisse, Schulungsabschlüsse)
• Schulungen und Weiterbildungen
• Lohnabrechnungen und Lohnsteuerbescheinigungen
• Leistungsbeurteilungen und Beförderungen
• Erfasste Arbeitszeiten, ärztliche Atteste und Urlaubsanträge
• Sozialversicherungsnachweise und Steuerunterlagen
• Zusätzliche Daten, z. B. Dienstwagen, Mutterschutz, Schriftverkehr, Bescheinigungen etc.

Es gibt allerdings auch gewisse Daten, welche nicht in die digitale Personalakte aufgenommen werden dürfen. Dazu zählen alle privaten Daten wie die sexuelle Ausrichtung oder die Auswertungen oder Dokumentationen von Aktivitäten in sozialen Netzwerken wie Facebook und X (ehemals Twitter). Grundsätzlich dürfen keine Dokumente in die digitale Personalakte, die das Persönlichkeitsrecht der Mitarbeiter in einer Weise einschränken. Insbesondere sollten Dokumentationen zum Gesundheitszustand von Mitarbeitern tunlichst nicht gespeichert werden, ebenso wenig etwaige ärztliche oder psychologische Gutachten. Falls ein Betriebsarzt vorhanden ist, so unterliegt dieser ohnehin der Schweigepflicht.

Datenschutz und Sicherheit

Grundsätzlich gelten für die digitale Patientenakte natürlich die allgemeinen Datenschutz-Regelungen der DSGVO. Laut der Richtlinie muss sichergestellt werden, dass die Daten in einem absolut sicheren Umfeld gespeichert werden. Ferner müssen alle Prozesse der Personalabteilungen auf ihre DSGVO-Konformität geprüft werden. Gleiches gilt für die Einstellungen der genutzten Software selbst. Unternehmen sollten von Beginn an sicherstellen, dass sie den strengeren Datenschutz-Regelungen gemäß DSGVO in allen Belangen nachkommen. Auf keinen Fall darf es evidente Sicherheitslücken geben. Zertifizierte Sicherheitsstandards zeigen, dass Unternehmen sich mit dem Schutz der Daten ihrer Mitarbeiter ernst nehmen. Weiterhin sind im GoBD des Bundesfinanzministeriums weitere Grundsätze zum Schutz elektronischer Dokumente festgelegt.

Vorteile

Auch wenn die Einführung der digitalen Personalakte zunächst einige „Nachteile“ zu haben scheint, darunter ein hoher finanzieller und arbeitsintensiver Aufwand sowie die Anpassung an Datenschutzbestimmungen und die spezielle Schulung der Personalabteilungsmitarbeiter, so ist die Umstellung dennoch Großteils vorteilhaft und ab 2026 ohnehin vorgeschrieben.

• Gleicher Informationsstand an allen Standorten des Unternehmens
• Suchfunktion erleichtert die tägliche Arbeit
• Geringerer Papierverbrauch und weniger Stauraum nötig
• Verbesserter Datenschutz, da die Unterlagen nur mit Zugriffsberechtigung eingesehen werden können
• Aktualisierung durch regelmäßige Updates gewährleistet

Zusammenfassung

Die elektronische Personalakte ist eine fortschrittliche und bald auch verpflichtende Maßnahme zur Digitalisierung in Unternehmen. Sie erlaubt den Zugriff von verschiedenen Standorten aus und erleichtert nicht nur den Arbeitsalltag durch schnellen Zugriff, sondern spart auch Papier und Platz. Inhaltlich hält eine digitale Personalakte alle relevanten Daten eines Mitarbeitenden fest, die im Zusammenhang mit dessen Anstellung stehen. Dazu zählen unter anderem Bewerbungsunterlagen, Personalstammdaten, Verträge, Zeugnisse, Lohnabrechnungen und weitere Dokumente.

Ein wichtiger Punkt im Kontext der digitalen Personalakte ist außerdem der Datenschutz, einerseits nach den Regeln der DSGVO und zudem nach dem GoBD des Bundesfinanzministeriums. Da es sich bei einer Personalakte um sensible, persönliche Daten handelt, müssen besondere Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz dieser Daten getroffen werden.